前期物业管理公开招投标工作流程暂定稿样本.doc

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响水县前期物业管理招投标工作流程
( 暂定稿)

为规范我县前期物业管理招标投标行为, 保护当事人的合法权益, 促进物业管理市场的公平竞争, 根据《中华人民共和国招标投标法》、 国务院《物业管理条例》、 《江苏省物业管理条例》、 《盐城市前期物业管理招投标实施细则》等有关法律法规, 结合我县实际情况, 制定本工作流程。
一、 招投标方式和范围
( 一) 、 招投标方式
前期物业管理招标分为公开招标和邀请招标。
( 二) 、 招投标范围
在同一物业管理区域内, 凡建筑面积多层在3万平方米以上, 高层住宅在1万平方米以上的住宅小区( 含住宅小区内的非住宅物业) 都应公开招标。有下列情形之一的特殊情况, 经县住建局批准, 能够采用协议的方式邀请招标, 选聘具有相应资质的物业服务企业: 1、 公开招标或者连续两次接受邀请投标人少于3个的; 2、 多层住宅在3万平方米以下、 高层住宅在1万平方米以下的。
二、 招投标时限
经过招投标方式选聘物业服务企业的, 招标人应当在以下规定时限内完成招投标工作:
( 一) 新建现售商品房项目应当在现售30日前完成;
( 二) 预售商品房项目应当在取得《商品房预售许可证》前完成;
( 三) 非出售的新建项目应当在交付使用90日前完成。
三、 招标步骤
步骤一: 招标前期准备
( 一) 招标人应成立招标工作小组并确定招标组织成员。
( 1) 法人代表( 负责人) 或其代理人参加招标工作小组。
( 2) 熟悉物业管理招标业务的经济、 技术和管理人员占招标工作小组成员总数的50%以上。
( 二) 招标人根据要求, 按有关规定编制招标文件、 起草招标公告或投标邀请书初稿;
( 三) 招标申请及招标备案
招标人在发布招标公告或发出投标邀请书的10日前, 提交填写好的《响水县前期物业管理公开招投标申请表》及《响水县物业管理项目招投标备案申请表》报县住建局物管科招标备案, 招标人需提供以下招标备案资料:
1、 与物业管理有关的物业项目开发建设的政府批件:
包括①项目立项批复
②企业营业执照和组织机构代码证
③税务登记证
④资质证书
⑤规划核准图( 即总平面规划图, 由规划办盖章, 并说明物业用房的位置和面积)
⑥建设工程规划许可证
⑦国有土地使用证
⑧施工许可证
( 以上查验原件, 复印件上需盖单位公章)
2、 《招标公告》或者《投标邀请书》;
3、 《招标文件》;
4、 物管用房位置与面积说明;
5、 负责项目招标事宜人员的介绍信或委托书;
6、 法律、 法规规定的其它材料。
重新选聘物业服务企业的, 还应提供物业服务合同。
( 四) 招标文件的内容
招标人应当根据招标项当前期物业管理的特点和需要, 在招标活动开始前完成招标文件的编制和招标备案。招标文件需报物管科审核确认。所有招标文件制作在刊登招标公告前完成。
前期物业管理招标文件应包括以下内容:
1、 招标人及招标项目简介, 包括招标人名称、 地址、 联系方式、 项目规划建设( 名称、 类型、 位置、 建筑面积、 区域四至、 主要经济技术指标、 建设与竣工交付日期) 、 相关设施设备、 物业管理用房配置等基本情况;
2、 物业管理前期介入的时间、 服务要求, 相关业主共有的道路、 绿地、 公共场所、 公用设施、 车位( 库) 、 物业管理用房以及房屋共用部位、 共用设施设备的接管验收要求;
3、 对投标人及投标书的要求, 包括投标人的资格、 投标书的格式、 投标书份数、 企业情况、 管理服务总体目标及各项指标要求、 拟派出的管理项目负责人和主要技术人员简历与业绩、 物业管理设计模式、 机构设立、 岗位安排、 员工培训计划、 管理制度及装备的机械设备和采取的措施、 物业服务费标准的测算、 公共能耗管理、 投标承诺、 投标书密封加盖企业印鉴和法定代表人签章等要求;
4、 交付使用后经营性物业的租赁经营与管理, 包括停车场( 库) 、 会所等相关设施权利归属、 服务收费方式等;
5、 物业服务内容( 包括对业主入住、 建立服务系统和服务网络, 房屋共用部位、 共用设施设备维修养护, 公共绿化养护管理, 公共秩序维护、 车辆停放管理、 消防等安全防范管理, 装饰装修管理服务, 公共环境卫生保洁, 物业资料管理、 客户服务和便民措施等) 及服务标准;
6、 财务管理, 包括对物业服务费和专项维修资金的使用管理;
7、 前期物业服务合同的签订说明以及业主临时公约的制订说明;
8、 房屋质量保证文件和房屋使用说明情况;
9、 招标人向中标人提供的物业管理条件或者优惠条件;
10、 评标标准和评标方法, 废标认定原则;
11、 投标保证金的缴纳, 对未中标人编制投标文件的经济补偿方法等;
12、 招标人、 中标人违约的责任;
13、 招标文件解释和招标活动方案, 包括现场踏勘、 投标书送达地点及截止时间、 开标时间及地点等;
14、 其它招标事项的说明及法律法规规定的其它内容。
( 五) 物管科对申请表内容及相关备案材料进行审核, 签字同意后方可进入下一程序。物管科对备案有异议的, 在受理之日起3个工作日内向招标人提出, 并出具整改意见书。没有异议的, 同意发出招标公告或发出投标邀请书。
步骤二: 招标公告发布或投标邀请书发出
招标人应制作招标公告并采用书面公告形式报物管科审核。
( 一) 招标公告发布: 招标公告经物管科审核同意后, 由招标人在《今日响水》报纸上刊登, 并在县住建局指定网站上发布招标公告。网站上公告时间不少于3个工作日。
( 二) 涉及议标、 邀请招标的项目, 招标人须提出申请, 经批准后方可实施。采用邀请招标方式的, 应向3家以上的具有物业管理资质和物业管理实绩的企业发出投标邀请书。
( 三) 招标文件的发售时间最短不得少于2个工作日, 公开招标的, 从发售招标文件至递交投标文件截止日至少为20天。
( 四) 招标公告和投标邀请书应包括以下内容:
1、 招标人的名称、 地址、 联系方式;
2、 招标项目的基本情况( 名称、 地址、 使用性质、 建筑面积、 物业管理用房面积、 实施管理的时间) ;
3、 招标投标活动时间安排;
4、 投标人资格条件、 报名地点和期限;
5、 投标人资格预审办法;
6、 物业服务履约保证金;
7、 获取招标文件的时间、 地点、 方法和相关费用等。
步骤三: 投标报名和投标人资格预审
( 一) 投标人按照招标公告或投标邀请书规定的时间和地址报名, 报名前需携带符合招标公告( 或投标邀请书) 要求的相关有效证件材料, 同时需出具负责项目投标活动相关事宜人员的介绍信或委托书。
( 二) 资格预审
报名结束后由招标人和物管科在3个工作日内对投标申请人, 进行资格审核, 最终确认投标人名单。不采用资格预审的直接发售招标文件; 采用资格预审的, 按照招标公告的要求审查, 若资格预审合格的投标申请人过多, 可选择不少于5家资格预审合格的作为投标人, 并发售招标文件。
步骤四: 现场踏勘
招标人根据物业管理项目的具体情况, 能够在招标文件发出的5日内, 组织招标文件收受人踏勘物业项目现场, 并提供隐蔽工程图纸等。
步骤五: 招标答疑
( 一) 对招标文件收受人提出的疑问, 招标人应当予以澄清或者以书面形式发送给所有的招标文件收受人。
( 二) 招标文件的澄清、 修改。
1、 招标人对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改的, 要在招标文件要求提交投标文件截止时间至少15日前, 书面通知所有的招标文件收受人。
2、 该澄清或修改的内容为招标文件的组成部分。招标人澄清或修改文件实质内容的, 应当书面报送物管科备案。
3、 投标人对招标文件有疑问需要澄清的, 能够以书面形式向招标人提出。
步骤六: 编制标底
( 一) 标底的用途: 根据项目情况招标人设有标底的, 可作为防止串通投标、 分析投标合理的参考; 并可作为投标人价格竞争值的考核依据。
( 二) 招标人对标底必须保密, 不得向任何人透露已设的标底。
( 三) 招标人在开标的前一天完成标底的编制工作, 标底在开标时公布。
步骤七: 投标文件的编制
投标人应当按照招标文件的内容和要求编制投标文件, 投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件作出明确回答。
投标文件内容如下:
( 一) 投标函;
( 二) 投标人授权委托书( 法定代表人不出席招标投标活动的适用) ;
( 三) 投标企业经营的法定相关证书、 企业业绩情况等;
( 四) 投标测算和投标报价;
( 五) 物业管理方案及其管理服务承诺;
( 六) 招标文件要求提供的其它材料。
投标文件应当依次按封面、 目录、 序号( 或概要) 、 内容、 附件的格式顺序编制装订。
步骤八: 投标
( 一) 投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前, 将加盖投标人企业法人印章或法人代表印章后的投标文件密封送达招标地点; 招标人或招标活动组织人收到投标文件后, 应出具标明签收人和签收时间的凭证, 并妥善保存投标文件。在开标前, 不得启封投标文件。
( 二) 投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间后送达的投标文件及其补充、 修改的投标文件, 招标人应当拒收。
( 三) 投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前, 能够补充、 修改或者撤回已提交的投标文件, 并书面通知招标人; 补充、 修改的内容为投标文件的组成部分, 并应按照招标文件的规定送达、 签收和保管。
( 四) 投标人不得弄虚作假, 骗取中标。
步骤九: 组成评标委员会
( 一) 开标、 评标的前一天下午, 物管科在局纪检监察人员的监督下, 从响水县物业管理招标投标评标专家库中随机抽取4名或6名, 加上招标人代表1人组成5人或7人评标委员会。与投标人有利害关系的, 不得成为评标委员会成员。
( 二) 评标委员会成员名单在开标前应当保密。
( 三) 评标委员会成员及参与评标的有关工作人员不得透露投标文件的评审情况。
步骤十: 开标
( 一) 开标地点
开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行; 开标地点应当为招标文件中预先确定的地点;
( 二) 工作人员
开标会由招标人或招标活动组织人( 物管科) 主持, 并邀请所有投标人参加, 物管科现场监督。
( 三) 宣布名单
由主持人宣布在投标截止时间前提交投标文件的投标人名单。
( 四) 检查密封情况
1、 开标时, 由投标人代表查验投标文件盖企业印鉴及密封的情况。
2、 未按招标文件要求密封的或逾期送达或者未送达指定地点的, 招标人不予受理。
( 五) 抽签决定开标先后顺序。
( 六) 唱标
1、 所有有效投标文件经确认无误后, 由工作人员当众拆封后现场宣读投标人名称、 提供的主要服务内容及标准、 投标报价和投标文件的其它主要内容。
2、 监标人由物管科担任。
( 七) 记录
招标人或招标活动组织人对开标过程进行记录, 由投标人代表和监督人员确认签字后存档备案。对开标全过程要保存影像资料。
( 八) 开标结束, 主持人宣布暂时休会。
步骤十一: 评标
评标委员的成员应当独立、 认真、 公正、 诚实、 廉法地履行职责, 遵守职业道德, 对所提出的评审意见承担个人责任。
( 一) 评标的准备
评标委员会成员应当编制供评标使用的相应表格, 认真研究招标文件, 至少应了解和熟悉以下内容:
1、 招标目的;
2、 招标物业的具体情况;
3、 对投标人及投标书的要求;
4、 物业管理服务内容及要求, 包括招标文件中规定的主要技术要求、 管理服务标准和其它条件;
5、 招标文件规定的投标报价要求、 评标准备、 评标方法和在评标过程中考虑的相关因素。
( 二) 初步评审
1、 评标委员会认定以下情形之一的, 应作废标处理:
( 1) 投标文件无投标人印章和投标人法人代表签章或无法人代表签章授权委托的;
( 2) 投标文件载明的物业服务目标、 内容、 质量标准和管理措施明显不能满足招标文件规定要求的;
( 3) 投标报价项目、 计算、 报价方法不符合招标文件要求, 影响到对投标报价评审比较的; 或者同标准的服务项目投标人以明显低于同城市物业服务社会平均成本竞标的;
( 4) 投标文件超出招标文件, 附加了招标人不能接受条件的;
( 5) 发现投标人以她人名义投标、 串通投标、 以其它弄虚作假方式投标, 或者以行贿手段谋取中标的。
2、 评标委员会对投标文件中含义不明确, 对同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容, 要求投标人作必要的书面澄清或者书面说明, 书面澄清或书面说明不得改变投标文件的实质性内容。
3、 依法必须进行招标的前期物业管理项目的所有投标被评标委员会否决的, 或者某一投标人被否决后使得投标人不足3个的, 招标人应当重新招标。重新招标的程序由重新发布招标公告或投标邀请书开始。
( 三) 详细评审
评标委员会应当在保密的情况下, 按照招标文件确定的评标标准和方法, 对初步评审合格的投标文件进行进一步的评审和比较, 并对评标结果签字确认。
1、 评标方法一般采用综合评估法。
( 1) 资信部分评审
评标委员会依据招标文件明确的评标标准和量化方法, 对投标人资质等级、 企业简历和管理业绩等有关情况, 进行评比、 打分。
( 2) 技术部分评审
评标委员会对投标文件中的物业服务内容、 标准与服务承诺、 人员配备、 管理机构、 管理方案及管理规章制度、 人员配置方案、 物业服务费用收支测算等, 进行评比、 打分。
( 3) 商务部分评审
评标委员会对投标文件中的物业服务费、 特约服务费和其它委托代理服务的费用等, 进行评比、 打分。
( 4) 投标答辩评审
评标委员会依据招标文件明确的评标标准和量化方法, 对投标答辩人进行现场提问、 考核、 比较, 并量化打分。
2、 曾获国家、 省、 市物业管理示范( 优秀) 项目, 在管并保持称号的或受到省、 市物业管理行政主管部门表彰的投标人, 评标应给予相应优惠分值。
( 四) 评标报告
评标委员会完成评标后, 向招标人出具书面评标报告, 阐明对各投标的评审和比较意见。评标报告应当如实记载以下主要内容:
( 1) 基本情况和数据表
( 2) 评标委员会成员名单
( 3) 抽签顺序
( 4) 开标记录
( 5) 符合投标要求的企业一览表
( 6) 废标情况说明
( 7) 评标标准、 评标方法或者评标因素一览表
( 8) 经评审的价格或者评分比较一览表
( 9) 推荐的标明排列顺序的中标候选人名单
( 10) 签定合同前要求处理的事宜
( 11) 澄清、 说明、 补正等其它事项记要。
评标报告由评标委员会全体成员签字, 监督人签字。
步骤十二: 中标人的确定
( 一) 按照招标文件规定的评标标准和评标方法, 推荐不超过3名有排序的合格的中标候选人。
( 二) 招标人应当按照中标候选人的排序确定中标人。当确定排名第一的中标候选人放弃中标或者因不可抗力提出不能履行合同的, 招标人能够依序确定排名第2的中标候选人为中标人, 依此类推。
( 三) 招标人也可委托评标委员会直接确定中标人。
步骤十三: 招标结果公示
评标结束后, 招标人应在3日内, 在发布招标公告的网站上公示招标结果, 公示期为7天。公示期满如无异议, 招标方可向中标方发现中标通知书。
步骤十四: 定标和发放中标通知书
招标人应当在投标有效期截止时限后的30日内确定中标人并向中标人发出中标通知书, 同时将招标结果通知未中标的投标人, 并及时退回未中标人的投标文件。
步骤十五: 招标备案
( 一) 签订合同
招标人和中标人应当自中标通知书发出30日内, 按照招标文件和中标人的投标文件签订前期物业服务合同; 双方不得再行订立背离招标文件实质性内容的其它协议。
( 二) 备案时限
招标人应当自确定中标人30日内, 向招标备案的物管科进行中标备案。
( 三) 备案资料
1、 评标报告;
2、 开标、 评标记录;
3、 中标通知书;
4、 中标人的投标文件正本;
5、 前期物业服务合同正本;
6、 《临时管理规约》正本;
7、 法律、 法规、 规章规定的其它材料。
( 四) 当中标人因不可抗力提出不能履行合同或经招标人、 中标人双方协商同意中止履行合同的, 应按本工作流程重新招标。
备注: 单一业主或业主委员会经业主大会授权、 或物业产权人( 政府机关或物业产权部门) 经过招标投标方式选聘具有相应资质的物业服务企业实施物业管理的, 可参照本工作流程。
附: 物业招投标工作流程图

住房保障和物业管理科
9月29日