湖南省林业政务系统用户操作手册.doc

湖南省林业政务系统

湖南省林业政务系统

(用 户 操 作 手 册)

2003.11.3
Written By goldsoft

GoldSoft
湖南金智高科技发展有限责任公司 2003,2006
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1. 初始化操作 3
1.1. 系统运行环境 3
1.1.1. 硬件环境 3
1.1.2. 软件环境 3
1.2. 浏览器设置 3
2. 政务信息查询系统 5
2.1. 登陆政务信息系统： 5
2.2. 政务信息的查询 7
2.3. 政务信息的搜索 8
3. 公文处理系统 9
3.1. 登陆公文处理系统： 9
3.2. 发文处理 11
3.3. 收文处理 21
4. 档案查询系统 22
4.1. 登陆档案查询系统： 22
4.2. 档案的查询： 24
4.3. 档案借阅申请单审批过程 27
4.4. 查阅已借阅的档案： 28
4.5. 档案的归还 28
4.6. 档案的搜索： 29
5. 技术支持 29

1. 初始化操作
1.1. 系统运行环境
1.1.1. 硬件环境
l P4计算机1台，128M及以上内存，40G及以上硬盘
l PCI网卡
1.1.2. 软件环境
l 操作系统： Windows 98第二版或以上版本
l 应用软件： Microsoft Internet Explorer 6.0
1.2. 浏览器设置
用户在进入系统之前需要进行浏览器的安全设置。单击“工具”栏中的“Internet选项”，在“Internet选项”卡中选择“安全”模块，选定为“Internet”定义安全设置，单击“自定义级别”按钮，会弹出如下一个设置对话框：
1
3

（图1）

（图2）
用户将有关“AcitveX控件和插件”中所有的安全设置项都设置成为“启用”，然后单击“确定”按钮保存并退出安全选项设置。
2. 政务信息查询系统
2.1. 登陆政务信息系统：
l 步骤一：
在桌面上单击“Internet Explorer”上网标志，在地址栏中输入湖南林业厅电子政务网的网址http://192.168.0.2/，回车即可进入湖南林业电子政务网登陆界面。
在登陆界面中输入用户名和用户密码，该用户名和初始密码由系统管理员进行分配。用户名是用户登陆系统的唯一标识，当用户名和用户密码都正确时，可以正常进入系统。
（建议：建议将湖南林业厅电子政务网收藏至Internet Explorer浏览器收藏夹内，下次可直接从收藏夹进入湖南林业厅电子政务网，免去输入网址这一操作）

（图3）
l 步骤二：
当用户登陆进入“湖南林业电子政务网”后，可单击页面左边绿色部分的菜单选择项：“政务信息”，系统进入政务信息查询模块。

（图4）
l 步骤三：

（图5）
进入政务信息模块后，在政务信息栏目中有综合信息、政府文件、领导讲话、会议纪要、法律法规和单位介绍几个大类，在每个大类中有各类的子栏目，用户可以将鼠标移至各大类的名称上面，自动下拉出下面的子栏目，用户单击子栏目名称进入该类子栏目的信息查询列表部分进行信息查询。
2.2. 政务信息的查询
以查询“林情信息”为例，举例说明政务信息的查询全过程。
l 步骤1：进入“政务信息”模块，在综合信息栏目中选择“林情信息”字栏目，进入“林情信息”列表，如下图所示：

（图6）
当文件数量过多，系统将进行自动分页，每页显示10条该类政务信息，当用户在当前页没有查找到所需文件时，可单击“下一页”按钮继续进行查找。还可通过“信息搜索”来快速搜索，我们将在以下进行详细介绍。
l 步骤2：单击需要进行查看的文件标题，可以在新弹出来的窗口中查看该条文件的内容。

（图7）
2.3. 政务信息的搜索
政务信息数量不多时，我们可以通过“[下一页]”、“[上一页]”按钮来进行选择，但是当信息数量日渐增加时，用户通过“[下一页]”、“[上一页]”按钮来搜索显然很困难，这无异于海底捞针，这时用户可以使用政务信息搜索系统，给出信息的关键字，让系统在数据库中进行搜索，极大的缩小范围，方便用户查找。
这里我们仍然以林情信息的搜索为例介绍一下如何使用信息搜索系统：
l 步骤1：在信息查询栏中填入查询信息作为信息搜索条件。

（图8）
n 查找标题中包含：用户将要进行查找的文件标题中的一部分或者全部作为关键词填入“查找标题中包含”后面的框中，系统将会在所有文件的标题中查找包含关键字的文件，（例如：用户输入“湖南”时，系统将在所有林情信息的文件标题中查找所有包含“湖南”的信息，并且列表显示出来）当用户输入的关键字越多时，搜索范围会越小，所列出来的相关内容文件也就会越少。
n 内容中包含：同“查询标题中包含”，不同的是将关键字设在文件正文内容中进行查找。
n 收到时间：设置一个收到的起止时间，在时间段上缩小搜索范围。2003-8-1到2003-10-31表示的是起止时间为2003年8月1日到2003年10月31日。
n 信息来源：信息来源是在列表中选择信息来源地。
n 显示纪录：即当信息查询完毕时，搜索出来的信息列表中显示的文件数量，可以选择一页显示10条，也可以选择一页显示50条相关信息。
n 重置：将信息查询条件重新恢复为未填写状态，用户重新进行填写。
l 步骤2：填写完查询的搜索信息后，单击“查找”按钮，系统将在林情信息的数据库中查找所有符合搜索条件的信息，按照用户指定的显示纪录条数进行文件列表。用户单击“文件标题”即可进入该文件内容查询页面。
3. 公文处理系统
3.1. 登陆公文处理系统：
用户在IE地址栏中输入林业政务公文处理系统所在的正确网址“http://192.168.0.2/”，（操作同政务信息的登陆，此处略）

（图9）

（图10）
登陆进入“公文处理”界面。

（图11）
上图这个界面就是政务公文处理系统界面，包括五个大模块：新建公文，收文登记，公文处理，流程控制，图章管理，其中“流程控制”和“图章管理”只有授权用户才可以看到。
注意：档案部分的“档案查询”、“档案管理”两个模块将会在以后会单独进行介绍。
3.2. 发文处理
集中对发文进行各个步骤的处理，该部分将公文中所有等待您审核、审批的文件全部汇集在一起，并可设置提醒等功能。
以GES编辑器为平台进行开发，所有操作全部集中于一个界里面，操作非常简单。其强大而灵活的流程管理及维护功能是系统的主要特色，并且系统在开发过程中还很好地解决了修改痕迹保留、全文批注、电子图章等关键问题。
发文处理模块中包括：已办公文、待办公文、分发公文、办结公文和草稿箱。
发文流程：
部门领导审稿
送有关部门会签
送局领导进行批示
校对整理
盖章
拟稿人分发
归档

办公室核稿
编号
部门拟稿

（图12）
保存
操作按钮
公文模板

（图13）
现在，我们简单介绍一下该编辑器的三大主要特点：痕迹保留、全文批注和电子图章，如下所示：
n 痕迹保留：

（图14）
u 痕迹保留是在公文流转中必须具备的一项功能，它能清楚地记录着每一份文件从拟稿、核稿、校对到最后成文过程中所有用户的修改过程，使得电子公文的正确性和权威性得以有力的保证。
u 随机的颜色能区别每个人修改、删除的部分，让人一目了然。
u 实时地记录所有修改、删除的相关信息，包括修改人、修改时间，方便其它用户进行查询。
n 全文批注：

（图15）
全文批注功能提供一个让各级领导利用手写笔，直接在电子公文上面进行各种圈阅和批示的功能模块。
此项功能将传统的手写圈阅、批示过程完全应用于网络的电子公文办文过程中，在网络办公系统中完全实现了从传统纸质公文向电子公文的批示转换全过程，独有的全文批注功能让用户能够如同在纸质文件中批示一样在电子文件中进行，该人性化的功能使得用户的使用难度大大降低，而且在保证电子公文领导签字权威性的同时，也增加了使用者的亲和力。
n 电子图章：

（图16）
电子图章功能是GES文字编辑系统中的另一大特色，在GES文字编辑系统中赋予了电子公章强大的保密性、安全性。盖章人员必须准确无误的通过多重安全检查，才能拥有盖章权限。此外，GES系统还将盖章密码细化到每个电子公章，即不同的电子公章拥有各自不同的盖章密码，保证了电子公文的安全性、有效性和权威性。
现以一个发文为例，举例说明其流程:
1) 拟稿：拟稿人登陆岳阳林业电子政务系统后，进入公文处理模块，单击新建公文按钮，出现公文模版类型选择对话框，如下所示：

（图17）
选择完毕后，单击“确定”按钮进入所选模版的公文编辑系统。
拟稿人所需要填写有两个部分，一个是公文处理单部分的：紧急程度、密级、拟稿单位、拟稿人及电话号码、附件、主题词和标题。另外一个部分是正文部分，拟稿人在题头的红线下方填写公文的正文部分。
（提示：正文可在该文本编辑器中直接进行敲入，也可以事先在Microsoft Word中输入好，利用复制、粘贴按钮将正文转移到该编辑器中。）
当以上部分输入完毕后，单击“保存”按钮将该公文进行保存，公文将立刻保存至电子政务服务器数据库中，用户可以在电子政务系统的“公文处理”界面中，从草稿箱中找到。
若用户需要将该公文递交进行部门核稿操作时，单击“送后续处理人”按钮，弹出一个送后续处理人选择对话框。在该对话框中选择后续操作环节名称，系统默认值为“秘书科核稿”，单击科室名称出现该科室下的所有人员名单，双击需要送达文件的科室成员姓名，文件将被传送至该人员待处理公文列表中，等待进行审核。

（图18）

（图19）

（图20）
当公文送后续处理后，该公文将被自动转到公文处理主页面中的已办公文栏目中，留待用户对该公文进行实时追踪。在以后的日子里，公文被处理到哪个环节?做了什么修改?用户都可以在已办公文的“查看文件”中追踪到。
如果出现公文被送出，但是处理人却不在单位不能进行处理这种情况时，用户可以利用已办公文中的“收回”按钮将该公文进行收回操作，重新选择一位在单位的领导进行审核操作。（注意：如果下一操作用户已经对该公文进行过处理，例如已经进行了审核操作，则该公文不允许被上一用户进行收回。）
2) 科室领导核稿：当核稿人进入电子政务系统中，系统会弹出一个公文待处理信息，
核稿人单击系统消息中蓝色部分的信息标题，可直接进入该公文的处理页面；也可以关闭该对话框，进入公文流转部分，在待办公文栏中，红色标题的公文为未打开过的公文。单击文件标题进入该公文的处理页面。
进入公文处理编辑页面时，系统会通过提示框提示您现在要进行的操作，用户单击确定后关闭该提示框进入公文处理系统进行操作。提示框如下图所示：

（图21）
审核操作人在公文正文部分对该公文进行审核操作，包括修改和删除（痕迹保留），审核完毕后，在上方的公文处理单部分填入核稿人的姓名，单击“保存”按钮保存完毕后，送后续处理人进行“主管部门会签”操作，送后续处理人操作。
3) 主管部门会签：会签用户进入公文处理编辑页面后，在发文稿纸单的会签处填入会签内容，保存文件，完成会签操作。会签完毕后，使用“回退”按钮，将该份公文退回给办公室，办公室再将文件送给领导审签。

（图22）
双击用户名可以将公文送至该人手中。

（图23）
4) 领导批示：“领导批示”可以通过两种方式进行签发操作。第一种是通过键盘直接在处理单和正文处敲入批示意见，对公文的修改同样具有痕迹保留功能。第二种是通过手写笔进行全文批注操作，该手写输入可以达到真人真迹的效果，大大降低了系统使用难度。
当用户需要进行全文批注时，在编辑器最上方，单击“全文批注”按钮，鼠标即变成一支手写笔，可在编辑页面的任何部分进行批注。当批注有误时，使用工具栏中的撤销按钮将笔迹进行撤销，重新批注。
领导批示完毕后，将文件保存送办公室进行后续“编号”操作。
5) 编号：办公室负责编号的人员进入公文编辑系统，单击“编号”按钮，出现编号信息输入对话框，如下图所示：

（图24）
在发文日期部分输入发文时间，系统默认为当前日期。有必要时用户可以自己输入日期。
在文件编号部分从下拉菜单部分进行编号选择，［2003］为默认值，号是系统自动从系统数据库中进行获取。例如“岳林发”历史文件共13个，每增加一份岳林发文件，则下次再进行编号时，系统将自动把文件号增加至14号。
签发人姓名可以从下拉菜单的人员名称中进行选择，也可以进行手写输入。
完成填写操作后，则在发文稿纸部分自动进行编号。编号以后的文件将被锁定，任何人不能以任何方式再对该锁定文件进行修改。
编号操作完成后，保存，将该文件发送至文印室进行校稿。
6) 整理校稿：进入该发文的编辑页面后，单击“整理”按钮进入校对页面，开始进行校对工作。

（图25）
校对页面分为上下两部分进行对照，上面部分为公文原稿的查看部分，只能进行查看操作，下面部分为可修改的校对部分。校对人员将该公文的发文稿纸部分先进行删除，然后根据审核操作和签发操作遗留下来的痕迹保留进行修改、校对。整体接受修改可使用工具栏中“工具”的痕迹保留部分，接受修改，则对所有审核人员的修改和删除进行接受。若用户对个别的地方进行接受修改，则可以先选中需要进行修改和删除部分，单击鼠标右键，从右键中选择接受或拒绝修改，则可以完成部分修改操作。

（图26）
校稿操作完成后，单击校稿页面下方的保存按钮，将该校稿后的文件进行保存，单击“返回”按钮返回到公文编辑页面，将文件保存传送至办公室进行盖章操作。
7) 盖章：办公室盖章用户进入公文编辑系统后，单击操作按钮中的“盖章”按钮，在弹出的页面中，选中需要公章名称前面的圆形单选框，单击确定，则弹出一个请求输入盖章密码的提示框。（注意：为了保障盖章的安全性，系统将给每个公章赋予各自的盖章密码，密码可以自行设定，由盖章人员进行保管，并随时进行密码修改，保证公章的安全性。）

（图27）
当盖章人员输入正确的盖章密码时，才能够切换回公文编辑页面，在正确的盖章位置盖下公章。
8) 分发：盖章操作后，该公文就已经变成一份正式的发文。办公室将该篇正式发文送拟稿人进行分发操作。分发操作人员进入电子政务公文处理系统后，单击操作按钮中的“分发”按钮，在弹出的人员选择窗口中，左边部分为各市林业局列表，中间为林业局各科室和科室中的成员，右边部分为已选分发单位和分发人员列表。
分发分两种方式，第一种是对所有人员分发公文。第二种是对部分人员进行分发，单击人员姓名，选择分发人员列表的添加。

（图28）
添加完毕后，单击分发按钮，则该公文分发成功。分发后的公文，用户可以在电子政务系统公文处理主页面中的分发文件一栏中查阅到。
9) 存档：文件存档视为办结操作，科室档案员打开该公文，进入公文处理编辑页面，单击“存档”按钮，系统提示“文件存档成功”，则该文档转入档案管理部分的待归档档案，档案管理人员进行归档操作。归档后的公文在公文处理页面的“已办公文”中，后面用红色的［已办结］进行提示，提示该文档已经办结。
3.3. 收文处理
类似于“发文处理”，此处集中对收文进行处理。其处理流程如下：
收文登记
存档
办公室意见
领导批示
办理

（图29）
分步进行说明：
1) 收文登记：收文登记用户进入电子政务公文处理系统，单击“新建公文”，在公文类型选择列表中选择“办公室请示性公文处理笺”或者其它收文模版，进入编辑器后，在收文处理笺表格部分填写来文单位、收文日期、编号、文件标题和收文正文。
收文正文一般为纸质收文的扫描版。例如，有纸质收文到达时，将收文扫描成为图片形式存放在本地电脑中。当登记用户进入公文处理编辑器后，在处理笺下方的空白部分插入该收文图片，调整好宽度与高度，保存后送后续“主管领导意见”处理操作，完成收文的登记操作。
2) 办公室意见：当秘书科收到该收文后，在办公室意见一栏中填入送某某领导批示的意见，将该收文一一送达到意见栏中所提到的领导公文处理系统中进行批示。
3) 领导批示：领导收到该收文后，单击该收文标题进入公文处理编辑器，使用“全文批注”功能，在收文处理笺的“领导批示” 栏中利用手写笔填入领导批示及批示时间。批示完毕后，将该文件回退给办公室，由办公室送下一位领导进行批示。
4) 办理：领导批示完毕后，由办公室按照领导的批示内容将公文进行办理。
5) 存档：若该收文为上级来文，则可以使用存档按钮将该文件进行归档。
4. 档案查询系统
4.1. 登陆档案查询系统：
l 步骤一：
在桌面上单击“Internet Explorer”上网标志，在IE地址栏中输入湖南林业厅电子政务网网址http://192.168.0.2/，“Enter”回车后即可进入湖南林业电子政务网登陆界面。
在登陆界面中输入用户名和用户密码，该用户名和初始密码由系统管理员进行分配。用户名是用户登陆系统的唯一标识，当用户名和用户密码都正确时，可以正常进入系统。
（建议：建议将湖南林业厅电子政务网收藏至Internet Explorer浏览器的收藏夹内，下次可直接从收藏夹进入湖南林业厅电子政务网，免去输入网址这一操作）

（图30）
l 步骤二：
登陆电子政务网后，在页面左边的模块菜单中选择进入“公文处理”模块。
进入公文处理系统后，在公文处理模块的上方的栏目菜单按钮中单击“档案查询”按钮，进入档案查询子模块。

（图31）
4.2. 档案的查询：
档案查询模块是提供给用户一个查阅内部档案文件的模块，该处档案的来源主要是来自于公文处理模块中归档并通过档案管理人员进行收集、归纳、分类后的电子公文，档案管理人员在系统后台将档案进行分门别类的管理，方便各处室人员进行借阅。
首先我们介绍一下档案的分类：
n 电子文档：
通过电子政务系统中公文处理部分归入档案系统的文档，只有电子流形式文件，用户可以直接在政务系统网上进行网上查阅。
n 实体文档：
该文档是纸质文件档案，用户借阅这类档案时需要在政务系统“档案查询”系统中，向档案管理员提出申请，由管理人员经过审批通过后，方可发放纸质档案文件实物。
n 电子/实体文档：
电子/实体文档表示该条档案既有电子形式的电子流文档，同时也有纸质文件，用户在节约该文件时。可根据自己的要求进行借阅。
其次，我们再介绍一下档案的密级：
档案密级主要分为四类：普通、秘密、机密、绝密。四类档案只能让拥有不同档案密级查看权限的用户才能进行打开该密级档案，也就是说，各用户由于权限的不同，看到的档案文件也会不同。
l 档案查询：
不需要审批
各
类
档
案
的
借
阅
高密级的级别
实体
电子流/实体
普通密级
电子流类型
需要审批
2

（图32）
注：
普通密级的级别：普通密级（公开）
高密级的级别：秘密，机密，绝密
档案查询分为两类，一类是不需要进行审批档案的查阅，另一类是需要进行审批档案的查阅，我们分别进行一下介绍：
1) 不需进行审批档案的查阅
首先从IE浏览器进入“档案查询”模块，（步骤如档案系统中所叙述的步骤）单击页面中“档案查询”页面中的各档案文件标题，系统将弹出新窗口进行档案相关信息的显示。

（图33）
注意：若该文档是电子文档，并且密级为“普通”级别，则该用户可以直接在电子政务网上进行查看。若不是，则需要向档案管理员提交借阅申请。
i. 查看提要：
单击查看该“提要”按钮，在系统弹出的新窗口中查看该篇档案的提要。

（图34）
ii. 查看原件：
单击“查看原件”按钮，在新打开的页面中可以查看该公文的原稿，原稿是公文在没有进行整理校对操作前的存稿，档案查阅者可以看到校对前的公文稿纸处理单部分、各人员进行的校稿时留下的痕迹保留和领导进行的全文批注。

（图35）
iii. 查看正式文件：
单击“正式文件”按钮，用户看到的是经过整理校稿后，盖章、分发的正式公文。
注意：有些档案可能只有原件可供用户查看，或者只有正式文件可进行查看，视档案各自的情况而定。
2) 需要进行审批档案的查阅
用户单击档案列表中档案标题，当档案为需要进行审批方能看到内容的时，系统会弹出“是否借阅该档案”的选择对话框，确定需要借阅时，会继续要档案借阅人员填写或选择档案借阅原因、截止日期和该申请所提交的审批人：

（图36）
当借阅人填写完毕按“确定”后，该申请单将被送至申请单上所选择的审批申请人公文处理模块当中等待审批人进行申请。
4.3. 档案借阅申请单审批过程
当审批用户进入公文处理模块，若有档案借阅申请单，则在待办文件列表中有一个“档案借阅审批”文件，用户单击该待办文件，出现借阅申请审批页面：

（图37）
审批用户可选择“批准”或者是“拒绝”。
l 批准：系统将判断该档案各种参数，例如：剩余库存份数等等，如果满足借阅要求，档案审批用户单击“批准”即可完成批准借阅操作。
l 拒绝：需要输入被拒绝的原因，单击确定，则该拒绝则反馈给借阅用户。

（图38）
4.4. 查阅已借阅的档案：
当档案为秘密级别时，借阅该档案需要向档案管理人员进行借阅请求的提交，等待管理人员的核实、审批通过已后，才能在待借阅人的“查阅已借阅的密级档案”中查看得到。

（图39）
l 查阅：单击标题进行打开查阅。
l 退回：当借阅操作完成以后，将该密级档案进行归还，单击“退回”按钮，该条记录从“您借阅的密级档案”进行删除。
4.5. 档案的归还
档案的归还同样根据借阅时的不同而有所不区别。
普通借阅：由于该文档公开，则不需要进行归还操作。
需要通过审批的实体文件：
4.6. 档案的搜索：
面对众多的档案信息，用户需要一个快捷方式进行档案搜索，该档案查询系统提供给用户一个利用已知的档案信息，缩小范围，进行快速搜索的引擎。

（图40）
用户在空白处填写用户已知的档案信息，这些信息包括档案的标题、主题词、文号、存档部门、存档时间，搜索用户可以任意填写其中一个或者多个已知的查询信息，单击“提交”，将该信息提交至数据库进行搜索，找到匹配档案时，按照列表显示出来，用户再在列表中进行选取。
5. 技术支持
如果您在使用本系统中遇到什么问题，请及时与我们联系。
联系电话：[phone]
联 系 人：胡先生
联系地址：湖南省长沙市芙蓉中路465号金源酒店13楼B#
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