公文写作技巧培训.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,公文写作培训,专于职 秉于公 融于家,2016,年,9,月,19,日,行政管理总部 左 佐,目 录,一、公文的基本常识,二、公文的,格式,三、企业公文常见的问题,四、公文的撰写方法,五、公文写作技巧,为什么要学公文,行政部门的重要职能,为什么要学公文,公文标准化,企业的形象和声誉,一门技艺，是一种本事,前言,公文写作,文学创作,艺术,天赋,无中生有,技术,学习,事实求是,公文不一定要好文章，可是必须写的一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。,叶圣陶,前 言,公文的概念,一、什么是公文,公文是一个组织的领导班子在管理组织、处理各种公务时使用的书面文字,工具,。在企业，,公文是,公司领导班子在管理企业方面，表达意志、传递政令的文字工具和手段。简单地说，公文就是,公务活动,中,使用,和,形成,的一切,文字材料,。,公文的种类,二、公文的种类,（一）,党和国家行政机关,公文,命令、决议、决定,、公报、公告,、通告,、意见、通知,、通报、报告、请示、批复、,议案、,函,、会议纪要等,15,类,（二）企业常用的公文,请示、通知、批复、报告、通报、决议（定）、函、会议纪要等8类,注：,2012,年,7,月,1,日颁布的,党政机关公文处理工作条例,中规定的,作 用,一是,指导规范,作用：,通知,二是,沟通协调,作用：,函,三是,宣传教育,作用：,通知,、通报,四是,凭证记录,作用：,纪要,公文的作用,三、公文的作用,(,一,),请示：,就是请上级指示和批准的文书。,(,二)批复：,主要是答复请示的事项。,(,三,),报告：,就是向上级机关汇报工作，反映情况的文书。,(,四,),通知：,适用于发布规章，传达要求下级单位（部门）处理和有关需要告知或共同执行的事项，批转下级单位（部门）的公文，转发上级单位（部门）和不相隶属单位的公文，人事任免和聘用。,企业常用的公文,四、企业常用的公文种类,(,五,),通报：,主要是表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项。,(,六,),决定、决议：,是对某些问题或者重大行动做出安排而起草的文书。,(,七,),函：,就是平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题。,(,八,),会议纪要：,主要用于记载、传达会议情况和议定事项，下发后，以要求有关单位共同遵守执行。,跟企业有关的公文种类,目 录,一、公文的基本常识,二、公文的,格式,三,、企业公文常见的问题,四、公文的撰写方法,五、公文写作技巧,公文的格式,（一）公文格式定义,公文格式：,即,公文,规格样式，是指公文中各个组成部分的构成方式，它和文种是公文外在形式的两个重要方面，直接关系到公文效用的发挥。包括,公文组成,、,用纸,和,装订要求,等。,公文的格式,1.,排版规格,正文用,3,号仿宋,_GB2312,，一般每面排,22,行，每行排,28,个字。（段落设置,30,磅）,2.,装订要求,公文应左侧装订，不掉页。无坏钉、漏钉、重钉,。,上下订在,1/4,处。,（二）公文版面及装订要求,公文的格式,采用国际准,A4,型纸，尺寸为,210mm,297mm,公文用纸天头（上白边）：,37mm,1mm,公文用纸订口（左白边）：,28mm,1mm,版心尺寸：,156mm,225mm,（三）公文用纸及版面尺寸,297mm,37mm,26mm,35mm,156mm225mm,210mm,28mm,公文的格式,结构：眉首、主体、版记。,要素：,发文机关标志、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、页码,等,14,个要素,组成。,（四）公文结构和要素,公文的眉首，又称版头，包括,发文机关标志,、,发文代字,、,年份,、,文号,等内容。一般约占,A4,型公文纸的,1/3,或,2/5,面积。,发文机关标志,用华文中宋红字，醒目、美观、庄重。,眉首部分,文件,九集,201,5,1,号,公文的格式,公文代字：,九集董、九集党发、九集党函、九集发、九集人、九集函,1.,九集董：,涉及到集团董事会重大决策、高层任免等事项；,2.,九集党发：,集团党委用于党务及相关联活动（包括共青团、工会、妇联、计生、公益、协会工作等）；,3.,九集党函：,集团党委重要活动安排、通知、通报、与地方党政 机关、协会、社团组织等联系工作时行文。,公文的格式,集团,公文代字,4.,九集发：,涉及集团重大业务经营活动与企业管理活动。包括：企业战略决策、经营目标、发展规划、文化主题活动、提升项目、物流管理、投资基建管理、信息技术研发、财务资金信用管理、法务监察审计活动、人力资源管理（除组织机构设置、调整；人事任免）、重要行政事务等行文。,5.,九集人,:,涉及集团组织机构设置、调整；人事任免等的行文。,6.,九集函：,涉及集团公司对内重要通知、通报、意见、简讯、会议纪要、情况报告等，以及对外政务、商务、请示、报告、业务协调处理等函件，和不适合以文件形式制发的其它文件。,发文程序,联合行文时应使主办机关名称在前，,“,文件,”,二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。,公文的格式,公文的主体，是公文最主要的部分。包括,标题,、,主送机关,、,正文,、,附件,、,发文机关,、,印章,、,成文日期,和,附注,等要素。红线下空,2,行为,标题,位置，用,2,号小标宋体字。,主送机关,在标题下空,1,行，左侧顶格，用3号楷体。,正文,用,3,号仿宋,_GB2312,体字，每面,22,行,28,字。,主体部分,文件,20141,号,报 告,（小标宋）,总部：（楷体,）,一、执行力（黑体）,（仿宋）,（空一行）,（空一行）,公文的格式,（空一行）,公文的标题可以省略发文机关，构成,“,事由,+,文种,”,的形式。,关于,XX,等人职务任免的通知,（,1,）,公文标题,是指标明某一公文主要内容的概括性名称。公文标题要准确、简要地概括公文的主要内容。完整的公文标题由,发文机关名称,、,事由,和,公文文种,三部分构成。,公文的格式,公文的格式,撰写公文标题应注意的事项,所有公文标题均不可省略文种。除简单的周知性公文外一般也不省略事由。,公文标题中一般不使用标点符号。,公文标题多行排列有多种形式。可以参照以下形式。,公文标题多行排列形式：,公文的格式,公文的格式,（,2,）,主送机关,即公文的主要受文机关，是负责承办或答复该文内容的机关。也叫做,“,上款,”,、,“,抬头,”,。确定主送机关要根据各级行政机关的行文关系，各自的隶属关系和职权范围来确定。,确立主送机关的注意事项,主送机关要标明主送机关的,全称,、,规范化简称,或同类型机关的统称。如果是统称的，应按编制的先后顺序排列。,主送机关标注在,标题下空,1,行,、,左侧顶格,的位置，回行时仍需顶格，并在最后一个主送机关名称后,标冒号,。,如果主送机关名称过多，使得公文首页不能显示正文，就要将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上。,公文不得越级主送，如因特殊情况，必需越级行文时，应抄送被越过的上级机关。,公文的格式,（,3,）,公文正文,是公文的核心部分，用来表述公文的具体内容，除了个别的简短的公文外，正文内容一般分开头、主体、结尾三部分,。,正文,的开头可以概括为,“,凭,”,，既凭什么行文，就是制发该文的依据或理由；主体部分可以概括为,“,事,”,，即什么事情或什么事项；结尾部分可以概括为,“,断,”,，就是正文的论断部分，通常为要求、措施、办法等。,公文的格式,第一层,“,一、,”,（黑体）,（作为小标题时句尾无标点）,第二层,“,（一）,”,（楷体）,（作为小标题，换行分段时不用句号。）,第三层,“,1.,”,（仿宋）（,注：,1,后面的标点符号是“,.,”而不是“、”,）,（无论是否作为小标题，要有标点）,第四层,“,（,1,）,”,（仿宋）,（必须有标点）,第五层,“”“”“”,第六层,“,A.,”,“B.”“C.”,注：自动编号容易引起混乱，不方便,修改与调整。,公文的格式,层次序数：,（,4,）,公文附件,是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。公文正文中有一些内容，如图表、名单、规章制度等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述。,公文的格式,撰写公文附件应注意的事项,附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。,.公文如有附件，在正文下空,1,行左空,2,字标识,“,附件,”,，后标冒号和附件名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。,.附件应当与主件装订在一起，因故不能与主件装订在一起，要在附件的首页左上角注明公文的发文字号，与文件同时发送。,。,。,附件,：,1.,2.,二一四年五月二十日,九州通集团股份有限公司公司,公文的格式,附件,应当另面编排，,“,附件,”,二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。,（,5,）,成文日期,是公文生效的时间。,成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文的以最后签发机关负责人签发日期为准。,成文日期要用汉字书写，不能用阿拉伯数字或阿拉伯数字与汉字混用，同时年、月、日要齐全。成文日期一般右空四字编排，其中,“,二一六年,”,中的,“”不能写为“,0”,。,公文的格式,（,6,）,印章,是公文效力的表现形式，是权威的凭证。对于公文来讲，除了会议纪要以外，都必须加盖印章。,单一机关,行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。,（7）如有,附注,，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。一般用于向下普发的公文，对印发、传达范围作说明。,公文的格式,加盖公文印章应注意的事项,发文机关,署名和成文日期居印章心偏中下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行，单位署名与正文要空二行。,公文的格式,版记部分,包括,主题词,、,抄送机关,、,印发机关,、,印发日期,和,页码,等内容的规定。,公文的格式,“,主题词,”,用,3,号黑体字，居左顶格，后标全角冒号,。,词目,用,3,号宋体字，词目之间空,1,字，一般不超过五个。,公文的格式,1.,文件应有主题词，便于立卷归档检索用。,2,.,主题词不是简单地切分,标题，主题词,是对正文的高度提炼，包括：范围（类别词）、内容（类属词）、文种；（,附件：参见,主题词库,）最多不超过,5,个。,主题词要求,抄送机关,左空,1,字，后标全角冒号，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。,印发机关,左空,1,字，,印发日期,右空,1,字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。,公文的格式,页码,用,4,号半角白体,(Tahoma),阿拉伯数码标识,，数码左右各放一条,4,号,“,一,”,字线，页码居右空,1,字。,目 录,一、公文的基本常识,二、公文的格式,三、企业公文常见的问题,四、公文的撰写方法,五、公文写作技巧,（一）发文字号中的常见错误,1.,年号不全,如：将,“,20,15,”,省略为,“,15,”,。,2.,括弧不对,发文年份应用六角括弧,括入。经常错用成圆括弧,“,（）,”,、方括弧,“,”,、方头括弧,“,【】,”,。,3.,位置不当,将发文年度提前到了机关代字前面。,如：九集发,20159,号错为,20089,号九集发,4.,序号累赘,发文顺序号中多加了,“,0,”,变成,“,09,”,号。,企业公文常见的问题,（二）公文标题中的常见错误,1.,文种不明,“,关于接待,区领导一行,来访的事,”,“,汇报公文标准化工作,”,2.,生造文种,“,关于,的请示报告,”,3.,用发文字号代替文件名称,“,关于九集发,20159,号文的批复,”,企业公文常见的问题,4.,公文标题中出现“关于对”字样,因为“关于”和“对”词性相同，词义相近，在行文中就不必重叠,使用；,5.,标点符号使用不当,公文标题中除法规、规章名称可以加书名号外，一般不使用任何,标点符号；,6.,断句不合理，排版不美观,词意完整，避免歧义、排列对称，间距,恰当；,企业公文常见的问题,(,三,),主送机关中的常见错误,1.,缺主送机关,除公布性文件外，一般文件都必须标明主送,机关。,2.,主送机关表述不规范,对内行文的主送单位要,全面,，,不能掉单位,。各公司要有事业部；,XX,公司应为各部门,.,对外的文件一定要用,全称,如：,“,武汉市汉阳经济开发区管委会,”,不能是,“,开发区管委会,”,;,3.,主送个人或内设机构,公文不得主送领导者个人，也不能主送该主送机关的内设机构。如：将主送机关写为,“,XX,税务局,XX,科,”就是不对的，主送机关只能是,“,XX,税务局,”。,4.,越级主送,公文一般不得越级请示，特殊情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关。,企业公文常见的问题,（四）正文中常见错误,1.数字和数值范围规范表述的问题,（,1,）百分数与分数应用阿拉伯数字表述,20%3/4,（,2,）数值范围表述,3%,8%,5,万,10,万,（,3,）表示世纪、时代、年、月、日，一律用阿拉伯数字表述,21,世纪，,20,世纪,90,年代，,2008,年,9,月,5,日,（,4,）年、月、日数字的区间连接、过渡，不使用连接符“”号，而使用中文“至”字。如：应写成,2014,年,9,月,6,日至,2015,年,9,月,10,日,。,（,5,）定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。,如,：“,党的,十八大,”就不能写成“,党,的,18,大,”,十一,黄金周，第三产业，省委八届五次全会，改革开放三十,周年等等,，都应使用汉字表示数字。,企业公文常见的问题,2.,规范用字用词的问题,（1）易混用的近义词：,截止与截至：强调“止”和,事态,制订与制定：创制拟定和确定,急待与亟待,：,“亟待”指“急迫等待”,决不与绝不：决心不和绝对不,权利与权力：享受的利益和支配力量,佳与嘉：佳是美，佳节；嘉是善，嘉言、嘉宾,企业公文常见的问题,（2）区别词义的大小和轻重,由重到轻：优异、优秀、优良、良好,由大到小：楷模、模范、标兵、榜样,（3）注意词语的语气特征,不得抒情、煽情或发表感慨、随意畅想等，严禁使用感叹号；,强制性和规定性的文件：“必须”、“一定”、“决不允许”、“严格执行”；,指示性、指导性的文件：“应该”、“要”、“请遵照执行”；,立即执行的紧迫性文件：突出一个“快”字；,报请性、函告性文件：恳切、委婉、礼貌；,企业公文常见的问题,3.,成文日期标识中的常见错误,（1）将拟稿日期作为成文日期，或者将打印日期作为成文日期，这些都是不对的。,（2）除会议决议以通过的日期为准外，一般应以负责人签发的日期为准。,企业公文常见的问题,二零一六年,元月二十二日,二,一六年,一,月二十二日,（五）特殊情况说明,当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。,企业公文常见的问题,练习题,1.汇报工作，反映情况，提出建议，供领导机关制定决策或指导工作参考，不要求批复，可用（）。,A.报告 B.请求 C.通告 D.通知,A,2.发文字号中年份的正确写法是（）,A.,16,B.,16,C.,2016,D.,2016,年,C,一、选择题,3.发文字号应该包括（）,A.括号、序号 B.机关代字、序号,C.机关代字、年份、序号 D.年份、序号,C,4.标题中除法规.规章名称可加（,）号外，一般不用标点符号。,A.括号 B.中括号,C.小括号,D.书名号,5.下列成文日期，表述错误的是（,）,A.成文日期以负责人签发日期为准 B.成文日期以印发日期为准,C.联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准,D.电报以发出日期为准,B,D,练习题,二、判断题,1.印章必须与正文同处一面。文字过多时，印章可以压正文。,（,）,2.公文中红色反线作用是把眉首部分和主体部分分开。党务公文的红色反线中间要印一颗五星,“,”,。,（,）,3.向下一级公司或者本系统的重要行文，一般不需要抄送上级领导机关。,（,）,4.公文中的数字均应用阿拉伯数字表示。,（,）,5.向无隶属关系的有关主管部门请求批准，应当用函。,（,）,目 录,一、公文的基本常识,二、公文的格式,三、企业公文常见的问题,四、公文的撰写方法,五、发文流程,请示,怎样撰写请示,请示大体上有五种，即,审批事项,请示、,解决问题,请示、,建议性,请示、,请求性,请示、,答复性,请示。,请示,指下级单位在工作中发生的不能自行决定的重大问题，或不属于本单位权限审批范围的事项，需要上级解决、批准或指示时使用的文种。,请示,标题：要准确点出请示事项,主送机关：坚持,“,主送一个机关,”,的原则,正文：,落款,请示缘由,请示事项,结束语,公函,怎样撰写公函：,公函,正式的或官方的对外书信。上、下、平级机关之间联系、询问、答复工作时使用。,公函根据内容和性质，可以分为很多,种类：,(1),商洽函。指主要用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函。如商调干部函、联系租赁函、洽谈业务函等。,(2),询问答复函。指主要用于不相隶属机关之间互相询问答复处理有关问题的函。,(3),申请函：请批、批准函。主要指向不相隶属的业务主管部门制发的请批函，以及业务主管部门向不相隶属的机关单位制发的批准函。但在实际工作中，这类函常常误用为请示、报告、批复。,(4),告知函：平级或不相隶属单位之间相互通知事项的函。,函的特点,1,适用范围广泛，使用灵活方便。既可用于相互商洽工作，询问答复问题，又可用于向主管部门请求批准事项及主管部门审批或答复事项。,2,行文方向：主要是平行文,3,表述清晰准确：分项表达；语言准确；态度明确；,4.,短小精悍。函一般较短小，内容单一，语言简洁明了。有的函只有三言两语。函有公文,“,轻骑兵,”,的称誉。,公函,公函,公函,首部：标题（发文单位,+,事由,+,文种）,主送单位：全称或规范简称,正文：,落款,开头：交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用,“,先将有关问题说明如下：,”,或现将有关事项函复如下：,”,等过渡语转入下文。,主体：这是函的核心内容部分，主要说明致函事项，函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。,结尾：一般用礼貌性语言向对方提出希望，或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。,结语：特此函询、请即复函、特此函告、特此复函等。,公函的写法,公文写作的基本套路,（一）公文写作基本套路三段式,1.,是什么,2.,为什么,3.,怎么办,既：提出问题,分析问题,解决问题（参照关于开展员工工牌检查的通知）,（二）公文写作的五要素：,1.,主题：是五要素中的灵魂和统领,建筑设计（功能与外观）,2.,材料：事实与依据,材料选型（决定建筑的整体质量）,3.,结构：文种规范,结构设计（决定建筑的安全）,4.,表达：逻辑和语法,智能化与机电设计（决定建筑的死活）,5.,语言：遣词用字,园林景观及内装修（决定建筑的品味）,基本套路,（三）公文开头的几种写法,公文开头要开门见山，起句立意，简洁精炼、富于概括力。,1.,根据式：,根据公司的发展需要，经公司领导研究，拟,2.,原因式：,因台风将至，为做好充分的防范准备工作，特决定,3.,目的式：,为加强质量管理，提高企业管理水平，增强集团公司品牌竞争力和社会影响力。经集团研究决定，,.,4.,引文式：,为落实,文件关于,工作的要求，,.,5.,时间式：,公司拟于,2015,年,9,月,28,日举行项目开工仪式,6.,事实式：,上半年工程进度未能实现年初计划，为保证,基本套路,（四）公文结尾的几种写法,结尾是对全文的总结，应简明概括，意尽言止。,1.,总结式：,综上所述,.,2.,展望式：,预计,.,之前,，实现,目标。,3.,要求式：,因此，,要求,各部门认真贯彻,4.,特定式：,教训是深刻的，代价是惨痛的！我们,.,请同志们深思。,基本套路,目 录,一、公文的基本常识,二、公文的格式,三、企业公文常见的问题,四、公文的撰写方法,五、发文流程,（一,）,OA,发文,流程,1.,行文部门,2.,相关部门,拟稿人起草,负责人初审,分管副总审核,负责人会签,.,行政部门,.,领导助理,5.,领导,6.,行政部门,审核,复核,签发,套红,分发,归档,发文程序,回顾与总结,第一章 公文写作基本常识,（一）定义：组织管理的工具，公文活动中的一切文字资料和手段；,（二）种类：党政机关公文、企业公文,（三）作用：指导规范、沟通协调、宣传教育、凭证记录,第三章 常见问题,（一）,发文字号、公文标准、主送机关、,（二）,数字与数值表述、,规范用字用词、成文日期,第二章 公文的格式,（一）公文格式的定义：,各个组成部分的构成方式,（二）标准格式：用纸、用字（字体、字号）、排版（间距、缩进）,（三）公文结构：眉首、主体、版记,回顾与总结,第四章 公文撰写方法,（一）套路：是什么、为什么、怎么办。,（二）标题、正文、结尾。不多头、不越级、一文一事。,（三）五要素：主题、材料、结构、表达、语言,第五章 公文制发流程,拟文、直部、直领、关部、审稿、复核、签发、印发,公文写作把握的几个问题,（一）注意积累资料，是提高公文写作质量的重要基础,。,（二）正确理解意图，是提高公文写作质量的关键环节,。,（三）熟知格式和行文规则，是提高公文写作质量的重中之重,。,（四）坚持多读多写，是提高公文写作质量的重要途径,。,实践出真知。多写多练，反复实践，功到自然成，只要多下功夫，就一定会获得回报。,分 享,Thank you,！,专于职 秉于公 融于家,感谢聆听！,