秘书三级资格考试课件-第二章-事务管理教学文案.ppt

*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,秘书三级资格考试课件-第二章-事务管理,第二章内容,接待,办公环境管理,办公室日常事务管理,办公用品管理,信息管理,什么是接待工作？,接待是指对因公务活动而来的内外宾客的接洽和招待，是一种有着公共关系职能的活动。,接待工作的种类,按照来宾的来访意图可以将接待分为公务接待、会议接待、视察与检查接待、参观接待、经营活动接待、技术考察接待和其它接待。,按照接待的对象不同，可以把接待分为外宾接待和内宾接待。内宾接待又可分为对上级单位来人的接待、对平行单位来人的接待、对下属单位来人的接待、对新闻单位来人的接待和对本单位来人的接待。,按照来访者有无预约又可以把接待分为预约来访者接待和未预约来访者接待,接待工作的意义,扩大交往合作，传播本单位文化，塑造本单位的“形象品牌”。,获得效益，牵线搭桥，架起合作的桥梁,接待工作的一般原则,诚恳热情,讲究礼仪,（,建议看金正昆的讲座视频,）,细致周到,俭省节约，安章办事,保守秘密,对口接待，分工负责,外事接待的基本原则,不卑不亢,依法办事,内外有别,尊重个人,女士优先,入乡随俗,日常事务接待工作流程,起立招呼，使用礼貌用语,让座倒茶,询问来访人姓名、单位、身份、来访目的、是否预约,决定接待对象和方式,有关部门接待,领导接待,秘书接待,是否安排工作餐或宴请、订餐,接待完毕，礼貌送客,大型团队接待工作流程,掌握来宾情况和用意,接待方案（接待方针、接待规格、接待方式、接待日程）,撰写有关材料,落实接待事项,处理后续工作,接待经费结算,接待准备,一、接待环境的准备,包括硬环境与软环境。,硬环境包括室内（包括前台、会客室、办公室）空气、光线、颜色、办公设备及布置等外在客观条件。,茶具的使用。,软环境包括会客室的工作气氛、接待人员的素养等。,二、接待工作心理准备,来访客人可分三类：直接关系的来客，间接关系的来客，与工作无关的来客。,接待工作中秘书的身份：上司的代理人。,诚恳合作,三、接待工作的信息准备,、来宾的基本情况,、接待材料的准备,来宾的基本情况,包括：来宾的单位、姓名、身份（职务、级别）、人数（包括男女各几人）、民族、来意、抵达日期及大体停留的时间、来宾乘坐的交通工具及班次、抵达地点等等。,目的：确定接待规格、安排接站、住宿和用膳，使宾客有宾至如归的感觉。,接待材料的准备,、接待方案包括：接待方针、接待规格、接待组织、活动方式、日程安排、食宿标准、陪同人员、参观游览、交通用车、安全保卫、医疗保健、经费预算等内容。,、其它：汇报材料、发言材料、参考材料、欢迎词、祝酒词、答谢词、协议书、会议纪要等。,接待工作的程序,一、热情迎客（“过滤”“分流”）,三、迎客语言,二、诚恳待客,、预约来访者,、未预约来访者,三、礼貌送客,引领礼仪,四、接待会议：大型接待会议，必须提前召开接待会议。,引领礼仪,引导客人时，一般应该走在客人的左前方数步，伸出右手引领客人。,进出门时，应主动为客人开门。,走旋转门时，不与客人走同一扇。,进出电梯时，在无人服务的电梯，应先进后出，有人服务的电梯中，后进后出。,对一般客人，秘书可只送到楼梯口或是电梯处。尊贵的客人，送至大厅门口或是办公楼外，甚至要为客人叫好出租车，握别后，目送客人离去。,和上司一起送客时，要比上司稍后一步。,接待规格,接待规格指的是根据来访者身份所确定的接待人的规格。,接待规格是从主陪人员的角度而言的。,主要有三种：高规格接待（重视、友好）、对等接待（常用）、低规格接待。,接待规格的确定,接待计划,接待计划是接待工作的依据。,根据宾客的身份及接待目的、要求和内容，要统一标准，对等，对口接待，分工负责，力求从简，不搞层层陪同。,主要内容：确定接待规格（决定其它内容）、拟定日程安排、提供经费列支。,具体内容：,1,、人员安排表,2,、日程安排,3,、接待经费列支,接待费从何出。应提早落实，特别是由两个以上单位联合接待时。,三、,(15,分,),2003,年,6,月,5,日,(,下周三,),公司总部副总裁王明一行五人将来我公司视察。视察内容包括：听本公司领导述职,(,上午,9,：,00-11,：,00,在公司主楼第二会议室,),；中午,11,：,30-12,：,30,在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我公司陪同人员有我公司经理、副总经理,(,共,2,人,),、办公室主任、公关部部长、经理秘书纪颖，共,6,人；出席本公司科技奖表彰大会,(,在本公司礼堂举行，下午,13,：,30-15,：,00),；检查实验大楼的建设情况,(15,：,20-16,：,20,在工地现场,),；晚餐在,17,：,00-19,：,00,举行,(,地点同中午,),。此次活动主陪人为我公司总经理，两位副总经理、办公室主任及秘书。请你写出一份接待计划，并列出日程安排表。,行政经理 谢飞,2003.5.22,工作人员安排表,时间,地点,事项,主要陪同人员,主要工作人员,案例外事工作的安排,某单位经有关部门牵线，与某外商达成初步意向，欲共同投资，合作经营。于是邀请外商来沪考察并作具体洽谈。领导将接待任务交给办公室全权负责，办公室将三天的接待任务作了如下安排：,第一天上午，派王秘书驾车去机场接回两位外宾，安排到一五星级宾馆住宿，中午全体党政领导出席欢迎宴会。下午参观市容，重点参观浦东新区。晚上，再次举行盛宴。,第二天，安排客人去苏州游览，共有,5,人陪同。,第三天上午，中政领导和翻译组成的,5,人小组与外商洽谈，因时间有限，没有具体事项，只达成初步协议。领导将择日再邀请外商前来洽谈。中午，全体领导出席欢送宴。下午，王秘书开车送客人去机场。,思考题：,1.,请问该单位此项外事活动是否达到了预期目的？存在哪些问题？,2.,如果你是秘书，你将怎样安排这次活动？,涉外接待,接待计划中涉及最多的是人员和经费问题。,应提前将日程安排传给对方，征求意见后再修改定稿。确认后不要轻易改变。,基本原则：不卑不亢、依法办事、内外有别、尊重个人、女士优先、入乡随俗。,礼宾次序P70,指对出席的国家、团体、各国人士的位次按某些规则和惯例进行排列的顺序。,体现：东道主对各国宾客的礼遇。,各国主权平等地位。,1,、按身份和职务的高低,2,、按来宾所在国名称的拉丁字母,3,、按来宾抵达现场的具体时间早晚,4,、按来宾告知东道主决定到方的具体时间先后,5,、不排列,礼宾次序确定步骤P72,确定礼宾次序方案（五种方法可以交叉使用）,提前通知各方（邀请函中）,按礼宾次序排列座次、名次、出场次序,安排涉外迎送仪式,1,、涉外迎送仪式的要求（注意礼仪规范）,（,1,）发出邀请（明确规格，规格对等）,（,2,）准备工作,搞清来访外宾或代表团基本情况,饮食爱好、宗教禁忌、生活习惯,拟订访问日程。,安排食宿,（,3,）善始善终,2,、着装要求（正装）,工作程序P75,确定迎候人员（身份对等）,准备迎宾物品,见面讲究礼节,送行前的拜访,安排送行仪式,安排涉外会见会谈与拜访P76,1,、涉外会见会谈的要求,会见与会谈的区别（礼节性与专题性）,在程序安排与礼仪要求上是一致的，区别在于一般的礼仪性程序结束后，谈话的内容与时间不同。,对秘书的要求：充分了解双方情况、准备工作到位、做好记录与会后落实。,2、拜访的要求,由双方秘书先行商定时间（抵达的第一天或第二天）,地点（宾馆，但不在来宾房间里）,初次见面可不送礼物,会见会谈工作程序（P78）,1,、约定,2,、通知对方有关事项,3,、准备工作,（,1,）了解背景资料,（,2,）地点选择、布置与检查,地点选择、布置与检查,地点：会客室。座次。,P79,（主左客右，桌子形状）,色彩,温度（,18,21,）、湿度（,40%,60%,）,隔音,卫生清洁,布置合理,设备（扩音器、电源插座等）,（,3,）人员安排（包括参与会谈的人员及工作人员）,4,、迎接客人,主方先达、秘书引领、合影主人居中，以右为上。,5,、会见、会谈（饮料提供）,6,、送别,涉外宴请（一般选用中餐）,五M：,Money：花费,meeting：位次,Media：环境,Music：音乐,Menu：菜单,MENU,便宴上可现场问饮食习惯，正式宴会应提前了解。,个人习惯,民族习惯满藏回蒙，不食狗肉,宗教习惯伊斯兰教徒,健康禁忌血糖,主打菜本国特色、地方特色、餐馆主打菜,西餐礼仪P82,招待会礼仪P86,馈赠礼品的要求P89,1,、各国禁忌,伊斯兰教国家喜欢绿色、不送女性礼物、不送雕塑、图像、不送熊猫、酒、猪皮制品。,韩国不送日货,日本讲究包装单数，不要,9,和,4,印度印度教徒尊牛，常食素,俄罗斯送女士鲜花，不送双数,送男士白酒，忌讳,13,，星期五,英国知更鸟不喜欢孔雀、大象、猫头鹰的图案。不送贵重礼品。,美国白头雕不喜蝙蝠，不宜送香烟、香水、内衣、药品，及印有公司名称的物品。,法国国鸟公鸡菊花、杜鹃、牡丹、百合黄色的花，纸花一般不送人。,不喜欢墨绿色，不送香水与一般交往女性。,馈赠礼品的礼节,送礼的礼节标签包装说话意义,受礼的礼节道谢欣赏造册中西有别,选择礼品的注意事项P92,与受礼者关系,送礼的原因,受礼者的特点,经济方面的限定,正确选择办公模式P94,办公模式的种类：,在家工作、远程工作、虚拟办公室、临时办公桌、弹性时间、兼职工作、合同工作、交叉工作、项目团队。,注意各种模式的优缺点、适用对象、管理方法和作用。,在家工作,适用对象：研发部门的科技人员,管理方法：电子工作日志记录,定期参加办公室活动、,上司监督,远程工作,通过电话或计算机等现代工具在异地接受指令，完成工作。,要求远程工作人员必须经常与总部联系。,虚拟办公室,只要一个计算机的位置可以到任何地方工作。,在办公室操作时，企业提供临时办公桌。,远程工作，提供计算机。,注意计算机环境安全与健康。员工安全习惯教育。,临时办公桌,适用：在家工作、远程工作、弹性时间工作及兼职人员。,弹性时间,以工时累积计算。成为企业提供灵活工作时间和激励员工的方式。,兼职工作,充分展示多家单位工作的多种技能。,合同工作,完成特定工作量的一种选择。,节省隐性成本。,交叉工作,两个人员分担全部时间的工作。要求留出交换信息与更新进展的时间。,便条,高叶：,公司最近新聘一些新产品研发人员，考虑到公司办公场地有限，新聘人员将采用新的工作模式，他们将成为公司的基础上签约员工。,请为这些新产品开发人员设计两种不同的工作模式，并介绍一个这两种工作模式的优点。,谢谢。,行政经理苏明,年月日,导致办公模式变化的原因P97,办公场地费用过高,交通拥挤,高科技发展、,企业自身发展要求,企业竞争的加剧,企业组织结构的改变,社会环境宽松，人们希望最大限度发挥才干。,选择不同办公模式的工作程序,P102,调查现有办公模式存在的问题,选择新型办公模式,制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度。,部分部门实行取得经验再逐步推广,完善新模式，评估得失,合理进行办公室布局P351,办公室布局种类,合理进行办公室布局的作用,形成有效率的工作流程，有利于员工的工作分配，有利于工作顺利完成。,办公室环境包括：,办公室的空间环境，系指房屋建筑与分配，办公空间的大小，家具的布置；,办公室的视觉环境，它包括色彩，光线；,办公室的听觉环境，指办公室所处的有益或无益声音；,办公室的空气环境，指由生理空气因素（湿度，温度，空气流通与净化）造成的办公室的整个气氛；,办公室的健康与安全环境。,办公室的空间设计,所谓办公室的空间管理是指组织为节省成本，有效地利用空间，缩短工作流程，迅速处理信息，提供良好工作环境，并促进秘书与其他工作人员的沟通与协调所作的办公室内的布置。,开放型办公室布局,开放型办公室布局,开放型办公室布局,设计办公结构和布局需要考虑的因素：,P107,1,职工的人数。,2,购买或租用的面积。,3,机构的建制和办公空间的分类。,4,组织经营的性质或内容。,5,部门间的工作联系，以确保科学有效实施工作流程，减少或避免不必要的重复与浪费。,6,办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要。,7,走廊、楼梯、通道的宽窄和畅通，符合安全需要，并安排好公用区域。,8,办公室随组织发展变化的变更，需要具有灵活性。,办公室布局,案例分析,通过上述办公结构和布局需要考虑的因素，我们可以分析出案例中的结果：,该公司在上海开办的销售分公司，产品展厅用开放式办公室是可行的，而销售分公司办公区中的各个部门全部采用全开放式办公室和半开放式办公室就不合适了。例如大量销售引出的财务部门工作量会很大，现金和支票的交流和保管极为重要，应该设置在安全和保密的封闭式办公室中操作。,开放式办公室与封闭式办公室,开放式办公室是大的空间包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具的存放空间、椅子、电话、计算机等设备：有的开放式办公室完全敞开，没有任何隔板，直接见到所有员工的座位，称为全开放式办公室。有的工作位置可用高低不等的隔板分开，以吸收噪音和区分不同的工作部门，称为半开放式办公室。,封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室，是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室；每个房间给一或几个人使用，带有办公桌等相应设备。,设计不同形式办公室的工作程序,P105,1、分析不同部门业务特点对于办公条件的要求,面积、空间的大小,人员流动的频率,声音对办公效率的影响,需要设备及家具量的多少,2,、设计平面图,3,、选择办公家具、设施和装饰,计划办公室装饰时，应该考虑颜色、植物、图片等因素。,冷：白、绿、蓝；,暖：黄、红、棕；,中：灰、紫；,4,、采光、温度和通风,应尽量使用自然光，办公桌不能紧靠窗户，否则光线直射办公桌；,温度：,20-25,度；,营造健康、安全的办公环境,四级,P112,安全意识要求每一名秘书做到：,学法懂法，树立安全意识，维护公司的利益，保护自己合法权益。,学习安全生产的有关规章制度。,主动识别安全隐患，并在职权范围内排除。,发现险情及时报告。,发现设备故障，立即报告，并填写“设备故障登记表”。,办公室常见安全隐患,地、墙、天花板、门、窗中的隐患。,室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患。,办公家具方面的隐患。,办公设备中的隐患。,工作中疏忽大意造成的隐患。,火灾或消防中的隐患。,健康、安全办公环境的基本要求,建筑坚固安全。,光线充足，灯光不闪烁。（不引起反射）,温度适宜。（不低于16度）,布局应通风。,空间安排要适当。（座位间要留有通道）,噪音要低。,办公家具符合健康要求。,办公设备、办公用品和易耗品符合要求。,办公设备的安装、操作符合要求。（指南、注意事项）,设置消防设施。,提供饮水。,有急救包。,相应的规章制度。（进出、保密规定等）,符合组织目标的装饰、标识和绿色植物。,工作程序,确定安全检查周期，定期检查。,发现隐患，立即报告、排除。,发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决。,安全隐患表与设备故障表的区别,安全隐患表：办公环境与办公设备的隐患，,设备故障表：办公设备运行中的隐患。,第三节办公室日常事务管理,P108,改进办公室日常事务工作,处理突发事件,完成督促检查工作,制定工作计划,确定承办期限,对办公室工作进行评估,四级部分,管理印章与介绍信,值班工作,零用现金管理与报销,上司差旅事务,完成临时交办事项,管理时间，提高工作效率,管理印章与介绍信,印章与介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证。,印章的作用,标志作用,权威作用,法律作用,凭证作用,印章的种类,按质料分：,按性质分：,印章的保管使用,专人负责,确保安全,防止污损,介绍信的使用,案例分析：,盖章位置不当,印章模糊,开空白介绍信,工作程序,印章使用程序：,申请填写用印申请单专人审核签名用印登记,单位用印申请单,文件标题,发往单位,份数,用印日期,用印申请人,批准人,备注,用印登记表,顺序号,用印日期,文件标题,发往机关,份数,用印人,批准人,备注,介绍信的管理,专人负责,用毕锁好,存根记录,及时催回未用介绍信,丢失处理,介绍信的使用,严格审批,内容明确,有效时间,负责、用印,只用于一个单位,持信人真实姓名与身份,存根与正文相符,书写工整,用笔,安排值班工作,值班工作的任务与要求：,办理上司的事项,上传下达，沟通内外,认真处理来函来电,负责接待工作,掌握上司外出活动情况,处理安全保卫工作,值班工作规范,坚守值班岗位,认真处理事务,做好值班记录,热情接待来访,加强安全保卫,制定值班制度与值班规定,编制值班安排表,通知并给领导班子发放值班表,值班人员做值班记录,重大事件做值班报告,值班结束交接班,改进办公室日常事务工作程序,P109,包括以下几个步骤：,定义,评价,分析,改进,实施,流程表,流程表(第一步：确定问题，第二步分析有关的资料，第三步：确定造成问题的可能的原因，第四部提出可能的解决方案）P110,管理零用现金并办理报销手续,报销程序：,1.,提交费用申请，说明需要经费的人员、时间、用途和金额等情况，并亲自签字。,2.,授权人审核同意并签字批准。,3.,提交申请领取支票或现金借款。或先垫付，后报销。,4.,索取发票。,5.,出差报销单。结算。,6.,超出计划部分应先申请。,商务旅行,安排日程,预定飞机、船票和旅馆,整理随身携带的物品,预支差旅费,准备必需的文件资料等,商务旅行计划,日期,具体时间,交通工具,地点,事项,备注,4月7日,（星期一）,8：008：30,9：0011：00,11：10,12：0016：00,17：00,18：0020：00,20：20,出租车,航班,宏大公司车辆,航班,出租车,北京,机上,广州机场,广州,机场,机上,北京,从家出发到机场,从北京飞往广州,宏大工程公司车接,与宏大工程公司的采购部门会见并共进午餐,订购回京机票,从广州返回北京,回家,广州宏大工程公司的电话：[phone],旅行计划（张明经理）,一份商务旅行计划至少应包括以下内容：,出差的时间、启程及返回日期，接站安排；,出差的路线、终点及途径地点和食宿安排；,会晤计划（人员、地点、日期和时间）,需要携带的文件、合同、样品及其它资料；,上司或接待人的特别要求；,上司旅行区域的天气状况；,行程安排，约会、会议计划、会晤人员名单背景、主题等；,差旅费现金、兑换外币等,制作旅程表,一般比旅行计划更详尽，具体包括：,1,、日期,2,、时间,3,、地点,4,、交通工具,5,、具体事项,6,、备注,北京纽约,2005年5月17日19日,时间日程安排,6月17日（星期一）,上午9：15乘中国民航CA983次班机由北京到纽约。,下午19：45抵纽约（乌云小姐接），住FRANCIS旅馆。,下午20：30与格兰特（GRANT）先生在旅馆共进晚餐。,6月18日（星期二）,上午9：30与格兰特在公司会议室会谈（需用的3号文件在公文包内）,中午11：10与格兰特先生共进午餐。,下午15：00与格兰特继续会谈（需用的4号文件在公文包内）,下午18：30在旅馆用晚餐。,下午19：30拜访李纪先生（乌云陪同，礼品在手提箱内）。,6月19日（星期三）,上午8：30乘坐CA984次班机回京（刘江先生接）。,张明经理旅美日程表,案例分析,天地公司经理与三利公司经理就某合作项目安排了约见，预订在某日下午,1,：,00,开始。天地公司秘书预订约见前一晚直飞三利公司所在,A,城的机票。但天地公司经理认为自己工作很忙，前一晚还有其他安排，恐怕不能飞往,A,城。于是秘书改订约见日上午,8,：,00,的机票（因为当日上午只有这一次航班）。,但是，由于天地公司经理晚上工作得太晚，没能赶上班机。于是该公司经理只能立即买飞往相邻城市,B,城的机票，再乘坐大巴车赶到,A,城的三利公司。由于迟到，三利公司经理不悦，认为公司对该项目的合作缺乏诚意，使天地公司失去了与三利公司合作的商机。,预订工作,1.,订车票、机票。,火车票：说明出发地点、到达地点、日期、车次（开车时间）、座位。,预订机票：包括到达地点、时间、航班、座位。,取票：拿到机票（火车票），应仔细核对姓名（机票）、日期、航班、座位、到达地点。,2.,预订房间,获取相关信息。,预订服务的途径。,进行预订,订房时应提供的信息,订房须知,确认预订,信息来源：旅行社、地图、旅行手册、上网等。,旅行社、网络、电话、航空公司等。,保证预订、结帐时间、房间位置,准备用品,商务活动文件资料,差旅相关资料,办公用品,个人物品,谈判提纲,合同草案,协议书,演讲稿,有关讨论问题的信件,备忘录,日程表,科技、产品资料,公司简介,对方公司相关资料,目的地交通图,旅行指南,请柬,介绍信,通讯录（地址、电话传真）,日历,世界各地时间表,笔记本电脑,光盘或磁盘,微型录音机及磁带,照相或摄像机,文件夹,公司信封及信纸,邮票,手机,名片,现金、支票,护照,签证,身份证,信用卡,替换衣物,洗漱用品,急救药品,旅行箱,车船票、机票,差旅用品一览表,预支差旅费,包括：往返及当地的交通费、食宿费、餐费，以及其他可能的活动经费。,携带方式：现金、信用卡或旅行支票。,相关知识：交通方式,旅行方式,优点,缺点,汽车旅行,灵活、直接、容易得到、费用相对低,停车困难、有压力、无法有效选用时间,火车旅行,费用低、压力较小,不灵活（时间。地点）,乘船旅行,能运输汽车、,速度慢,飞机旅行,速度、轻松、距离、目的了广泛,费用、不直接、行李限制,选择合适的交通方式要考虑以下因素：,要去哪里？,为什么去？,停留多久？,个人还是多人？,费用是否限制？,企业有什么政策？,个人喜欢何种方式？,办理出国旅行手续的内容、程序,撰写出国申请,办理护照,办理签证,协助办理,国际预防接种证书,（黄皮书）,协助办理出境登记卡,订购机票,办理保险,秘书在上司出行前应落实的工作,旅程表,外汇信息，兑换外币,准备随身用品,准备文件,准备相关证件,做好旅行安排,注意时差问题,收集所到国背景资料,完成上司临时交办事项,上司临时交办事项的特点：,广泛性,临时性,具体性,紧迫性,处理突发事件P111,“天有不测风云，人有旦夕祸福”公司、个人、企业部门、国家,处理原则,P111,快速反应，控制事态发展,以人为本，保护公众利益,公开透明，真诚面对公众,重塑形象，置之死地而后生,处理突发事件的工作流程P117,及早发现，马上报告，并保护好现场,查找问题的原因,成立临时指挥中心,控制源头，釜底抽薪,召开新闻发布会,完成督促检查工作P119,秘书督查工作的内容,（7点）,秘书督查工作的特点（复杂性、原则性、时限性、权威性）,督查工作的原则,实事求是的原则，主动性原则，分层次落实原则，时效性原则，督查与帮办相结合的原则。,督查工作的方法,书面督查，电话督查，专项督查，会议督查，调研督查,督查程序P123,交办 （立项 登记）,转办,承办,催办,检查,办结,办结回告,审核,立卷,归档,注意事项P125,查办、催办技巧,（4项）,1,、与信息工作相结合,2,、与调查研究工作相结合,3,、坚持归口办理，分级负责,4,、坚持结报反馈制度,督查工作注意事项,（5项）,1,、实事求是,2,、授权督查,3,、时限要求,4,、办实事,5,、谦虚谨慎,办公室时间管理（四级P153）,时间管理是指在同样的时间消耗的情况下，为提高时间利用率而进行的一系列控制工作。,人们通过时间管理可以做到科学、有效地安排和利用时间，创造更大的价值和效率。,个人管理时间的技巧：ABCD法则,重要,紧迫,A,B,C,D,循序着手，取得最佳效益,先做A。重而急。,次做B。重而不急。,再做C。急而不重。,暂时不做D。不重不急。,有效利用时间,明确自己的工作任务和职责。,区分常规工作和非常规工作。,分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，一项一项地完成任务。,运用方法，合理分配精力，精明地利用时间。,使用办公辅助手段帮助组织工作。,有效利用时间,（一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴）,安排工作要适应整个公司正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益。,遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限，不能单凭个人想象和爱好安排工作。,秘书应尽量坚持记工作日记，通过时间和活动的详细记录，分析、评估自己时间选用的有效程度。,工作时间表,时间表是管理时间的一种手段。,它将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，有效管理时间、保证完成任务的简单方法。,工作日志的内容与编写要求,内容：包括日期、时间、具体工作内容、备注等。,秘书不仅要记好自己的工作日志，还要记好上司的工作日志，并且记录要及时。,上司的工作日志包含的内容：,上司在单位内部参加的会议、活动的情况，要记录清楚时间、地点、内容。,上司在单位内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间。,上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记录清楚时间、地点的确切细节、对方的联络办法等。,上司个人的安排，如去医院看病等，以保证秘书不会在这段时间安排其他事宜。,上司私人的信息，如亲属的生日，以提醒上司购买生日卡或礼物。,秘书的工作日志包含的内容：,上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜。,上司交办自己的工作。,自己职责中应做的工作和活动。,其他时间管理的工具,效率手册、时间表、待办文件夹、墙上计划板、值班表、“在不在”布告板等。,工作日志,2003,年,3,月,25,日星期二,时间,9：00,部门会议，7层705室，带相关文件和下发的会议日程表。,10：00,11：00,确认上司与新客房的午餐,12：00,午餐前，将3位应聘人的资料分别送经理、副经理、人事经理阅,13：00,确认面试房间315室，摆桌椅，准备面试评估表,14：00,安排应聘人赵枫伟面试40分钟，14：45安排应聘人孙璇面试,15：00,15：40安排应聘人李渡克面试,16：00,16：30面试小组讨论,17：00,检查、准备上司26日报告的资料和电脑投影幻灯片,编制工作时间表,可分为年度时间表、月份时间表和周时间表等。,周计划表,时间,星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,9：00,10：00,11：00,12,：00,13：00,13：00,15：00,16：00,17：00,工作时间表的编制填写,根据需求确定编制时间的周期,收集并列出该阶段所有的工作、活动或任务。,发现活动安排有矛盾，主动与负责人协商，及时调整。,按照时间顺序将任务排列清晰。,绘制表格，标明日期，时间和适合的行、列项目。,用简明的文字将信息填入表格，包括内容、地点。,编制自己工作日志,手工填写的工作日志：,1,、提前了解上司活动，适时确定与补充。,2,、提前标出自己当日工作。,3,、输入或填写的信息清楚整洁。,4,、信息完整。,5,、及时更新。,6,、自己的日志与上司的日志的更改保持一致。,7,、自己的日志上要标出为上司的有关活动所作的准备，并逐项落实。,8,、协助或提醒执行日志。,电子工作日志,管理上司的工作日志,上司的日志内容：,1,、在单位内部的会议、活动情况。,2,、在单位内部接待的来访者。,3,、在单位外部参加的会议、活动、约会等。,4,、上司个人的安排。,5,、上司私人的信息。,秘书的日志中除包含上司日志的内容外：,上司各项活动需要秘书协助准备的事宜。,上司交界自己的工作。,自己职责中应做的工作、活动。,管理上司工作日志的注意事项,确保上司工作日志信息的保密。,保持两本工作日志信息一致与准确。,熟悉上司工作习惯和约会时间的长短等。,熟悉上司用餐和休息的时间。,工作日志的变化与调整,一般的变更包括：,原定结束时间延长超时。,追加紧急的或新添的项目。,项目的时间调整、变更。,项目终止或取消。,注意事项,安排活动之间要留有10分钟左右的或适当的空隙。,项目时间的调整变更仍遵循ABCD原则。,变更后，做好有关善后工作。,不要漏记和忘记修改。,办公室计划的类型P126,按时间序列,按幅度和范围,制定工作计划126,制定工作计划的程序,P130,估量机会,确定计划工作的目标,确定计划工作的前提条件,拟订可供选择的行动方案,评价各种备选方案,选择方案,拟订分计划,编制预算,明确承办期限P133,对办公室工作进行评估P134,实质：目标管理,评估的意义：效率，建制，责任，控制与监督,办公室工作目标管理过程,目标体系，目标，组织实施，检查评估,办公室工作量化管理,优化劳动组合（关健），定员定编，工作定额，定量考核。,办公室工作评估（数量目标，质量目标）,订购、接收、管理办公用品,库存控制的作用：,（四级P164）,1、保证大量资金不被不必要库存占用。,2、保证空间不被用来存储不必要的货物。,3、监督部门与个人的使用。,4、保证充足的库存。,5、监督任何偷窃和破坏造成的损失。,6、利用准确库存进行估,价,。,库存的三个概念,最大库存量,最小库存量,再订货量,库存控制卡,库存参考号：,项目：,单位：,最大库存量：,最小库存量：,再订货量：,日期接收,接收数量发票号供应商,发放,发放数量申请号领用者余额,选择供应商（四级P167）,价格与费用,质量和交货,服务和位置,安全和可靠性,订购方式,直接购买,电话订购,传真订购,网上订购,办理进货手续,核对交货单与货物,数量核对,填写库存卡接收项,更新全额,存放,保管（四级P169）,上锁,标签,新旧,大小,轻重,通风,照明,办公用品管理P138,获得设备使用权的方式：购买，租用。,政府采购概述：P139,标志，方式,（公开招标,，,邀请招标）,原则,工作程序,1、提出购买申请,2、审批落实经费,3、招标，选择供应商,4、签订供货合同,5、货物入库,6、支付货款,采购预算方案的制定P143,采购预算方案制定的原则：,真实性原则,重点性原则,目标相关性原则,经济合理性原则,工作程序P144,确定预算的核算基数（就是预算采购费用总额）,进行市场调研,确定采购产品的种类及型号价格,编写预算方案,征求意见，完善方案,注意事项,调研,合适,位置,供应商,意见,预算方法P145,传统预算法（根据上年的支出情况而定）,零基预算法（重新审核每项活动的意义和效果）,调配办公资源P147,有效手段,核心,工作程序,安全和保密工作,办公室安全工作是办公室的一项重要工作内容，主要涉及办公室环境设施安全（如防火、防盗）、人员安全、资料和信息安全（如防泄密、失密）等多方面的内容。其中防止失密和被窃密事件的发生是安全工作的重点。保密工作是办公室安全工作中的最主要工作。,举凡个人、企业、机关、团体、政党和国家都有一些不让外界知道的秘密，对于这些秘密必须采取必要的手段、方法和措施予以保护，这就是人们常说的保密工作。,企业秘密是企业在工作和业务上的秘密，主要包括以下方面：上级下发和本部门形成的具有机密内容的文件、电报、资料、图纸、图片、内部刊物、录音带、录像带等；具有机密内容的各种会议、会议文件和会议记录等；组织部门、人事部门对人员的考核材料；不宜公开的科研项目、传统工艺、技术诀窍、发明创造和科研成果等；企业业务及客房材料等；人事、文书档案和科技档案等；各种公章、印信、证件等；其他方面的秘密事项。,保密工作的方针和原则,积极防范,：,积极防范的方针，要求把保密工作的立足点重点放在一个防字上，保密工作应以防为主，防患于未然，把预防工作做在前面。,突出重点,：,突出重点的方针，要求保密工作在保密部位、内容和人员方面区别轻重缓急而确保重点。,有保有放,：,有保有放的方针是指保放结合，该保的秘密一定要保、保好，不该保守的秘密一定要放开、公开。这就应确定秘密与非密、核心秘密与非核心秘密的界限。,内外有别,：,内外有别的方针，其裨是对于涉密与非涉密人员要分清内外，区别对待。在企业尤其强调决策人、领导人有别于执行者、被领导者，处理好保密和公开的关系。,接待访客时：,礼貌，热情，谦虚，友好，耐心，助人。,涉及机密时，,机智，稳重，果断，有外交手段,口头信息安全的保证,电子信息安全的保证,纸面信息安全的保证,通讯工作：电话、邮件、电报、传真、网络,一、使用电话：,1、打进的电话：,（1）铃响即接，礼貌接听；,（2）对方拨错号码：“我想您拨错号码了”,（3）较强的听辨能力;,（4）交谈中，口里不应咬铅笔、口香糖等；,（5）电话机旁应准备纸张、文具等，随时记录；,（6）涉及人名、地名、时间、数字等应准确核实记录；,（7）通完电话应说“再见”或“谢谢”再挂断。,来电日期,年 月 日 时 分,来电单位或姓名,来电内容,是否需要回复,处理意见,来电记录表样式,来电记录表样式,来电来方记录单紧急,授受人姓名：李兰,留言人姓名：穆青,留言人单位：三羊公司销售部,留言人电话：39574412,将再来电请您回电,将来访已来访,留言内容：,您电话要求三羊公司销售部提供的三种样品，三羊公司已于9月13日下午通过EMS寄往我公司办公室。请您收到样品后立即给三羊公司销售部穆青回电。,记录人：初萌日期和时间：9月10日17：15,（1）摸清对方身份,（2）了解对方用意,（3）决定由谁来接电话,2、甄别电话,（4）领导不接电话,A.领导不接电话,B.领导无暇接电话,C.领导拒绝接电话,2、打出的电话：,（1）事先做好准备，提纲，人名、地名、时间等资料；,（2）应考虑对方的上班时间或是否处在休息时间；,（3）国外电话应考虑时差（,Time Difference,）；,（4）接通电话，应先问好，再自报家门、姓名、,要谁听电话等；,（5）如要求的通话人不在或不便接电话，简单事项,可请人转告，或另约时间；,二、邮件收发：,1、邮件收发的程序和要求：,（1）分类：根据邮件的性质；,A、电报、特快专递、航空件等急件；,B、政府部门或上级的公文;,C、业务往来公函；,D、写明上司亲启的信函；,E、汇票、汇款单；,F、包裹、印刷品；,G、同事的私人信件；,急件,要件,例行公事件,密件,私人件,（2）拆封：,A、写明上司或同事亲启的私人信函，不可拆开；,如误拆，应立即封口并标明“误拆”，同时签字;,B、拆封时不能随手撕开，以免撕坏信件内容和邮戳；,应倒置，待信件滑落一侧再用剪刀从封口处剪开；,C、查看信封内有无附件，如单据、名片、钞票等,D、信封切忌不能随意扔掉，应把文件和信封装订,起来，以免忘记邮戳、地址或电话等；,（3）登记：除了私人信件外，其他邮件均须登记；,登记注意事项：,编号、收到日期、发出日期、发出单位、受阅人或,部门、邮件种类、处理办法、地址、电话、备注,（4）分送：,A、上司亲收件应立即呈送；,B、归口办理的文件及时送交各部门负责人，需要多人阅办的文件应按常规程序传阅或分送复印件;,C、同事信件按指定信箱或顺序发送；,D、其他，如报纸应及时上架，或经授权由秘书阅办；,（5）阅办：,A、秘书应认真仔细阅看文件，重点部分用笔标出，提醒上司注意；,B、可以为上司提供有关依据，提出初步处理意见;,C、较长文件可做摘要处理，置于信件前面；,2、发出邮件的注意事项：,（1）内容校核：,格式、文句正确、无错、别、漏字；,签名、盖章清晰；附件备齐；,（2）信封与内容校核：,收、发件人（单位）地址；收、发件人（单位）名称：收、发件人邮政编码：,附件符号：“紧急程度”、“秘级”、“亲启”,（3）邮件寄发：,分类寄发：,平信、境内航空、港澳台航空、国际航空、特快专递；,附P207习题,此课件下载可自行编辑修改，仅供参考！感谢您的支持，我们努力做得更好！谢谢,