微软文档管理解决方案(MDMS)白皮书.doc

专业解决方案部
微软(中国)有限公司
2006年2月9日

微软文档管理解决方案(MDMS)Jump Start Kit(V1)
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概述 5
1. 文档管理系统的业务挑战与客户需求 5
1.1业务挑战 5
1.2 信息工作者对文档管理系统的需求 5
1.2.1 集中的文档存储 6
1.2.2 方便的文档分类、浏览、查询 6
1.2.3 从自定义的文档模板中创建新文档 6
1.2.4 文档元数据的定义和管理 6
1.2.5 灵活的文档修订与审批流程 7
1.2.6 完整的文档操作日志 7
1.2.7 文档编辑锁定机制 7
1.2.8 文档版本控制 7
1.2.9 文档权限保护 8
1.2.10 文档检索 8
1.2.11 文档归档 8
1.3 Microsoft Document Management Solution 8
1.4 适用场景 9
1.4.1 文控中心（Document Control Center） 9
1.4.2 档案管理（Record Management） 9
1.4.3 其他文档管理应用场景 9
2. 基于微软平台的文档管理解决之道（MDMS） 9
2.1. 微软Office System平台的优势 9
2.2. 系统体系架构 10
2.2.1 Windows Server 2003基础与应用服务器 11
2.2.2 SharePoint Portal Server 2003 门户与协作服务 12
2.2.3 SQL Server 2005 数据库服务 12
2.2.5 Rights Management Services 权限管理服务 12
2.2.6 Exchange Server 2003 邮件服务 12
2.2.7 Live Communication Server 2005 / Office Communicator 2005 即时通讯服务 12
2.3. MDMS系统功能描述 12
2.3.1 SharePoint Document Library存储中心 13
1.2.2 方便的文档分类、浏览、查询 13
1.2.3 从自定义的文档模板中创建新文档 13
1.2.4 文档元数据的定义和管理 13
1.2.5 灵活的文档修订与审批流程 14
1.2.6 完整的文档操作日志 14
1.2.7 文档编辑锁定机制 14
1.2.8 文档版本控制 14
1.2.9 文档权限保护 14
1.2.10 文档检索 15
1.2.11 文档归档 15
3. MDMS解决方案包 15
3.1. 解决方案包组成 15
3.2. 用户 15
3.3. 合作伙伴 15
4. 参考 16

概述
Microsoft Document Management Solution 是微软公司提供的一个基于Microsoft Office System的文档管理解决方案。Microsoft Document Management Solution的目的是向Office System的企业用户以及合作伙伴演示如何基于Office System构建一个强大的文档管理解决方案，并提供一个可用的基础架构及其组件，减少企业用户与合作伙伴为创建适合自己所需的文档管理系统所需要进行的工作。

本文从各个方面介绍了Microsoft Document Management Solution，包括它所解决的问题、目标和适用场景、体系架构、基础拓朴结构、包含的功能，以及组成整个Solution的各个组件包。最后，本文还面向企业用户与合作伙伴，讲述了如何充分利用此解决方案，快速有效的满足各自的业务和扩展需求。
1. 文档管理系统的业务挑战与客户需求
1.1业务挑战
随着计算机技术、通信技术以及互联网技术的飞速发展，社会经济的信息化进程逐渐加快，以网络经济为主要特征的新经济形态正在发展和壮大。在这个飞速发展的大环境下，作为一个信息工作者，他每天将面对来自四面八方的大量文档，并对这些文档进行撰写，存储，审批，会签和检索。以往，这些过程往往由手工完成，工作量非常大，并造成了办公效率低下。如今，随着信息化的发展，越来越多的文档趋于电子化和网络传播，但是这同时也给信息工作者带来了许多的问题，每一个信息工作者在对自己电脑和企业网络中的文档进行访问、处理时，都可能面临：

l 如何找到和访问我需要的文档
l 手头的文档是不是最新的版本？
l 如何与同事共享我的文档（即使我的同事和我分隔两地）？
l 如何才能有效的保护包含了关键业务数据的文档不被未授权用户非法访问？
l 如何有效管理文档，使文档被合理的组织和分类？

在种种问题面前，我们发现，信息工作者需要一个智能化的文档管理平台来将他们从每天繁重的文档工作中解放出来。

1.2 信息工作者对文档管理系统的需求
一个完善的文档管理系统需要覆盖整个文档管理生命周期。下图展示了一个常见的文档管理生命周期中的各个步骤，从模板的建立，到创建新文档，到文档的修订和审批，最后将文档发布到文档存储中心，同时整个生命周期中都需要将文档的所有操作记录成日志，并保护文档的权限。

1.2.1使用标准模板创建新文档
在一个企业内部，通常已经存在不少标准文档模板，在创建新文档时，信息工作者会使用某个现成的文档模板来新建文档，而不是从空白文档开始。而且，文档模板必须时刻保持更新的状态，即如果企业发布了某个文档模板的最新版本，那么在创建新文档时，需要自动使用最新版本的文档模板，以保持文档的准确性。

文档模板除了能够规范文档格式和文本样式之外，还应该能够与文档模板所代表的业务逻辑进行关联。比如，一份商业合同文档模板，除了规范能够规范其遵循企业所规定的合同格式之外，还应该能够与后台的业务系统连接，从业务系统中自动提取客户的合同数据，填入到合同文档的相应位置。
1.2.2 灵活的文档修订与审批流程
在文档被撰写完成后，通常会需要被按照企业中定义的流程，来进行文档的修订和审批。修订和审批的流程需要能够在图形化的界面中被管理员方便的定义，并随时根据企业业务的需要来修改流程的定义。在定义好流程后，文档会根据流程被相关的企业成员进行修订和审批。

当企业成员需要对某个文档进行相应的审批操作时，文档管理系统需要能够自动使用IM或者邮件通知他，以使他及时完成业务操作。
1.2.3 文档版本控制
每一份文档在被归档之前，都必然会被修订多次，而每次修订都会以最新的文档版本将之前的文档覆盖。为了能够让用户看到文档之前的某个旧版本的内容，同时也防止错误的修改造成正确的文档内容被错误内容覆盖，文档管理系统需要能够自动保存文档的多个版本。当用户修改了文档内容时，文档管理系统不会将文档的旧版本永久删除，而是自动保存下来，以供以后调阅。
1.2.4 文档编辑锁定机制
当企业所有文档被保存在集中的文档存储中心时，可能会发生多位用户对一篇文档的同时编辑的操作，而这样的操作可能会造成文档内容的损害和丢失。为了保护文档管理系统中的文档的完整性，文档管理系统应该能够防止多位用户同时对一篇文档进行编辑。当某位用户正在对文档进行编辑时，另外一位用户不能再对文档进行编辑操作，而只能以只读状态打开文档。
1.2.5 集中的文档存储
在手工文档管理和半电子化文档管理时代，企业的文档都分散在企业员工各自的电脑上，既不安全，也不易寻找。文档管理系统需要为所有企业成员提供一个集中的文档存储中心，保存企业所有用户的文档。集中的文档存储能够避免由于个人计算机故障而导致的文档丢失，也有利于企业所有文档的统一管理，做到所有文档的统一分类、统一授权、统一备份。
1.2.6 方便的文档分类、浏览、查询
在建立了集中的文档存储中心后，文档管理系统需要能够按照各种规则，比如企业组织架构、文档类型、文档受众等方式，对文档进行分类。而信息工作者也需要有一个方便易用的界面，对企业内部所有的文档进行浏览和查看。

当企业内部存在大量文档信息时，如何让企业成员快速寻找到自己所需的文档，是使信息变得更有效的有力手段。文档管理系统需要能够让信息工作者通过全文检索直接对各种文档（包括Office文档，和其他常见的PDF、AutoCAD、CorelDraw等各类文档）进行搜索，快速直接的得到想要的文档。除了全文检索之外，信息工作者还需要根据某个元数据，找到对应的文档。
1.2.7 完整的文档操作日志
当企业成员对文档进行任何操作时，包括阅读、下载、修订、审批、签入/签出、删除等所有操作，都需要由文档管理系统将操作记录下来。相应的管理员能够查看到任何一篇文档完整的历史日志记录。

日志除了对粗粒度操作进行记录之外，还需要对细粒度的文档修订过程进行记录，包括修订者的每一次文本修订操作。
1.2.8 文档权限保护
当企业将所有文档保存到文档管理系统后，对文档的安全性的保护是非常重要的需求。文档中可能承载着企业重要的知识资产或商业机密，防止未授权的用户访问包含任何敏感信息的文档，是企业信息安全中非常重要的部分。

有权限的用户可以在文档管理系统中直接对文档的进行授权操作，通过预先定义的权限模板，用户可以直接给某篇文档应用某个权限模板。

除了禁止未授权用户读取文档，文档的权限保护还应该可以禁止其他的修改、打印、复制等操作，同时还能限制文档被阅读的过期时间。
1.2.9 文档元数据的定义和管理
对于一个可归档的文档，除了文档正文之外，还有很多文档正文之外的元数据信息也需要被定义和保存。文档元数据描述了文档在创建、修订、审批、阅读过程中所产生的一系列信息数据和其他各种可用来描述文档某种属性的数据。比如，文档的撰写者、撰写时间、文档类型、机密程度等，都是文档的元数据。文档管理系统需要能够让信息工作者自定义文档元数据，并在文档的创建、修改、审批过程中，让撰写者、修订者、审阅者查看和修改文档元数据，对于文档的阅读者，除了能够阅读文档正文之外，也需要查看文档元数据，以得到更多有关文档的信息。

文档元数据除了能够让撰写者、修订者和审阅者进行修改之外，诸如文档撰写者、撰写时间、最后修改时间等元数据，应该能够被文档管理系统自动获取并保存。
1.2.10 文档归档
在文档完成撰写和修订过程之后，用户可以对文档进行归档操作。对文档的归档，将把文档的所有数据信息，包括文档的正文、元数据、日志记录，都打包成一种可归档的标准格式。这种标准的归档格式允许用户能够直接阅读到文档的正文、元数据、日志记录等所有信息。通过与其他档案管理系统的连接，文档管理系统可以直接将归档的文档发送到其他档案管理系统中。

1.3 Microsoft Document Management Solution
Microsoft Document Management Solution就是微软公司面对上面所提出的问题，为企业和组织提供的一个文档管理解决方案。Microsoft Document Management Solution通过向最终用户提供文档分类导航、元数据管理、XML支持、版本控制、集中存储、权限保护等功能，极大的提高了企业和组织文档管理的水平，减少了信息工作者管理文档的时间，降低了过去传统文档管理方式所带来的风险。同时由于解决方案是基于Office System，这个被应用得最广泛的办公协作平台，Microsoft Document Management Solution仍然保持了界面一致性和操作的友好性，使针对信息工作者所需的学习时间大为降低。

1.4 适用场景
1.4.1 文控中心（Document Control Center）
对类似研发中心、研究院以及制造型企业而言，都需要有一个对企业和组织内部所有文档进行集中管理的系统，在这个系统中，包含了企业和组织所需的各种文档，比如项目进行过程中各个阶段所产生的各种项目文档、行业技术文档等。

文控中心不但提供了一个集中的文档存储系统，以取代企业和组织成员各自电脑上分散的文档存储，还需要对文档进行有效的分类，让信息工作者快速的对文档进行检索和浏览，在最短的时间内找到自己所需要的文档。文控中心还可能需要对某些文档的权限进行严格的限制，组织未授权的外部和内部用户读取未授权访问的文档，或者限制用户对文档进行非法操作（比如将文档打印成纸质格式），最大程度的保护企业和组织的机密信息和数据不被泄漏。
1.4.2 档案管理（Record Management）
档案管理是针对某个商业流程，对围绕整个商业流程的所有文件，包括文档、图片、音频/视频资料、表格数据等各种文件，进行组织、分类、归档管理。典型的应用场景是政府机构、律师事务所、广告工作室等组织机构。

在档案管理应用场景中，对各种文件的元数据的定义和管理是非常关键的，由于文件种类的多样性，通过统一的、可扩展的元数据对文件进行描述，是管理和标识文件的有效方法。档案管理还需要对文件的各种操作进行完整的记录，实现文件留痕。在完成文件的各种操作之后，文件还需要被以标准格式进行统一归档。
1.4.3 其他文档管理应用场景
在任何企业和组织内部，只要企业和组织成员需要处理电子化文档，都需要有成熟的文档管理系统对文档进行有效的管理。如何保证文档的有效性、持久性、安全性，如何让信息工作者随时随地找到自己所需的文档，是现代企业和组织提高工作效率、降低风险的必然之需。

2. 基于微软平台的文档管理解决之道（MDMS）
2.1. 微软Office System平台的优势
Microsoft Document Management Solution通过构建于微软Office System平台之上，而具有了诸多优势：

l 高效省时
n 基于Office System强大的应用和服务器平台，通过使用Smart Document、SharePoint Products and Technology等技术和产品，Microsoft Document Management Solution能够显著的减少实现时间，为客户实现最大价值。
n 与以往的文档管理系统项目，Microsoft Document Management Solution提供了更丰富的扩展能力，以更容易的满足用户多变的业务需求。
l 降低成本
n 基于Office System平台，极大保护了最终用户在Microsoft产品上的先期投资，降低实现成本。
n 由于Office System本身极大的市场占有率和广泛的用户群体，使基于其上构建的解决方案能够被用户迅速熟悉和使用，降低了培训成本。
l 完整的解决方案平台
n 基于Microsoft完整的解决方案平台，Microsoft Document Management Solution更容易扩展，满足企业不断增长的新需求。
n 构建在Microsoft解决方案平台之上，使系统更容易与其他系统或业务伙伴连接起来。
l IT优势
n 通过XML Web Service的良好支持，提供了更安全、更高性能、更易扩展的解决方案，满足企业所需。
n 通过.Net Framework的支持，无缝与后台的CRM、ERP等业务应用系统集成起来。
l 强大的合作伙伴支持
n 拥有强大的合作伙伴支持，保障客户系统实施与服务。
2.2. 系统体系架构
Microsoft Document Management Solution功能架构图如下：

下面是Microsoft Document Management Solution所使用的产品的系统架构图：

2.2.1 Windows Server 2003基础与应用服务器
Microsoft Document Management Solution使用Windows Server 2003作为基础应用服务器。Windows Server 2003提供了Active Directory目录服务、.Net Framework平台、ASP.NET支持、Windows SharePoint Services等服务。
2.2.2 SharePoint Portal Server 2003 门户与协作服务
SharePoint Portal Server 2003是Microsoft Document Management Solution中的文档处理中心。SPS2003的文档库功能，提供了最基本的文档存储、编辑、管理功能。同时SPS2003的Web Part Page，提供了灵活而强大的界面展现。
2.2.3 SQL Server 2005 数据库服务
Microsoft Document Management Solution使用SQL Server 2005作为所有文档和其他信息的数据存储。依靠SQL Server 2005新增的表和索引分区、CLR集成等特性，极大的提高了系统的整体性能，而镜像数据库的特性，使系统的稳定性和安全性得到了提升。
2.2.5 Rights Management Services 权限管理服务
为了提供Microsoft Document Management Solution中的文档权限管理功能，使用了Rights Management Service来作为文档权限管理平台。Rights Management Service支持用户AD集成认证，提高了整体安全性，同时Service Client包含了Office和Internet Explorer两种插件方式，方便了用户选择。
2.2.6 Exchange Server 2003 邮件服务
为了能够在系统中发送邮件，使用了Exchange Server 2003作为邮件服务器。
2.2.7 Live Communication Server 2005 / Office Communicator 2005 即时通讯服务
通过Live Communication Server 2005 / Office Communicator 2005，将即时通讯的功能整合进了Microsoft Document Management Solution。用户能够在系统页面上、Office任务窗格中直接看到系统成员的在线状态，实时和在线的协作伙伴沟通，发送即时消息。在文档的修订和审批过程中，也将通过即时消息，将相应的业务操作消息发送给相关的企业成员。
2.3. MDMS系统功能描述
SharePoint 文档库
文档存储中心
l 使用SharePoint Portal Server 2003的文档库作为Microsoft Document Management Solution的文档存储中心
l 后台基于SQL Server存储，能够非常方便的扩展与管理
文档库模板
l 将已经制作好的文档模板设置为SharePoint文档库模板，使用户自动使用指定模板创建新文档
l 规范企业成员创建的文档格式
l 当企业文档模板升级时，只需要更新文档库模板即可

文档回收站
l 当用户删除文档时，文档会被放入到回收站中，而不是立即彻底删除
l 用户可以稍后从回收站中恢复某个文档
使用Smart Document （智能文档）新建文档
XML Schema支持
l 按照业务需求，定义符合商业规则的XML Schema
l 建立企业/组织XML Schema库
l 将XML Schema附加到文档上，使普通文档成为智能文档
l 可直接将文档保存为完全的XML格式数据

动态文档操作窗格
l 跟随用户的操作过程，在文档的任务窗格中自动出现相应的业务操作界面
l 不需要离开Office应用程序，直接连接到后台的LoB系统中，获取相应的商业数据
l 直接在文档操作窗格中使用商业数据填充业务文档，避免用户在多个系统间切换操作
文档修订与审批
文档强制修订
l 文档在撰写完成后，自动进入修订状态
l 所有编辑者的操作自动以修订状态保存
l 相关审批者在文档发布前处理文档修订（接受或拒绝）
文档审批流程
l 管理员使用图形设计工具定制文档审批流程
l 审批者基于Web界面直接对文档进行修订和审批
l 系统自动以邮件和即时消息的方式，通知下一步审批者进行文档审批操作
文档版本
文档历史版本记录
l 在用户修改了文档内容后，系统在写入文档新版本同时，自动将文档旧版本保存下来
l 用户可随时访问文档的历史版本，并打开进行查看和比较
文档编辑锁定
签入/签出
l 用户编辑文档时，自动将文档进行签出操作
l 任何用户不能再编辑已经被其他用户签出的文档，而只能以只读方式打开文档
l 用户完成编辑后，将文档保存回文档库时，系统会自动将文档进行签入操作，解除文档的编辑锁定
文档分类和浏览
文档分类
l 管理员可按需对文档进行合理的分类
l 文档可进行多维度分类，按照企业业务需求，以多种视角来归类文档
l 用户可以按照文档的任意分类方式，对文档进行导航浏览
文档浏览
l 通过分类导航，用户对文档库中的文档进行浏览
l 在基于Web的文档浏览视图中，用户可以查看文档的所有元数据信息和文档留痕历史记录
l 用户可以使用多个分类交叉导航方式，来浏览文档
文档检索
l 系统自动对保存在文档库中的所有Office文档进行全文检索，并将索引信息保存在数据库中
l 用户在文档浏览界面，只需要输入文档中的某段文字，就可以通过全文检索的方式，快速搜索到文档库中的所寻找的文档
l 通过扩展服务器上的索引组件，可以对更多第三方文件进行全文检索（PDF、AutoCAD）
文档日志
文档留痕
l 从创建文档开始，所有对文档的操作，包括阅读、编辑、修改元数据、审批、删除，都会被系统记录成日志
l 用户在文档浏览视图中，可以基于Web直接查看文档的留痕日志数据
文档权限保护
文档权限模板
l 管理员在服务器上可以以Web方式定义文档权限模板
l 权限模板定义了多个用户对文档的一组权限集，通过预先定义好权限模板，大大简化了管理员的权限管理工作
文档权限管理
l 在文档浏览视图中，管理员可以直接为某个文档应用预定义的权限模板
l 被权限保护的文档，在被用户打开后，会自动根据被保护的内容验证当前用户对文档的访问权限
l 文档权限管理可以限制用户对文档的阅读、编辑、过期、打印、复制等操作
文档元数据
元数据定义和管理
l 元数据是对文档除正文之外的其他属性的描述
l 管理员可以在Web上直接对某类文档的元数据进行定义和管理，并随时调整元数据定义，文档库所有文档
l 文档撰写者完成新建文档后，在Office中将文档保存回文档库之前，需要按照已经定义的元数据格式输入文档的元数据信息
l 用户在文档浏览视图中查看文档时，可以同时直接在Web上查看文档的元数据信息
l 在对文档的修订和审批过程中，修订者和审批者除了能对文档正文进行修改之外，还可以对文档的元数据进行编辑
l 元数据记录了文档的众多属性信息，在文档归档时，也会跟随文档正文被保存在归档文档中
文档归档
文档归档管理
l 文档可以进行归档操作，即把文档以及文档相关的元数据、日志等数据进行打包，以一种标准的归档格式进行保存
l 管理员在文档浏览视图中，可以对文档进行归档操作，归档后的文档会自定以标准归档格式生成一份单独的“可归档文档”

3. MDMS解决方案包
Microsoft Document Management Solution最终将以解决方案包的形式提供。解决方案包的目标包括：
l 销售团队可使用解决方案包快速向客户展示微软基于Office System的文档管理解决方案
l 微软合作伙伴可以直接利用解决方案包快速在客户的IT环境中进行部署，迅速向客户提供微软文档管理解决方案的演示
l 微软合作伙伴可以根据解决方案包中所包含的技术文档和开发手册，在解决方案包基础上快速进行二次开发，满足客户更深层次和个性化的需求
3.1. 解决方案包组成
Microsoft Document Management Solution解决方案包将包括如下的内容：
l Microsoft Document Management Solution介绍文档
n Microsoft Document Management Solution白皮书
n Slide for BDM/TDM
n Microsoft Document Management Solution使用指南（for End User and Partner）
n Microsoft Document Management Solution演示视频
l Microsoft Document Management Solution演示环境
n 基于Virtual PC搭建的虚拟机镜像文件（可以演示/学习/二次开发的完整系统）
l Microsoft Document Management Solution Application Block
n 可独立使用和部署的Application Block
n 所有Application Block完整的项目源代码
l Microsoft Document Management Solution部署指南
n 系统规划设计指南
n 各个产品/Application Block安装手册
l Microsoft Document Management Solution开发指南
n 系统开发设计文档
n 系统扩展开发指南
n 系统相关SDK
3.2. 用户
最终用户可以通过使用Microsoft Document Management Solution解决方案包，获得一个真实的文档管理系统操作环境，可以实际的进行各种操作，以对基于微软Office System平台的文档管理解决方案有更直观的印象。
3.3. 合作伙伴
合作伙伴可以通过使用Microsoft Document Management Solution解决方案包，实现以下目标：
l 快速在客户的环境中搭建一个基于微软Office System平台的文档管理演示系统，使客户更加了解所提供的解决方案，促进业务销售。
l 在为客户进行文档管理系统的项目时，可以在Microsoft Document Management Solution解决方案包的基础上进行，而不必从头开始。通过解决方案包提供的技术手册和开发文档，合作伙伴可以快速的进行二次开发，扩展已有的功能，并将客户需要的功能集成进已有系统中。
l 在基于微软平台构建文档管理相关的应用系统时，还可以直接使用解决方案包中包含的各个Application Block，满足项目需求，同时通过对Application Block项目源代码的研究，也能够更容易的进行相关功能的扩展开发。