资源描述
,Office 2010,企业管理,项目化教程,公司员工工资管理,Word,小张是某汽车股份有限公司的会计,负责管理公司员工的信息和工资统计,由于公司工资制度改革,需要小张把原来的员工工资系统进行更新,从而满足新的工资制度。,小张把该项目分解成三个任务来完成,第一个任务是更新公司,“,员工基本信息表,”,、,“,员工出勤表,”,、,“,员工业绩表,”,、,“,基本工资及社会保险表,”,四张数据表;第二个任务是通过,Microsoft Query,组件从多数据表中完成,“,工资总表,”,;第三个任务是通过多种方法完成工资条的制作。,项目描述,学习要点,理解并掌握工作表中的各种操作(添加或删除字段,移动、复制和格式化工作表等)。,掌握根据实际要求编写公式和嵌套函数的方法。,能利用,Microsoft Query,组件获取数据。,掌握数据排序的灵活应用。,项目,3,Contents Page,目录页,任务,3,:批量制作工资条,任务,1,:更新公司员工数据表,任务,2,:制作工资总表,任务,1,更新公司员工数据表,情景描述,情景描述,某公司采用,Excel 2010,来管理统计员工信息。,由于公司开设了三个分店,必须进行员工的重新分配,即,增加,“,地区,”,字段,;,为了与员工共享信息方便,要,增加,“,电子邮箱,”,字段,;,“,工龄,”,字段,为了保证计算更加准确,也,进行了公式的更新,。,会计小张借助原来的,“,员工基本信息表,”,进行数据的更新。,由于公司考勤制度改革加入了迟到制度,取消病假制度,会计小张借助原来的,“,员工出勤表,”,进行更新数据。,由于公司业绩考核改革,每月根据考核成绩给出考核等级,从而决定业绩奖金。会计小张借助原来的,“,员工业绩表,”,进行数据的更新,再通过更新的相关数据表来满足公司的改革要求。,作品展示,员工基本信息表效果图:,作品展示,员工出勤表效果图:,作品展示,员工考核表效果图:,作品展示,基本工资及社会保险效果图:,任务要点,3.,掌握根据实际情况输入公式的方法。,4.,日期函数,DATEDIF,的使用方法。,5.VLOOPUP,函数的使用及嵌套方法。,6.,IF,函数的使用及嵌套方法。,2.,通过移动和复制工作表获取外部数据。,任务实施,步骤,1,启动,Excel 2010,,将新建的工作簿保存为,“,公司员工工资管理,”,。,更新员工基本信息表,01,任务实施,步骤,2,打开本书配套素材,“,素材与实例,”,“,项目,3,”,“,公司员工信息管理,”,原系统。,更新员工基本信息表,01,任务实施,步骤,3,将,“,公司员工信息管理,”,原系统中的,“,员工基本信息表,”,复制到,“,公司员工工资管理,”,工作簿中,如图所示。,更新员工基本信息表,01,移动和复制工作表时,原工作簿和目标工作簿都要处于打开状态。,任务实施,步骤,4,同理,将,“,公司员工信息管理,”,原系统中的,“,资料表,”,复制到,“,公司员工工资管理,”,工作簿中,并移至,“,员工基本信息表,”,之前。,更新员工基本信息表,01,任务实施,步骤,5,将,“,公司员工工资管理,”,工作簿中的,“,Sheet1,”,、,“,Sheet2,”,、,“,Sheet3,”,三个工作表删除,。,步骤,6,将,“,公司员工工资管理,”,工作簿中,“,员工基本信息表,”,的第一行标题行删除,。,更新员工基本信息表,01,任务实施,步骤,7,选中,“,公司员工工资管理,”,工作簿中的,“,员工基本信息表,”,,,在,“,工作日期,”,列前插入,“,电子邮箱,”,列,,由于会沿用前一列数据格式,从而默认是数据有效性的格式,为此,,需清除数据的有效性,,操作步骤如下:,更新员工基本信息表,01,(,1,),选中要清除格式的数据范围,I2:I21,单元格区域,,如右图所示。,任务实施,更新员工基本信息表,01,(,2,),单击,“,数据,”,选项卡,“,数据工具,”,组中,“,数据有效性,”,按钮,,打开,“,数据有效性,”,对话框,单击,“,全部清除,”,按钮,,如右图所示,单击,“,确定,”,完成操作。,任务实施,步骤,8,按效果图右图所示输入内容。,将,“,电子邮箱,”,列调整到最合适的列宽,并用,“,格式刷,”,刷新格式。,更新员工基本信息表,01,任务实施,小,技,巧,按列名选中整列,在右键菜单中选择,“,插入,”,项,可在此列前快速插入一列。,要,快速调整最合适列宽和行高,,可将鼠标指针移到两列名或行名中间的分割线上,当鼠标指针变成双向箭头形状时,双击鼠标左键即可。,利用,“,格式刷,”,可以复制格式:,先选中原格式区域,再单击,“,格式刷,”,按钮,此时鼠标变成,“,刷子,”,形状,再刷目标区域即可。,任务实施,步骤,9,选中,“,公司员工工资管理,”,中的,“,员工基本信息表,”,,,在,“,工龄(年),”,列后插入,“,地区,”,列,并设置数据有效性,参数及效果如右图所示。将,“,地区,”,列调整到最合适的列宽,并用,“,格式刷,”,刷新格式。,更新员工基本信息表,01,任务实施,步骤,10,选中,“,公司员工工资管理,”,工作簿中的,“,员工基本信息表,”,,删除,“,工龄(年),”,列数据。若当前日期本人已经过生日才算一年,否则不能算,此时可采用,DATEDIF,函数来实现。选中,K2,单元格,输入如右图所示的公式,再通过复制公式更新其余数据。,更新员工基本信息表,01,任务实施,小,技,巧,DATEDIF,函数的功能:,返回两个日期参数的差值。,语法:,DATEDIF(date1,date2,y),;,DATEDIF(date1,date2,m),;,DATEDIF(date1,date2,d),其中:,date1,表示前面日期,,date2,表示后面一个日期,,y(m,、,d),要求返回两个日期相差的年(月、天)数。,注意:这是,Excel,中的一个隐藏函数,在函数向导中找不到,可以直接输入使用,对于计算年龄、工龄等非常有效。,任务实施,步骤,1,将,“,公司员工信息管理,”,原系统中的,“,员工出勤表,”,复制到,“,公司员工工资管理,”,工作簿中。,步骤,2,选中,“,公司员工工资管理,”,中的,“,员工出勤表,”,,将第一行的标题行删除。,更新员工出勤表,02,任务实施,步骤,3,选中,“,公司员工工资管理,”,中的,“,员工出勤表,”,,在,“,事假,”,前插入两列,分别为,“,本月累计迟到(分钟),”,、,“,本月累计事假(天),”,,并调整合适的列宽。删除,“,病假,”,、,“,事假,”,两列。,更新员工出勤表,02,任务实施,步骤,4,选中,“,公司员工工资管理,”,中的,“,员工出勤表,”,,选中,A2:G21,单元格区域,删除其内容保留格式,如图所示。,更新员工出勤表,02,任务实施,步骤,5,选中,“,公司员工工资管理,”,中的,“,员工出勤表,”,,其中,“,员工编号,”,列数据直接引用,“,员工基本信息表,”,工作表中的,“,员工编号,”,列数据,如下图所示。,更新员工出勤表,02,任务实施,步骤,6,选中,“,公司员工工资管理,”,中的,“,员工出勤表,”,,通过,“,员工编号,”,列引用,“,员工基本信息表,”,中的,“,姓名,”,、,“,部门,”,列数据,完成该表中两列数据的填充。,“,姓名,”,、,“,部门,”,列公式如下图所示。,更新员工出勤表,02,任务实施,小,技,巧,VLOOKUP,函数的功能:,用于在表格或数值数组的首列查找指定的数值,并由此返回表格或数值当前行中指定列处的数值。,语法:,VLOOKUP(Lookup_value,Table_array,Col_index,_num,Range_lookup),Lookup_value,:,表示要查找的值,它可以为数值、引用或文字串。,Table_array,:,用于指示要查找的区域,查找值必须位于这个区域的最左列。此区域必须是绝对引用。,Col_index_num,:,为相对列号。查找区域的最左列为,1,,其右边一列为,2,,依次类推。,Range_lookup,:,唯一逻辑值,指明函数,VLOOKUP,查找时是精确查找(,FALSE,),还是近似匹配(,TRUE,)。,任务实施,步骤,7,将,“,公司员工信息管理,”,原系统中的,“,资料,”,表复制到,“,公司员工工资管理,”,工作簿中。,更新员工出勤表,02,任务实施,步骤,8,选中,“,公司员工工资管理,”,中的,“,员工出勤表,”,,通过,“,资料,”,表中的,“,职务工资,”,表格信息完成该表的,“,职务工资,”,列数据的填充。,(,1,),定义区域名称。将,“,员工基本信息表,”,中,A2:L21,单元格区域定义为,“,员工基本信息,”,,将,“,资料,”,中,A3:B12,单元格区域定义为,“,职务工资,”,。,更新员工出勤表,02,任务实施,(,2,),“,员工出勤表,”,中的,“,职务工资,”,列引用,“,员工基本信息表,”,中的,“,职务,”,列数据,如下图所示。,更新员工出勤表,02,任务实施,(,3,),以,“,员工出勤表,”,中的,“,职务工资,”,列查找,“,资料,”,中的,“,职务工资,”,,如下图所示。,更新员工出勤表,02,“,职务工资,”,列计算采用,VLOOKUP,函数的嵌套。,小提示,任务实施,步骤,8,选中,“,公司员工工资管理,”,中的,“,员工出勤表,”,,按效果图输入,“,本月累计迟到(分钟),”,、,“,本月累计事假(天),”,两列数据,并计算,“,应扣额,”,,如图所示。,公司的考核制度如下,(,1,),一个月中累计迟到不超过,10,分钟,不扣款;累计迟到不超过,30,分钟,扣款,20,元;累计迟到不超过,60,分钟,扣款,30,元;累计迟到超过,60,分钟,按职务工资的,3%,进行扣款。,(,2,),病假、婚假不扣款。,(,3,),事假一天扣,100,元。,更新员工出勤表,02,任务实施,小,技,巧,多层条件的,IF,函数构成:,IF(,条件,1,,符合条件,1,的结果,,IF(,条件,2,,符合条件,2,的结果,,IF(,条件,3,,符合条件,3,的结果,,IF(,条件,4,),。,其中条件,1,条件,2,条件,3=15,1000,if(VLOOKUP(A2,员工基本信息,11,false),=10,800,if(VLOOKUP(A2,员工基本信息,11,false),=5,500,200),单个函数可以用函数向导来完成,但多个函数嵌套使用必须学会手动输入公式。,小技巧,任务实施,步骤,9,选中,“,公司员工工资管理,”,中的,“,基本工资及社会保险,”,工作表,通过,“,资料,”,表中的,“,学历工资,”,表格信息完成该表的,“,学历工资,”,。其中:,更新基本工资及社会保险,04,(,1,),“,基本工资及社会保险,”,中的,“,学历工资,”,列,通过,“,员工编号,”,列引用,“,员工基本信息表,”,中的,“,学历,”,列数据,,“,员工基本信息表,”,数据区定义名称为,“,员工基本信息,”,。,任务实施,更新基本工资及社会保险,04,(,2,),通过,“,基本工资及社会保险,”,中的,“,学历工资,”,列的结果引用,“,资料,”,中的,“,学历工资,”,数据(,“,资料,”,表中,“,学历工资,”,数据区定义名称为,“,学历,”,),完成,“,学历工资,”,列数据。,公式如下。,=VLOOKUP(VLOOKUP(A2,员工基本信息,8,FALSE),学历,2,FALSE),“,学历工资,”,列计算采用,VLOOKUP,函数的嵌套。,小技巧,任务实施,步骤,10,计算,“,基本工资及社会保险,”,工作表中的,“,基本工资,”,和,“,社会保险,”,。,更新基本工资及社会保险,04,(,1,),计算出员工的,“,基本工资,”,计算方法为:,基本工资,=,工龄工资,+,职务工资,+,学历工资,任务实施,更新基本工资及社会保险,04,(,2,),计算出员工需缴纳的,“,社会保险,”,,社会保险由养老保险、医疗保险、失业保险、住房公积金四部分构成。这里是个人缴纳部分,计算方法如下:,养老保险,=,基本工资,8%,医疗保险,=,基本工资,2%,失业保险,=,基本工资,1%,住房公积金,=,基本工资,7%,社会保险,=,养老保险,+,医疗保险,+,失业保险,+,住房公积金,任务,2,制作工资总表,情景描述,情景描述,某公司工资总表要能够同时满足公司财务处理的需求和员工的需求。财务处理侧重于工资的归属,员工关注的是自身的工资组成情况。,在本任务中,每个员工的工资包括,员工的基本信息、基本工资和业绩奖金、社会保险、考核扣款等,,不过这些工资项目暂时不在同一个工作表中体现,,需要借助任务,1,中的四个表合并成为一张总的工资表,。,上述计算的结果属于员工的应发工资,,还需要根据我国规定的个人所得税计算方法,通过公式最终计算出实发工资,最终完成工资总表,。,作品展示,2.,熟悉并使用,Microsoft Query,组件,能够通过设置条件来控制数据的输出显示。,任务要点,3.,掌握根据实际要求灵活输入公式的方法。,1.,掌握利用多表生成 工资总表相关数据的方法。,任务实施,步骤,1,在,“,公司员工工资管理,”,工作簿的最后新建,“,工资总表,”,。,步骤,2,打开,“,工资总表,”,工作表,选中,A1,单元格,在,“,数据,”,选项卡的,“,获取外部数据,”,组中执行,“,自其他来源,”,中的,“,来自,Microsoft Query,”,命令,打开如右图所示的,“,选择数据源,”,对话框。,多表生成工资总表,01,任务实施,步骤,3,在,“,选择数据源,”,对话框选择数据库类型为,“,Excel Files*,”,,单击,“,确定,”,按钮,打开,“,选择工作簿,”,对话框,选择,“,公司员工工资管理,”,工作簿,如右图所示。,多表生成工资总表,01,任务实施,步骤,4,选中,“,公司员工工资管理,”,后单击,“,确定,”,按钮,打开,“,查询向导,-,选择列,”,对话框,单击,“,可用的表和列,”,中的,“,员工基本信息表,”,前的,“,+,”,号,展开该表所含的列,分别选中要显示的列,“,员工编号,”“,姓名,”“,部门,”“,地区,”,到查询结果列中,如右图所示。,多表生成工资总表,01,任务实施,步骤,5,单击,“,下一步,”,按钮,完成要显示的列的选择,进入,“,查询向导,-,筛选数据,”,对话框,,单击,“,下一步,”,按钮,跳过筛选过程,打开,“,查询向导,-,排序顺序,”,对话框,在该步骤中不需要设置任何内容。,单击,“,下一步,”,按钮,打开,“,查询向导,-,完成,”,对话框,在,“,请确定下一步的动作,”,设置区选中,“,在,Microsoft Query,中查看数据或编辑查询,”,,,单击,“,完成,”,按钮,完成查询向导的操作,进入,Microsoft Query,界面,如右图所示。,多表生成工资总表,01,任务实施,步骤,6,执行,Microsoft Query,窗口中,“,表,”,菜单下的,“,添加表,”,命名,显示,“,添加表,”,对话框,如右图所示,分别双击列表框中的,“,员工出勤表,”“,员工业绩表,”“,基本工资及社会保险,”,,单击,“,关闭,”,按钮关闭,“,添加表,”,对话框。,多表生成工资总表,01,任务实施,步骤,7,执行,Microsoft Query,窗口中,“,表,”,菜单下的,“,连接,”,命令,显示,“,连接,”,对话框,如右图所示,,在左侧选择,“,员工基本信息,$.,员工编号,”,,,“,运算符,”,为,=,(等于),在右侧表选择,“,员工出勤,$.,员工编号,”,,,“,连接内容,”,选择,1,,单击,“,添加,”,按钮,添加一个连接。,多表生成工资总表,01,任务实施,同理,通过,“,员工编号,”,字段建立,“,员工出勤表,”,和,“,员工业绩表,”,之间的连接,,再通过,“,员工编号,”,字段建立,“,员工业绩表,”,和,“,基本工资及社会保险,”,之间的连接。,从而四个表通过,“,员工编号,”,字段连接在一起,如下图。,多表生成工资总表,01,多表建立连接,也可以在添加所需表之后,通过各表间用鼠标拖拽,“,员工编号,”,字段建立连接。,小技巧,任务实施,步骤,8,在,Microsoft Query,窗口从添加的表中双击,“,工资总表,”,所需要的字段,将其添加到表中,效果如下图所示。,多表生成工资总表,01,任务实施,步骤,9,执行,Microsoft Query,窗口中,“,文件,”,菜单下的,“,将数据返回,Microsft Excel,”,命令,打开如右图所示的,“,导入数据,”,对话框,按图中所示选择,切换到,Excel,状态。,多表生成工资总表,01,任务实施,小,技,巧,用,Microsoft Query,组件通过多表生成一个表,一定要注意,多表之间必须有唯一字段建立多表之间的连接,,这样生成的表数据才能关联在一起。,如果关联表的数据进行了更改,则在生成表只需在数据区右击,,在右键菜单中选择,“,刷新,”,项,即可一起更新数据,。,任务实施,步骤,1,在,“,工资总表,”,工作表中,导入数据时自动进入筛选状态,取消其自动筛选状态,并添加,“,应发工资,”,、,“,应纳税工资额,”,、,“,个人所得税,”,、,“,实发工资,”,四个字段。,通过公式和函数计算完成工资总表,02,任务实施,步骤,2,按照,“,公司员工信息管理,”,原系统中的,“,工资总表,”,格式,利用,“,格式刷,”,刷,“,公司员工工资管理,”,中的,“,工资总表,”,。先清除,“,工资总表,”,列格式,如右图所示,再刷新格式。,通过公式和函数计算完成工资总表,02,任务实施,通过公式和函数计算完成工资总表,02,步骤,3,在用公式计算,“,工资总表,”,工作表中的,“,应发工资,”,。,计算方法:,应发工资,=,基本工资,+,业绩奖金,-,社会保险,-,应扣额,步骤,4,用,IF,函数计算,“,工资总表,”,中的,“,应纳税工资额,”,。,计算方法:,如果应发工资大于,3500,元需纳税,纳税金额为,“,应发工资,3500,”,,否则为,0,。,任务实施,通过公式和函数计算完成工资总表,02,步骤,5,计算个人所得税,在,K3,单元格输入如图,3-27,示的公式,因为对应的值是一个范围,,,所以采用,VLOOKUP,函数的模糊查询。,多表,如果引用,Microsoft Query,组件生成的数据,对应单元格名称变为,列名,。,小技巧,从,2011,年,9,月,1,日起,个人所得税是月收入超过,3500,起征。,个人所得税,=,应纳税工资额,税率,-,速算扣除数,其中税率如“资料”工作表中的介绍,如下图所示。,函数,VLOOKUP,中,range_lookup,(第四个参数)为,TRUE,(或忽略)时,表示,“,模糊查找,”,(近似匹配值),函数,VLOOKUP,在区域,table_array,(第二个参数)的第一列中找不到对应的具体指,looup_value,(第一个参数),则返回小于或等于,lookup_value,的最大值。,小技巧,通过公式和函数计算完成工资总表,02,任务实施,步骤,6,计算实发工资:,实发工资,=,应发工资,-,个人所得税。,通过公式和函数计算完成工资总表,02,任务,3,批量制作工资条,情景描述,情景描述,为了使员工了解到自己的工资信息,核实工资数据,通常要将员工的工资信息反馈给员工个人。因此,通常情况下都会为员工打印工资条。工资条的生成方式可分为如下三种:,第一种是使用,Word,的邮件合并生成主文档工资条模板和,Excel,提供工资总表数据源联合应用生成工资条,这种方式的劣势是过程过于复杂;,第二种就是直接在,Excel,中使用公式来生成工资条,通过找到标题行,内容行之间的行号关系就可以通过复制公式的方法生成工资条,这种方式的劣势是公式过于复杂;,第三种就是利用排序功能,自动生成工资条,这种方法简单直观。,本任务采用第三种方法制作工资条。,作品展示,本任务批量制作的工资条效果如右图所示。,任务要点,3.,掌握准确定位单元格区域的方法。,1.,灵活掌握排序的使用方法。,2.,熟悉并熟练掌握,“,格式刷,”,的使用。,任务实施,步骤,1,新建,“,工资条,”,工作表,复制,“,工资总表,”,中的数据到,“,工资条,”,工作表中,以,A2,单元格为开始单元格。,制作数据表,01,因为工资条采用排序法生成,所以在粘贴数据时只要求粘贴数值。,小技巧,任务实施,步骤,2,打开,“,工资总表,”,工作表,将,“,员工编号,”,设置前置零效果。选中,A,列,插入两个新列。,步骤,3,B,列生成新的,“,序号,”,字段,在,B3,单元格输入,1,,依次填充至,B22,单元格。,制作数据表,01,任务实施,步骤,4,A,列生成一个,“,辅助,”,字段,在,A3,单元格输入,1,,依次填充至,A22,单元格;在,A23,单元格输入,1.2,,依次填充至,A41,单元格,如图所示。,制作数据表,01,按,【Ctrl】,向下填充数据时,相当于,步长值设置为,1,。,任务实施,步骤,1,选中,A2:N41,单元格区域,按,“,辅助,”,列执行,“,升序,”,数据排序。,步骤,2,快速选择定位区域。选中,A2:N41,单元格区域,执行,“,开始,”,选项卡,“,编辑,”,组中,“,查找和选择,”,列表中的,“,定位条件,”,命令,如右图所示。,快速生成小标题,02,任务实施,步骤,3,在打开的,“,定位条件,”,对话框选中,“,空值,”,项,如右图所示,单击,“,确定,”,按钮,选中区域中所有空行。,快速生成小标题,02,任务实施,步骤,4,保持选中空行的状态下,输入,“,=,”,号,然后选中,B2,单元格。同时按两次,【F4】,键,最后按,【Ctrl+Enter】,组合键,如右图所示。,快速生成小标题,02,任务实施,小,技,巧,【F4】,键可以重复上一次用户进行的操作,比如插入一列,按,【F4】,键,,可以重复用户的插入列动作。,在编辑公式时,引用其他单元格时,按,【F4】,键,,可以在四种引用方式下切换。例如,A1,,,$A$1,,,A$1,,,$A1,,表示该引用是相对,绝对还是混合引用。,【Ctrl+Enter】,组合键为在不同的单元格输入相同的内容或填充公式的快捷键。,任务实施,步骤,1,在单元格,A42,中输入,1.1,,按住,【Ctrl】,键填充至,A60,单元格的值为,19.1,。,步骤,2,选中,A2:N60,单元格区域,按,“,辅助,”,字段升序排序。,快速生成大标题,03,任务实施,步骤,3,在,B1,单元格中输入,“,工资条,”,文本,设置其格式为华文行楷、,16,,选中,B1:N1,单元格区域,合并后并居中。,步骤,4,选中,A2:N60,单元格区域中的空行并输入公式,=B$1,,填充空行。,快速生成大标题,03,任务实施,步骤,5,利用,“,格式刷,”,复制第一行的大标题格式,刷其余的大标题格式,如右图所示。可以采用双击,“,格式刷,”,多次复制格式的方式。双击,“,格式刷,”,时,刷完格式一定要再次单击,“,格式刷,”,按钮关闭格式刷。,快速生成大标题,03,任务实施,步骤,6,删除,A,列。,快速生成大标题,03,前面已经在,A,列中添加了,1,10,与,1.2,、,2.2,、,3.2,等小数位为,2,的连续数值。现在添加,1.1,、,2.1,、,3.1,等小数位为,1,的连续数值,,便于在升序排序时系统会根据,A,列中的数值的大小顺序进行排序,从而使空行显示在列标题行的上方。,小技巧,任务实施,步骤,1,设置文本的对齐方式,水平、垂直居中,。,步骤,2,设置合适的,列宽和行高,。,步骤,3,设置表格所有边框为,细实线,。,美化工资条,04,任务实施,步骤,4,设置大标题处底纹颜色为浅蓝色,小标题的底纹颜色为浅绿色,员工信息的字体为加粗。,在,“,开始,”,选项卡,“,样式,”,组,“,条件格式,”,列表中选择,“,新建规则,”,项,,利用公式完成条件设置,,,被,3,整除余,1,的行设置格式为填充蓝色,其余的条件设置类似,,如右图所示。,美化工资条,04,任务实施,小,技,巧,ROW,函数的功能:,返回单元格行号。,语法:,ROW(),MOD,函数的功能:,对两个数作除法并且只返回余数。,语法:,MOD(number,divisor),number,代表被除数;,divisor,代表除数;返回结果为余数。,Thank you,
展开阅读全文