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采购部作业指导书

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2020年5月29日
文档仅供参考

作
业
指
导
书
部门:采购部
岗位:采 购

目 录
第一部分：岗位职责
第二部分：材料采购材料前期准备
一、材料供应商信息的获取
二、材料供应商筛选
第三部分：材料采购实施阶段
一、项目材料定购
二、项目材料剩余和材料供应商管理
第四部分：材料采购后期流程
一、供应商信息获取
二、材料供应商筛选

岗位职责
1. 根据企业经营计划和项目工程进度计划,组织编制年度、季度、月度物资(设备)的采购计划;
2. 按照组织的要求,规范、考察、管理供应商,考察供货商的产品质量、供货能力、企业质量保证能力、企业信誉等方面,在现有供应商基础上不断寻求新的供应商,以确保供应资源的丰富与宽阔的选择范围,负责新增供应商的寻访、调查,并组织相关部门进行评估、审查。
3. 实时掌控市场价格、技术信息,不断为公司推荐新产品、新技术。向技术及工程部等有关部门提供材料、设备的厂商、规格型号、价格等相关数据和资料;提供准确供货周期;
4. 搜集、分析、汇总已使用产品的性能和质量信息,及时向供应商反馈原材料质量信息。以图改进。与供应商建立良好关系,掌控供应商物资(设备)制造与供应能力;
5. 根据产品的价格、促销、产品分类和质量,有效地管理特定货品的计划和分配。向管理层提供采购报告;
6. 编制单项物资(设备)采购计划并逐级上报审批,参加商务谈判和拟订合同条款。签订和送审小额采购合同。督促合同正常如期的履行,并催讨所欠、退货或索赔款项,确保我司利益。负责索取所购物资的发票和单据以及相关资料,协助做好验收工作;
7. 按时按量按质完成采购供应计划指标,积极开拓货源市场,货(价)至少比三家,选择物美价平的物资材料,完成下达的采购任务。负责建立并维持紧急需求物料的采购物料渠道,确保采购的顺利执行;
8. 依据企业物资、设备采购审批程序,逐级进行审批,保证材料、设备的及时供应。合理安排采购顺序,对紧缺物资(设备)及需长距离采购的原料应提前安排采购计划及时购进。随时掌握合同履行情况,合同中必须注明我公司对产品质量要求的条款;
9. 认真贯彻执行公司采购管理规定,努力提高自身采购业务水平。定期对合同进行回顾,查找不足,提交采购分析和总结报告。协助采购部经理管理合同的副本,建立台账,掌握合同的执行情况。负责保存采购工作的必要原始记录,做好统计,定期上报;
10. 负责采购业务信息的统计,采购业务资料的整理、归档工作;进行供应商信用评定,据实提出对供应商信用评定意见,建立健全供应商档案;
11. 最大程度地保证采购物资(设备)的质量,并取得较低的采购成本;严把采购质量关,保证采购产品符合项目的需求;确保到仓库的产品都符合国家有关规定。协助有关部门妥善解决使用过程中出现的问题。对采购的材料、设备进行出入库、验收管理;
12. 负责商务标的成本控制;
13. 有权拒绝未经领导同意批准的采购定单;

材料供应商信息的获取

一、 工作要求与标准
1. 经过实际市场调研、网络搜索、网页查询、人脉转介绍或者其它方式熟悉北京周边大型建筑材料集散地的位置以及主要建筑材料的类型
2. 在完成正常工作的同时运用以往的材料供应商不断增加和更新自身相关建筑材料的信息量,以及扩展公司建筑材料信息数据
3. 对每一个和自身业务相关的建筑材料供应商时刻保持较好的信息交流或者更新,以便实时掌控建筑材料的市场
4. 在工地筹建初期,尽最大限度熟悉工地周边的建筑材料的集散状况,为该工地在以后的施工过程建筑材料的选型和使用做好充分的前期工作,个别材料就工地周边采购,相比较能够缩短供货的周期和建筑材料运输费用,能够有效的对公司的利润以及成本进行合理的实现
5. 对建筑材料的租赁市场不断更新,对曾合作过的租赁供应商持续加深沟通和交流
6. 对项目在一段时期内即将采用的建筑材料应有较好的计划,经过项目提交的采购申请单的具体技术要求和相关参数对所要采购的建筑材料的供应情况,做较熟悉的市场分析和调查
7. 根据需求,将材料供应商分为三个类别(见供应商的筛选)
二、 工作流程:
项目明确材料或者设备的需求
采购部拟定供应供应商开发计划
寻找新的材料或者设备供应商
初步联系供应商相关业务人员
进一步了解供应商
供应商对我所需材料或设备进行报价
是否符合要求
是否符合要求
是否符合要求
样品认证(经项目部质检或者技术确认)
供应商开发成功
是否符合要求

供应商的筛选
一、工作要求与标准
1. 根据需求采购岗位应将材料供应商分为三个类别
1.1 A类材料(设备)(关键材料,项目需求率占整个项目总体20%以上比例的)必须对供应商进行现场考察评定;并填写<考察情况记录表>;
1.2 A类材料(设备)的供方评定;
1.3 对供方必须进行现场考察时,采购部应向项目技术部提供该供方的品牌、公司等基本信息做详细的了解和评估;
1.4 确定具体时间和参加人员前往现场考察;
1.5 考察人员应在分工范围内重点考察、询问和记录;
1.6 根据材料(设备)质量验证需要,采购部应进行现场材料(设备)抽样,对样品检验和测试并做好记录;
1.7 考察结束后,依据现场记录、抽样检测报告或者供方以往业绩,填写<供方考察记录表>作出评审意见;
1.8 如评审及抽样合格,采购部进行材料(设备)封样。
1.9 B材料(设备)(重要材料,项目需求率占整个项目总体20%-10%的比例);
1.10 C材料(设备)(一般材料,项目需求率占整个项目总体10%以下比例的);
1.11 B类、C类材料(设备)供方的评定;
1.12 若不到现场考察,采购部通知供方送样品,经技术、项目部检测并试用合格后,技术部和项目部评审;
2. 各相关部门根据监测报告和试用情况,分别在<攻防材料(设备)考察记录表>上做出评审意见;
3. 如评审及送样检验合格,采购部进行材料(设备)封样;
4. 在自身掌握建筑材料供应商的基础上,尽可能最大限度的掌握更为广泛的供应商的数量,为选定供货商提供更广的可选范围。
5. 按照项目需求和设计要求制定投招标的文件;
6. 根据项目需求(需求来源项目的图纸、招标文件、合作合同或者项目技术)对材料(设备)的参数要求、性能指标、以及所能达到的效果进行编制材料(设备)的购销招标文件;
7. 招标文件应注明回标的时间、地点、人物,应注明标的物价格组成,应对标的物有一个形象的说明和阐述;
8. 根据材料供应商的经营范围发出邀约申请(报价);
9. 按照供应商的A、B、C的分类进行邀约申请;
10. 发出邀约应该依据有良好合作经历的优先考虑;
11. 从初次报价中选出符合技术参数和设计要求都比较符合的供应商;
12. 按照建筑材料供应商所呈报的价格初步筛选品牌以及供应的材料(设备);
13. 智能化的材料和设备应该选定参数最符合的供应商,而且经过技术实际测试样品测试;
14. 智能化的材料和设备在选定最符合的供应商的前提下,针对价格有优势,对公司利润空间的优先进行再次议价;
15. 如果有甲方指定的品牌或者厂商,首先应进行从其它的渠道进行议价(包括与其对应的代理以及渠道;尽可能推荐对自身优势的材料和设备,并配合项目或者技术更改参数或者品牌变更)。
16. 最终选定价格合理且最大限度符合项目需求和设计要求的建筑材料供应商,以保证公司利益的最大化。

二、工作流程:
A类材料供货商
B类材料供货商
C类材料供货商
材料供应商、设备供应商
曾经合作过的供应商、经过考察综合情况有较好的合作、供货货生产能力的供应商
曾参与过我公司报价的供应商、经过考察综合情况有较好的合作、供货货生产能力的供应商

有合作空间或合作意向的供应商、考察过程中没出现影响关于合作的供应商

三、包括文字记录和表格记录
l 合作方考察表
l 记录每次询价的供应商以及价格情况
l 招标文件原件以及电子版记录备案,以防备查
l 招标文件应该以项目或者以材料种类进行登记备案

项目材料订购
一、工作要求与标准
1、项目材料供应商经过投标报价和筛选后,经公司上一级领导审批签字认可后,须进行材料订购的工作程序。
2、选定的材料供应商应分为以下几种类别;
签订材料购销合同的固定供货商、尚未签订材料购销合同的零散供货商以及需要加工订制的供应商或者分包形式的合作商。
2.1签订材料购销合同的固定供货商;
2.1.1 需要签订材料购销合同的材料供应商,采购人员应积极有效的结合项目实际需求、项目所需材料或设备的技术要求、参数、规格(若需要供应商配合项目施工或者属于分包形式的材料合作商,详见材料分包合作商);
2.1.2 签订材料购销合同的固定供应商,应考虑购销合同的版本,须事先经公司的法务部专业律师组以及合同审核部门进行对合同条款和内容审核(电子版合同);
2.1.3 合同经审核修订后,填写合同审批单;
2.1.4 合同审批单中应明显标注材料供应商或者合作商的公司名称、地址、联系人、联系电话以及我方经手人认为有必要著名的信息,以供公司的资源共享和备案。
2.1.5 合同审批单中还应显要注明,我公司的需求该材料的项目名称、所属部门、该合同的摘要、付款方式、付款形式、合同内容以及材料相关等信息,以供公司领导简明扼要的审批手续。
2.1.6 按照流程递交合同审批单的同时,需附盖章的合同原件(纸质、已经过审核)、项目材料需求表、(材料需求内容表应包括,签订合同材料的特征、技术参数、规格参数、需加工定制的还要附加经项目负责人签字确认的图纸或者文字的说明)、材料合作商的相关资质证明文件复印件。
2.1.7 合同审批所需要的材料整理完整后,递交上级进行签字确认审批。
2.1.8 材料购销或合作合同经审批、盖章后,联系合作方进行改正完成此项工作。

2.2尚未签订材料购销合同的零散供货商。
2.2.1 需要签订材料购销合同的材料供应商,采购人员应积极有效的结合项目实际需求、项目所需材料或设备的技术要求、参数、规格;
2.2.2 根据材料的或者设备的技术要求、参数、规格,进行询价;
2.2.3 起草询价对比清单;
2.2.4 对比清单中注明材料或者设备的型号、单价、合价、差价、供应商的相关信息以及整理数据的采购人员的建议,以供上级领导参考;
2.2.5 上交对比清单时,应注意简明扼要的表明主题;
2.2.6 材料对比清单所需要的内容整理完整后,递交上级进行签字确认审批。
2.2.7 审批完成后进行加工或者材料以及设备的订制
2.2.8 根据供应商和材料的要求,进行付款计划,有必要的需提前借支支票或者现金。
二、工作流程图
项目材料供应商筛选已经领导审批完成后
固定供货商
零散供货商
项目提交材料需求表(参数、规格、型号)
拟定合同版本
起草供货价对比
拟定我公司固定版本的合同电子版或者采用行业版本合同电子版(合同封皮和编号采用公司统一标准)传公司法务部律师进行审核
审核完成后
按照程序提交合同审批流程(附加合同审批单、项目采购需求表、供应商相关资质证明文件以及该合同付款和结算方式)并完成盖章
对比表内应注明需求材料的项目、材料的规格、单价、差价和供货商的应有的信息,并填写经手人的建议,供上级领导批准
领导审批完成
合同盖章完成
根据项目要求到货的时间
1、 进行加工定制货物
2、 合同内付款的执行和价款的审批
3、 需要直接才买的零星材料,进行支票的借支手续

项目材料剩余和材料供应商管理
一、工作要求与标准
1.1 每月定期与现场主管材料的相关人员进行针对现场剩余材料(设备)的清点和检查。
1.2 督促项目主管材料的相关人员,对所提材料申请单内的材料(设备)数量进行合理化的效验和预估。
1.3 整理并清点项目现场建筑材料的剩余量,并分类按高效的位置放置。按照材料的使用性质。
1.4 根据现场的用材料的详细情况,一般情况项目现场建筑材料的剩余量不应大于该月提交申请材料的总额的十分之一;
1.5 如果是智能化设备,项目现场应该按照甲方要求的安装时间提前两个礼拜到货;
1.6 因为过早提前时间到货而造成材料(设备)的损失的应该有项目部材料人员提出详细原有说明。
1.7 防止项目现场材料损失,定期和项目现场的材料主管人员沟通共同进行针对破损材料(设备)清点;
1.8 在清点项目现场库房材料(设备)后,如有材料与封样有不符或者有破损,或者有产品质量问题,或者参数与封样的材料有别的情况,我采购部与之相关的负责人员,及时核查该材料的进货情况(包括供应方的情况、进货数量、到货时间、订货时间以及运输方式);
1.9 同时我采购与之相关的负责人员须进行文字和影像记录,以及和该材料(设备)的性能参数的详细记录备案;
1.10 我采购与之相关的人员,及时将这些记录和备案的情况,告知供应方;
1.11 材料供应商须根据实际情况做出相应的处理意见,如因供应方的问题造成的所有损失,我采购部与之相关人员应向供应商提出必要的解决方案和有必要的赔偿,同时供应商必须有合理的解决方案呈交给我公司备案审查;
1.12 根据供应商回应的处理结果,向公司相关领导反应。
1.13 对于已经合作信誉比较好的供应商,采购与之相关的负责人应做到和供应商保持较好的联系和沟通。

二、工作流程图
搜集所需材料供应商
初步对其供货周期和质量进行了解
初步评定,选择三家以上相对合适的供应商
做出供应商的对比或者相关请示
联系选定供应商
上级审核
编制供应商筛选报告
组织现场评审
上级审核
需要样品
材料样品交项目部确认或测试
确认该项材料供应商
录入公司供应商数据
上级审批
总经理审批
供应商提供样品

① 采购部门通知项目收料,项目部库管依据采购类别、数量以及日期等做好材料堆放的位置和防护措施
② 供应商应在交货日,备妥送货资料(合格证、质量检测报告和相关资质证明文件,以及发票)
③ 项目部仓库收料人员,应依据清(订)单、合同内容以及相关单据实际数量并核对数量,确认无误后,并通知质检或者技术人员对所送材料或者设备进行检验
④ 项目部质检或者技术人员到材料存储区按照检验规范实施对材料或者设备的检验工作
⑤ 检验合格后,应将检验结果通知材料进行办理入库手续
⑥ 项目部将发票已经有关送料凭证和单据转送采购部门办理请款程序
⑦ 检验不合格时,依据判定结果办理退料,扩宽或索赔的手续

采购部按照合同或者订货单通知项目部收料①
材料或者设备供应商交货②
项目部收料人员清单材料或者设备数量(验收质量标准)③
项目部质检、技术人员进行检验④
做好材料或者设备入库记录⑤
请款⑥
索赔、退货⑦

三、表格
l <库存信息>
l <材料损失、退货>

采购商务的流程
一、工作要求与标准
1.1 工程项目与材料相关的人员应在规定时间之前提交采购单,所采购内容应在月采购计划当中,如不在月计划中,应改为”紧急采购需求表”,并注明合理的紧急采购原因。
1.2 初步审核所提交采购单内所填写的内容;
1.3 是否正确注明所需该项材料的项目名称、材料详情、申请采购时间、要求到货时间;
1.4 是否表明所申请内容应详细表明产品名称、型号规格、数量、单位,如有特殊要求应补充到”备注(说明)”栏中,以防止避免电话沟通而耽误时间;
1.5 如申请采购数量超出合同或深化量,应注明合同外,并写明超出原因;
1.6 如属洽商,需后附洽商复印件,若洽商未返回,则应注明洽商返回时间或其它;
1.7 根据所提交的材料信息,审核才提交的材料所属系统、申请设备、进场时间(判断以正常供货周期能否在要求时间内到货);
1.8 根据合同量及已到货数量,准确审核并填写申请数量是否在合同范围内,如超出合同,应注明是否有洽商,并在”备注”一栏中写明超合同数量及超出原因。
1.9 初步审核完毕后,采购部相关负责人将原件递交上级领导审批签字;应由采购部经理、所使用材料的部门经理签字确定,并开始做前期准备。
1.10 签字完成后原件分项目留存,遵照审批内容及数量进入采购阶段。
1.11 根据工程项目部所提交的材料需求表的内容,完成下列工作内容
1.12 需要进行市场采买的材料,首先进行市场的询价工作,然后根据实际的经济状况,决定是否需要借款。如需借款必须在财务流程的正常流程之内及时的填写借款申请,而且及时的完成借款流程的审批手续(市场采买的材料应注意发票的和运费问题的考虑)。
1.13 需要加工方定制的材料,例如智能化的摄像机的立杆、弱电机柜、控制台、建筑工程的柔性套管、预埋钢材的加工器件、装饰材料的大理石等。这些材料应在接到采购单的申请后,及时的联系加工方,根据需求所加工定制的材料应在工程项目需求的时间内送到项目所制定的地点(加工定制的材料应注意加工定制的时间和加工费用)。
1.14 需要供应商送货的材料,此项材料相对比较简单操作,一般都是提前和相应的材料供应商签订了供货合同。根据项目做提交的采购申请单,核对整理与该材料签订的材料数量,核对材料的在项目的使用情况以及数量。
1.15 一般情况下的材料供应商应以材料到项目以每月进行统一结算;
1.16 加工定制和签订供货合同的供应商应该按每月结算一次,按照每月约定的时间节点进行对账(出库单或者送货单),对账单应有双方的经手人进行签字确认,对账完毕后,供应商或者甲方方应该提供等额有效的发票;
1.17 市场采买的材料如果允许也能够有一定范围内的账期,建筑材料的项目由于项目工期较长,可就近选择建材市场,经过对比询价后确定一家合理的经销商进行供应材料,由于固定因此在账期上相对会有一定的期限和保证,而且能够项目固定的提供发票和送货的服务;智能化项目涉及的市场采买材料相对较少,采购人员应根据实际的情况进行材料市场采买,一般情况下一般是货到必须付款;装饰材料市场采买的机动性不是很强,能够认为是有固定的供应商和账期。
1.18 需要结算材料款项的供应商,一般情况下应先递交本材料项等额有效的发票。与之合作的供应商或者加工方,在规定时间节点内进行对账完毕的同时,为了保证支付支票的时间准确,应能及时的提供等额有效的发票,而且必须保证所提供发票的真实性,如因此造成的支付问题,应有提交发票的供应商承担。

二、工作流程图

项目出现材料需求
项目相关人员提出采购申请
填写采购需求表
采购部汇总整理采购表
审计核算采购单所涉及内容
预算单价、成本
采购部审核
财务部审核
总经理审批
执行采购流程
采购材料到项目
选用替代品
项目材料入库

三、表格:
l <设备材料需求表>
l <项目材料月付款计划单>;

采购财务的流程
一、工作要求与标准
1.1 需要结算款项的材料供应商将相应等额有效的发票递交公司。
1.2 负责专项采购的业务人员,根据项目实际到货量(除去损坏或无效的材料)核对发票金额。
1.3 以最初项目提交的材料申请单为基础依据。
1.4 发票不符合财务相关制度和要求的,予以返回供应商自行处理,由此造成的损失和支票支付的时间差异,应有提交发票的供应上承担。
1.5 遵照项目的与采购计划和本部制定的月付款计划,结合合同款项进行合理申请款项。
1.6 预付款计划内没有体现的,按照正常程序不予付款审批。
1.7 递交相关领导签字确认前,必须检查所附单据是否齐全(采购申请单、支出凭证、预付款计划)。
1.8 支出凭证上须注明此笔款项的支出情况(包括是否在计划内、是否支票、是否现金)。
1.9 支出凭证上应有明显区分此笔款项的详情(项目名称、材料名称以及对应的采购申请单)。

二、工作流程图
无误
无误
核对金额、抬头
有误
返回供应商
收到供应商提供的发票

通知供应商收取支票
按照月付款计划、合同条款进行合理申请款项
无误
重新递交发票

三、单据:
l <支出凭证>
l <借款申请单>

配合投标、报价、成本

一、工作要求与标准
1.1 当接到投标通知书或者需要做报价、成本的工作后,采购部主管领导应结合采购部内部人员,就对投标书谈谈个人的想法和建议,做好内部人员配合以及工作调配。
1.2 部署分工明确工作内容,各负其责(根据每个人的侧重性合理安排工作内容和材料类别)。
1.3 以材料类别分配至个人负责(安排工作内容时,应包括材料项目、回应时间、以及时间借点以便内部实时沟通和协调)。
1.4 中途参与投标报价的同事应实时和内部同时沟通工作内容和进度。
1.5 必要时应根据工作总体权衡随时更新个人工作内容。
1.6 而且实时分享工作成果(包括供应商的供应信息和供应价格等)。
1.7 根据所需材料(设备)的性能、参数、技术指标合理编制材料招标或者报价书。
1.8 及时跟踪供应商信息和报价信息(结合供应商筛选和管理的指导办法实施)。
1.9 汲取公司工程项目和技术部门的建议。
1.10 及时与项目和技术相关人员针对材料的参数进行沟通;
1.11 必要时让供应商的业务和技术人员针对产品的选型和定位进行有效的交流;
1.12 听取领导建议。
二、工作流程图
准备招标文件
编制招标计划书
发布招标公告、邀约申请
参与报价的供应商报名、提交相关资料
初步审定报价的供应商,确定三家以上合格对象
发招标文件(材料或者设备报价清单)
三家以上供应商参与投标报价
初步审定相对恰当的材料或设备供应商
采购部拿出有相关价值的建议
确定中标的材料或设备的供应商
通知中标的材料或设备供应商
总经理审批

材料需求部门进行相关专业建议

三、表格:
l <投标报价材料清单>
l <投标报价材料供应商清单>
l <材料报价单>