制度建设六要素样本.doc

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制度建设六要素( 转载千彩华镇宇经理在线培训课程)

1、 要素一: 按那几步做?
这个要素是将要管理的某项事务或工作细分道每个环节、 步骤、 方面。主要是促进管理的条理性、 制度的逻辑性、 分工的细致性。我们很多公司的制度要么很简单, 无任何价值; 要么是杂乱无章, 让人摸不着头脑; 要么是很空洞, 抓不住实质; 导致在制度的落实和执行上有章难循, 无法操作。最主要的原因是对制度要管理的事务或工作没有深入的理解、 掌握和感悟, 写出的制度自然难以切合实际, 操作性差是不可避免的。制定制度前应该在书写制度前进行深入地了解和分析, 把制度所要管理的事务或工作分环节、 步骤、 方面进行层层细分, 细分到不能再细的地步, 自然会抓住管理的主线, 纲领清晰, 写起来就会顺理成章, 管理的条理性、 分工的细致性、 制度的逻辑性也在其中得以体现, 为建立一个好的制度打下基础。

2、 要素二: 每步如何做?
每个环节、 步骤、 方面如何去做、 如何配合下一个环节环节、 步骤、 方面。主要是促进工作的具体化、 可操作性及工作的衔接性。如果在建立制度时, 按那几不做分析透了, 第二要素就很容易做到, 因为在做第一要素时, 我们已经对制度所要管理的事务或工作有了深入地了解和分析, 甚至已与当事人进行了沟通和讨论, 对制度要管理的事务或工作的整个过程具有深度的掌握和感悟, 只需要我们用朴素、 准确的语言和文字对每步如何做, 做什么内容进行祥细描述就能够了, 关键是要把握好各个环节、 步骤、 方面之间的逻辑关系和上下之间的衔接与配合。一个事务和工作的本身是一个独立的主体, 但它内含的各个环节、 步骤、 方面之间不是孤立的, 是互相糅合在一起的

3、 要素三: 每步谁来做? 每个环节、 步骤、 方面由谁来做, 职责与权限是什么。主要是促进职责明确、 分工到人、 权限清晰。制度里必须要清晰在企业管理中, 很多的工作存在一责多岗或一岗多责的情况, 工作内容存在交叉和重叠, 一个制度也往往会涉及到很多人员和部门, 这就需要在制度中做到职责明确、 分工到人、 权限清晰, 具体到每个岗位和人员, 才能保证工作落实到位。否则在执行过程中就会出现问题, 要不没人做, 要不就互相推, 责任没人担, 管理出现混乱很多企业的制度里往往以”追究相关人员责任”的字眼进行界定, 这是不行的, 这个相关人员是谁? ?

4、 要素四: 每步做得标准是什么? 个环节、 步骤、 方面做得过程要求是什么, 什么时间内完成, 是否有数字量化的标准。主要是促进管理的规范性、 工作的质量、 工作的效率, 同时也是考核的依据。管理过程中, 我们应该把握一个原则: ”你不能衡量它, 你就不能有效管理它”, 这也是高效管理的核心。任何一项工作都要有一定标准来规范和约束, 否则很难保证或提高员工的工作质量和效率, 对员工的考核也会使去较客观的依据, 往往是管不住、 理不清, 管理的有效性无法充分体现出来, 这是大部分企业在制度化管理中的软肋短板所在。⑴ 给工作一个明确的时间期限。
⑵ 工作任务尽可能予以量化。
⑶ 工作过程尽可能书面格式化。

一个管理制度如果在以上三个方面都做到了, 管理的规范性、 管理的效率、 管理的质量才能实在的地展现出来, 对员工的考核也有了客观的依据。

5、 要素五: 做不好怎么办? 没有按照要求去做将会受到什么样的行政或经济处分。主要是促进管理的严肃性和管理的有效性。如果一个制度内没有与工作标准和要求相配套的奖罚措施, 解决不了”做不到怎么办? ”的问题, 在推行的过程中完全凭员工的自我约束和管理能力来按制度办事是很难的, 很多员工的自我执行力是非常薄弱的, 从人的潜意识来讲也是不愿受约束的, 几次违反制度而没有受到及时处罚后, 便会产生”制度无所谓, 反正违反了也没有什么了不起”的想法, 慢慢对制度的严肃性持否定或无视的态度, 导致企业的制度化管理最终都会流于形式, 成为一纸空文, 即使是说服教育, 大家也会无动于衷, 管理也只有无可耐何了。在制度推行落实的过程中, 一定要高悬”奖惩”这个尚方宝剑, 警钟常鸣, 如果有人违反了马上进行处罚, 突出管理的刚性和力度, 才会体现出管理严肃性, 是管理力产生的前提在制定处罚措施时, 应以制度中明确指出的或提出的时间要求、 工作量化要求、 工作过程标准要求为依据逐点逐条提出, 这样的话, 就相对比较客观, 有针对性和说服力, 受罚员工也比较容易接受, 无话可说。

6、 要素六: 由谁负责落实和监督?
我们很多制度里就没有这个规定由谁负责制度的贯彻落实和日常执行过程中的监督管理。主要是促进管理的落地化、 责任化和管理的推动化。经过上面五个要素的落实, 我们的制度已经很系统、 全面、 到位, 对于制度本身而言不存在多大的问题, 但在制度的实施过程中, 如果不能确定由谁来负责这个制度的落实和监督, 会导致制度难以按照预想的目的得到落实和执行, 向交通管理一样, 有了交通法规而没有交通警察肯定是不行的, 制度也需要有人管理其实交通警察、 交通法规的执行, 跟企业的制度执行有着高度的相似性

管理是动态的
管理制度在执行过程中都会因环境条件的变化而出现不适应性, 执行者也会在实施过程中发现很多问题, 这也需要有专人负责对制度进行动态管理, 在中小印刷厂, 我们会有这种感觉, 就是制度的不稳定性。这种不稳定性不是体现在生产流程上, 对于生产的流程有一个明确且具体的规定, 而且得到了很好的执行。这种不稳定性, 是指管理上的不稳定。在我们这些小印刷厂里面, 一般都有这样那样的禁止行为。但对这些行为的处理方式, 一般来讲, 离不开两个字——罚款。制度上写满了这样的条条框框。但在实际的操作过程中, 效果怎么样呢? 并不理想。由于企业的规模一般比较小, 也就没有什么制度检查员之类的岗位了。制度执行的检查一般是由老板、 行政人事经理等来负责( 个别老板的亲戚人员也会以非正式方式监督) 。但这些人不可能每天都去检查制度的执行情况, 由此也就出现了问题。当某一违反公司规定的行为( 不是严重的问题, 也没有损害公司的利益) 频繁出现的时候, 管理层就会严打了。碰到老板的亲戚员工违反聊制度, 甚至处罚更加严厉了, 有的甚至连带上司也被处罚了可是这种随意性的处罚之后, 没过几天, 情况又恢复了老样子受罚的人当然是应该的, 但也是无辜的。她成了制度不稳定性的受害者。首先是, 老板亲戚员工在受到制度的处罚时, 有必要加重吗? 是的重刑固然会起到杀一儆百的作用, 但也暴露了企业里是没有公平性可言的。因为制度执行的不稳定性, 有的违反制度的没有处罚了, 有的违法制度的处罚了, 有的违反制度的加重处罚了老板抓到了一个违法制度的人, 就马上处罚, 更多的违反制度没有被发现或者发现了没有处理的对那些受了处罚的人, 虽然应该受处罚, 但同时也是不公平的根源在于制度没有负责炉石和监督的人员
总之, 在我个人看来, 印刷企业制度建设还有很长的路下面我们讨论第四个单元: 四、 对涉及员工切身利益的制度在制定时的注意事项这个主题实际上我们以前讨论过了很多这里之因此拿出来强调, 是感觉到印刷行业很多人事管理人员对对涉及员工切身利益的制度还缺乏一定的认识其实这方面大家百度一下, 就很明白的《劳动合同法》第4条规定: ”用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度, 保障劳动者享有劳动权利、 履行劳动义务。
用人单位在制定、 修改或者决定有关劳动报酬、 工作时间、 休息时间、 劳动安全卫生、 保险福利、 职工培训、 劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时, 应当经职工代表大会或者全体职工讨论, 提出方案和意见, 与工会或者职工代表平等协商确定。
在规章制度和重大事项决定实施过程中, 工会或者职工认为不适当的, 有权向用人单位提出, 经过协商予以修改完善。
用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示, 或者告知劳动者。” 
这是法规要求该条法律规定了用人单位的制定规章制度的内容和程序
1、 制定规章制度的主体必须是用人单位。
2、  用人单位是规章制度的制定主体, 而不是用人单位的职能部门或者个别领导, 比如说人力资源部或者是办公室, 如果以用人单位职能部门名义制定的规章制度就存在无效的风险, 用人单位的职能部门能够参与规章制度的制定和修改, 可是规章制度的发布和实施的主体必须是用人单位。
2、 规章制度的内容必须合法。
企业职工奖惩条例》废止后, 用人单位应当如何制定和完善规章制度?
规章制度的”合法”性是指规章制度的内容与所有的法律、 法规和规章, 包括: 宪法、 法律、 行政法规、 地方法规、 以及关于劳动方面的行政规章不相冲突。另外, 在相关法规条款上虽没有具体明确, 但与有关法律法规的立法目的和立法原则相吻合或不相冲突的, 也应是合法的。

实践中, 一些用人单位制定的内部规章制度不同程度存在着违法内容, 有的在工时、 休假、 加班等方面违反国家规定的基本标准; 有的规定员工在劳动合同期间不能结婚生育, 上下班要搜身检查, 严重侵犯了公民的基本权利; 有的规定员工入职要交一笔保证金或者扣押员工的身份证件; 有的随意延长员工工作时间而不发加班工资等等, 这些规章制度都有可能因为违反国家法律的强制性规定而无效。这些现象在前些年很多因此, 我们制度上一定不要出现违法条款, 不论实际情况如何, 制度文字上不要出现违法条困
3、 规章制度的制定程序。据《劳动合同法》第四条的规定: 用人单位在制定、 修改或决定有关劳动报酬、 工作时间、 休息时间、 劳动安全卫生、 保险福利、 职工培训、 劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时, 应当经职工代表大会或者全体职工讨论, 提出方案和意见, 与工会或者职工代表平等协商确定。企业在制定涉及职工切身利益的规章制度时, 必须遵守以下程序:
       第一步, 由职工代表带回或者全体职工讨论, 提出方案和意见;
       第二步, 规章制度形成方案或者意见后, 用人单位与工会和职工代表平等协商决定。有的用人单位没有工会, 用人单位能够与职工代表平等协协商决定。《劳动合同法》规定规章制度的制定程序, 为的是保护劳动者的合法权益不受侵害, 防止有的用人单位利用规章制度随意侵害劳动者的权益。如果用人单位在制定规章制度没有履行上述程序, 那么劳动者因为违反用人单位的规章制度而与用人单位发生争议时, 那么用人单位存在程序瑕疵的规章制度就有无效的风险, 不能达到制定规章制度的目的。因此, 用人单位在制定规章制度时, 特别是涉及劳动者切身利益的规章制度时, 一定要严格遵守《劳动合同法》的制定程序, 而且把规章制度的形成的程序用书面的形式记录和确认下来。
4、 规章制度的告知程序。有了完善的规章制度, 必须有人执行才有价值。用人单位的规章制度是劳动合同的重要组成部分, 要让劳动者遵守执行就应当让劳动者知道。如果用人单位的规章制度特别是涉及劳动者切身利益的规章制度制定后没有告知劳动者, 同样这样的规章制度也有可能因为违反《劳动合同法》第四条的规定而无效。用人单位的规章制度能够经过公示的方式告知劳动者, 比如将规章制度张贴在用人单位的公共区域, 或者放在的劳动者能够自由访问的企业局域网内。用人单位也能够直接告知劳动者, 比如说经过培训的形式直接告知劳动着, 或者经过电子邮件的形式发给劳动者, 或者直接将规章制度给劳动者, 让劳动者签收等等。总之无论采取何种方式, 必须让劳动者知晓规章制度。特别值得提出的是: 关于严重违纪条款的制定。尽可能细致, 最好在制度里对严重违纪行为进行明确的界定

最后, 讨论第五个单元:
五、 有制度无执行的原因关于执行力的话题, 我们群里进行了三次在线交流

艺彩曹经理曾经就以”有制度无执行”的案例进行了专题讨论, 今天最后就这个话题再甲流一次
有制度无执行的原因是什么? ? ? ? ? ?
绝大多数的企业都有自己的各种规章制度, 但在现实中大部分制度仅仅是摆设, 能有效执行的并不是很多, 为什么会产生有制度而无执行这种现象呢?
1、 制度脱离实际。制度的制订并不是从问题中来, 而是从传统经验或是照搬其它优秀企业的制度, 使制度本身严重脱离实际。
2、 有些企业制度本身就是拿来做摆设的。前面提到的很多ＩＳｏ制度就是如此
GZ-千彩-华镇宇(84795599)16:52:25
3、 员工对制度不甚了解或者根本不知道。管理层根本就没有对员工进行制度培训
我们很多朋友都在做明年的培训计划, 都在发愁培训内容课题, 其实我想对很多朋友们想说的一句话是: 先把我们公司的制度给管理层、 给员工好好培训一下吧
4、 制订的制度脱离实际, 缺乏操作性, 使员工根本无法执行
5、 管理人员带头破坏制度。

管理人员不支持, 从中作梗, 必须看到, 制度遭到破坏, 在多数情况下都是缘于领导者首先带头破坏。
管理人员为什么排斥制度?
很多管理人员把管理制度视为对自己的束缚,认为凡事都必须按规定执行, 这样管理者就不能任意更改或随心所欲地发号施令。管理制度使管理者的权威不能再任意滥用, 因此有些管理者因不能适应这种约束而排斥管理制度
6、 制度没有奖惩。制度未与经济利益挂钩, 违反了制度不疼不痒、 无人过问。要使制度真正有效, 制度就必须与经济利益直接挂钩, 只有这样才能保证制度的有效性
7、 制订的制度只有惩罚没有奖励, 造成员工的消极懈怠心理
8、 制度条款太过繁杂
9、 编制的制度文字功底太差, 意思表示不清晰、 有歧义、 员工根本看不懂; 制度与制度之间互相矛盾; 制度本身有盲点……。
10、 对制度的宣传、 教育不够, 员工不能真正理解制度的含义, 没有看到制度能带来的好处。这点是很多企业里面存在的
对员工不进行制度的培训讲解, 员工根本就不知道为什么要执行制度
现在的员工跟以前跟不一样了
以前的员工你罚她10元, 她可能就认罚了
现在的员工, 你罚她10元, 她会问你为什么要罚5元
制度的培训对制度的执行非常重要
11、 执行制度缺少监督、 检查, 检查没有力度。
上述原因都会对制度的执行带来阻力, 都会导致有制度没执行
因此, 企业对于制度需要天天讲, 重复讲, 只有让制度融化在员工的血液里, 才能落实到员工的日常行动上。