公司信息管理体系建设方案.doc

公司信息管理体系建设方案

14
2020年4月19日
文档仅供参考

天津国信电讯科技有限公司
信息管理体系

建　设　方　案

国信电讯科技有限公司
营销企划部
-3

前　言

二十一世纪,人类已进入信息时代, 在市场经济的大潮中,信息的能否及时掌握, 掌握的信息正确与否成为企业生存与发展的最重要因素。
信息,是指公司所收集到的经过加工、整理、用于生产、经营和管理方面的各种信息,是公司生产经营中能够利用且反作用于生产经营活动的信息。信息具有客观真实性、时效性、共享性、可传递性和系统性等特点,业已成为市场经济条件下,企业生存和发展的重要因素。信息管理,是正确信息进行收集、加工、存贮、检索、利用的工作,特别是对于我们营销企业来讲信息系统的建立是至关重要的。
我们国信电讯科技有限公司正在快速发展, 在竞争最激烈的手机行业中, 信息管理系统的建立尤为迫切。 国信电讯信息管理系统的建立, 便于我们及时的掌握外部市场信息与行业动态, 电讯内部营运状况,为国信电讯科技的经营决策提供重要依据; 实现与客户信息共享, 扩大国信电讯科技的业内影响。

一． 国信电讯信息管理系统的意义
1、国信电讯信息管理,是公司实施正确经营战略规划的需要。
　 国信电讯信息管理系统, 向公司提供全面的市场信息与行业动态, 定期提
供市场分析报告, 公司内部营运状况与分析, 真正向公司领导提供经营决策依据。
2、国信电讯信息管理,是公司实现经营计划的重要保证。
　 信息管理除了为经营战略规划提供依据外,还能够加强公司内部管理控制。
信息管理及时的发现问题, 为经营决策的修正的提供依据。经过信息的传递与处理,实现信息与能量、物质巧妙结合, 实现资源利用最大化与合理化。
3.、国信电讯信息管理, 能够实行信息资源化,实现信息共享。
信息资源化, 公司内部资源的合理、 充分利用。 对外部的资源共享, 使信息变成运行价值, 成为客户服务的一部分, 扩大国信电讯在手机行业的业内影响力。
二、信息管理的目标:
经过国信电讯信息系统的建立, 提高信息反馈能力, 为国信电讯经营决策提供依据, 增强国信电讯对市场经济的适应力与竞争力; 成为国信电讯业务发展的推动者, 为国信电讯指引正确的方向; 成为国信电讯运行的价值, 发展企业的核心竞争力, 与客户实现信息共享, 为客户创造价值。
1、建立一套科学、合理、统一全面的指标体系和信息结构。 使公司内部、 外部的各种信息及时、 有效的得到传递, 确保公司的正常营运。
2、信息管理从公司信息需求分析为出发点。开发切实可行而有效的信息服务、信息反馈方式和手段,真正做到为业务活动和管理决策服务。
3、信息管理系统对信息进行科学、合理、深入的加工处理流程方式进行分析, 具有定量、定性分析方法相结合,提高信息加工深度并及时提供分析报告。
三、 信息管理的原则
原则一:收集的信息更具真实性和有效性,要求信息收集的表格标准化,规定采集信息的统一口径和频率方式;
原则二:收集处理信息的人员要统一培训,在思想、方法和行动上保持一致性和协调性,为保证信息流的畅通和有效,要落实具体的负责人、内容和时间;
原则三:处理信息的使用者要对信息的真实性、可靠性从多方面进行印证和质询。注重信息中的异常性。
四、信息管理信息内容
(一)、按信息搜集的来源信息可分为:内部信息与外部信息
内部信息包括:
• 销售信息
• 财务信息
• 产品成本信息
• 销售政策信息
• 新产品开采购信息
• 经营状况、成品库存状况
• 广告/促销
• 人事、行政信息
外部信息包括:
• 宏观经济政策信息:总体经济消费变动;手机行业产业政策
• 市场信息:市场规模; 市场增长率; 市场占有率;产品价格,广促信息。
• 渠道信息:
• 行业新产品新技术信息:手机产品的新技术,新产品。
• 运营商信息:网络运营商的经营动态、市场推广、以及相关政策
• 消费者购买因素:产品质量, 定价, 品牌信息, 售后服务, 潜在需求
• 竞争者信息:基本情况; 市场占有率; 产品价格; 广告/促销; 新产
品情况
• 供应商信息:手机生产厂家的相关信息。
• 竞争厂商信息
(二)、按信息搜集的时间性来分为:日常信息,实时信息, 重要信息
日常信息:提报营销企划部经理的信息, 具体分为每月总结与每周总结。包括:
• 国信电讯包销产品的整体经营状况;
• 包销产品销售跟踪报表;
• 分公司经营状况及自采产品的销售与问题;
• 客户信息, 指客户的需求, 销售政策意见反馈, 售后问题;
• 当期新上市产品信息, 广促信息;
• 厂家动态与营运商动态
实时信息:不定期的发生,或需要及时, 迅速的提报给领导层, 以了解领导层需要的信息。包括:
• 厂家动态与营运商动态
• 包销产品产品的政策调整;
• 国信电讯产品采购意见调查;
• 当前包销产品竟品调研;
• 国信电讯内部的人事变更;
重要信息:(报告形式)
• 全国手机行业营销动态分析;
• 手机行业的政策法规;
• 手机产品的新技术与功能导向;
季度性或月度国信电讯与分公司经营状况报表;
五、信息管理系统的建立
1．信息管理系统构架
信息管理系统包括信息的采集(信息源)、信息的汇总、信息的分析以及分析报告。信息系统是反映国信电讯内部的经营状况, 以及手机行业外部的市场信息, 运营商政策的工具。
2. 信息收集渠道的建立
信息收集渠道: 经过营销管理部、财务部、各分公司、集团采购部、电讯人力资源部和营销企划部采集相关信息
其中需要采集的信息按时间分为
信息收集工作的相关责任部门职能
总经办:总体发展规划及策略 (不定时)
营销管理:责成专人向营销企划部信息专员通报各分公司的销量、 销售额、 区域自采库存情况、 任务达成率(附件分公司经营状况通报); 售后处理统计与用户意见反馈。(周)
财务部:每月财务信息, 与分公司回款信息, 产品货款支出信息(月)
人资部:人力资源状况,招聘、培训、转岗情况(每季度)
分公司:包销产品意见表,包销产品市场调研表,竞争产品市场调研表 分公司销售情况, 市场份额与渠道覆盖, 客户需求,手机厂商的竞争策略变动。 (周)
大客户部:包销产品意见表,包销产品市场调研表,竞争产品市场调研表 分公司销售情况, 市场份额与渠道覆盖, 客户需求,手机厂商的竞争策略变动。 (周)
营销企划部: 客户意见反馈, 产品推广计划, 客户发展计划等。(月)
采购部: 近期产品采购意向(周)
附件一、 信息提供的相关部门与责任
3．信息管理的工作流程
信息采集:
信息系统中最大量的工作就是信息的采集, 信息采集的内容由相应的责任部门向营销企划部信息专员王苒按时提交, 确保提报内容的真实性、 准确性。
(1)主要活动:
• 经过拜访客户、和有组织的市场调研获取第一手客户需求与竞争对手及价格资料
• 访谈竞争对手,了解竞争者信息
• 从行业协会手机市场信息
• 收集公司内部有关资料(内部信息搜集表格)
• 经过各类表格初步整理信息
• 采集二手资料
(2)输入获得的信息
(3)成果:获得各种原始数据
(4)负责人:
信息汇总:
各职能部门定期将信息呈报信息中心后,由信息中心进行初步整理,并制作信息汇总表。并将信息呈报使用人。对重要信息迅速交給相关负责人。
(1)主要活动
• 信息系统对所采集数据进行初步整理
• 信息系统将各大类信息汇总制表
• 信息系统按要求把信息传递给相关人员
• 对特别的信息采集人要迅速传递给相关的负责人
(2)获得各种初始数据表格
(3)成果:汇总各种表格
(4)负责人:信息中心
相关成果:
1.战略要素信息(月)
2.市场综合信息(月)
3.产品线/片区市场统计(月)
4.竞争情况汇总(月)
5.用户需求汇总(月)
6.售后服务汇总(月)
7.销售月/季报表(月)
8.广告/促销信息(月)
9.新产品开发预算(月)
10.销售成本及回款(月)
12.人力资源信息(月)
信息分析:
在信息管理系统中关键的环节是信息的分析,信息分析是信息系统的枢纽。根据信息汇总, 实事求是, 科学,系统的分析,得出结论。采用国信电讯营企期刊、 报告、 甚至通知的形式发布结论性信息。
（1） 主要活动
a) 各相关人员再进一步分析处理,并制定相应的决策方案、计划等
b) 制定的计划、方案等都应再传递给相关人员与各信息系统
（2） 负责人
（3） 各类计划、报告等
a) 产品市场需求预测(季)
b) 市场竞争情况(月)
c) 国信营运状况分析(季06)
d) 客户需求-价格关系(季)
e) 客户发展规划(季)
f) 竞争对手价格-成本(季)
g) 营销费用(季)
h) 产品线目标及战略(季)
i) 产品线销售计划(年)
j) 新产品开发意向表(半年)
k) 新产品推广计划(季)
l) 财务分析报告(季)
信息的输出:
信息发布后使用信息者对接收到的信息进行输出与反馈, 有利与信息采集渠道, 分析方法的改进, 使信息系统更加完善。
• 产品市场需求预测(季)
• 市场竞争情况(月)
• 国信营运状况分析(季06)
• 客户需求-价格关系(季)
• 客户发展规划(季)
• 竞争对手价格-成本(季)
• 营销费用(季)
• 产品线目标及战略(季)
• 产品线销售计划(年)
• 新产品开发意向表(半年)
• 新产品推广计划(季)
• 财务分析报告(季)
信息管理系统流程图
营销管理
企划调研
采购、财务
分公司、大客户
信息媒体
主要内容:公司经营状况(销量,任务达成,库存。
主要内容:分公司经营状况,产品包销意见,产品市场调研。

任务达成,
库存
主要内容:
采购意向、财务月度经营报告
主要内容:产品包销意见,产品市场调研, 产品推广计划,。

任务达成,
库存
主要内容:市场信息 行业政策, 厂家动态。

信息采集整理、 汇总
信息采集分析、 结论
信息结论审核、发布
外部信息刊物
内部信息刊物
调研报告
分析报告
通知
其它方式
总部、各分公司员工
公司领导层
王冉
王冉、张铁柱、李刚
杨博成

4、信息传递工具
信息管理系统的运作,需要全局的概念,是需要各个部门,分公司充分合作运作。 为增强信息传递的及时性,我们主要利用公司的OA系统进行信息的传递, 辅助电子邮件、 电话传真的方式。
5、信息发布时间表:
日常信息: 每周一上报营销企划经理
实时信息: 在相应事件发生后, 及时上报。
重要信息: 按营销企划经理确定的日期, 按月度或季度性提交。
六、 信息系统的评价与审核:
营管意见:

人资意见:

总经办:

五、 信息内部的公司内部运行与推广