制度宣贯实施方案样本.doc

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实施方案

一、 目的
制度出台下发是为了得到有效的遵守、 实施, 那么制度的宣贯是第一步, 只有做好制度的宣贯工作, 建立健全制度宣贯体系, 才能使得员工了解熟悉、 掌握制度的内容, 进而强化员工的制度观念和制度管理意识, 改进企业推行制度化管理环境, 最终实现制度化管理。
二、 总体思路
建立分级分层、 集散相结合的制度宣贯方式。针对重要制度组织相关人员、 部门、 岗位进行统一学习、 共同研究讨论, 进而由学习人员进行二级转化, 达到制度相关人员人人必知、 人人皆知、 人人皆遵守的效果; 针对一般性制度直接进行相应的分散学习、 各自学习, 了解、 熟悉、 掌握与自己相关的内容, 而且应树立制度学习指导实践、 实践验证制度的思想, 宣贯过程中必须与实际现状相结合, 进行针对性学, 具体方式如下:
( 一) 重点落实由人事行政部主导、 建立公司层面的制度宣贯方式:
由人事行政部主导开展对公司通用制度或重要公共职能部门制度( 包括已出台运行的旧制度, 如定期回顾、 结合违规事件重新学习、 总结教训、 结合某个新制度温故相关制度等、 新下发执行/试行的新制度以及未出台待研讨确认的拟编制度) 进行宣贯、 讲解。
( 二) 由人事行政部逐步组织开展制度运行检查情况宣贯法、 特殊针对性制度宣贯督导、 疑难咨询解答/分析。
( 三) 由人事行政部引导各生产部组织生产部层面的重要制度的宣贯、 讲解。
( 四) 由各部门主导, 在原有基础上持续开展部门层面的制度宣贯。
三、 各类制度宣贯方法、 流程及要求
( 一) 公司层面制度宣贯法
1、 定义: 公司层面制度宣贯法指由公司指定部门( 如人力资源部、 行政部等) 统筹组织、 普及的制度宣讲方式, 其又分为新进员工制度认知宣贯、 在职员工制度深化宣贯。
2、 新进员工制度认知宣贯
1) 本项主要由人力资源部统筹组织对新进员工就关系其切身利益的制度( 如衣食住行、 考勤、 加班、 安全等) 进行宣导, 讲解, 促使其认知, 良好的融入企业文;
2) 具体组织宣贯流程及要求由人力资源部按既定模式运作。
3、 在职员工制度深化宣贯( 重点落实)
1) 本项主要由行政部协同相关部门对公司各部门/人员就公司通用制度或重要公共职能制度或其它重要制度组织进行宣导、 讲解, 原则上以制度起草人为宣讲人, 并以培训的模式展开, 促使各级员工加强对制度的深化理解, 利于执行。
2) 宣贯流程及要求:
①宣贯计划制定
A、 制度宣贯可采取多制度串讲, 宣贯频率为1~2次/月。
B、 由于公司制度体系庞大, 为提高宣贯效率, 行政部一方面可列出重要制度目录或根据实际, 自主安排制度宣贯计划, 一方面可组织调查各部门要求、 意愿确定编制制度宣贯计划, 具体由行政部拟定, 其中应明确计划宣贯日期/时间( 因避开工作高峰时间段) 、 宣贯地点( 会议室) 、 计划宣贯制度项目/名称、 宣贯耗时、 宣讲责任部门/人员、 宣讲对象等, 拟定后的计划经宣讲部门/人会签意见后, 由行政负责人审定实施。
②宣贯前准备/安排:
A、 行政部根据审批计划, 协调宣贯场地, 如遇会议室使用冲突的, 及时调整最终实施日期/时间, 告知宣讲人, 并提前3个工作日公布宣贯地点、 时间、 以及相关内容与注意事项;
B、 宣讲人按进程先行准备宣贯内容课件( 包括但不限于制度重点讲解、 须注意事项、 现场意见问答等内容) , 并于正式宣讲前2个工作日将课件发行政部以便进行流程安排;
C、 行政部提前准备宣贯所用电脑、 白板、 大头笔、 投影设备、 培训签到表、 签字笔、 意见征询表/问卷/试卷等, 并确保电脑与投影顺畅连接。
D、 各参与部门人员, 提前交接、 安排工作, 于宣贯安排时间准时出席, 并签到。
③宣贯实施
A、 由行政部开场阐明本次制度宣贯目的及主题, 并要求参与部门指定人员进行部门二级转化;
B、 由宣讲人按计划流程组织宣贯实施;
C、 由行政文员对现场问答等重要事项进行记录。
④宣贯效果调查、 跟踪、 验证:
A、 意见征集: 为验证宣贯成效, 行政部每时段根据宣贯计划提前准备意见征询表/问卷, 发给相关人员( 可选培训宣讲当期与会人或事后选定人员) , 组织开展对制度宣贯工作的意见调查, 并统一收集、 汇总, 对问题点进行分析、 调整、 改进、 完善;
B、 效果测试: 由行政部根据制度重要程度提前拟定测试试题, 于宣贯前后不定期开展应知应会制度知识考核, 切实加强各级人员对制度的记忆、 熟悉程度, 达到宣贯的目的。
( 二) 制度运行检查情况宣贯法、 特殊针对性制度宣贯法、 疑难咨询制度宣贯法
1、 定义:
1) 制度运行检查情况宣贯法指行政部根据时段对某类重要制度的检查结果, 组织关联部门进行会议研讨, 主要就发现的问题进行披露, 并要求各问题责任部门提供解决措施, 达成一致, 进行限期整改的宣贯方式。
2) 特殊性制度宣贯法指行政部应各部门要求, 协同相关部门或独立开展对某部门或某几个部门关联的制度或制度建设相关知识的针对性指导、 讲解。
3) 疑难咨询制度宣贯法指行政部建立制度疑难问题反馈渠道, 并由行政部根据反馈制度问题, 转由制度编制部门或由行政部解答, 并定期公示、 反馈、 或专题讲解的宣贯方式。
2、 具体组织宣贯流程及要求
1) 制度运行检查情况宣贯法由行政部事前准备检查所发现的问题、 要点——确定关联部门——下发宣贯研讨会通知( 主题、 时间、 地点等相关) ——组织实施——问题披露——由责任部门制定措施, 达成一致——限期整改——行政部跟踪验证改进成效。
2) 特殊性制度宣贯法主要由行政部应部门要求先行确立需针对性宣贯、 督导的内容——查清现存问题——协同相关部门或独立建立指导课件——与部门确认宣贯实施开展日期、 地点——由部门组织宣贯人员——实施宣贯。此类方式的具体要求, 主要根据需求部门的问题点确定, 但应以解决实际现存问题为基础, 实现针对性督导。
3) 疑难咨询制度宣贯法, 实现的是点对点的回复、 宣贯、 讲解, 具体根据意见反馈情况, 由行政部主导实施。
3、 上述三类方式各方面条件尚不成熟, 有待进一步探索。
( 三) 生产部层级制度宣贯方面
1、 定义: 生产部层面制度宣贯法指由生产部总经理室指定生产部制度宣贯的组织部门, 并由其主导生产部内相关部门对涉及到本生产部各部门业务流程或应遵守的生产部通用制度的学习。
生产部通用制度涉及多个部门, 但往往各部门并不能很好的衔接, 使得制度的执行大打折扣, 拟由行政部引导宣贯实施( 提供参考建议) 。
2、 宣贯流程及要点
1) 宣贯组织部门的确定: 由生产部总经理室指定生产部制度宣贯的组织部门, 由其整体负责对该生产部( 线) 制度的宣贯实施, 并将此纳入相应的考核;
2) 宣贯流程及要点可参考公司层面由行政部主导的在职员工制度深化宣贯模式运作。
( 四) 部门层面制度宣贯法
1、 定义: 部门层面制度宣贯法指由各部门根据公司管理要求或由部门自行统筹组织、 普及的制度宣讲方式。
2、 具体组织宣贯流程及要求
1) 具体组织宣贯流程由各部门按既定模式运作。
2) 宣贯展开主要方式:
各部门可根据部门实际情况选择宣贯方式, 如即时通、 邮件系统网上公告、 宣传栏张贴、 公示、 传阅( 标识重点) 、 会签、 专题学习、 宣讲( 案例分析、 总结交流) 、 专题考核( 专题试卷考核、 目标考核) 、 随机提问、 知识竞赛、 意见收集、 等各种方式。
3) 具体要求:
①计划、 频率要求: 各部门须定期组织制度学习, 将该项工作纳入部门常态管理, 具体可结合二级培训计划一并纳入计划日程, 定期转送行政部备案。原则上, 要求学习时间相对固定, 每月不得少于一次, 每次不得少于半小时, 可同早会、 例会、 各级集体会议、 部门二级培训等有机结合。
②学习覆盖率要求: 各部门在组织制度学习的同时, 应该不断提高学习覆盖率, 不能仅仅只针对部门级的制度或生产部/生产线级通用制度学习, 对公司通用、 协调通用级等亦应按照掌握、 熟悉、 了解层级进行有效区分。
③学习对象针对性识别要求: 制度的下发后各部门一方面结合行政部的学习建议, 另一方面及时结合部门职责及各岗位职责、 工作流程、 协调关系等具体因素, 有针对性的进行传达、 学习、 讲解, 重点指导执行制度的方法、 要点, 特别是涉及到业务流程、 岗位职责等内容, 更要予以充分解释、 说明, 直至相关人员完全掌握为止, 必要时可组织专题考试。

④新出台制度学习及时性要求:
制度层级
要求
公司通用级、 协调级制度
在下发后一周内由各部门组织员工( 指制度所涉及岗位员工, 下同) 进行学习( 人数较多或办公地点不集中的部门可分组、 分批进行, 下同) 。
生产部通用/生产线通用级制度
在下发后三个工作日内由相关部门组织学习; 同时涉及到的相关部门还应组织主要协调岗位共同学习、 理解、 确认
部门级制度
要求在下发后二个工作日内组织员工进行学习; 同时若有必要还应邀请涉及到的相关部门/岗位共同学习、 理解、 确认。
⑤其它类制度学习要求: 由部门根据自身需要及实际情况, 或按照总经理室或人力资源部、 行政部等职能部门的具体要求进行。
⑥学习成效转化要求: 各部门应结合实际建立对应的反馈渠道, 对在制度宣贯过程中发现的问题( 如不可操作性条款、 不完善性条款、 与管理流程不符等) 及制度执行中存在的问题制度管理员应及时进行登记、 汇总, 反馈给部门负责人, 并抄送行政部制度专员, 以便问题能及时得到纠正, 或为下次修订制度提供可靠依据。
四、 各类宣贯总结及资料归档
( 一) 每次宣贯会后, 各主导部门( 人事行政部/其它主导/组织部门) 应对当次制度宣贯成效进行总结;
( 二) 对由人事行政部主导实施的制度宣贯所产生的各类资料、 记录( 如宣贯计划、 宣贯课件、 宣贯问答记录、 意见征询、 效果测试等) 由人事行政部于每次宣贯会后进行归集、 存档, 作为制度建设工作成效的依据; 对由其它部门主导实施的事业部级或部门级制度宣贯所产生的宣贯资料、 记录由各主导部门归集、 存档, 行政部将不定期进行检查。各项宣贯记录保存期限为两年。
( 三) 对宣贯过程中收集的各类意见( 如制度本身缺陷、 不完善性、 与实际操作的不相符性) , 各主导部门还应一并提交制度起草人、 行政部( 行政部主导的自留) 各一份, 作为下次制度修订、 调整的依据。
五、 制度宣讲人激励
( 一) 制度宣讲人作为制度起草/解释部门的代表, 虽然本身具有制度解释、 宣贯的责任, 但为了调动制度宣讲人的配合度与积极性, 因此对于参与公司层面制度宣贯的宣讲人特申请给予 元/小时的授课补贴, 其它宣贯类别宣讲人不享受授课补贴。
( 二) 所有获得补贴人员由行政部于每月末统一汇总编制, 经部门负责人审核, 公司总经理批准后传至财务部, 由行政部统一代领现金。
( 三) 行政部须于领取现金后一周内发放至各宣讲人, 做好发放登记, 及并时报销。
六、 宣贯效果检查、 评价
( 一) 由人事行政部主导实施的制度宣贯, 主要经过宣贯前后的意见征集、 效果测试进行验证、 评价,进行进一步纠正。
( 二) 由生产部、 部门层面主导实施的制度宣贯, 拟由行政部经过定期检查( 重点检查部门层面) , 予以情况记录, 并定期通报。