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东方宇辉-办公用品管理制度-20140928

东方宇辉房地产投资有限公司
东方宇辉-办公用品管理制度
一、 总则
1. 为加强办公用品的用品管理，规范办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序，提高利用效率，厉行节约，避免浪费，特制定本制度。
2. 本办法适用于对办公及日常消耗品、宣传品、设备耗材等的管理。
3. 人事行政部负责公司办公用品的归口管理。
二、 办公用品的分类
1. 办公用品按使用性质分为固定资产、低值易耗品和低值耐用品三类。
2. 固定资产：办公桌椅、文件柜、电脑、投影仪、电动摩托车、汽车、相机、电视机等价值较高的物品。
3. 低值易耗品：签字笔、圆珠笔、铅笔、胶水、胶带、双耳夹、橡皮、记事本、打印纸、传真纸、便签纸、档案袋（盒）、纸杯、信封、垃圾袋、卫生纸、抽纸巾、洗手液、洗洁精等价值较低的日常用品。
4. 耐用品：美工刀、直尺、订书机、打孔器、文件夹、文件架、印泥、计算器、剪刀、U盘、激光笔、电话机、插线板等使用期限比较长的物品。
三、 办公用品计划的制定
1. 各部门根据本部门物品消耗和使用情况，当月编制下月办公用品需求计划表，经部门主管领导审批后于当月25日下班前报至人事行政部，逾期视为无需求。
2. 人事行政部统一汇总、整理各部门的采购申请，并经核查库存状况后填写《X年X月办公用品采购申报表》，于当月底前报分管副总经理审核，形成采购计划。
四、 办公用品计划申请、审批流程
申请部门
填写《X年X月办公用品申请计划-XX部门》
部门主管
审核确认
分管副总
批准
人事行政部
审核确认
1. 低值易耗品、耐用品（单品价值﹤1000元）

2. 固定资产（单品价值≥1000元）
申请部门
填写《X年X月固定资产采购申报表-XX部门》
部门主管
审核确认
分管副总
批准
人事行政部
审核确认

3. 临时急需的低值易耗品（单品价值≤200元）
申请部门
填写《X年X月低值易耗品采购申请表》-XX部门
部门主管
审核确认并购买
分管副总
批准
人事行政部
备案并办理入库

五、 办公用品的采购及结算
1. 人事行政部根据制定的采购计划实施定时集中采购，并于每月3日前完成采购；
2. 在实施采购时应本着节省成本、价廉物美、急需先办的原则，不得营私舞弊或牟取私利；
3. 办公用品的采购原则上每年进行一次供应商招标，并制定协议价格，并尽可能要求供应商送货上门；
4. 人事行政部将确认无误后的单据按当月计划进行报销、付款。
六、 办公用品的入库管理
1. 办公用品到货后，人事行政部指定专人进行清点验收，验收合格后根据供货清单签收，并做好入库登记；
2. 办公用品入库后，人事行政部需根据供货清单登记入账，并填写《X年X月办公用品入库登记台账-X年X月X日》
3. 人事行政部每月申报计划前查看库存，根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以保证正常办公需要的及时满足，提高供给效率。
七、 办公用品的保管
1. 备用的办公用品由人事行政部统一保管，防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能；
2. 对于固定资产实行保管责任制。实行使用人、领取人、保管责任人三合一的办法，对保管责任进行归属；
3. 对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，将根据个人的过错程度，由责任人承担相应损失。
八、 办公用品的领用
1. 办公用品的固定领用时间为每月8日（遇节假日顺延），实行部门领用制，各部门指定专人领用物品；
2. 领用人应当在人事行政部的《X年X月办公用品领用台账-X年X月X日》的记录上签字。涉及固定资产领用的，使用人亲自签字领取，以明确保管责任。
3. 新员工（管理人员）入职每人按以下标准配备办公用品：签字笔1支、记事本1本、由人事行政部统一办理。人事行政部有权对单次申请数量过大、种类过多、频率过高及无需发放的申请作出适当的调减和驳回；
4. 已领取电话机、计算器、订书机、剪刀、激光笔等耐用品的，原则上不再发放。如重复申请应说明原因或凭损坏原物以旧换新，杜绝虚报、冒领。如人为损坏或遗失，由个人负责赔偿。
九、 办公用品的报废
公司对固定资产的报废实现审批管理。各部门如有固定资产损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理：
1. 对简单问题的可以自行修理。但对有保险服务的，且在保修期内的，不得擅自自行处理；
2. 对维修不成的固定资产实行报废处理。报废应当是经过维修但无法修好的情况下，或是对无条件维修的、经过了人事行政部的故障认定，方可由管理该物品的保管人填写《办公用品报废申请单》写明报废原因，维修人签字确认，经人事行政部核实签字后上报分管副总及项目总经理审批；
3. 报废品在得到报废审批后应当由人事行政部进行回收处理，尽可能开源节流；
4. 固定资产在完成报废程序后，应当从固定资产登记表上核销，并附上《办公用品报废申请单》
十、 办公用品的交接与回收
1. 员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品交接或收回时，应当遵守交接回收程序。移交人需逐项列出物品清单，接交人应仔细点验，人事行政部根据移交清单进行核实，如有损坏或遗失，责任人应予以赔偿。
十一、 附则
1. 本办法由人事行政部负责解释。
2. 本办法自批准之日起执行。
十二、 附件：
1. 附件一：《X年X月办公用品采购申报表》
2. 附件二：《X年X月固定资产采购申报表》
3. 附件三：《X年X月低值易耗品采购申请表》
4. 附件四：《X年X月办公用品入库登记台账-X年X月X日》
5. 附件五：《X年X月办公用品领用台账-X年X月X日》
6. 附件六：《XX项目办公用品报废申请单》
7.
附件一：《X年X月办公用品采购申报表》
X年X月办公用品采购申报表
申报部门：

申报日期：

序号
名称
型号/规格
数量
单价
总价
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

合计

注：以上办公用品请明确数量、型号/规格以便采购。
附件二：《X年X月固定资产采购申报表》
X年X月固定资产采购申报表
申报部门：

申报日期：

申请事由：

序号
名称
型号/规格
数量
单价
总价
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

部门主管负责人意见

人事行政部审核意见

部门分管副总经理意见

注：以上办公用品请明确数量、型号/规格以便采购。
附件三：《X年X月低值易耗品采购申请表》
X年X月低值易耗品采购申请表
申报部门：

申报日期：

申请事由：

序号
名称
型号/规格
数量
单价
总价
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

部门主管负责人意见

人事行政部审核意见

部门分管副总经理意见

注：以上办公用品请明确数量、型号/规格以便采购。
附件四：《X年X月办公用品入库登记台账-X年X月X日》
X年X月办公用品入库登记台账-X年X月X日
序号
名称
单位
数量
型号/规格
入库日期
经办人
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

注：此版本表格电子版与纸质手签版同步使用，并由人事行政部即时更新
附件五：《X年X月办公用品领用台账-X年X月X日》
X年X月办公用品领用台账-X年X月X日
序号
名称
单位
数量
型号/规格
领用日期
领用人
经办人
归还日期
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

注：该文件用于在职人员领取办公物品后进行办公用品出库登记

附件六：《XX项目办公用品报废申请单》
XX项目办公用品报废申请单
申请部门

申请日期

序号
名称
规格型号
数量
报废原因
1

2

3

4

5

部门主管审核意见

人事行政部审核确认

分管副总经理意见

总经理意见