集团OA项目管理操作手册.doc

集团OA项目管理操作手册

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2020年4月19日
文档仅供参考

培训提纲及教材

第一部分: 系统登陆 4
1、 登陆方式介绍 4
2、 浏览器配置 4
3、 安装插件 6
4、 用户名和密码初始规则 10
5、 统一办公软件(Microsoft office) 10
第二部分: 系统功能区域分布 10
1、 界面分布介绍 10
2、 快捷按钮介绍 11
第三部分: 门户结构及元素介绍 12
1、 门户概念介绍 12
2、 门户结构介绍 12
3、 门户元素内容 12
第四部分: 流程使用介绍 12
1、 发起流程 12
2、 待办事宜 13
3、 已办事宜 14
4、 办结事宜 14
5、 跟踪流程 15
6、 强制回收流程 15
7、 审批流程 15
8、 转发流程 16
9、 查询流程 17
10、 流程代理 17
第五部分: 文档管理使用介绍 18
1、 新建文档 18
2、 我的文档 19
3、 最新文档 20
4、 文档目录 20
5、 查询文档 20
第六部分: 日程管理使用介绍 21
1、 新建日程 21
2、 我的日程 22
3、 共享日程 22
4、 查询日程 22
第七部分:我的人事使用介绍 23
1、 个人信息查看 23
2、 我的下属 24
3、 密码设置 24
4、 在线人员查询 25
第八部分:协作区使用介绍 26
1、 我的协作 26
2、 新建协作 26
3、 查询协作 27
第九部分:会议管理 27
1、 新建会议 27
2、 审批会议 28
3、 新的会议 28
4、 老的会议 29
5、 会议室报表 29
6、 会议查询 29
第十部分:及时通讯工具(Message) 30
1、 Message安装及使用 30
第十一部分:Mobile 33
1、 Mobile安装 33
2、 Mobile登录 34
3、 Mobile使用 35
4、流程功能 37
5 文档查询 38

第一部分: 系统登陆
1、 登陆方式介绍
经过IE8.0、IE9.0浏览器登陆系统。请不要使用其它浏览器
内网地址:;外网地址:无

2、 浏览器配置
IE浏览器设置:
1. 关闭弹出窗口阻止程序
打开IE浏览器,依次点击菜单 ”工具”—”弹出窗口阻止程序”—”关闭弹出窗口阻止程序”。

2.添加受信任站点
依次点击 ”工具”—”Internet选项”—”安全”—”受信任的站点”—”站点”—输入
注:把”对该区域中的所有站点要求服务器验证(https:)(S) ”前的勾去掉。

3、 安装插件
首次登陆需要安装控件,根据控件界面,安装所需的控件即可。
备注:如果是win7系统,下载后,在安装程序上点右键,选”以管理员身份运行”来运行插件安装程序。

ZIP压缩包解压后,如下图:

运行后,如下图:

点击”设置”按钮后,如下图:

安装完成后,请重新打开IE即可。
4、 用户名和密码初始规则
用户名为各自的工号,字母大写:如:Z7272,初始密码默认为000000.

注意:上线前会作域集成,到时候用各自的域账号及密码登陆
第二部分: 系统功能区域分布
1、 界面分布介绍

主界面中按照功能区域主要分为:
一级菜单区:此区域是用户所有的功能菜单区,每一个图标都代表一个大的系统功能。
二级菜单区:此区域是一级菜单下所有的子菜单,也是用户实际操作每个系统功能的地方。
信息显示区:信息显示区主要由中间最大的区域构成,是系统显示系统数据和进行信息输入的区域。
常见工具:常见工具区用于放置系统中常见功能快捷按钮,使用户能更加方便地使用系统。
辅助工具栏:浏览辅助区是由系统搜索功能和主页、收藏等网页功能组合的区域
2、 快捷按钮介绍
常见工具栏中用于放置系统中常见功能的功能按钮,点击不同的功能按钮能够进入到相应的功能操作页面。
1)常见工具栏图示

2)常见工具速查表
序号
功能按钮
功能说明
1.
:通讯录按钮
点击后打开系统通讯录
2.
:我的卡片
点击后打开个人卡片
3.
:修改密码
点击后可修改个人密码
4.
组织结构
显示系统组织结构
5.
:主题中心
点击后用来选择自己喜欢的主题
6.
:及时通讯安装程序
及时通讯工具下载地址及安装说明
第三部分: 门户结构及元素介绍
1、 门户概念介绍
门户指是一个信息展现的平台,类似于新浪的首页,所有的信息都展现在首页上。
工作平台门户:

企业文化门户:

2、 门户结构介绍
工作平台门户显示博威集团日常所需工作信息,可直接经过门户就可知道各自的工作任务,根据权限不同,看到的信息也会有所不同。
企业文化门户显示博威集团的文化信息,有新闻、通知、公告、员工风采等板块组成,所有人都能查看。
3、 门户元素内容
工作平台门户主要展现流程中心(包含待办、已办、请求、办结)、内部邮件、计划任务、会议、最新文档等内容。所有的门户内容都经过相应的集团知识目录中获取,需专人维护门户中的各个元素内容。
企业文化门户主要展现公司新闻、通知公告、博威报刊、公司活动,员工风采、博威荣誉等内容,展现公司文化,展现博威的文化气息。
第四部分: 流程使用介绍
1、 发起流程
用于用户创立工作流程,如:员工转正申请、员工加班申请、公出、请假申请等。
具体操作:
选择【流程】→【新建流程】菜单,进入工作流类型页面。在这个页面上显示了使用者拥有权限能使用的工作流程,根据使用者的需要点击相应的工作流名称即进入填写流程信息页面。

2、 待办事宜
方法一:所需要处理的流程都能够在待办事宜当中找到,根据实际工作来处理。

”数字new”,代表有多少条新的流程,”/数字”,代表总共有处理了多少条流程。
方法二:在页面右下角会弹出一个消息提示窗口,点击”我要处理”,在提醒消息界面处理相应的流程。

方法三:在工作平台门户的流程中心,在待办事宜中直接点击对应的流程,就可处理

以上三种方法都能够对待办事宜进行处理,但起初用系统,建议采用方法一,便于快速熟悉系统。
3、 已办事宜
显示已经处理过的流程有哪些

4、 办结事宜
所有经过当前人审批的流程,且处于办结状态的流程,都能够在办结事宜中查找到,点击流程,可查看流程的办结过程信息。

注意:已办代表流程已经处理但流程未归档,办结代表流程已处理且已归档。
5、 跟踪流程
用户能够经过‘我的请求’跟踪查看流程处理情况。

具体操作:
1．点击‘流程’下的‘我的请求’,进入工作流列表页面,在这个页面上显示了当前使用者提交的工作流程;
2．点击工作流程链接,查看流程处理情况;
3．点击页面下方的”流程图”选项卡能够展开的流程流转图示;
4．点击页面下方的”流程状态”选项卡能够展开的流程流转操作日志,即显示节点的操作者、操作者、接收时间、操作时间、操作耗时。

6、 强制回收流程
强制回收功能,用户在对流程误操作(提交或审批)或下一节点未操作前,可使用此功能来对流程进行回收。

注:强制收回时经过后台设置的,一般是申请人能强制收回,如果其它节点也需要有此功能可联系系统管理员进行后台设置
7、 审批流程
用户能够经过‘待办事宜’进行流程处理。
具体操作:
1．点击‘流程’下的‘待办事宜’,进入工作流列表页面,在这个页面上显示了所有使用者提交的工作流程;
2．点击工作流程链接,查看流程处理情况;
3．经过表单上的功能键进行审批,或经过右键‘批准’或‘退回’可针对流程进行审批操作。

注意:退回默认是退回到申请人节点,退回也可进行信息提示的设置,默认提醒当前节点前的所有人。

8、 转发流程
用户能够将流程已处理或未处理流程进行转发,交由其它人提交反馈意见。

选择转发接收人

注意:流程转发时,转发意见需要在流程转发界面进行填写,如果在审批界面填写,意见是不会显示在流程转发界面的。
流程转发的意见会显示在流程签字意见栏,但打印的时候是不打印被转发人的签字意见的。
9、 查询流程
可查看与当前用户相关的流程信息,同时也能够根据不同的查询条件,方便用户查询流程。
具体操作:
1．选择【流程】→【查询流程】菜单,进入查询页面;信息显示区上方是搜索条件,能够点击高级搜索,以更多条件来进行查询;下方是搜索出的流程;
2．填写搜索条件,然后右键菜单中点击”搜索”,将搜索出自己想要查看的相关流程;
3．另外,使用者还能够在高级搜索中,选择类型,根据流程名称来查找对应的流程。

10、 流程代理
使用者可能由于出差在外不方便处理流程时,使用者能够经过流程代理将流程在指定的时间范围内交给其它同事处理。在流程有效期结束后会自动收回流程代理,如果被代理人希望提前收回代理,则可执行立即收回的操作。如果有收回流程代理的权限,那么也能够为其它人收回流程代理。
具体操作:
选择【流程】→【流程代理】菜单,进入页面,”当前操作人代理状况”显示了使用者代理给其它人的代理设置,”其它操作人代理状况”显示了其它人代理给自己或别人的代理设置,右键菜单中点击”新建”,进入新建流程代理页面。

经过设置代理人,代理流程来实现流程代理。

设置完,右键保存即可,在代理期间,需要被代理人处理的流程都会发送到代理人,由代理人来行驶流程审批工作。
代理创立流程和待办事宜的解释:
流程代理可分为三种情况:
A、已经在待办事宜中流程的代理。
B、流程创立的代理。
C、即将到达的流程的代理。
在流程代理设置页面的操作:
1、只勾选流程创立
   表示把流程的新建权限和即将到达的流程的代办权限全代理出去(即B和C两种情况)
2、只勾选待办事宜
   表示把当前待办事宜中的流程和即将到达的流程的代办权限全代理出去(即A和C两种情况)
3、流程创立和待办事宜均不勾选
   表示只把即将到达流程的代办权限代理出去(即C一种情况)
4、流程创立和待办事宜都勾选
   表示把流程的新建权限、当前待办事宜中的流程和即将到达的流程的代办权限全代理出去(即A、B和C三种情况)
注意:流程代理根据时间来设定的,一旦设定的时间到了,就会自动取消代理,如果需要提前取消代理,则需要立即收回操作

第五部分: 文档管理使用介绍
1、 新建文档
用户能够在对应的知识目录下新建文档,将新建的文档发布成新闻,也能够将文档创立后作为知识库为其它员工提供信息共享。
新建文档跟流程类似,能看到的目录就说明你有权限来创立文档,根据权限不同,每个人所能看到的文档目录、所能创立的文档是不同的。
具体操作:
1．点击【知识】→【新建文档】菜单,进入文档目录页面;
2．此时,使用者能够右键菜单中点击”展开”,按钮,将显示使用者有权限创立的全部文档目录;选择”全部收缩”,则只显示主目录和分目录
3．在点击创立文档分目录,将展开子目录,然后点击子目录进入新建文档页面;
4．选择文档类型、填写文档标题及文档内容后右键菜单中点击”提交”发布文档。

右键”展开”

在指定子目录下新建文档:可选择word、excel、wps等格式录入

附件上传:点击”显示属性”,点击左下角”文档附件”,即可上传附件

操作完毕后,按”提交”或”保存到服务器”即实现了文档的上传。
文档”提交”或”保存到服务器”后,会弹出共享设置窗口,可用来设置文档的共享范围,能够新增共享范围,也能够删除共享范围

注意:文档提交后,弹出共享范围设置窗口,不论是否添加共享,都需要按确定,文档的状态才会变成”生效”,否则文档状态为:”草稿”
2、 我的文档
用于当前用户查看使用者在系统中创立的文档,了解使用者为知识共享所做的贡献。
我的文档能查看当前用户创立了多少篇文档,可查看、编辑、共享、删除等操作,也可经过日志查看自己发表的文档有多少人看了
具体操作:
1．点击【知识】→【我的文档】菜单,进入‘我的文档’页面;
2．我的文档页面显示的是文档所有者为当前用户的文档,这里显示了所有状态的文档,在此页面还能够点击编辑、删除、共享对文档进行编辑以及修改共享等操作,还能够点击日志链接查看哪些员工查看过这篇文档。

3、 最新文档
方便用户查看使用者在系统中从未阅读的文档。
具体操作:
1．点击【知识】→【最新文档】菜单,进入最新的未读文档页面,点击链接查看使用者未阅读过的文档,一旦点击,下次进入时将不会再显示该文档;
2．对于只需要查看标题的文档,使用者还能够选中文档标题前的复选框,然后点击右键选择标记为已读按钮来批量阅读文档;

注意:这些文档都是你有权限看,而当前用户未看的文档
4、 文档目录
文档目录将使用者有权限阅读的文档按照目录的方式统计归类,当使用者需要浏览某一方面的文档时,用文档目录方式浏览文档是使用者查阅某一类文档的最佳选择。
具体操作:
点击【知识】→【文档目录】菜单;可查看文档目录的信息,同时点击分目录,可进入子目录查看

5、 查询文档
方便用户搜索系统内文档,包括有查看权限的文档和没有查看权限的文档,对于没有权限查看的文档,只能够看到文档标题等信息,无法看到文档内容。
搜索文档:
1．点击【知识】→【查询文档】菜单,进入查询文档页面;
2．填写搜索条件,然后右键菜单中点击”搜索”,将搜索出系统内符合查询条件的文档,默认列表中显示的是有权限查看的文档;也可订阅无查看权限的文档
3．另外,使用者还能够在高级搜索中,选择”文档”选项,输入文档名称后搜索使用者需要的文档;
4、还能够经过订阅无法查看的文档,发起订阅请求,从而能够查看那些没有权限查看的文档。

6、 全文检索
在【知识】-全文搜索中,输入相关文字,右键搜索,可查询到与输入文字相关的文档,可点开查看自己关心的事宜

第六部分: 日程管理使用介绍
1、 新建日程
所有使用OA系统的人员,可经过系统左侧菜单‘新建日程’功能,填写日程标题、紧急程度、接收人、开始和结束日期、日程内容等信息。系统可根据累计填报每天的日程,形成成周日程和月日程。假设领导的秘书(助理)可给领导安排日程或上级给下属安排日程时,只需修改日程填报时的‘接收人’,即可实现给其它人安排日程。
周日程:

月日程:

注意:日程新建能够经过”新建”按钮,也能够经过按住鼠标左键拖拉,放开后就自动形成了日程,可查看下属的日程

2、 我的日程
所有使用OA系统的人员,能实时查看某天、某个周、某个月的工作日程。
3、 所有日程
所有日程包括我自己新建的日程,别人共享给我的日程,还有由会议模块推送过来的日程。
自己新建的日程和会议推送过来的日程的颜色是有区分的。

4、 共享日程
每个员工自己的日程系统默认共享给其上级,上级能够方便的查询自己下属的日程安排;也能够手工设置共享范围给其它人。
经过左侧‘日程共享设置’功能,即可实现将日程默认共享给其它人。

5、 查询日程
经过左侧‘查询日程’功能,根据日程模块所应的属性,进行查询。

第七部分:我的人事使用介绍
1、 个人信息查看
用于查看用户的个人信息,并可对相关信息进行编辑。
操作:点击人事模块,选择”我的卡片”即可查看个人信息进行查看和维护

点击右键”编辑”,可对个人信息进行维护,维护完后记得右键保存。

2、 我的下属
用于查看用户下属的计划、待办事宜、文档。
具体操作:
1．点击我的下属进入页面,这里列出了使用者所有直属下属的信息;
2．此时,使用者能够点击链接查看人力资源相关信息;

3、 密码设置
用于用户定期修改密码。
具体操作:
方法一:
1．在点击‘我的人事’下的‘我的卡片’,进入使用者的人力资源卡片;
2．然后,点击”密码”标签进入修改使用者的登录密码,填写旧密码、并输入新密码确认后保存。

方法二:
1．选择【人事】→【密码设置】菜单,进入密码修改页面,直接修改密码。

方法三:
1．在常见工具栏,点击,也可直接修改密码。

注意:不论用哪种方法修改完密码后,别忘了右键保存,不然密码修改时无效的
4、 在线人员查询
在线人员用于查看系统中正使用系统的人员。选择【人事】→【在线人员】菜单,进入在线人员列表页面。
具体操作:设置查询条件,右键菜单中点击”搜索”即可查找出符合条件的在线人员。

第八部分:协作区使用介绍
协作区用于有效实时的帮助用户建立一个讨论沟通的平台,将不同部门、不同岗位的人员组成一个个虚拟团队来完成同一个工作。系统能够建立多个协作栏目,建立不同的协作平台让公司内部员工进行工作的沟通。类似于协作的概念。
1、 我的协作
选择【协作】→【我的协作】菜单,左侧窗口中默认显示用户参与、可查看的协作区,点击协作区,可查看详细的协作信息。

各参与人在每次进入我的协作后能够查看所有直接参与的主题和其它关注的主题。
显示为黑色粗体的主题为有新增协作交流可是你还没有查看过的协作,协作前有红色惊叹号的表示是紧急的协作,你还能够单击协作前的五角星来标记自己觉得重要的协作。
2、 新建协作
选择【协作】→【新建协作】菜单,显示如下图所示页面:
1） 输入协作”主题”;
2） 选择”类型”,共有六个类型:1.财务  2.人力资源  3.博威集团OA项目过程交流4.OA测试系统问题反馈 5.精益 6.行政 7 信息;类型可在后台进行维护。
3） 选择”负责人”和”参与者”;
4） 设置”起始日期”和”结束日期”;
5） 输入”详细说明”,能够选择相关文档或相关流程,也能够上传本地文件。
右键菜单中点击”提交”即可完成新建协作。

3、 查询协作
”查询协作”菜单功能用来查询结束和正常状态的协作。选择【协作】→【查询协作】菜单,如下图所示:

第九部分:会议管理
1、 新建会议
所有使用OA系统的人员,可经过系统左侧菜单‘新建会议’功能,发起会议,选择会议类型,填写召集人(只显示在后台设置的那些人员)、联系人、开始和结束时间、提醒方式、会议地点(可根据会议会议室使用情况查看)、也可自定义会议地点、参会人员、议程、相关附件等信息。
会议发起后,参会人员会受到会议提醒信息,可对会议作一定的操作,如是否参与、是否需要安排住宿、是否需要订车船等信息。
根据会议类型申请会议,博威集团的会议需要走审批流程,当新建会议提交后,会自动触发审批流程,相应的会议室管理员会作审批

2、 审批会议
会议可关联审批流程,开会申请需要审批后才能进行,需定义会议审批流程后才可进行,同时会在会议室报表中占用指定的会议室。
只有需要审批的会议,才能再审批会议中查看。
会议审批只有审批人才能看到,同时能够查看会议状态等信息。
会议审批人可在待办事宜中审批,审批人审批完成会议即刻生效。

会议审批流程如下:

3、 新的会议
可查看新的会议信息。会议未审批完成,新的会议当中是没有会议信息的。

4、 老的会议
可查看已经开完会议的会议信息。

5、 会议室报表
可汇总查看会议室报表信息,哪个时间段哪些会议室被占用,哪些会议时间冲突,哪些空闲的都能够查看,也能够在会议室报表中新建会议。

6、 会议查询
可根据会议类型、会议名称、会议时间、召集人等信息查询会议。

第十部分:项目管理
1、 新建项目
经过【项目】-【新建项目】来新建项目,可根据项目类型不同,新建项目,输入项目相关内容,右键提交即可实现项目新建。
博威集团项目已关联审批流程,新建完项目后会自动触发项目审批流程,审批经过后项目才正式生效,状态为正常。

2、 项目执行
显示执行中的项目,可在列表中查看项目的状态,也能够经过查询条件进行查找

经过点击项目编码可查看项目详细信息。

3、 项目审批
可查看审批中的项目。

4、 查询项目
可根据条件查询项目。

第十一部分:车辆管理
1、 车辆使用情况
车辆申请经过车辆预订申请流程发起,可在车辆管理中查看车辆的相关信息。可查看车辆的占用情况,是否存在冲突等信息都可从车辆使用情况表中获取。

2、 车辆审批
显示审批中的车辆

3、 车辆查询
可查询车辆相关信息。

第十二部分:SAP查询

1、 单个物料库查询
可查询SAP当中物料库的相关信息

第十三部分:单点登录
1、 登录账号密码设置
1、 第一次经过OA系统登录其它信息系统,点击其它信息系统的菜单默认弹出用户名密码维护界面,输入其它信息系统的用户名和密码保存后,点击其它信息系统图片即可登录异构系统;
2、 如在异构系统中修改了用户名和密码,则需在此处重新维护用户名和密码后,才能重新登录异构系统。

第十四部分:计划任务管理

第十五部分:及时通讯工具(Message)

1、 Message安装及使用
考虑到博威集团是采用域环境,普通用户无法进行安装程序,因此,emessage的安装包可由系统管理员经过域环境推送来完成emessage(即时通讯)的安装,双击该以下图标即可进入登录界面,如下图:

说明:
1、 OA地址:为IE登录OA的地址,
2、 用户名/密码:OA系统的登录名和密码;
输入对应的信息后,即可登录Message,如下图:

办公事项
多人聊天,讨论组
菜单
聊天记录
日程、协助
聊天人相关信息
其它细节设置
设置个人头像
公司组织架构
本部门相关人员
最近聊天记录
点击该图片能够调用IE登录OA
显示当前人需处理的代办事宜
个性展示
当前登陆人

1、 字体设置;
2、 文件传送;
3、 发送图片;
4、 截图操作;
5、 聊天记录

注意:OA系统需采用IE浏览器,emessage可经过直接登录到OA系统,因此,需将IE浏览器设置成OA系统的默认浏览器,不然跳转可能会出现异常。
第十六部分:Mobile
1、 Mobile安装
安卓(Android)系列
打开泛微网站,能够下载最新Android客户端

苹果(iOS系列)
登录 App Store,搜索泛微,即可找到对应的客户端安装程序

或扫描二维码:

2、 Mobile登录
安装完客户端后如下图所示

1.服务器地址为::89
2.用户名密码与pc版的用户名密码一致,能够选中记住密码和自动登录两个功能,这样就不用每次都输入用户名密码了

3、 Mobile使用
3.1 通讯录使用
按组织查看

搜索人员

4、流程功能
4.1 待办事宜的查看

4.2 待办事宜的处理
流程表单能够做如下操作:
1. 本文框和多行文本框字段点击单元格,直接输入内容即可;
2. 下拉选择框点击下拉选择框后选择要选择的内容即可
3. 浏览按钮点击后会弹出浏览选择框,在选择框中输入要查寻的内容,点击搜索,显示出搜索的内容后,选中要选择的对象,就被显示在已选择中,如果需要多选,需要进行多次搜索。
4. 表单内容处理完成后,将页面移动到流程处理部分
4.3 我的请求
能够查阅所有的发起的流程

搜索栏能够输入关键字搜索流程标题包含此关键字的流程

5 文档查询
文档查阅能够根据客户需要设置不同的模块,如新闻、公告、通知等

注意:文档附件如果是word之类的文档的话,需要手机版本支持office软件才能打开