合同档案管理制度.docx

协议档案管理制度
一、总则

1．为防备市场风险与法律风险，提高企业经济效益，减少因协议签订、履行过程中有不规范行为导致的纠纷，遵照《中华人民共和国协议法》和国家有关政策法律，结合我企业详细状况，特制定本措施。

2．本措施合用于企业各部门与其他平等主体（自然人、法人、其他组织）及企业系统内互相之间签订、变更、终止民事权利义务关系的协议、协议的管理。

3．协议的管理实行统一领导、归口管理相结合的原则。

4．协议管理工作由综合管理部负责，并配置协议管理员。

5．企业所有员工均应维护企业的合法权益，保守商业秘密。

二、协议的签订、审查和履行

6．经办人于协议签订前，应验证对方当事人有效证件，验明主体资格，理解其资信状况，审查对方经办人代理权限，审查对方提供资料的真实性与合法性。

7．委托代理人对外签订协议步，必须报企业部门负责人及分管领导审查同意，协议标的大，或协议内容重大、条款复杂，必须报企业总经理同意。

8. 下属分企业、办事处委托代理人以企业名义对外签订协议步，必须报企业总经理审查同意，总经理审批后的盖章管理流程由企业市场营销部根据各分企业、办事处的详细状况制定和执行。

9．企业协议专用章的管理人员，应当根据同意人的同意意见，在协议文本上加盖协议专用章。不得以部门或个人名义使用其他公章签订所有以企业名义的对外协议。

10．协议依法成立，即具有法律约束力，有关部门应互相支持、配合，认真执行协议条款，全面履行协议义务，不得私自变更或解除协议。

四、协议的管理、归档和借阅
  11．协议签订后，以企业名义签定的协议，经办人应将协议正式文本原件交企业综合管理部协议管理员存档。

12．协议管理员负责全企业协议的分类、编号、登记，建立协议台帐，存档立案。

13．企业协议管理员应当做好协议文本及有关资料的归档工作，并定期将协议管理状况汇报企业管理层。

14．因工作需要借阅协议档案，须填写“协议档案借阅单”，注明查阅协议档案的名称、编号、查阅人等。 经部门经理签批后方能借阅，偿还时协议管理员应认真查对。

15．阅档人对所借阅协议档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱 放，以免遗失。 
16．如借阅期间协议遗失，企业将追究有关负责人的行政及经济责任。
五、附则
17．本措施如有与国家政策、法律不符合的地方，以国家政策法律为准执行.
18．本措施自颁布之日实行。
附件一：协议借阅登记表
附件二：档案归档原则规范

协议借阅登记表
序号
协议编号
协议名称
借阅是由
借阅部门
借阅时间
借阅人
偿还时间
备注

档案归档原则规范
一、 卷宗目录索引（附备注及页码）；
二、 协议审批件；
三、 主协议文本及对方资质信息；
四、 有关证据材料（包括电子数据等）；
五、 有关审批件、预案处置方案（内部会议纪要）；
六、 协议签订（履行）汇总汇报；
七、 其他有关文献资料（包括证据）；
八、 电子文档一份（附后）。
特注：以上多种资料均需经手人签字确认。

综合管理部
12月4日