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NVQ行政管理及文秘标准体系引进工作指南

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2020年5月29日
文档仅供参考
英国NVQ行政管理及文秘标准体系引进工作指南
Guide for Introducing British NVQ
Administration Standards System

劳动保障部职业技能鉴定中心 李怀康

1. NVQ行政管理及文秘标准体系的引进
(Introducing NVQ Administration Standards Systems)
1.1 行政管理及文秘的职业范畴
英国行政管理及文秘标准委员会在制定行政管理及文秘标准时对这个职业的性质作出了一个定义,即行政管理及文秘工作的主要职责是:”经过建立、实施、维持和评估各项管理制度、工作程序和服务活动,来有效地促进本机构自身目标的实现。”
这一简明扼要的定义包含了三层含义:一是该职业活动的性质与各种组织机构的管理制度和工作程序相关;二是这一活动的范畴涉及到从低到高所有管理层次上的各种工作或服务;三是从事这一职业的工作宗旨就是要不断地提高自身或所在团体的效率,来实现整个组织机构的社会或经济目标。
根据这一职业工作方式的特点,英国NVQ行政管理及文秘标准委员会指出行政管理及文秘人员的工作任务:主要是要承担行政管理性的例行公事,即在现有制度规定的范围内、按照既定的工作程序去办事;除此以外,还要在行政管理的活动范围内处理各种不可预见的事务、不断地为促进组织机构的工作效率去工作。
我们引进英国NVQ职业标准体系中的所谓”行政管理及文秘”,英文原文是:Administration。在英国NVQ的标准体系里它的职业概念是行政或事务管理所包含的全部内容。其标准体系的基础部分所描述的职责主要是执行性的事务工作,包括来访接待、安全保卫、文件收发、信息处理、文档保管、文件准备和办公设备使用等。由于这些工作任务与我们对秘书职业技能标准的规定基本一致,我们曾经把Administration的职业概念理解为秘书,秘书的英文是Secretary,因此我们在使用这一词汇时,把它翻译为文秘。可是所谓”文秘”这个名称无论从语言文字和职业定义上都不能说明我们引进的这个职业的全部内含,因此我们使用了行政管理及文秘这一名称。因为,在英国NVQ Administration 这个职业基础部分的工作与文秘相似、而在这个职业高层次的范畴,本身是就是各种管理性的工作。
在中国的职业资格体系中的秘书与英国NVQ行政管理及文秘职业标准的基础部分相似。1997年,中国原劳动部组织有关专家制定了<秘书职业技能标准>,并在全国颁发实行。在这个标准文本里,对秘书的职业所做的定义是:专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。
对照英国行政管理及文秘的职业定义进行比较,从该职业本身的发展规律和人才发展的需要来看,我们当前对秘书所做的职业定义和技能标准的内容都限定于服务和事务性工作。在此基础之上,中国的秘书职业还应开发一个走向高层管理岗位的通道。
在传统的劳动人事制度下,各级管理人员都是按干部身份的待遇,归于一定的行政管理级别,还没有为这种管理工作确定一个统一的职业定义或范畴。随着中国劳动人事制度的改革,工人和干部之间的身份障碍基本消除,各种所有制的社会经济机构之间的人员流动频繁,从事行政或事务管理人员广泛分布在各种性质的组织机构,用原有的行政管理干部的等级和标准已经不能说明或描述她们的工作现状和身份。在市场经济的大环境下,迫切需要为这些人员确定一个统一的、科学的职业范畴及其标准体系。
经过引进英国NVQ行政管理及文秘职业标准体系将为建立中国自己的行政管理及文秘职业标准体系提供经验和技术。中国现行的秘书职业技能标准体系也应根据当前的职业现状和通行的国际惯例与行政管理的职业标准体系并轨。
1.2 行政管理及文秘标准体系的建立
英国的行政管理及文秘标准是国家职业标准和资格体系中的一部分,它的建立具有广泛的社会基础。英国行政管理及文秘标准体系建立的一个最基本原则就是:
● 由行业制定
● 为行业服务
● 被雇主和用人单位所认可
英国文秘标准体系的开发主要依靠英国行政管理及文秘产业指导机构。该机构由各种国有和私营企业、各有关行业组织、工会,以及教育培训机构的人士参与组成,代表着该产业界有关方面的利益。该机构制定行政管理及文秘标准的宗旨是:”经过开发和推广行政管理及文秘职业标准,促进组织机构的高效率”。
英国NVQ行政管理及文秘标准在开发过程中,曾经广泛地征求了各界人士的意见,并组织专家和执业人员进行了全面系统的研究和修订,经过重复试点和检验后,才正式由英国国家职业资格委员会正式向社会颁布。与其它职业不同的是,由于英国NVQ行政管理及文秘标准的内容覆盖面广,而且标准等级延伸到高层次的行政管理工作领域,因此,英国行政管理及文秘产业指导机构涉及的行业范围更广泛,与教育培训和政府机构的联系更紧密,其标准体系的建立对整个英国NVQ证书体系的影响更深远。
1.3 行政管理及文秘标准体系的特点
英国NVQ行政管理及文秘标准体系不但具有NVQ标准模式的基本特征、还体现出其行业特有的性质。
1.3.1 科学的职业功能导向,可体现实际工作岗位对员工工作能力的要求。
英国NVQ行政管理及文秘标准体系以实际工作岗位的功能分析为基础,以实际工作岗位的需要为基准。它测量的是一个人能做什么,而不但仅是她知道什么。这是英国NVQ制度的核心和灵魂。英国从1986以来,在150个行业和专业设置了数千个职业的标准。因为雇主们对每一个职业或岗位需要何种技能最有发言权,因此这些标准都是以雇主为主组成的产业指导机构设置的。这种标准体系确立了以职业需要为导向,而不是以学科发展的需要为导向的教育培训目标,从根本上改变了传统教育培训中重理论轻实践的倾向,使职业培训和资格考核适应了生产经营和技术发展的要求。
例如、在行政管理及文秘标准体系中,把”提高工作效率”、”建立有效的工作关系”等基本技能列入标准体系,这是NVQ行政管理及文秘标准体系的一个值得注意的方面。它客观地反映了这个职业的现实状况和实际需要。尽管我们能够开设很多有关”效率”和”公关”的课程、可是这些技能不是在课堂上能够学到的,而必须经过重复的工作实践才能体会和掌握。
以工作能力为基础的行政管理及文秘标准体系决定了其考评方式与传统考试决然不同。英国NVQ行政管理及文秘标准体系不追求表面上的考试成绩,她们关注的是你的工作能力和在工作中的表现是否符合岗位要求。以工作现场考核代替传统的课堂考试,以实际工作成果代替考试成绩,这是执行NVQ行政管理及文秘标准的基本要求。这种考核很少设置笔试,也从不搞故弄玄虚的考题。她们的考核总是帮助你在自己的工作实践中去认识本岗位要求达到的目标,并经过不断的努力去达到这个目标。NVQ的考核方法坚持以职业要求的标准为尺度,真实有效地考核考生的实际工作表现。这就彻底摈弃了现代考试制度中最不合理的因素,为人才培训和考核开创了新的途径。
1.3.2 完整的职业等级体系,可为人才的发展提供一个逐步提升并走向高层次职位的通道。
在英国NVQ的标准体系的等级设置最低的等级为1级、最高的等级为5级。各种职业千差万别,它们的等级设置并不完全一样。行政管理及文秘标准体系的等级设置是完整的,它具有5个等级标准。在这个等级体系里最基础的是事务性和服务性的文秘工作、在这之上逐步延伸扩展到日程事务管理、各种资源配置、项目计划、实施和评估、内外关系协调、甚至重大事务的决策和监督等高层次的行政管理活动。
英国NVQ行政管理及文秘国家1级标准是这个职业的入门等级,它有9个单元,它包括了行政管理及文秘人员必须具备的、最基本的职业技能。这9个单元都是必须完成的单元,不但刚刚进入这个职业的新手必须熟悉这9个职业标准的行为规范,并达到这个标准,所有等级的管理人员都要掌握这个标准,这是进行组织机构内部人事管理的基本条件。
英国NVQ国家2级到4级标准有必选单元(7-8个),还有若干可选单元(3或7个)。这些标准级别的设置根据管理职位的递进关系逐步增加了工作的责任、难度和范围,同时也给组织机构内不同部门岗位的特殊要求留有较大的选择余地。一般来说,这些级别的管理人员已经具备了岗位要求基本的技能,而且非常熟悉本岗位的专业要求和规范,由于有这些标准的指导,使她们更加明确本岗位与较高一级岗位之间的递进关系,比较容易接受和掌握高标准的工作规范和要求,这就为她们进入高等级岗位和职务奠定了良好的基础。
英国NVQ国家5级标准有6个必选单元,这些单位规定了高级管理人员必须具备的能力和素质,包括组织机构战略决策的制定、组织实施和评估,以及为实现战略目标需要进行的一切开发和管理工作。从内容来看,这些标准的单元提出的要求很高,要达到这个标准,不但需要丰富的实践经验,还需要经过高级工商管理的教育和培训。从标准的连续性来看,从1级到5级虽然跨度很大,可是最高等级的标准也不是高不可攀,它是较低等级标准逻辑发展、循序渐近的必然结果。另外,走向最高等级的管理人员一般也是经过了各级别标准的考核,具备了各种基本技能和素质,只有具备这种坚实的实践基础,才能作为一个称职的、全面负责组织机构经营管理的高层经理人员。
正如英国NVQ行政管理及文秘职业的定义所述,无论你处在这个职业的那个等级,大家的工作宗旨都是一样的,而且大家都处在一个管理体系和工作程序之中,每个人的工作活动都是相互关联、逐步延伸的。各等级之间没有不可逾越的鸿沟,随着工作涉及的范围越来越广,责任越来越重,难度越来越大。在这种等级体系里,每个人都能够看到自己的发展通道和工作目标。
1.3.3 广泛的行业适应范围,可为各类行政事务管理工作建立一个统一的行为规范和资格认证体系。
英国NVQ行政管理及文秘标准体系所对应的是一个职业群,在英国NVQ的标准体系里,也有一些带有行业特点的行政管理及文秘职业。例如商务管理(Business Administration),办公室事务管理(Office Administration),金融事务管理(Bank Administration),秘书事务管理(Secretary Administration),等等。英国NVQ行政管理及文秘的标准体系包含了这些职业的一些共性的内容,因此,它所适应的行业范围较其它职业更广泛一些。
英国行政管理及文秘标准委员会提出的一个口号是:”文秘是每一个人的事业。”在英国从事行政管理及文秘工作的人数占社会公共部门和私有企业就业人数的31%。其中大约有一半从事管理和行政工作,另一半承担事务性工作或私人秘书的角色。行政管理及文秘职业的广泛适应性,还使它作为一个特殊的工作,成为大多数人职业中的一个重要内容。在英国颁发的1到4级的国家职业资格证书中,国家行政管理及文秘职业资格证书占有30%以上。到当前,英国有9家证书机构都在颁发行政管理及文秘职业资格证书。
从行政管理及文秘职业的现状来看,其主要涉及的组织机构是:各行各业的企业、事业单位;各类行政管理部门(包括政府、军队和社团),教育培训和福利机构,等等。这些行政管理及文秘人员的主要工作岗位主要是:行政事务管理人员、各类事务助理、秘书、以及商业服务管理人员,等等。
这样一个行业分布广泛,岗位类型复杂的职业,由于有了一个统一的标准体系和行为规范,才能充分促进行政管理及文秘人才的开发、流动和使用。
1.3.4 灵活的岗位功能模块,可根据实际情况和需要确定或调整员工培训和业绩考核的计划
英国NVQ标准体系的制定采用的是职业功能分析法,这种职业单元模块式的描述,不可是以工作能力为基准的,而且,每一个单元模块都是相对独立的工作任务。因此,在职业培训和技能鉴定中能够独立地按单元来进行,甚至独立颁发单元的合格证书。
这种灵活的岗位功能模块对各种组织机构的人力资源开发工作具有特别明显的优势。在制定企业的员工培训和考核计划时能够经过引进NVQ的标准体系,与一批或全部员工的素质状况进行比较,确定哪些员工在哪些单元还存在差距,需要在哪些单元进行培训或进修,以减少培训的盲目性。员工在自己的工作岗位上也能够对照标准单元,找出差距,灵活地根据自己的进度进行考评和培训,逐一提高自己的职业技能和素质。
这种岗位功能模块的灵活性有利于促进职业培训和考评适应生产实际的需要。国际劳工组织的有关机构也向世界各国推荐采用这种岗位功能模块的经验。
1.3.5 严格的证书质量管理,可在全社会确立国家职业资格认证的权威和信誉
NVQ制度的标准体系和现场考核方法是否能得到社会认可,最终体现在它的证书上,因此证书就是质量。为了建立严格的质量保证体系,确保考评程序和证书颁发过程的统一性和严肃性,英国的所有证书机构都实行严格的督考制度。英国国家职业资格证书委员会主持制定了<证书机构共同协议>和<国家资格证书规则和指导>。这些文件对各种证书机构的组织管理、执行NVQ标准的原则和方法、考评和督考工作程序、考评和督考人员任职资格和培训等等,都做出了严格的规定。各方面经过贯彻这些规定,明确了在质量保证体系中的职责分工,树立了国家职业资格证书的科学性和权威性。
英国颁发NVQ行政管理及文秘证书的9家机构都严格地遵循质量保障体系的规定并制定了各自的规章制度,因此,无论是哪家证书机构,在什么地方和什么时候颁发的证书都能保证标准实施的一致性、考生在标准面前的平等性、考评工作的公平性和资格证书的权威性。
英国NVQ质量控制体系如下图所示:
各行业的产业指导机构 Leading Body
国家职业资格和课程委员会QCA

所有证书机构Awarding Body

外部督考员 External Verifier

内部督考员Internal Verifier
内部督考员Internal Verifier

考评员Assessor
考评员Assessor
考评员Assessor
考评员Assessor
考评员Assessor

申请考核的雇员或考生(Employees/Candidates for ssessment )

1.4 行政管理及文秘标准体系的结构和内容
1.4.1 标准体系的结构
行政管理及文秘标准有5 个等级,每一级的标准由若干独立的单元构成
单元 规定了在文秘(行政管理)职业的特定领域对个人能力提出的要求。每一个单元都具体说明了行政管理及文秘职业包含的某一个方面的工作职能,它归纳了该项工作涉及的全部内容,并反映出所承担职责的等级。单元的设置必须要考虑能分别进行培训、考评和发证,并在向其它NVQ职业体系转岗时能得到认可。
单元由元素组成。
元素 确定了个人应该能做到的事,它非常具体地说明了这方面的工作在实际工作环境下会发生的某一项具体工作任务和活动。元素描述的活动应该是一个结果而不是过程,而且是能够表现和考评的。元素的说明应包含:非常明确地活动、活动的对象和活动的条件。
每一元素包括以下内容:
行为规范——用明确的条款说明了完成某一项任务包含的各种操作或行为的要求,考生要对照它来完成自己的工作和表现自己的能力。行为规范的说明应包含:确定的结果和明确的要求
适用范围——明确地规定了完成某一项具体任务所涉及的职能范围、工作环境和设备条件等。不同等级内容相近的单元和元素,一般依据适用范围来反映等级上的差别。
知识和理解——一般采用口试或笔试,补充证明不能观察到的能力表现,说明考生有能力在条件变化时做出同样的表现,并能应付意外和不可预知的事件。它是确认个人行为是否有效的必要手段。
每一元素还附带有:
证据要求——为确认能力表现所收集的证据规定了必须满足的条件和要求,例如证据的数量和可能取证的范围等。
考评指导——详细说明能够收集行为证据的渠道,有时也会给出其它的渠道。
1.4.2 必选和可选单元的设置
在英国NVQ行政管理及文秘标准由两个主要部分组成:
必选单元
必选单元是NVQ标准的主要部分,包含了该职业的主要功能和基本特点;而且要覆盖该行业就业应具备的全部能力。考生必须全部完成这些单元才能获得NVQ证书。
可选单元
可选单元体现了NVQ结构的广泛性和灵活性使之适应考生的合理要求;避免了规定中不必要的成份使单元组合更可取;考生可根据自己或用人单位的需要在规定的可选单元里任选一种进行培训或考评。例如,行政管理及文秘2级单元7为文件准备。根据什么资料作文件准备?与此相配套的还应有一个可选单元。这个可选单元可根据各自单位的特殊性从单元13(根据已提供的资料编写和制作文件)、单元14(根据记录材料编写并制作文件)、单元15(根据口授的材料编写并制作文件)里任选一个。
NVQ行政管理及文秘标准各等级中的必选单元和可选单元情况如下:

标准等级
必选单元
可选单元
1级
1-9单元
无
2级
1-8单元
9-15单元
3级
1-8单元
9-15单元
4级
1-7单元
8-10单元
5级
1-6单元
无

1.4.3 标准内容简介
我们选取行政管理及文秘标准1级单元5之中的元素5.1为例对行政管理及文秘标准的内容作一个简介。
以下为该标准的正式文本的一个样例:
行政管理及文秘国家标准1级
单元5 :处理信息
元素5.1 :处理来往电话或电讯
[行为规范]
a) 使用批准的组织格式及时、清晰地对来往通讯做出答复。
b) 正确地识别通话者并准确地确定其需要
c) 在职权范围内对对方的请求作出答复或转给有关人员
d) 正确地完成自己或自己代表她人向外打出的电话
e) 礼貌地获取相关信息并进行审查
f) 及时,准确地与有关人员沟通相关信息
g) 及时将故障报告给有关人员
h) 如果需要,应按组织程序对通讯信息进行录音
[适用范围]
通讯包括:内部通讯、外部通讯
远程通讯包括:声音、数据和文本的传输
[知识和理解]
远程通讯设备的类型和使用
有效的通讯
同通话者建立友好亲善的气氛
消息的构成
信息的听取、翻译、提炼和记录
组织的结构、产品和服务
组织使用的通讯风格
程序的确认
安全、保卫和紧急事件方面的政策和程序
记录或汇报的程序
[证据要求]
要符合全部行为规范。
证据必须能证明考评已包括了适用范围内所有的变量。
要有各种各样的行为证据证明能力的表现在一定时期内
是一贯性的。
工作表现不够明显的时候,要取得所列出的知识和理解
的证据。
要有证据证明考生能为自己和代表她人使用远程通讯设
备接收通讯信息
[考评指导]
以下是可能得到的证据来源,考生和考评员还能够指出其它合适的来源:
△ 观察到的工作表现,如:
— 接收、传送和记录内部通话者发出的消息
— 接收、传送和记录外部通话者发出的消息
— 为自己向外拔电话
— 为她人向外拔电话
— 处理打错的电话和无关的电话
— 发送和接收信息
— 遵守处理设备故障的程序
△ 工作成果,如:
— 接收和传递信息的记录
— 电话应答录音和消息
— 传真件
— 内部备忘录
△ 相关证人(如主管)的证明
△ 个人能力的自述
△ 对提问的回答
△ 工作表现不够明显时从其它证明知识和理解的来源取得证据
1.4.4 行政管理及文秘标准1-5级单元名称和内容
本节对英国NVQ行政管理及文秘所有等级标准文本的单元名称和内容作一个简要的介绍。

行政管理及文秘标准1级(考生应完成所有单元)
单元1 促进工作效率的提高
本单元要求考生能在工作现场提高总体工作效率和完成上级交办任务。在上级的指导和安排下,考生可设法改进个人的工作行为,安排好自己的工作程序,协调自己与同事之间的关系并保持工作的正常秩序,以有效地提高工作效率。
元素1.1 自我工作组织和安排
元素1.2 自我工作能力的提高和改进
元素1.3 自我工作秩序的保持和运行
单元2 保持工作现场卫生、安全和保密
本单元要求考生具有保持工作环境卫生和安全的能力(尽管是有限的)和掌握应采取的安全措施(如安全设备和保管制度等)。
元素2.1 对工作现场出现危险情况的预防
元素2.2 在偶然或者紧急事故危及到人财物时的控制
元素2.3 保持工作现场及其所有物品安全的方式
单元3 设备操作和维护
本单元要求考生具有操作设备(作为其部分活动能力)的能力。它要求按照设备操作的指令来设置程序。它也要求按照指令保持设备(如:键盘和屏幕)的整洁,并补充各种消耗品。
元素3.1 按照指令操作设备
元素3.2 保持设备的清洁和正常运行
单元4 建立有效的工作关系
本单元要求考生具有在工作现场与其它人和谐有效工作的能力。它也要求考生能接待来访者,在自己的职权范围内了解并满足她们要求,或介绍给其它有关人员。
元素4.1 建立和保持与其它员工的有效工作关系
元素4.2 接待并帮助来访者
单元5 信息处理
本单元是关于处理信息的各种方法。它要求考生能使用通讯设备,根据自己的目的和代表她人接收和发送信息。它还要求考生能够在规定的时间内以适当和可行的(如原件、复印件或口述)方式,根据对需方对信息的要求找到并提供需要的信息。
元素5.1 处理来往的电话或电讯
元素5.2 根据具体要求提供信息
元素5.3 检查和处理例行公事和数据信息
单元6 利用现有的存储系统存储和调用信息
本单元要求考生具有使用现有的或其它人建立的存储系统来存储和调用信息的能力。该存储系统建立的目的是为了各种文件,如书面或计算机文件的归档,或者书籍、杂志和其它参考材料的存储。考生能力应包括文件和书籍等出入登记,以及丢失条目的查询、信息的分类和互相参考。
元素6.1 使用现有的存储系统存储信息
元素6.2 从现有的存储系统中调用信息
单元7 根据指令编制文件
本单元要求考生具有使用计算机抄录主管人员提供的文本的能力。所完成的文本(如信件和备忘录等)必须按要求的版面和质量来编制。在一定的时间内所完成文本的编制工作应在工作现场被主管人员认为在经济成本上是可接受的。这也包括利用复印设备制作硬拷贝的能力。
元素7.1 使用电脑编制文件
元素7.2 使用复印设备复制文件
单元8 处理邮件
本单元要求考生具有接收和处理来自单位内外部邮件的能力。它也包括向内外部发送邮件,或计算邮资的能力。
元素8.1 接收,分类整理和分发邮件
元素8.2 发送邮件
单元9 管理和分发办公用品
本单元要求考生具有在其工作范围内管理和分发办公用品的能力。它包括在需要时向同事发放办公用品,以及从许可的地方获得材料,以保证办公用品的供应。办公用品主要是各种消耗物品,例如文具,粘合剂,夹子,色带,调色剂等等,以及小的办公设备如:订书机,打孔机等。
元素9.1 管理和申领办公用品
元素9.2 按需要分发办公用品

行政管理及文秘二级国家标准
(考生必须完成所有1-8核心单元和一个可选单元)
单元1 自我能力的开发和提高
本单元要求考生对深入开发自我能力的需求能有一个长远的认识。它也要求考生能够经过与有关人员的交谈讨论,采取各种方法和手段实现个人开发的目的,实施和检查个人的行动计划。本单元涉及为个人取得的工作业绩准备和保存证据档案。
元素1.1 确定自我能力开发的需要
元素1.2 自我能力开发行动计划的准备和确定
元素1.3 个人开发计划的实施和检查
单元2 管理和维护工作现场的卫生、安全和保密
本单元要求考生能监管工作现场,最低限度地减少自身或她人的风险,并维持一个卫生和安全的工作环境。它包括在条件允许或可能的情况下,根据与安全和卫生工作活动有关的法规,识别和报告可能出现的危险和紧急事件。它还包括为房屋及其内含物品的安全设立工作程序、识别泄密风险并采取适当的行动。
元素2.1工作现场内卫生和安全状况的管理和维持
元素2.2工作现场保密状况的管理和维持
单元3 提高工作流程的效率
本单元涉及自我工作的计划和安排,保证时间和资源得到最有效的使用。它还涉及到获取和使用信息和资源支持自己的工作活动。信息包括技术数据、服务条件、组织机构的办事程序和政策等内容。
元素3.1 自我工作日程的计划的安排
元素3.2 获取和利用信息支持自我工作活动
元素3.3 获取和利用物质资源来执行自己的工作
单元4 建立并维持有效的工作关系
本单元要求考生能发展并保持与其它员工(无论是个人还是小组)和谐和有效的工作关系。它还要求考生能在工作现场接待来访者,处理她们提出的要求或介绍给其它相关人员。
元素4.1 建立和保持与其它员工的工作关系
元素4.2 接待并帮助来访者
单元5 储存、输出和提供信息
本单元要求考生能使用并维护由她人建立的存储系统。它包括将信息移入和移出存储系统而且进行系统分级、索引和跟踪。它还要求考生能根据要求检索、获取、整理和提交所需要的信息。存储系统包括文件、书籍。参考材料或计算机数据等。
元素5.1 维持一个现有的储存系统
元素5.2 根据特定的要求提供信息
单元6 维护电脑系统的数据
本单元要求考生能使用计算机系统来输入、处理和取回数据。它包括使用标准的商业套装和软件提供的各项功能。本单元还要求考生能用多种格式制作和打印文件。本单元还要求有效地使用计算机系统在工作现场制作和打印出文件,并符合质量、速度和节约的要求。
元素6.1 为电脑系统输入数据和文本
元素6.2 从电脑系统寻找和输出数据
元素6.3 使用电脑系统打印文件
单元7 准备文件
本单元要求考生能对外部来函做出常规回复和对内部便函做出个别回复。它还包括各种文件的准备工作。文件的制作是以她人提供的说明和材料为参考。如果需要的话,考生还要能检查文件中的版面、拼写、语法和标点符号。
元素7.1来函的回复
元素7.2 各种文件的准备
单元8接受和传送信息
本单元要求考生能经过使用电子设备和内部或外部邮政系统来接收和发送信息。它还要求考生能谨慎 地使用最有效益的方法来满足工作现场的要求。
元素8.1 使用电子设备接收和传送信息
元素8.2 收发邮件

9-15为可选单元(考生选取其中一个单元)
单元9 保存和发放办公用品
本单元要求考生能对集中存放的办公用品进行监管。它包括补充订购办公用品,以及入库、储存及分配办公用品。对办公用品的分配可能在单位内部或外部进行。本单元还包括办公用品的移动记录和库存盘点。
元素9.1 订购、管理和保存办公用品
元素9.2 按需要发放办公用品
单元10 处理与产品和服务有关的文件
本单元要求考生能在购置产品和服务方面遵守本单位程序。该程序要求从有限的供货方获得有竞争性的价格。本单元还包括检查和督察付款要求的能力。
元素10.1 预订商品和服务
元素10.2 处理付款要求
单元11 组织旅行和安排住宿
本单元要求考生能接受要求参观访问和安排住宿的任务,经过获得内部或外部的服务支持,做出必要的安排以满足这些要求。
元素11.1 为来访者安排参观访问
元素11.2 按指定要求预订住宿
单元12 对会务做出的安排
本单元要求考生能协助会务安排。会务工作包括在会谈、现场会、大型会议、研修班等情况下集中参会人员和提供有关资料和茶点。本单元要求考生要遵循会议要求获得各种资源并安排人员出席会议。
元素12.1 协助会议提供所需的各种方便条件和资料
元素12.2 协助安排出席会议的人员
元素12.3 协助会议安排所需的住宿服务
单元13 根据已提供的资料编写和制作工作文件
本单元要求考生能根据已提供的材料,使用电脑编写并制作各种工作文件。所提供的材料是各种各样的,如手稿、未经整理的草稿等。本单元要求考生在工作现场的条件下,使用电脑在2.5小时内编写大约1200字的文件。
元素13.1 使用电脑根据已提供的资料编写业务文件
元素13.2 使用电脑用多种格式制作工作文件
单元14 根据记录材料编写并制作业务文件
本单元要求考生能根据记录的指令,使用键盘编写并制作各种工作文件。本单元要求考生能在工作现场的条件下,在1.5小时内,编写大约600词的文件。
元素14.1 使用电脑根据记录指令编写业务文件
元素14.2 使用电脑用多种格式制作工作文件
单元15 根据口授的材料编写并制作业务文件
本单元要求考生能根据口授的信息,如当面记录、经过电话等,使用键盘编写并制作多种商务文件。本单元要求考生能在工作现场的条件下,能正确地记录以每分钟最少70个词的速度口授的信息,并在一个小时内,编写大约375-400词的文件。
元素15.1 使用电脑根据口授的材料编写业务文件
元素15.2 使用电脑用多种格式制作业务文件

行政管理及文秘三级国家标准
(考生必须完成所有1-8核心单元和一个可选单元)
单元１ 促进工作业绩的提高
本单元要求考生能在工作现场促进工作业绩的提高。经过对能力开发活动的认识、协商、实施和监督,提高自己和同事的工作业绩。
元素1.1 自我业绩的开发和提高
元素1.2 促进同事业绩的提高
单元２ 维护工作环境卫生、安全和效率的途径
本单元要求考生能监管工作现场确保使其符合有关安全、卫生工作惯例和条件法规的要求,以及实施和监管上述各点的保卫程序。另外考生还要能有效地组织和维持工作现场的条件以实现工作的目标。
元素2.1 监督和维护卫生,安全和可靠的工作现场
元素2.2 维持有效的工作条件憖
单元３ 工作的计划,组织和监督憖
本单元要求考生能在需要的时候计划和确定工作方法和活动,以实现工作的目标,在实现既定的工作成果时协调与同事之间的工作,必要时采取正确的行动监管和控制计划工作的进行。考生还要能组织安排会谈有效地促进工作活动的进程。
元素3.1 计划和商定工作目标
元素3.2 监督和控制完成既定目标
元素3.3 组织安排会谈
单元4 建立、发展和保持有效的工作关系
本单元要求考生能与同事和单位之外的人员建立、发展和保持有成果的和谐的工作关系。
元素4.1建立、发展和保持与同事有效的工作关系
元素4.2建立、发展和保持与外界有效的工作关系
单元５ 研究、准备和提供信息憖
本单元要求考生能经过识别有关信息来源和进行具体搜索,配置和选择信息,以及以适合其目的的方式准备和提供所需要的信息来满足对信息的特定需要。
元素5.1 根据特定的要求研究,检索和选择信息憖
元素5.2 根据特定的要求准备和提供信息憖
单元６ 用计算机系统输入汇集数据并展现信息憖
本单元要求考生能使用计算机硬件和软件输入文本、图像和数据等等,经过使用各种类型计算机的应用程序和功能,汇集和重新制定数据,并以各种格式展现信息。
元素6.1 将数据输入计算机
元素6.2 汇集不同类型的数据
元素6.3 用各种格式展现信息
单元7 起草和准备文件
本单元要求考生能起草和准备文件以满足特定的要求,而且能以自己和她人的名义向单位内外发出和回复函件,
元素7.1 起草符合特定要求的文件
元素7.2 发出和回复函件
单元８ 开发、执行和维护程序
本单元要求考生能设计、实施、监管和维持支持工作活动的程序。它包括识别程序的需要和开发程序以连接用户与决策部门。
元素8.1 开发符合特殊需要的程序
元素8.2 执行和维护程序

9-15为可选单元(考生可选取其中一个单元)
单元9 购置、管理及监督材料和设备的使用
本单元要求考生能根据工作量确定现期和预期对材料和设备的需要,按时按量对它们进行购置和安排,以满足计划工作的需要,并对有效的使用进行监管和控制。
元素9.1 购置和管理材料和设备
元素9.2 监管设备和材料的使用
单元10 会议组织及会议记录憖
本单元要求考生能做好会议的必要安排,包括会议地点、设备和茶点等,以及在会议之前收集和准备文件。它还涉及会议进行中的辅助工作,包括处理预料之外的事情,记录关键问题和决定,颁发会议记录,以及推动会议活动的进程。
元素10.1 会议的安排和准备
元素10.2 会议的参与、支持和记录
元素10.3 整理和完善会议记录
单元11 安排和监督参观访问及其住宿
本单元要求考生能在单位政策允许的范围内有效地组织安排参观访问及其住宿以满足特定的需要,并做好所有文件和资金方面的支持工作。它还要求对参观访问及其住宿安排进行监管,以及对出现任何偏离计划安排的解决措施进行研究和调查。
元素11.1 组织参观访问与安排住宿
元素11.2 监督和检查旅游和住宿的安排
单元12财政支持的获得和控制憖
本单元要求考生能为既定的工作活动获得财政支持,在规定的时间内以可接受的方式向决策部门准备和提供经费预算。它还要求在规定的财务安排内对经费进行监管和控制,确定和报告出现重大偏离计划经费预算的情况。
元素12.1 获得财政支持的方式
元素12.2 控制财务计划的方式
单元13 使用各种信息来源,准备、编写和制作文件
本单元要求考生能经过自己挑选的信息,她人提供的信息或自己研究的资料来准备、编写和制作各种文件。考生还要表现出汇集和编辑信息的能力,在工作现场的条件下,使用电脑在2.5小时内编写和制作大约1500字的文件。
元素13.1 研究和准备信息
元素13.2 用电脑编制和提交文件
单元14 根据自己所作的记录准备、编制和提交文件
本单元要求考生能经过口述信息或考生记录研究的信息准备、编写和制作文件。考生还要能以至少每分钟100单词的速度作笔记,汇集和编辑信息,汇集和编辑信息,在工作现场的条件下,使用电脑在2.5小时内编写和制作大约1500字的文件。
元素14.1 作记录和准备信息
元素14.2 用电脑编写和制作文件
单元15 根据讲话录音准备、编写和制作文件
本单元要求考生能经过记录每分钟150单词的演讲和自己研究的信息,准备、编写和制作各种文件。考生还要表现出汇集和编辑资料的能力,汇集和编辑信息,在工作现场的条件下,使用电脑在2.5小时内编写和制作大约1500字的文件。(注:原标准以英语计算)
元素15.1 根据不同质量的讲话记录准备信息
元素15.2 用电脑编写和制作文件

行政管理及文秘四级国家标准
(考生必须完成所有1-7核心单元和一个可选单元)
单元1 促进个体及团体工作业绩的提高
本单元要求考生能协调自己与其它人员的工作,以实现团体活动的目标,并对团体的业绩进行监督,评价和改进。本单元还包括提出、商定、执行和监管个人及其与工作相关个体的开发活动
元素1.1 自我和其它个体能力的开发和业绩的提高
元素1.2 促进团体活动的协调和成功
单元2 为生产性工作安排和保持必要的工作条件
本单元要求考生能确保工作环境和条件符合法律法规的要求,组织工作现场设施的安全使用和有生产效率的工作。它要求考生能获得,配置和控制资源,使有生产效率的工作得到保持,使计划的产出得到实现。它还包括考生要对影响自产的责任范围和决策制定的信息因素进行分析和评估。
元素2.1 保持有生产效率的工作条件
元素2.2 获得、配置和控制资源以保持有生产效率的工作
单元3 实现目标的计划和控制活动
本单元要求考生能做出工作计划,详细指明所需资源和必要行动来达到既定的工作目标。它还包括资源配置和实施计划的工作活动,以及监管、评价和控制的工作活动,以保证计划产出的实现。
元素3.1 准备和更新工作计划
元素3.2 实施工作计划
元素3.3 监督和评价工作活动
单元4 建立和维持有生产效率的工作关系
本单元要求考生能与同事和有工作联系的组织外部成员建立和维持有生产效率和和谐的工作关系,
元素4.1 与同事建立和有生产效率的工作关系
元素4.2 与组织外部成员建立和维持有生产效率的工作关系
单元5 影响和促进决策的制定
本单元要求考生