办公室管理课程作业评讲与课程典型考点解析.doc

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《办公室管理》课程作业评讲与课程典型考点解析

修订
《办公室管理》课程是中央广播电视大学为开放教育( 专科) 现代文员专业开设的必修课。
本课程的平时作业共有4次, 采用的是中央电大下发的《办公室管理形成性考核册》; 本课程的自检自测也有4次, 挂在电大教学平台上。
为帮助同学们做好平时作业, 现将平时作业中的主要作业题作一提示性的解答和评讲, 供同学们参考。
以下绿色字体部分为问题的参考答案, 其它为问题和对问题的分析与评讲。请同学们在答题时加以注意。

一、 将办公室实务工作的简要内容填入下列表格, 内容基本相同的填在一行中。
本题主要考核本课程的第一章第2点的”办公室实务的范围和内容”这一知识点。
本题的参考答案如下:
办公室实务工作一览表
序号
国内一般性
国外一般性
国内企业( 含外企)
1
文书撰写
按上司的口头或书面指示完成信函。
记录上司指令及会谈、 会议内容。
2
文书制作
复印资料。
打印文稿及表格。
3
文书处理
在权限内按自己的意思发出信函。
信函和邮件的处理。
4
档案管理
档案管理。

5
会议组织
安排会议事务, 并做会议记录或纲要。
记录上司指令及会谈、 会议内容。
6
调查研究
协助上司准备书面的财务报告、 研究报告。

7
信息资料
准备好公司要公开的资料;
替上司收集演讲或报告的资料;
整理并组织好粗略的资料。
收集及整理各种信息。
8
信访工作
替上司接洽外界人士。例如记者、 工会职员等。
接待宾客和员工的来访。
9
接待工作
接待来访宾客;
替公司宾客订饭店的房间、 订机位、 发电报、 打电话。
10
协调工作
以电话往来维持和外界的良好公共关系。

11
督查工作
督导一般职员或速记员。

12
日程安排
替上司定约会并做好记录;
为上司安排旅行或考察。

13
日常事务
阅读并分类信件;
自动处理例行的事务;
替上司保管私人的、 财务的或其它的记录。
通讯事务、 电话;
照料上司身边的琐事。
14
办公室管理

办公室环境的布置和整理;
保管办公室设备及用品。
15
其它临时交办的事项
以速记记下上司交待的事项;
执行上司留在录音机中的吩咐。
执行上司交办事项。
16

替上司申报交纳所得税及办理退税。

17

外出办事, 如银行、 邮局等。
18

19

20

21

同学们在做本题时, 要注意分析哪些是内容基本相同的, 要放在一起。大多数同学因为没有把内容基本相同的放在一起而失分。
在分析这个问题时, 有些内容似乎模棱两可。比如: 记录上司指令及会谈、 会议内容一项, 它既能够是文书撰写的内容, 也能够是会议组织的内容; 这种情况, 能够将两栏都填上这一项。还有些内容要分开来写。比如: 通讯事务、 电话、 信函和邮件处理一项, 前两项是日常事务的内容, 后两项则是文书处理的内容。
本题需要同学们在掌握教材上的基本知识的基础上, 认真理解和思考后作答; 本题的得分率不高。

二、 办公用易耗品主要包括哪些?
本题主要考核本课程的第一章第5点的”办公用品的种类”这一知识点。
本题的参考答案如下:
办公用易耗品主要有:
1．信封、 纸张;
2．软盘、 光盘等;
3．铅笔;
4．圆珠笔;
5．签字笔或钢笔;
6．修正液或修正带;
7．印盒;
8．各种小型机器, 如订书机( 包括订书针) 、 打孔机、 装订机( 包括装订线) 、 日期号码机、 切纸机、 计算机、 拆信器、 碎纸机等;
9．小刀;
10．日历等;
11．其它, 如标签纸、 直尺、 三角尺、 透明胶带、 粘胶带、 绳带、 图钉、 橡皮筋、 大头针、 纸夹等。
同学们在回答本题时, 要注意审题, 本题的题干是”办公用易耗品有哪些? ”在回答时, 只回答易耗品就能够了, 要分清易耗品和非易耗品的界限。
本题在书上有明确答案, 得分率很高。只要认真阅读教材, 就能答对。

三、 简要阐述文员工作的三个步骤, 相互关系如何?
本题主要考核本课程的第二章第1点的”文员工作的步骤”这一知识点。
本题可按以下思路作答:
首先说明文员工作的步骤是什么?
文员工作分为三个步骤: 计划、 实施和检查。
1．计划的步骤, 要充分了解即将开始的工作内容, 并思考以什么方法进行效率会最佳。
2．实施的步骤, 要注意: 同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行; 上司所指示的工作无论是哪一种, 都要正确地实施; 配合上司预期的期限。
3．检查的步骤, 要分析计划和实绩的差异, 并把以前进行过的工作或别人做过的工作和当前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。
其次, 说明三个步骤之间的关系。
三者的关系为:
先作计划, 付诸实施, 然后检查结果, 围绕”计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。
文员首先要仔细制定计划, 然后根据这个计划去实施, 并严格检查其结果, 使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。
同学们在回答这道题时, 需要注意本题一共有两个问题。不但要求你阐述三个步骤是什么, 而且还要说明三者之间的关系如何。
本题虽然在书上有现成的答案, 可是还是需要同学们进行一定的归纳再答题。否则, 会使得答案太冗长。
本题得满分的同学并不多。

四、 按照”优先顺序”处理工作原则, 虚拟一份半天或一天工作( 或家务) 计划书。
本题主要考核本课程的第二章第1点的”文员处理工作的原则”这一知识点。
在按照”优先顺序”制定计划书时, 要按以下三个步骤进行:
1．将自己要做的事情分为: A.是否应该做的事? B.是否做或不做都无所谓的事? C.是否不能够做的事? 对于A要集中精力做, 对于B和C能够从计划中删掉。
2．对于A类事情再进行分类, 分为:
重要而且紧急的事( 优先做) ; 紧急可是并不重要的事( 第二做) ; 重要可是并不紧急的事( 第三做) ; 虽有做的价值, 可是既不重要也不紧急的事( 能够请她人代劳) 。
3．与上司形成默契, 能够直接找上司商量、 请示。
本题的例子请同学们见教材第28页。同学们能够参照教材上的例子, 自己制定一份计划书, 不要抄袭。

五、 从下列文员工作方法中, 任意选择一种或两种, 谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。
1．请示方法和报告方法;
2．计划方法和总结方法;
3．受意方法;
4．传达方法;
5．进言方法;
6．变通方法和挡驾方法;
7．分工方法与合作方法。
本题主要考核本课程的第二章第3点的”文员的工作方法”这一知识点。下面我举一个例子, 同学们按照这个思路作答即可:
1．首先简要说明此种方法:
受意就是文员接受和领会上司的意图。能够分为直接受意( 即领会上司在会议讲话、 文件批示、 工作部署或与文员谈话时, 直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等, 易于文员判断和领会) 和间接受意( 即上司在平时随便交谈的情况下, 或与其它人员谈话种就某一问题、 某项工作发表的意见和看法等) 。
受意方法要注意:
( 1) 善于领会上司意图, 不要曲解上司意图;
( 2) 备好记录本, 记录下指示要点;
( 3) 注意倾听, 用心判断指示的用意;
( 4) 必要时能够提问, 直至明了意图为止, 但不要打断谈话;
( 5) 如有不同意见, 能够公开提出, 但要言之成理, 并要注意方式、 态度;
( 6) 接受指示后, 要不失时机地贯彻实施。
2．结合实际谈体会。
我曾经经历过一件事情, 使我充分认识到, 在受意时, 充分做好记录的重要性。
才开始工作时, 我到一家房地产公司当文员。有一天, 总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介, 内容要包括四个部分——公司的历史、 公司的现状、 公司的硬件和软件配备、 公司取得的成绩。当时, 我没有经验, 没有带上记录本, 记录下指示的要点; 事后, 又怕显得自己没有能力, 而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写, 结果写出来的简介根本就不行。后来, 我再次向总经理询问, 并备好了记录本做好了记录, 根据总经理的授意, 才写出了各方满意的公司简介。
从这个事情中, 我体会到了在受意时, 做好记录的重要性。
同学们在回答这道题的时候, 能够只选择其中一个题目进行回答。可是要注意按照以上的思路作答; 而且要注意结合教材, 联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识点, 又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受, 同学们在回答本题时要加以注意。

《办公室管理》课程作业评讲(2)

修订
《办公室管理》课程是中央广播电视大学为开放教育( 专科) 现代文员专业开设的必修课。
本课程的平时作业共有4次, 采用的是中央电大下发的《办公室管理形成性考核册》; 本课程的自检自测也有4次, 挂在电大教学平台上。
为帮助同学们做好平时作业, 现将平时作业中的主要作业题作一提示性的解答和评讲, 供同学们参考。
以下绿色字体部分为问题的参考答案, 其它为问题和对问题的分析与评讲。请同学们在答题时加以注意。
一、 从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。
本题主要考核本课程的第三章第1点的”电话接打”这一知识点。
本题需要同学们根据教材内容和实际工作经验进行分析之后再作答, 难度比较大。以下为参考答案:
同:
1．都应先问好, 再传达自己的信息;
2．都应保持耐性、 热情的态度;
3．通话结束, 应让对方感受到自己愉快的心情;
4．都应简明扼要表示自己的意思。
异:
1．打电话应首先查清楚对方的电话号码; 接电话应等电话铃响2—4声就接听。
2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍; 接电话则没有这一步。
以上内容只是给同学们做参考, 同学们还能够自己归纳一些要点。本题得分率不高。
二、 了解”电视会议”、 ”交互式电话会议”的基本用途, 比较其与一般会议的不同, 谈各自的优劣或应注意的地方。
本题主要考核本课程的第三章第3点的”电视会议”和”交互式电话会议”这两个知识点, 并对这两个知识点进行比较。
回答本题时, 同学们首先要审题, 看清楚本题共有几个问题。本题实际上共有两个问题——一是”电视会议”的优劣或应注意的地方; 二是”交互式电话会议”的优劣或应注意的地方。另外, 本题要求同学们在了解”电视会议”和”交互式电话会议”的基本用途的基础上作答。其次, 同学们要弄清楚两者各自的优劣或应注意的地方是在与一般会议比较的基础上得出的。
本题答题思路如下:
1．基本用途:
”电视会议”主要用途是使相隔较远的双方能够面对面地交谈, 共享文件、 图表、 录象带等资料。
”交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人能够在任意一部电话机上组织多方的国际、 国内或本市的电话会议, 声音清晰宛如一室。
2．两者与一般会议的不同:
能够消除时空上的局限性。
3．各自的优劣:
”电视会议”——
优: 通达范围广, 消除时空上的局限性, 生动形象; 劣: 技术上的要求较高。
”交互式电话会议”——
优: 方便、 省时、 高效, 消除时空上的局限性, 具有保密功能、 报数功能和欢迎词播放功能; 劣: 费用高, 技术含量高。
本题得分率很低, 因为需要同学们对书上的知识进行分析和归纳。以上只是本题的参考答案, 同学们也能够有自己的看法, 言之成理即可。

三、 简要回答邮件分拣的一般标准。
本题主要考核本课程的第四章第2点的”邮件的分拣”这一知识点。
本题的答题要点如下:
1．按照收件人的姓名分拣;
2．按照邮件的重要性分拣;
3．按照收件部门的名称分拣。
要注意的是, 以上只是本题的答题要点, 需要进行说明和阐述, 不能只回答要点, 否则会失分。本题有部分同学因为只回答以上三个要点而失分。

四、 怎样处理上司不在时的邮件?
本题主要考核本课程的第四章第5点的”上司不在时邮件的处理”这一知识点。
本题的答案请同学们见教材第72页。教材上有明确的答案, 在此不再详细说明。

五、 怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访?
本题主要考核本课程的第五章第3点的”上司拒绝接见来访者的做法”这一知识点。本题可从以下几个方面进行回答:
1．上司正在开会时;
2．上司繁忙时;
3．上司即将外出时;
4．远道来访或有重要事情的来访时。
以上只是回答本题的要点和思路, 同学们在回答本题时, 还应对以上要点分别进行详细的说明。

《办公室管理》课程作业评讲(3)

修订
《办公室管理》课程是中央广播电视大学为开放教育( 专科) 现代文员专业开设的必修课。
本课程的平时作业共有4次, 采用的是中央电大下发的《办公室管理形成性考核册》; 本课程的自检自测也有4次, 挂在电大教学平台上。
为帮助同学们做好平时作业, 现将平时作业中的主要作业题作一提示性的解答和评讲, 供同学们参考。
以下绿色字体部分为问题的参考答案, 其它为问题和对问题的分析与评讲。请同学们在答题时加以注意。
一、 日程安排计划表的种类大致有几种? 试以其中一种为例, 编制一份××预定表。
本题主要考核本课程的第八章第4点的”日程安排计划表的种类和管理”这一知识点。以下为参考答案:
本题考察同学们对知识点的灵活运用能力, 同学们要对日程安排计划表的四种类型的预定表理解和掌握之后, 再结合自己的实际情况回答本题。
1．日程安排计划表的种类:
( 1) 年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动, 及有关公司的活动事项一览表, 所记载的活动事项有股东大会、 董事会、 公司创立纪念日、 年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成表, 再通知各部门。
( 2) 月预定表、 周预定表、 日预定表。
月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划, 以一个月为单位, 填写该月要进行的会议、 面谈、 出差、 访问等预定计划。
周预定表是一个月预定计划中的一周计划, 此预定计划比月预定表更详细。
日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划, 进一步以时间为单位, 详细地预定从早到晚的业务活动。
2．各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子, 编写。
本题得分率不高。
二、 文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面?
本题主要考核本课程的第十章第3点的”文秘人员对上司主要工作的辅佐”这个知识点,
本题在教材上的答案非常明确, 只需要同学们进行一定的归纳即可。本题答题思路如下:
1．提神醒脑的服务。
上司早上到公司上班或外出返回, 以及工作告一段落, 文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、 舒缓心情, 使上司能精神焕发地工作。
2．私事方面的协助。
协助的方法应视实际情况, 其一是与业务有关的部分, 另外是上司身边的纯粹私事:
( 1) 特别指示事项的时候——虽然是上司的私事, 但以为关系到上司的形象问题, 因此文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事, 使上司得到充分的便利。
( 2) 纯私人性请求时——遇到这种情形, 就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助她解决私人的事务。
3．财物管理。包括:
( 1) 薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额, 或有两种以上收入来源者, 以及薪金以外有超额的收入, 都需要按税法申报。特别是稿费、 版税、 演讲费等副业收入多的时候, 由文秘人员保管单据, 以备申报所得, 或直接替上司办理申报手续。
( 2) 支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、 支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏, 以避免被盗用冒领。
4．其它。如每年的各种节日, 上司收到礼物, 有时要文秘人员代写致谢函, 并做纪念保管。
本题得分率很高。

3．第三题主要是给同学们提供了一个编写”工作任务单”的范本, 同学们能够学习一下。最好能够根据这个范本, 结合自己的工作实践, 编写一个”工作任务”

《办公室管理》课程作业评讲(4)

修订
《办公室管理》课程是中央广播电视大学为开放教育( 专科) 现代文员专业开设的必修课。
本课程的平时作业共有4次, 采用的是中央电大下发的《办公室管理形成性考核册》; 本课程的自检自测也有4次, 挂在电大教学平台上。
为帮助同学们做好平时作业, 现将平时作业中的主要作业题作一提示性的解答和评讲, 供同学们参考。
以下绿色字体部分为问题的参考答案, 其它为问题和对问题的分析与评讲。请同学们在答题时加以注意。

一、 简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。
本题主要考核本课程的第十二章第1点的”口头语言的特征”和第2点的”敬语的用法”这两个知识点。
同学们要注意, 本题有两个问题: 一是口头语言的基本特征; 二是敬语应用的一般场合。其中第二个问题实际上就是考察”敬语的用法”这个知识点。
以下为参考答案:
1．口头语言的基本特征:
( 1) 语音听过就立即消失, 但语义让人明白了, 可能留在记忆中; 因此发声要清楚, 尽可能说得通俗、 生动、 规范, 使人一听就明白, 并留下印象。
( 2) 有重音。口语中, 需要强调的成分, 都是经过重音表示的。
( 3) 有歧义。因为汉字一音多字。
( 4) 口头语言视时间、 场合、 对象的不同而有所不同。比如, 庄重的场合, 口语应规范、 简明些; 休息时间, 口语可生动些, 语调也可轻松、 愉快些。
2．敬语使用的一般场合:
( 1) 对于自己尊敬的人, 当然会使用敬语。
( 2) 与并非熟悉的人或是在正式场合( 生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话) 也需要使用敬语。
( 3) 敬语一般针对:
年长或比自己辈分高者; 具有较高职务、 职称或社会地位者; 给( 给过) 自己恩惠者; 有求于对方, 或希望得到对方帮助, 或好感者。
本题在教材上有明确的答案, 只要找对地方, 得分率比较高。

二、 简要阐述社交话题的选择。
本题主要考核本课程的第十二章第6点的”社交话题的选择”这个知识点, 本题答题思路如下:
1．合适的话题包括:
( 1) 谈话双方都感兴趣的、 有共同利益的话题, 如合作意向等;
( 2) 一般人喜闻乐见的话题, 如天气、 时事新闻、 体育报道等;
( 3) 显示地方或民族色彩的话题, 如本地的经济建设、 风景名胜、 历史名人、 风土人情等;
( 4) 比较高雅的话题, 如古典音乐、 书法、 绘画、 中外名著、 展览会、 新闻任务等;
( 5) 积极、 健康的生活体验的话题;
( 6) 风趣、 幽默的小故事, 无伤大雅的笑话, 有时也能活跃气氛。
2．不合适的话题包括:
( 1) 应当忌讳的话题。如个人私生活等。
( 2) 令人不快的话题。如疾病、 残疾、 死亡、 凶杀、 丑闻、 惨案等。
( 3) 过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、 宗教信仰和政治观点的分歧等。
( 4) 自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。
( 5) 夸耀自己的话题。
( 6) 庸俗的、 色情的话题。
( 7) 不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。
本题在教材上有明确的答案, 得分率很高。可是要注意, 在回答时, 要从两个方面展开: 一是合适的话题, 二是不合适的话题。如果只回答一个方面, 则会因为回答不完整而失分。

三、 印章的使用主要有哪几种形式, 其中落款章、 骑缝章、 更正章的使用范围如何?
本题主要考核本课程的第十三章第1点的”印章的使用”这一知识点。
审题时, 请注意本题实际上共有四个问题: 一是印章的使用主要有哪几种形式; 二是落款章的使用范围; 三是骑缝章的使用范围; 四是更正章的使用范围。本题的答题思路如下:
1．印章的使用的主要形式为:
( 1) 落款章; ( 2) 更正章; ( 3) 证见章; ( 4) 骑缝章; ( 5) 骑边章; ( 6) 密封章; ( 7) 封存章。
2．落款章、 骑缝章、 更正章的使用范围:
( 1) 落款章加盖于文书作者的落款处, 用来表明作者的法定性和文件的有效性。
( 2) 骑缝章用于带有存根的公函、 介绍信, 加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。
( 3) 更正章用于文书书写中的错字、 脱字、 冗字、 倒字进行改正后, 作为法定作者自行更正的凭信。
本题在教材上有明确的答案, 得分率很高。
要注意的是, 以上只是本题的答题要点, 需要进行说明和阐述, 不能只回答要点, 否则会失分。

四、 简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。
本题主要考核本课程的第十四章第3点中的”收文处理”这一知识点。
回答本题时, 要注意审题, 本题共有两个问题: 一是收文处理的程序; 而是分送的基本原则。本题的答题思路如下:
1．收文处理的程序:
签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。
2．分送的基本原则:
( 1) 属于方针政策性的, 关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、 报告之类的文件, 均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理;
( 2) 属于机关日常事务性的已有明确分工的文件, 或早有批示规定和有规可循的例行公文, 按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办;
( 3) 分送给机关领导阅批的文件, 要先填好”公文处理单”, 连同文件一并送批;
( 4) 便函、 请柬、 介绍信、 广告、 启事等, 不作登记, 直接交具体负责人办理;
( 5) 在文件份数少时, 阅办阅知部门( 或领导) 多的情况下, 应按先办理、 后阅知, 先主办、 后协办, 先正职、 后副职的次序分别审阅处理, 并以秘书为轴心, 进行轮辐式传阅。
本题在教材上有明确的答案, 得分率很高。要注意的是应对收文处理的程序中的每一个要点进行一定的说明。

五、 按照文书立卷特征立卷, 主要有哪几种类型? 简要说明按照问题特征立卷的基本含义。
本题主要考核本课程的第十四章第6点中的”文书立卷标准”这一知识点。
本题共有两个问题: 一是按文书立卷特征立卷的类型; 二是按照问题特征立卷的基本含义。本题的答题思路如下:
1．类型:
( 1) 按问题特征立卷; ( 2) 按作者特征立卷; ( 3) 按文种特征立卷; ( 4) 按时间特征立卷; ( 5) 按地区特征立卷; ( 6) 按通讯者特征立卷。
2．按问题特征立卷的含义:
将反映同一问题的文书组成案卷, 这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况, 运用最广泛。
同学们回答第一个问题时, 应在以上要点的基础上进行一定的说明和阐述。回答第二个问题时, 应举例说明。

六、 经过档案利用的途径和方式, 谈谈档案利用的意义。
本题主要考核本课程的第十四章第7点中的”档案的利用”这一知识点。本题可按以下思路作答:
1．经过设置档案室, 能够提供档案原件或复制件, 方便借阅或直接阅读;
2．经过一定的制度和手续, 如借阅证制度、 催还续借制度和调离认可制度等, 能够提供档案外借;
3．根据档案原件制发各种复制本, 实行档案的有偿交流, 能够提高档案的利用率;
4．利用所藏档案中的有关记载和资料, 能够对申请者提供核实某种事实的书面证据;
5．以档案为依据, 文秘和档案人员能够对查询者的有关问题进行专业性的解答, 提供咨询服务;
6．将档案目录印制成册, 分发到有关部门, 能够交流信息;
7．经过举办档案展览, 以充分发挥档案的作用。
同学们在回答本题时, 一定要注意审题, 本题实际上只有一个问题——”经过档案利用的途径和方式, 谈谈档案利用的意义”, 本题实际上就是要回答”档案利用的意义”。
弄清楚了这一点, 同学们就能在教材上找到明确的答案了。

《办公室管理》课程典型考点解析( 1)

《办公室管理》课程是中央广播电视大学为开放教育( 专科) 现代文员专业、 行政管理专业开设的必修课。
《办公室管理》是一门专业基础课程, 应用性非常强, 为了使同学们更好地掌握本课程的相关重难点, 电大的责任教师以近五次中央电大的考题为蓝本, 针对考试内容总结出典型考点, 对重要的考点进行了较详细的介绍和解析, 总结出该考点可能拓展的考试方向。请同学们在期末复习时将这些重要的考点认真消化以考出更好的成绩。

典型考点1: 文员的工作方法
( 一) 考点扫描
本考点是教材的第二章第3点的内容。文员的工作方法包括:
1．请示方法与报告方法;
2．计划方法和总结方法;
3．受意方法;
4．传达方法;
5．进言方法;
6．变通方法和挡驾方法;
7．分工方法与合作方法。

( 二) 真题链接
[1]( -1)
单项选择题: 文员传达上司的指示时, 哪一项做法是不适宜的? ( ) 。
A. 传达能够根据上司主要意思, 夹进自己的意见
B．必要时可形成文字材料, 照本宣科
C．不可在普通电话、 普通函件里传达有秘密内容的指示
D．重要的指示, 应该要求被传达者复述一遍, 以免漏听或漏记
简答题: 文员所作的口头报告的基本方法是怎样的, 有什么要求?
[2]( -7)
判断题: 文员代替上司传达不利消息时, 因为当这个信差很困难, 因此要拖到最后一刻行动。因为上司震怒, 自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。( )
[3]( -7)
判断题: 善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、 谨慎, 对同事尊重和理解, 即不能违反同事的意愿。( )
案例分析题:
文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后, 又遇到了负责宣传的张副经理, 小曹又向她作了请示, 结果两位领导的意见很不一致, 小曹无所适从, 两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些, 支持过张, 认为小曹有意与她作对; 而张认为此业务是她引介的, 小曹应先同她通气。
请你分析小曹这样做对不对? 错在哪里? 面对这种情况小曹应该怎么办?
[4]( -1)
判断题: 文员传达上司信息时, 能够把上司的话语加多或减少, 以个人的口吻来转达。( )
简答题: 什么是受意? 受意有几种? 办公室人员应怎样运用受意方法?
案例分析题:
文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后, 又遇到了负责宣传的张副经理, 小曹又向她作了请示, 结果两位领导的意见很不一致, 小曹无所适从, 两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些, 支持过张, 认为小曹有意与她作对; 而张认为此业务是她引介的, 小曹应先同她通气。
请你分析小曹这样做对不对? 错在哪里? 面对这种情况小曹应该怎么办?

( 三) 考点解析
本考点主要是希望同学们掌握文员各种工作方法的要领, 并在日常生活中注意运用。
1． 1月的考题, 关于本考点共出现了两道题目。
( 1) 单项选择题:
该题考察的是同学们对传达方法的掌握。在传达时我们要注意的是:
传达是文员将上司或上级机关的文件精神、 指示、 情况等传递给下级机关或员工、 群众。
一种是正式传达, 即由文员在正式场合上宣读文件, 或口授上司指示; 另一种是非正式传达, 即由文员有意识地向传达对象”透露”主要精神, 或所谓”吹吹风”。一些尚未最后决定、 需要听取反映的政策性内容往往采取这种方式。
无论是正式传达还是非正式传达, 文员都要认真对待, 重要的文件或口头指示, 应不折不扣、 逐字逐句地传达, 即使是非正式传达, 文员也要尽量忠实于传达内容, 不容许任意发挥, 以上司口气讲话, 或是曲解精神, 甚至假传圣旨。要做到:
①传达不走样, 不可夹进自己的意见。
②必要时可形成文字材料, 照本宣科。
③如果有些指示不便直说, 能够根据上司授意, 只传达大致意思。
④注意保密。不可在普通电话, 普通函件里传达有秘密内容的指示。
⑤重要的指示, 应该要求被传达者复述一遍, 以免漏听或漏记。
根据上面的第1点, 本题应选择A, 传达必须忠实于领导的原意, 不能掺杂进自己的意见。
( 2) 简答题:
本题考核的是文员报告的方法和要领。本题应从以下几个方面回答和理解:
①不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时, 但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙, 不妨预先约好时间。
②不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人( 上司) 报告。
③报告的顺序基本上是先说结论, 接着依照必要说明理由及经过, 如: ”结果是这样, 理由有三个, 一是……。”
④一定要简短、 扼要、 流畅。
⑤如报告过于复杂, 应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏。
⑥如果觉得仅仅以口头报告对方, 对方不易明了, 或者报告项目很多时, 能够制作”报告备忘录”提出来。
2． 7月的考题, 与本考点有关的题目出现了一道判断题。
该题依然考察的是同学们对传达方法的掌握。在传达时我们要注意的问题上面已经分析过, 这里不再阐述。
即使是非正式传达, 文员也要尽量忠实于传达内容, 不容许任意发挥, 以上司口气讲话, 或是曲解精神, 甚至假传圣旨。而且, 传达应该及时。因此, 本题所说”文员代替上司传达不利消息时, 因为当这个信差很困难, 因此要拖到最后一刻行动。因为上司震怒, 自己转达口信的语气也应该变成上司的语气”是错误的。本题的答案是×。
3． 7月的考题, 与本考点有关的题目出现了一道判断题和一道案例分析题。
1．判断题:
本题考核的是文员与她人合作的方法。文员在合作时, 应注意:
文员工作头绪多, 涉及面广, 有时单枪匹马不能完成, 而且一环疏忽, 就可能前功尽弃, 因此文员要善于同她人合作, 密切配合, 步调一致。要做到:
( 1) 善于合作, 每一名文秘人员都要谦虚、 谨慎, 对同事尊重和理解。要能公允地与同事分享胜利的成果, 分担失败的责任。
( 2) 善于合作, 还要求办公室在配备文秘人员时遵从异质结合的原则, 即由不同的专长、 学历、 能力、 年龄、 性格的人员组合, 需要有专才、 通才; 文科、 理科人才; 青年、 中年人员; 性格内向、 外向的人员等等。
本题前半段”善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、 谨慎, 对同事尊重和理解”是正确的, 但后面半段说”不能违反同事的意愿”则是错误的, 应该公允地与同事分享胜利的成果, 分担失败的责任。
2．案例分析题:
本题考核的是文员在请示中要注意的问题:
( 1) 请示要对口: 遵守按上级分工、 对口请示的原则。
( 2) 请示要单一: 遵守一文一事的规则, 避免将多项事务写在一份请示内, 造成上司批复的困难。
本题作为案例分析题, 应根据以上两个原则从这几个方面来回答:
( 1) 小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、 单向请示的原则, 既然向主管领导请示了, 就应按孙的意见办, 不应多头请示;
( 2) 在工作中不应过分亲近或疏远某领导, 以至落到尴尬的境地;
( 3) 两位领导都作了指示, 如果张通情达理, 小曹应向她说明只能按职权分工办事, 求得谅解后, 按孙的意见办;
( 4) 如果不能求得谅解时, 小曹应向两位领导分别自我检讨, 再建议两位商议一个方法遵照执行;
( 5) 如果矛盾不能统一, 应向总经理请示, 遵照总经理的意见办, 并请她对孙或张作解释, 这是文员执行主要决策人的意见。
4． 1月的考题, 出现了一道判断题、 一道简答题和一道案例分析题。
( 1) 判断题: 本题依然考察的是同学们对传达方法的掌握。在传达时我们要注意的问题上面已经分析过, 这里不再阐述。
本题错在它说”文员传达上司信息时, 能够把上司的话语加多或减少”。无论是正式传达还是非正式传达, 文员都要认真对待, 重要的文件或口头指示, 应不折不扣、 逐字逐句地传达, 即使是非正式传达, 文员也要尽量忠实于传达内容, 不容许任意发挥, 以上司口气讲话, 或是曲解精神, 甚至假传圣旨。因此本题的答案是×。
( 2) 简答题: 此题考核的是同学们对于受意方法的掌握。本题共有三个问题, 同学们应挨个回答, 不要有所遗漏。
问题1: 什么是受意?
受意就是文员接受和领会上司的意图。
问题2: 受意有几种?
能够分为直接受意( 即领会上司在会议讲话、 文件批示、 工作部署或与文员谈话时, 直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等, 易于文员判断和领会) 和间接受意( 即上司在平时随便交谈的情况下, 或与其它人员谈话种就某一问题、 某项工作发表的意见和看法等) 。
问题3: 办公室人员应怎样运用受意方法?
①善于领会上司意图, 不要曲解上司意图;
②备好记录本, 记录下指示要点;
③注意倾听, 用心判断指示的用意;
④必要时能够提问, 直至明了意图为止, 但不要打断谈话;
⑤如有不同意见, 能够公开提出, 但要言之成理, 并要注意方式、 态度;
⑥接受指示后, 要不失时机地贯彻实施。
( 3) 案例分析题: 在 7月的考题中已经出现过。

( 四) 考点拓展
针对此考点方向, 有可能还将考察其它几种工作方法, 如请示方法、 计划方法、 总结方法、 进言方法、 变通方法、 挡驾方法和分工方法等等。
下列部分练习题以供同学们参考练习:
1．文员必须具有合作精神, 以下合作方法中哪一项是不适宜的? ( ) 。
A．善于同她人合作, 密切配合, 步调一致
B．应该有自己的个性, 尽可能使别人服从自己
C．配备文秘人员时遵从异质结合的原则
D．公允地与同事分享胜利的成果, 分担失败的责任
2．文员进言是指什么?进言具有什么作用? 方法和要求是什么?

《办公室管理》课程典型考点解析( 2)

《办公室管理》课程是中央广播电视大学为开放教育( 专科) 现代文员专业、 行政管理专业开设的必修课。
《办公室管理》是一门专业基础课程, 应用性非常强, 为了使同学们更好地掌握本课程的相关重难点, 电大的责任教师以近五次中央电大的考题为蓝本, 针对考试内容总结出典型考点, 对重要的考点进行了较详细的介绍和解析, 总结出该考点可能拓展的考试方向。请同学们在期末复习时将这些重要的考点认真消化以考出更好的成绩。

典型考点1: 邮件收发
( 一) 考点扫描
本考点是教材的第四章的内容。文员收发邮件应从以下几个方面去把握:
1．邮件的收取;
2．邮件的分拣;
3．邮件的拆封;
4．邮件的处理;
5．上司不在时邮件的处理;
6．邮件寄发前的准备;
7．邮件的寄发。

( 二) 真题链接
[1]( -1)
案例分析题:
某年3月5日, 新欣化工公司的总经理出差了, 这次的期限是从3月5日至3月12日, 预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件, 其中上司亲启的信一封, 一个邮包, 总经理办公室收件三封, 其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室, 小王说: