汉吉月：关于工作岗位说明书建设的几点建议.doc

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关于工作岗位说明书建设的几点建议
汉吉月
（大连艺术学院 国际商务系，辽宁 大连 116600）

摘 要：工作岗位是企业组织的基本元素。科学地设计岗位和明确岗位职能，能够确保将整个企业目标转化为所有员工的个人目标，使企业的经营压力转化为每个员工的工作动力和责任约束。工作岗位说明书能够明确岗位的职责、权限、工作关系、任职标准等，有助于科学地定岗定编，能够使企业各个环节顺利运转，并有效地避免企业冗员、人浮于事等不良现象，从而提高工作效率，提升企业竞争力。因此，工作岗位说明书的建设问题，对于企业的现实和长远发展具有重要的意义。
关键词：工作；责任制；岗位说明书；建议
中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：0276（2010）03 -0054-05

Some Suggestion about the Buildup of Job Description
HAN Ji-yue
(International Business Faculty, Dalian Art College, Dalian 116600, China)

Abstract: Post is the basic element of enterprises. Scientific post design and definite post functions can ensure that the goals of enterprises can be translated into personal goals of all staff and business pressure can be translated into motivation and restraints. Job description specifies the job responsibility, permissions, work relations and standards for professional qualifications and so on, which helps to allocate personnel and determine posts scientifically and makes enterprises run smoothly. In the end, being overstaffed is avoided and work efficiency is improved. So it is very important for the current and long-term development of enterprises to build up the job description.
Key words: job; responsibility; job description; suggestion

随着管理理论和企业实践的不断深入，对岗位的职责、权限、工作关系、任职资格等进行全面的要求，已成为越来越多的企业都非常关注的管理工作。对岗位相关信息的这种描述文本称之为工作岗位说明书。
一、企业建设工作岗位说明书体系的意义
在人力资源管理系统中，岗位分析和岗位评估是最基础的工作，提供了建立其他各人力资源子系统的平台。只有把工作岗位说明书体系做扎实，其他工作才有依据。
1、明确的岗位说明书有助于企业定编定岗定员定额
工作岗位说明书与企业的组织机构和岗位的设置以及劳动定员定额工作有着十分紧密的联系。所谓定编，就是按照一定的程序，采用科学的方法，从企业单位基本组织条件出发，合理确定企业的组织机构的结构、模式和规模，以及人员配置的总额；所谓定岗，就是在组织结构合理化的基础上，坚持合理分工协作的原则，科学的划分部门，合理的设置岗位，优化劳动环境和条件，保证岗位工作量的满负荷；所谓定员，是在定编定岗的基础上，严格按编制员额和岗位的任职条件标准，为企业单位各类岗位配备数量和质量合格的人员；所谓定额，亦即劳动定额，它是企业单位在一定的基础技术组织条件下，采用多种方法，对生产某种产品或完成某项工作任务的劳动消耗量所预先规定的限额。定编定岗定员定额是现代企业单位人力资源管理的重要基石，只有不断加强这项工作，才能使企业单位组织达到精简、统一的要求。杜绝人员浪费，实现劳动者与生产资料的最佳配置，促进企业单位经济效益的提高。
2、工作岗位说明书为企业招聘、员工录用提供依据
员工招募、选拔和录用是企业单位人力资源管理的首要环节。员工招聘要达到确保招聘质量，降低招聘成本，规范招聘行为等目的和要求，必须具备两个基本前提：一是体现企业总体发展战略要求的人力资源规划；二是通过岗位分析所获得的各种人事文件，如岗位规范、工作说明书等。工作岗位说明书，在通过岗位调查系统采集岗位信息和岗位分析的基础上，说明了每个岗位工作的性质和特征、以及职务、职责和职权，还明确规定担任本岗位的任职资格，这就为企业单位有效的组织和开展招聘活动提供了可靠依据，避免员工招聘、录用过程中的盲目性和随意性，使招聘活动“为事择人、任人唯贤、专业对口、位得其人”的最终目标得以实现。
3、有效实现对员工的目标管理
目标管理是现代企业管理的一种最有效的办法。给员工下达目标的凭据就是岗位说明书里面规定的职责。在岗位说明书中，具体某个项目有几项职责，目标应该下达给谁，都有非常清楚的说明。岗位说明书有助于各级管理者更好地了解员工的工作,认清自己的管理职责和权限, 从而实行更有效的目标管理。它对各级管理者都是很有用的管理工具。通过岗位说明书，管理者可以清楚地知道自己所负责的部门或小组的主要职责是什么,有助于更有效地安排工作，管理者通过岗位说明书可以明确本岗位拥有哪些管理职责和权限；管理者通过参与对下属员工岗位说明书的编制、审核和研究, 管理者可以清楚地知道每一位下属的工作范围与内容,并根据具体情况的变化进行及时的调整,从而在工作中更好地分配下属的工作。
4、为员工考核、晋升与开发提供依据
人力资源管理中一项非常重要的工作是人力资源开发，就是通过一些手段使员工的素质和积极性不断提高，最大限度地发挥员工的潜能，为企业做更大贡献。员工的晋升与开发，离不开人事考核。人事考核是以员工为对象，以岗位说明书的要求为考核依据，通过对员工德、能、勤、绩等方面的综合评价，判断他们是否称职，并以此作为任免、奖罚、报酬、培训的依据，促进“人适其位”。因此，岗位说明书也为这项工作提供了一个依据。根据岗位说明书作员工晋升路径图，作为规范化管理的一个基础文件。每一位员工都清楚，只要好好工作将来就能升到什么职位，或几年才能达到任职条件。
二、企业在岗位说明书建设中存在的问题
虽然岗位说明书对企业管理水平的提升有着莫大的帮助，但是企业在编制岗位说明书中常常会陷入一些误区。这些问题会导致岗位说明书编制后未达到企业所预期改善企业的绩效、提升人力资源管理工作效率的作用,岗位说明书的规范和制约作用也无法体现。
1、认为编写岗位说明书只是人力资源管理部门的工作
管理是管理者围绕组织的目标开展一系列的计划、组织、协调、监督、控制的过程，其中的组织职能就是管理者开展目标分析、工作分解，实现人与事的合理配置，并最终促进组织目标实现的过程，而开展岗位分析、建立规范的岗位说明书其实就是管理者体现组织管理职能的重要手段，这样就很明确界定：岗位说明书编写工作应该由各级管理人员及具体的任职人来承担。从人力资源管理的系统职能出发，需要完成对岗位说明书的基本功能模块的设计、定义，对岗位管理理念的宣导及编写技术培训工作，以及整个编写过程的组织、标准控制等工作。由此可知，岗位说明书编写和管理不仅仅是人力资源管理部门的事情，人力资源部具体负责组织编写、示范推动、适时指导、组织定审工作。具体编写工作应由各部门领导负责组织，把编写本部门岗位说明书当作部门工作重新优化分配的过程，通过优化管理将“合适的工作安排给适合的人去做”，并通过岗位说明书的方式对各岗位的职责与任职资格规范下来，各部门组织相应的人员完成岗位说明书的编写工作后，部门领导组织任职人、编写人员等对岗位说明书进行共同审核，确认，以保证部门工作职责划分的科学性、规范性，并做到上下共同认可，规范了部门的组织模式，为部门各项职能及工作目标的达成确定基本稳固的执行方式，进一步强化部门的执行力。
2、缺乏有效手段获取岗位信息，重结果而轻过程
编写职位说明书的过程其实也是一种沟通方式。在编写职位说明书的过程中，管理者和下属应充分沟通，双向交流，各自表达对部门职责的理解、对具体职位的看法和期望，以求得上下一致。这个过程本身就是对业务的深入探讨。然而，现实中许多企业的管理者只关注所负责的《岗位说明书》编写工作任务的完成，未能借此机会与属下进行交流，在以后职位说明书的应用过程中，也就容易出现属下不理解、不利用、不执行的情况，使职位说明书变成了可有可无的摆设。
3、只重视岗位说明书中显性任职资格的要求，忽视隐性能力素质模型的建立
任职资格要求是岗位说明书中的重要组成部分。显性的任职资格比较容易界定，一般规定的都很清楚。隐形的任职资格对任职者是否能够有效履行岗位职责至关重要，但由于不好界定，所以大多数企业都只是一般性的描述。忽视员工隐形的能力素质，往往会使很优秀的员工因不适合岗位而快速离职。
4、难以遵守岗位说明书编写原则，往往“因人编写”
在开展岗位分析、编写岗位说明书时，是因人编写，还是因事编写，这一点也是诸多编写人员困惑的问题。如果按照“因人编写”的观点来实施，各个岗位的任职员工中有优秀、合格、不合格三种，在编写岗位说明书时，岗位编写者往往以“优秀员工的岗位工作职责、工作任务及任职资格”为基准，这样势必导致岗位职责界限不清晰、很多人员不能胜任该岗位等情况。再有，编写时参照岗位人员目前做的工作进行编写，便会使得岗位说明书成为现实工作流程的“再现”，犯下编写“现在做的”，而不是“应该做的”错误。其实，岗位说明书的编写过程，是对企业业务流程重新认识的过程，企业应该把岗位说明书的编写工作作为企业现有岗位的一次大盘点，在开展岗位分析时做到“对事的本身，而不是针对现有的任职人”，从“事”的角度明确各岗位的职责与权限，规范工作流程。因此，在编写岗位说明书时要做到力求客观，就必须在“因事编写”原则的指导下，围绕部门的职能和业务流程开展工作分析，并以此为基础确定岗位的职责规范和任职资格规范。
5、认为编写岗位说明书是一劳永逸的工作
部分已经开展了岗位分析，完成岗位说明书的企业，在开展岗位说明书编写时就认为：以前编写了岗位说明书了，这次用工分配制度改革就不用开展再重复工作了。其实，随着企业经营环境变化和企业的发展，企业的战略、工作业务流程也在不断变化，由此部门职责及岗位的工作内容，以及岗位的任职规范也会随之发生变化，因此，编写岗位说明书，并不是一劳永逸的工作，企业要在一定的时间内，给予一定程度的修正和补充，以便与企业的实际发展状况保持同步。一般而言，岗位说明书至少每1－2年全面组织修改一次，而平时应根据企业的发展和职责的变化情况灵活、及时进行修订，实际工作中，企业组织系统内经常会出现有些岗位不能适应公司发展，而对该岗位合并、删减甚至新增岗位的情况，更常见的情形便是同一岗位出现新的工作、原工作因故发生变化，对于这些情况都应该及时记录在案，并迅速反映到岗位工作说明书的调整之中。因此，企业编写出规范的岗位说明书后，应制定岗位说明书动态管理制度，由专人负责管理更新。
总之，岗位说明书是人力资源管理工作的基石，一定要从科学性、时效性、动态性、实用性出发，规避编写过程中的误区，避免岗位说明书的形式化和表面化，使岗位说明书真正为用工分配制度改革起到基础的支持作用，为各部门科学地安排工作，开展绩效管理，提高企业、员工绩效服务。
三、企业建设岗位说明书的基本原则
1、目标明确的原则
编制岗位说明书前,首先应明确岗位的工作目标是什么,而且是为实现企业最高目标与战略服务的。然后围绕岗位目标来设计岗位职责。缺少目标引导的岗位职责,履行的结果是对企业总目标的达成没有帮助,岗位的设置就没有意义。
2、岗位设置要符合数量最小化原则
所谓岗位数量最小化，就是设置岗位时不要设得很多，岗位数量要尽可能的少，这样做的目的使所有工作尽可能集中，保证每一个岗位的负荷。对于岗位工作量不足80%的岗位，要及时进行撤岗、并岗。岗位数量最小化的对立面就是所谓的大企业病，上级部门有什么岗位，下属单位也就分设对应的岗位，一般的国有企业这种现象比较严重。据报道，原北京锅炉厂有职工2500多人，科室设置多达20多个，合资后进行组织结构调整，推行岗位设置最小化原则，二十几个科室合并成了8部2室。所以不应用岗位数量最小化原则，往往会造成很大的浪费。
3、源于现实又高于现实的原则
岗位说明书的信息大多数是来源于现实岗位，或是一个新成立组织的前期策划，由此基础上编制的岗位说明书的重要编写原则是既要反映现实情况，又不能拘泥于现实，要有一定的“空间感”。
4、 时效性原则
岗位是因为分工不同而不同,一项工作或任务的完成往往需要很多个岗位的配合，岗位不是孤立的，岗位之间是分工与协作的关系，统一在企业目标下的价值链上发挥不同的价值和作用。岗位说明书的价值在于为任职者的工作提供时效性的帮助和指导，能为岗位工作目标的达成提供最佳捷径和向导，否则是一纸空文。
四、企业建设工作岗位说明书的几点建议
编制岗位说明书是一项技术性很强的工作,不仅需要企业管理者对其高度重视,更需要有人力资源管理方面的专业人才。为使企业快速走出误区，完善工作岗位说明书建设体系，现提出以下几点建议:
（一）严格按照岗位说明书编写程序进行，建立专业、科学的管理体系
工作岗位说明书具体内容的编写分为准备阶段、编写阶段、审核与修订阶段、定稿阶段来完成。
1、准备阶段
（1）组建编写小组。负责具体编写工作和协调有关事宜。编写小组成员由顾问公司(外聘)、人事处及其他部门指定的人员组成。对小组成员具体的要求:对企业及本部门的中长期目标和工作流程比较了解、有一定的影响力、能公平公正地处理问题、有一定的文字功底。
（2）组建领导小组。负责审核编写的结果和解决编写中出现的有关问题,主要由企业领导和企业资深的专家组成。
（3）编制部门职能说明书。企业必须将自己的战略目标落实到各个部门，系统的界定企业各部门的关键职能,完成企业现有部门的职能定位,明晰各部门的使命、责任、主要工作流程以及关键绩效指标等。将部门拥有的工作业务流程在部门职能中逐一列出,建立了部门职能与企业关键工作流程之间的链接。
2、审核与修订阶段
部门负责人对岗位说明书的初稿进行初步审核，及时提出审核中发现的问题。编写小组提供岗位说明书的审核技术和办法，负责审核的过程辅导，解决各部门审核中遇到的技术问题，并负责收集审核意见，进行初步修订。
3、定稿阶段
编写小组将已初步修订的岗位说明书提交企业领导小组。领导小组对所有的岗位说明书进行综合性全面审核，提出审核意见,并将审核中发现的问题与编写小组共同探讨，最终确定修订的办法，经编写小组再修订后，岗位说明书定稿。岗位说明书定稿后，通过一定的程序下发执行。
(二) 运用合适的工作分析方法来获取岗位说明书所需信息
工作分析是企业编制岗位说明书过程中必须要做的工作,企业应根据企业自身的实际情况、当前的管理水平、员工素质和岗位工作性质等的差别决定采取哪种工作分析方法。对于脑力劳动者、管理者等工作不确定性较大的岗位，企业可以采用问卷法进行工作分析；对于事务性较强 的基础岗位，如行政后勤类岗位、销售类岗位、生产操作类岗位等，可以采用工作日志法进行工作分析；当岗位涉及大量工作人员,且任职者整体素质较低时，可以用观察法进行工作分析；对于新建岗位，可以采用专家访谈法进行工作分析。通过科学的工作分析，企业还可以理顺各部门的职责和权限，避免因各部门职责不清导致的扯皮和推卸责任的现象再度发生。此外,企业还应该认识到，任何个人或部门都很难完成获取岗位说明书所需信息这项工作，必须通过科学的方法并发动企业全员参与。
（三）准确描述各岗位任职资格要求
任职资格要求是岗位说明书的重要组成部分，是履行岗位职责的保证，在企业的招聘、培训、职业生涯规划和薪酬管理等各方面都具有非常重要的作用。企业要根据岗位所需能力素质来确定任职资格要求。另外，根据任职资格要求的不同特性分析，可以把任职资格分为显性、半显性和隐性。显性的任职资格要求包括年龄 、身体条件、受教育程度、工作经验和职业资格等几个方面。半显性的任职资格要求包括专业知识、专业技能等方面。隐性任职资格要求则包含了各种技能、能力水平和个性特征等 。对于不同层级、不同专业领域的人来说,在这三类任职资格方面要求的重点也是不同的。 越是基层的岗位，其显性任职资格要求就越重要，而隐性任职资格的要求越低。而越到高层，对隐性任职资格的要求就越高。越是较为机械性的、与设备和数据等接触多的岗位，对显性任职资格的要求就越多，对隐性任职资格的要求就越少。越是灵活性高的、更多的与人接 触和沟通的岗位，对隐性任职资格的要求就越高。
（四）遵循岗位说明书编写原则，科学界定组织职能
企业职能可分为基本职能与派生职能，基本职能是指以企业生产经营的某一阶段或某一要素为对象，能够相对独立、自成系统的职能，也称为一级职能。根据对企业生产经营过程的分析，可以确认研发、物资供应、生产、销售等基本职能；根据企业生产经营的要素管理，可以确认人力资源、财务管理、信息管理等基本职能。组织的使命、目标与战略不同，其基本职能也不相同，但不管怎样，要让每一项职能得到落实，就要通过职能分解，使各项基本职能转化为可操作的具体业务。习惯上，职能分解可采用三级分解的方法，步骤如下：
（1）列出基本职能为一级职能。站在企业层面上，人力资源管理工作是一项基本职能。
（2）为完成一级职能所必须的开展的管理工作为二级职能。该企业二级职能包括薪资管理、培训管理、绩效管理、人事与劳动关系管理四大模块。
（3）为完成二级职能，再继续细化为可以具体操作的各项业务活动，是为三级职能。如人事与劳动关系管理，又分为五项，分别为劳动合同管理、员工人事档案管理、员工调动办理、职称管理与其他。
在今天激烈竞争的市场经济下，职能分解不宜过于细化，避免过度分工带来的负面影响。根据上面的职能分解，岗位说明书的职责也就很清楚了。总部人力资源部涉及薪资、培训、绩效、人事与劳动关系管理四大模块；而下属单位的所谓人事业务，只涉及人事信息收集与传递、人事服务等工作，完全可归为一项工作。
（五）加强岗位说明书建设管理，保证岗位说明书的时效性
岗位说明书建设的管理，是按照岗位说明书的各结构模块构成体系，对体系的进行监督与管理，将每个体系系统的联系起来，保持内在的关联性。首先，在岗位说明书建设管理中要运用动态管理方式，要求持续改进与管理的方式，对岗位说明书的动态管理，就是对岗位说明书的内容进行持续改进与完善，并始终与企业内、外部环境的变化接轨，保证岗位说明书承载的信息是有效的而非过时的；其次，强调强化制度管理，岗位说明书提供了一套各个模块的使用规范，遵守岗位说明书规范，招聘符合要求，职责不变迁等。每个模块整理出来，都是一套单独的制度体系，岗位系列、职责系列、任职资格系列、权限系列，招聘体系等，对岗位说明书的管理，在每个岗位规范管理的基础上，对全部的岗位模块系列形成制度化管理。岗位的设置与变更需与企业发展战略和理念相一致；确定岗位设置的基本原则，岗位分析的程序；建立岗位变动管理的流程和制度，岗位设置申请、申请内容、审核审批程序、岗位评估定级、编制岗位说明书；最后，强化公司员工的职业素养，员工按照岗位要求的职责、权限去开展工作，恪守本岗位的职责、权限范围与他人合作，按照组织的职业生涯通道塑造自己，弥补自己的差距等，达到岗位的业绩要求。
总之，岗位说明书的写作是一项复杂的系统工作，作为企业管理工作的一个组成部分，其顺利完成有赖于其他组织系统的有效运行。中国企业编制岗位说明书是发展中的必然，更是一种挑战。通过实践中的不断摸索，相信中国企业能够编制出科学、规范、有效并适合自己的工作岗位说明书。

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