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药品电子监管码系统操作手册

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药品电子监管系统
用户手册
1) 整体功能流程

典型功能流程图
2) 具体功能描述
n 系统设置: 选择系统的登陆名和设置修改密码, 选择要扫描的产品和是否为手动输入条码或扫描条码, 对操作背景进行选择
n 装箱管理: 将每盒产品按照小包装---外包装, 或小包装----中包装----外包装进行装箱, 再可对装箱进行查询、 修改和对装箱数量进行分析
n 产品转移入库: 先对产品转移入库进行填写、 查询、 修改和反审, 再可同时进行产品抽样出库单的填写、 查询、 修改和反审
n 送货管理: 送货单的输入、 查询和修改
n 销售入库管理: 产成品入库、 抽样入库和销售退回入库
n 出库管理: 条码销售出库、 条码零星出库、 条码抽样出库、 条码报废出库
n 条码追踪: 输入任一小包装、 中包装或外包装条码对产品进行追踪查询。

3)软件主要流程功能操作
n 包装操作: 选择产品à输入批号à确认批号, 选择车间à选择包装组à选择效期à如是稀释液产品输入稀释液批号à选择是否有中包装à进行扫描或输入条形码à进行装箱
n 装箱查询: 经过产品的品名、 批号、 规格、 外包装条形码对所装箱的产品进行查询
n 装箱修改: 经过产品的品名、 批号、 规格、 外包装条形码对所扫错的产品进行删除, 然后重新扫描包装
n 装箱数量分析: 经过品名、 批号、 规格、 外包装条码、 生产车间、 包装组、 操作员中任一条件对已包装的产品进行装箱数量的统计
n 产品转移入库单填写: 选择产品à选择送货部门和批号并准备送入临时入库, 点保存自动生成产品转移入库单号
n 产品转移入库单查询: 经过品名、 批号、 规格、 外包装条码、 生产车间、 包装组、 操作员中任一条件对已填写入库单的产品进行查询
n 产品转移入库单修改、 查询: 同上装箱修改、 查询
n 产品转移入库单审核: 产品转移入库单审核以后才可进行以下的抽样入库
n 抽样出库单填写: 读入数据( 外包装条码形) à生成出库单据à选择部门à点击出库à成功保存出库单号
n 抽样出库单修改、 审核、 查询: 同上产品转移入库单修改、 审核、 查询
n 送货管理: 选择产品à选择批号à选择送货部门à生成送货单à打印送货单à送货
n 销售入库管理à产成品入库: 选择送货单à扫描外包装条码à发送到计算机à核对à生成入库申请单
n 抽样入库: 扫描条形码à生成抽样入库申请单
n 销售退回入库: 选择销售出库单à扫描外包装条形码à生成抽样出库单à选择库房名称à入库à保存入库申请单号。
n 条码销售出库: 选择销售出库单à扫描外包装条形码à核对à输入经办人姓名à发货
n 条码零星出库: 选择零星出库单à扫描外包装条形码à核对à输入经办人姓名à出库
n 条码抽样出库: 选择抽样出库单à扫描外包装条形码à核对à输入经办人姓名à出库
n 条码报废出库: 选择报废出库单à扫描外包装条形码à核对à输入经办人姓名à报废出库
n 条码追踪: 输入任一小包装、 中包装或外包装条码对产品进行追踪查询。

4) 软件其它功能操作
包装时扫描条形码错误: 在未进行送货前删除该包装箱, 然后重新扫描包装。
送货单输入错误, 在未送货入库前删除该单据, 然后重新填写单据。
装箱数量分析: 对符合条件的数据进行统计, 能够查看包装了多少, 其中入库的多少。
产品转移入库à抽样出库: 是在产品进行了转移入库单审核之后, 并未进行送货管理才能进行的操作。
5)软件功能流程的介绍
一.系统设置
1.权限设置:设置用户的具体操作权限

在具体功能前打钩,即为操作人员赋权限
2.客户信息维护:对客户的信息进行增加、 修改、 删除。此功能只是备用, 现在条码系统的实际应用中均不涉及到此功能
3.条码用户管理: 设置用户名和初始密码

操作方法:点击[新增],直接输入登录名,口令,口令确认,再点[保存]
4.药品信息维护:设置需要赋码的药品基本信息
必须输入项:编号,名称,药品规格,剂型,计量单位,件装量,每件中盒数量,每中包内盒数量,有效期

5.产品设置:将新增的药品添加到下框中,激活.供后继操作中出现此药品信息

操作方法:选中上框中药品,再点击[实施条码]
6.手输入条形码:用于手工输入条码情况,选中后,功能前面有一’√’出现.
操作方法:直接点击[手输入条形码]

二、 监管码管理
1.药品信息导入:将从药监网上下载的药品信息导入条码系统
在系统初始化时, 需首先进行该操作。
① 专管员使用生研所密钥登录药监网, 下载药品信息保存至指定目录;
② 进入药监码系统, 运行[药品信息导入], 选择打开下载的药品信息文件, 运行”数据导入”, 将药品信息导入系统;

2.药品信息关联:将从药监网下载的标准药品信息与条码系统中药品信息相关联
点击[药品信息关联],点击’对应药品编号’,按F2键选择与之相对应的药品信息 ,如下图:

3.码资源管理
(1)分配标志/码文件导入: 将药监码进行分类(小包装条码、 外包装条码、 中包装条码(若有中包)),分类之后,再将生成的三个文件分导入系统
① 专管员使用生研所密钥登录药监网, 按计划申请药监码;
② 专管员下载药监码文件到指定目录;
③ 备份药监码文件;
④ 进入药监码系统, 运行[码资源管理->分配标志], 系统将码文件按产品包装类型分配为”内码”、 ”中码”、 ”外码”( 有中包装产品) 或”内码”、 ”外码”( 无中包产品) ;
⑤ 运行[码资源管理->码文件导入], 分别选择药监码文件目录下后缀标志为”_in”(内码)、 ”_mid”( 中码) 、 ”_out”( 外码) , 将药监码信息导入系统。

◆ 进入[分配标志],选中从药监网上下载的码文件,点[打开],提示如下:

若有上述提示,请从药监网上重新下载药品信息,进入[药品信息导入] ,重新导入系统
(2)码文件导入:将上述已生成的三个文件分别导入条码系统。
(3)码印刷文件输出:供药监码打印用
① 运行[码印刷文件输出], 选择需输出药监码的药品名称, 选择条码类型( 内码、 中码或外码) , 输入条码数量, 系统输出条码印刷文件;
② 条码打印文件保存在指定目录下;
再进入条码打印机软件中,附加此文件,进行药监码打印。
③ 药监码校验, 校验后条码才能在系统中使用, 这是从印刷厂拿回印好的条码后, 对条码进行校验, 看条码是否正确。

4.药监码导出文件导航:将条码系统中信息导出,并保存导出的文件.文件保存的路径自选
5.关联关系导出:功能与[药监码导出文件导航]中[关联关系统导出]功能相同
6.入库信息导出: 功能与[药监码导出文件导航]中[入库信息导出]功能相同
7.出库信息导出: 功能与[药监码导出文件导航]中[出库信息导出]功能相同
8.其它出库信息导出: 功能与[药监码导出文件导航]中[其它出库信息导出]功能相同
9.药监码关联关系重建: 功能与[药监码导出文件导航]中[药监码关联关系重建导出]功能相同
10.药监码替换信息导出: 功能与[药监码导出文件导航]中[药监码替换信息导出]功能相同
11.药监码注销信息导出: 功能与[药监码导出文件导航]中[药监码注销信息导出]功能相同
12.药监码查询:查询导进系统的条码信息
13. 条码追踪: 输入任一小包装、 中包装或外包装条码对产品进行追踪查询。
三、 包装现场管理
1.药监码激活: 也即药监码下载,将中心服务器的药监码下载到车间服务器上.完成下载功能后,分包装车间才能进行赋码操作
下载的时间: 每次即将包装另一个产品时,也即需提前下载,提前做好包装的准备
2.包装现场初始化:输入需赋码产品的批号,生产日期,有效期,包装流程

◆ 选择效期操作方法: 点击效期方框右边的‘倒三角形’ , 弹出日历窗口上方再次点击‘倒三角形’, 选择年月, 点击选中日, 并返回效期。
◆连续包装:指小包装-à中包装-à外包装 的一次性连续操作
◆ 间隔包装:指先进行小包装-à中包装操作(进入[包装操作]功能扫描条码)
再进入另一窗口进行中包装-à外包装的操作 (进入[装箱操作]功能扫描条码)
3．包装结束: 将车间服务器已扫描的条码数据传输到中心服务器
◆ 传输的条件: 该批次完成全部包装
四、 装箱管理
1．包装操作:
◆ 有中包装的包装操作:
第1步: 选择包装产品: 装箱管理à包装操作, 进入图1-2, 能够经过关键字查询将要包装的产品, 选中药品双击进入图1-3。

图1-1

图1-2
第2步: 选择需要包装产品及批次,直接输入或选择’生产车间’,’包装组’

图1-3
第3步: 扫描条形码(连续包装)
1) 小包装-à中包装-à外包装
①先扫描小包装条形码。
◆当扫描的条码个数=一盒中包装内的条码数量时, 系统自动弹出扫描中包装条码窗口, 如图1-4
◆若小包装条码数量不足一盒中包装内的条码数量时, 直接手动点击[直接装箱], 再扫描中包装条码。
②扫描中包装条码
③扫描外包装条码
2) 小包装-外包装 ( 操作方法与1) 类似)
①先扫描小包装条形码。
◆当扫描的条码个数=一外包装内的条码数量时, 系统自动弹出扫描外包装条码窗口, 如图1-5
◆若小包装条码数量不足一盒外包装内的条码数量时, 直接手动点击[直接装箱], 再扫描外包装条码。
②扫描中包装条码

图1-4

图1-5
2．装箱操作( 只适用于有中包装流程)
①装箱管理à装箱操作, 选择已完成中包装的产品。进入图1-7
②扫描中包装的条形码;
◆当中包装数量达到一外包装内的数量时, 系统自动弹出扫描外箱条码框。
◆若中包装条码数量不足一盒外包装内的条码数量时, 直接手动点击[直接装箱], 再扫描外包装条码。
③扫描外箱条码;

图1-7
3．装箱查询: 经过产品的品名、 批号、 规格、 外包装条形码对所装箱的产品进行查询。能够单个条件或同时满足多个条件并列查询
①双击‘品名’, 弹出品名列表, 再双击需查询的品名, 该品种自动列入已选中的右方框中。如经过品名查询A群脑膜炎球菌多糖疫苗, 图1-8
②。选择包装日期。操作方法与[装箱管理]-[包装操作]中, 效期的选择方法一致。
③点击[确定]。( 查询品名=A群脑膜炎球菌多糖疫苗, 同时包装日期在 -8-1- -8-28时间段内的所有包装信息)
◆选择规格、 批号、 外包装条形码的方法与①一致。

图1-8
4．装箱修改: 对所扫错的产品进行删除
①查询须删除的产品。查询方法与[装箱查询]中①一致。
②点击产品列, 点[删除], 如图1-9
◆ 若该产品已进行[产品转移入库]流程, 则不能删除
◆ ③删除后, 须对该产品重新扫描包装。

图1-9
5 .装箱分析: 对符合条件的数据进行统计, 能够查看包装了多少, 其中入库的多少。如图1-10
查询方法与前述查询一致能够查看货物的入库情况, 比如: 查询今天包装了多少, 入库了多少。

图1-10
6.留样单填写:用于生产车间留样
点击[留样单填写],扫描条码,扫描完毕,点击[留样单生成](留样操作方法与抽样单填写类似)
◆ 留样之前, 需将该批次完成条码数据传输,即[包装结束]
7.留样单修改:删除留样单
8.留样单审核:留样单审核后,单据生效
9.留样单查询:查询留样单
五、 产品转移入库
1．产品转移入库单填写:
①双击选择须临时入库的产品( 如图2-1) , 并弹出录入窗口( 图2-1)
②选择送货人、 送货部门、 批号
③双击选中未送入临时库房产品 , 该产品条码直接进入‘准备送入临时库房’列
④点[保存]。系统自动生成转移入库单号。

图2-1

图2-2
◆ 产品转移入库时,需先将该产品该批号全部进行条码数据传输.
2．产品转移入库单查询:
①查询满足条件单据( 查询方法与前述一致)
②点击下方的上翻键或下翻键, 查看前张单据与下一张单据。
3．产品转移入库单修改: 操作同[装箱修改]
4. 产品转移入库单审核: 单据审核后生效, 才能进行后续的送货管理
①点击[产品转移入库单审核],弹出待审核单据列表
②双击须审核的转移入库单,进入单据审核页面
③点[审核](如图2-5)

图2-5
5.抽样出库单填写: ①扫描外箱、 中盒、 小盒条码( 三种扫描类可一起扫描)
②扫描完毕, 点击[生成出库单据],选择或输入‘部门’, 点击[出库].

图2-6　　　　　　　　　　　
◆抽样之前, 需先将该产品该批号全部进行条码数据传输.
6.抽样出库单修改: 删除录入的抽样出库申请单
操作方法类似于[产品转移入库单修改]
7.抽样出库单审核: 操作方法类似于[产品转移入库单审核]
8.抽样出库单查询: 操作同上[产品转移入库单查询]
9.装箱整备:用于多个零箱整备为一箱
整备的三种情况:
1)将零箱中的中盒整备到目标箱中:
操作:点击[装箱整备]à扫描目标外箱条码(需整备的外箱)-à点击’中盒条码采集’,扫描零箱的中盒条码-à按回车键.如下 图:

2 )将零箱中的小盒整备到目标箱的中盒
操作: 点击[装箱整备]à扫描目标外箱条码(需整备的外箱)-à点击’中盒条码采集’,扫描目标箱的中盒条码-à点击’小盒条码采集’,再扫描零箱中的小盒条码-à按回车键,如下图:

3)将零箱中的小盒直接整到目标箱中
操作: 点击[装箱整备]à扫描目标外箱条码(需整备的外箱)-à点击’小盒条码采集’,扫描零箱中的小条码-à按回车键
10.关联关系重建:用于已完成扫描中盒或已装箱后,发现条码损坏的情况
上级码:此中盒中条码(更换后)
下级码:此中盒中的全部小条码
关联关系重建后,被替换的条码自动注销.
上级码关联关系重建:

上级码:此中盒对应的外箱条码
下级码:此箱中的全部中盒(更换后)
1)中条码重建
下级码关联关系重建:
上级码:此中盒中条码
下级码:此中盒中的全部小条码(更换后)

2)小条码重建----下级码关联关系重建:

上级码:另外箱条码(更换后)
下级码:此箱的全部中盒条码

3)外箱条码重建---上级关联关系重建:

11.药监码注销: 药监码打印或产品包装过程中, 包装损坏或条码标签损坏时, 可将药监码注销作废。在包装现场, 如果打印的条码标签损坏可经过系统[药监码补充打印]功能, 重打损坏的药监码。(前提:需要注销作废与重打的条码,扫描枪或用眼仍能完整识别)
12.药监码替换: 用于已完成扫描中盒或已装箱后,发现条码质量不符合要求的情况(前提:被替换的条码用扫描枪或用眼仍能完整识别)
若已无法认出条码,就必须用[关联关系重建]功能
9.产品转移单反审核: 对已审核的产品转移入库进行反审,使单据恢复到可删除状态.
◆若该转移入库单已进入送货流程,不能进行反审.
六、 送货管理
1.送货单输入: 对已完成产品转移入库的药品进入送货
操作方法类似[产品转移入库单输入]
2.送货单查询: 查询已录入的送货单
3.送货单修改: 删除已录入的送货单
◆对已进入产成品入库的品种不能进行删除
七、 销售入库管理
1.产成品入库: ①选择送货单: 双击送货单,进入条码扫描页面;
②扫描外包装条形码, 用数据线将扫描枪与电脑主机相连( 扫描枪处于开启状态, 且界面需显示传输接口USB) ;
③点击[读入数据], 再点[核对],核对成功, 弹出如图4-2的页面, 选择库房名称, 点击[入库], 入库申请单完成; ④进入思宇销售管理软件, 审核该入库单( 业务处理à储运管理à入库管理à入库单审核) ;

图4-2
2.抽样入库:
①扫描外箱、 中盒、 小盒条码( 三者均可) ;
②完成扫描, 点击[生成入库单据],弹出入库单申请页面, 选择库房名称, 点击[入库].入库申请单完成.图4-4;
③进入思宇销售管理软件, 审核该入库单.( 业务处理à储运管理à入库管理à入库单审核) ;

图4-4
3.销售退回入库: 操作同[抽样入库]
八、 出库管理
1.条码销售出库: 库房人员根据发货单发出货物, 并审核 该单
①扫描外箱、 中盒、 小盒条码( 三者均可) , 用数据线将扫描枪与电脑主机相连( 扫描枪处于开启状态, 且界面需显示传输接口USB)
②输入出库单号, 点[输入条码],传输条码到系统中,再点击[生成出库单]

4.条码报废出库: 操作同上[条码销售出库]操作
八、 货物追踪

1） 条形码追踪: 防止串货, 对某个条形码进行流程追踪。能够看到从入库、 出库等各种流程。输入条形码, 能够查看相关单据, 是否串货。输入的条形码能够是小包装条形码、 中包装条形码或是外包装条形码。

图6-4
软件安装
由思宇软件公司人员指导安装。
公司电话: ,
地址: 成都市高新区科园南二路1号3栋A座2楼
如果以上图片和软件实物有不同的, 以软件为准, 恕不另行通知。