公文写作规范.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,公文写作规范浅谈 格式 规则 结构 语言,严守公文格式,遵循行文规范,善谋结构布局,把握语言规范,公文写作规范浅谈讨论线索,第一节 严守公文格式,公文,因事,而成文，以应用为目的，,是依法管理，联系公务活动的重要工具。,因此,公文的程式都是相对固定的，规范的。,它对于保证公文的合法性、有效性和外观形式的美感性起着重,要规范的作用，,本节以,简介新条例、新,”,国标,”,为,切入点，来说明公文各要素的标识规则。,口把握格式/导语,口 公文通用格式要素编排规则,GW,.,第一节 把握公文格式,口 公文特定格式要素编排规则,口 公文用纸及版式要求,口 新条例新国标简介,党政机关公文处理工作条例简介,一、新条例新,“,国标,”,简介,口本题要点,党政机关公文格式新,“,国标,”,简介,一、党政机关公文处理工作条例,（一）党政机关公文处理工作条例简介,为了适应中国共产党机关和国家行政机关工作需要，推进公文处理,工作的科学化、制度化、规范化，,2012年4月16日，中办、国办联合印发了党政机关公文处理工作,条例（简称条例），同年7月1日起施行。,2000年8月国务院发部的国家行政机关公文处理办法（以下简,称原办法）和1996年5月中办印发的中国共产党机关公文处,理条例（以下简称原条例）停止执行。,口 把握格式,/,条例简介,（一）党政机关公文处理工作条例简介,条例与前比较,党政合一，,扩大了适用范围；,重新定义了公文处理相关概念;,调整,了公文种类,（见下页）;,调整了公文格式要素;,行文规则增加了一些具体规定;,公文拟制更加强调程序的规范性；,简化了公文办理的环节；,公文管理更加注重安全保密,中国共产党机关公文处理条例,国家行政机关公文处理办法,14,种：,决议、,决定、,指示,意见、通知、通报,公报、,报告、请示,批复,、,条例、规定,函、会议纪要,13,种：,命令（令）、,决定,公告、通告、,通知,通报、,议案、,报告,请示、批复、意见,函、会议纪要,党政机关原有公文文种,（停止执行）,决 议,决 定,命令（令）,意 见,通 知,通 报,公 报,报 告,请 示,批 复,函,纪 要,党政机关公文种类共15种,现行法,定文种,党政机关公文种类（,新条例第二章）,公 告,通 告,议 案,（二）,各类公文的适用范围,1、决议。,适用于会议讨论通过的重大决策事项。,2、决定。,适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和,人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。,3、命令（令）,适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制,性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。,4、公报。,适用于公布重要决定或者重大事项。,5、公告。,适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。,6、通告。,适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。,7、意见。,适用于对重要问题提出见解和处理办法。,8、通知。,适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知,或者执行的事项，批转、转发公文。,9、通报。,适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重,要情况。,10、报告。,适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机,关的询问。,11、请示。,适用于向上级机关请求指示、批准。,12、批复。,适用于答复下级机关请示事项。,13、议案。,适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表,大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。,14、函。,适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、,请求批准和答复审批事项。,15、纪要。,适用于记载会议主要情况和议定事项。,二、党政机关公文格式,二、党政机关公文格式,根据,党政机关公文处理工作条例,第三章所规定的公文格式，国家质,量监督局、国家标准化管理委员会于,2012年6日29日,发布的（GB/T9704,2012）,党政机关公文格式,（简称,新,“,国标,”,）,自本年7月1日起施行。,以此,代替,GB/T9704,1999国家行政,机关公文格式（简称原,“,国标,”,）。,二、党政机关公文格式,口,本标准适用范围,1,、规定了公文的组成要素，以及这些要素在页面上的,标注位置；,2,、承载公文的介质主要包括,纸张的开本、规格、印刷、装订等,要求；,3,、公文数据的表现形式，主要包括,文字、数字、外文字符、计,量单位和标点符号等的使用规范。,4、本标准适用于各级党政机关制发的公文。其他,机关和单位的公文可以参照执行。,（二）党政机关公文格式简介,口,公文格式的种类：,根据公文载体的不同，公文格式分为：,文件格式,信函格式,电报格式,命令格式,纪要格式,等。,口把握格式,/,新,“,国标,”,简介,公文用纸要求,三、公文用纸及版式要求,口本题要点,字体、版式及颜色要求,（一）公文用纸及版式,（一）公文用纸要求：,1,、用纸质量：,一般使用纸张定量为,60g/,80g/,的胶版印刷纸或复印纸。,纸张,白度,80%,90%,，,横向,耐折度,15,次，,不透明度,85%,，,pH,值为,7.5,9.5,。,2.,纸张大小：,A4,型纸：,210mm,297mm,。,（一）公文用纸要求,3.,版面（版心）：,公文用纸天头（上白边）为,37mm,，,公文用纸订口（左白边）为,28mm,，,左侧装订,版心尺寸为,156,225mm,。,（见下图）,文件式格式的上留白空间均为：,版心上边缘至页边为37mm，发文机关标志上边缘至版心上边缘,由,25mm,扩大至,35mm,。,取消了,原上行文多留白空间：版心上边缘至页边37mm+,发文机,关标志上边缘至版心上边缘留白,80mm,的文件首页特殊格式；,即,无论,是下行文还是上行文,上留白,都是,37mm+,35mm,。,（二）字体、版式及颜色要求,（二）字体及版式、颜色,1,、字体：如无特殊说明，公文各要素一般用,3,号仿宋,字。发文机关,标志推荐使用,小标宋体字,；标题一般用,2号,小标宋体字；签发人,姓名用,3号,楷体字。,2、秘密等级、保密期限、紧急程度用,3号,黑体字,3、版记各要素均用,4号仿宋,字。,4、行数、字数、字号：一般每,面排,22,行，每行排,28,个字，,撑满版,心；正文一般用,3号,仿宋体。,5、公文应当,双面印刷。,6、公文应当,左侧,装订。,7、发文机关标志、红色分隔线、印章为,红色。,8、如无特殊说明，公文中文字均为,黑色,。,口公文文面布局,000001,机密1年,紧 急,市人民政府文件,发,2012,号,关于的通知,：,附件：1、,2、,2012年10月26日,（附注）,抄送：，。,办公室 2012年10月26日印发,公文文面布局,公文由,版头,、主体、版记,三部,分组成,。,公文首页,红色,分隔线以上,部,分称为,版头；,公文首页,红色,分隔线(不含),以下，末页首条分隔线(不,含)以上,部分称为主体；,公文末页,首条分隔线以下，,末条分隔线以上,部分,称为版,记,。,版头各要素编排规则,三、公文格式要素编排规则,口,本题要点,主体各要素编排规则,版记各要素编排规则,公文文面布局,（一）版头各要素编排规则,（一）版头各要素编排规则,版头由,份号,秘密等级和保密期限,紧急程度,发文机关标志,发文字号,签发人,红色,分隔线,7个要素组成。,000001,机密1年,特 急,市人民政府文件,发,2012,23,号,关于的通知,：,附件：1、,2、,2012年10月26日,（附注）,抄送：，。,办公室 2012年10月26日印发,文件,000001,机 密,特 急,签发人：,201210号,（一）版头要素编排规则,1,、份号,份数，即公文份数序号，是为了掌握公文的发放方向，便于公文,的保密管理,凡,涉密公文一定要标注份号，如果发文机关认为有必要，也可对,不涉密公文标注份号。,份号，一般用,6,位,阿拉伯数字顶格编排在版心,左上角第,1,行。,份号,用黑色标注。,口,把握格式,/,要素编排规则版头要素,（一）版头要素编排规则,2,、秘级和保密期限,涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。国家秘,密分为,秘密、机密和绝密,三种。,密级和保密期限，一般用,3,号黑体字，顶格编排在,版心,左上角份号之下,；保密期限数字用阿拉伯数字,（一）版头要素编排规则,3.,紧急程度：,紧急公文应当根据紧急程度分别标明,“,特急,”,、,“,加急,”,。,电报格式的公文紧急程度从急到缓依次为：,特提、特急、加急、,平急。,紧急程度，,顶格编排在版心左上角；,如同时标注份号、密级和保,密期限、紧急程度，则按照份号、密级和保密期限、紧急程度的,顺序自上而下分行排列,（一）版头要素编排规则,4.,发文机关标志,1,发文机关标志是公文版头部分的,核心，,用套红大字居中印在公文首页上半部，,字体要庄重、规范、美观、大小适度,一般,应小于上级机关,的字体大小,（一）版头要素编排规则,4、发文机关标志,2,发文机关标志主要有两种形式：,一是,发文机关标志由发文机关,全称或规范化简称加,“,文件,”,二字,组成；,二是,也可用发文机关全称或规范化简称，以醒目、美观、庄重为,原则；,发文机关标志,上边缘至版心上边缘均为,35mm,。,发文机关标志推荐使用,小标宋字体，,用红色标注。,国务院文件,文化部文件,浙江省人民政府文件,北京国电环保工程有限公司文件,北京工商大学文件,0000001,机密1年,特 急,文件,发,20001,号,口,发文机关标志上边缘与版心上边缘的距离。,35mm,（一）版头要素编排规则,4、发文机关标志,3,联合行文时可并用联合发文机关名称，,一般主办机关名称排列在,前；也可单独用主办机关名称。,联合,上报公文一般不单独使用主办机关名称。,因为联合上行文需,要将,所有联署机关签发人的姓名都标出，,如果发文机关名称只用,主办机关，这样与签发人的标注就不相匹配。,联合行文机关过多时，,必须保证公文首页显示正文,。,000001,机 密,特 急,签发人：,201210号,（一）版头要素编排规则,5,、发文字号,发文字号由发文,机关代字、年份和发文顺序号,三个要素组成。,发文字号编排在发文机关标志下空,2,行位置，,居中排布。,年份、发文顺序号用阿拉伯数字；年份用全称,4,位,用六角括,号,括入；,发文顺序号,不编虚位，不加第字。,上行文发文字号标注在发文机关之下居左空,1,字。,国发20113号,京办发20116号,院教发20116号,校研发20117号,杭燃发20117号,000001,机 密,特 急,签发人：,201210号,（一）版头要素编排规则,6,、签发人.1,上报的公文需标注签发人姓名。,此时，,发文字号应标注在发文,机关之下居左空,1,字；,签发人,姓名,平行居右空,1,字。,签发人用,3,号仿宋体字，签发人,姓名用,3,号楷体字,标注。,000001,机 密,特 急,签发人：,201210号,（一）版头要素编排规则,6,、签发人.2,联合行文有多个签发人，签发,人姓名按发文机关的,顺序排列,从左到右、自上而下依次均匀,顺排，,一般每行,排,2,个,姓名，回行时,与上一行第一个签发人姓名,对齐，,最后一个签发人姓名,应与发文字号处在同一行并,使红色分隔线与其的距离为,4mm,。,7、红色分隔线,发文字号之下,4mm处居中,印一条与版心同宽的红色分隔线。,一般认为红色分隔线的作用在于，即表示版头与主题的区隔，,又使公文文面显得美观、庄重。,（二）主体各要素编排规则,（二）主体要素的标示规则,主体由,标题,主送机关,正文,成文时间,附件说明,发文机关署名,成文日期和印章,附注,附件,等9个部分组成,000001,机密1年,特 急,中铁物资集团北京有限文件,铁物京办201,3,号,关于的通知,：,附件：1,.,2,.,2012年10月26日,（附注）,抄送：,办公室 201,3,年,5,月,6,日印发,（二）主体要素编排规则,1,、公文标题,标题由,发文机关名称、事由和文种,组成。,一般用2号小标宋体字，编排与红色分隔线下空二行位置,。,公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。,公文标题编排于红色分隔线,下空,2,行的位置，分一行或多行居,中排布；,回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标,题排,列应使用梯形或菱形。,【例1】,中共中央办公厅 国务院办公厅,关于印发党政机关公文处理,工作条例的通知,（二）主体要素编排规则,2,、主送机关,主送机关是公文的主要,受理机关。,主送机关应当使用机关,全称、规范化简称,或,同类型机关的统称。,机关的规范化简称和统称,应由上级机关明确，,不得随意编造机,关简称。,如主送机关过多,导致首页不能显示正文时。,可将主送机关,移至版,记。,（二）主体要素编排规则,3.,正文,正文是公文,主体和核心,所在，用来表述公文的内容，,公文首页,须显示,正文。一般说来，,首个盖章页,应当同时,显示正文、发文机关署名和印章。,（二）主体要素编排规则,正文中数字的标识,1、表示数量的数字一般用,阿拉伯数字。,2、表示层次结构的数字，其层级标注方法是：,第一层：,一、二、三,第二层,：,（一）、（二）、（三）,第三层：,1、2、3,第四层,：,（1）、（2）、（3）,一般第一层用黑体字；第二层用楷体字；第三层和第四层用仿,宋字。,（二）主体要素编排规则,4、附件说明,附件说明位于正文和发文机关,署名之间空1行，用3号仿宋字。,“附件”2字前空2字，后接排附,件名称，名称后不加标点符号。,附件序号用阿拉伯数码编排。,每行位置对齐。如：,附件：1.,2.,有两个以上附件时，应注明序,号，并分别标注于各附件的首,页的左上方。,。,附件：,1.,2.,2012,年,月,日,（二）主体要素编排规则,5.,发文机关署名.1,发文机关署名,应当用发文机关,全称或规范化简称,。,特殊情况如议案、命令（令）等文种需要由,机关负责人署名的，应,当写明职务。,（二）主体要素编排规则,5,、发文机关署名.2,单一机关行文时，发文机关署名在成文日期之上，,以成文日期为准居中编排。,口,把握格式,/,要素编排规则主体要素,（二）主体要素编排规则,5.,发文机关署名.3,联合行文时，应将各发,文机关署名,按发文机关,顺序排列在相应位置，,并使印章加盖其上。,（二）主体要素编排规则,5.,发文机关署名.4,不加盖印章的公文，,单一机关,行文时，,在正文下一行右空 2,字，,编排发文机关署名。,在发文机关署名,下一行，,编排,成文日期。,成文日期首字比发文机关署名,首字右移2字。,（二）主体要素编排规则,5,、发文机关署名.5,如成文日期长于发文机关署名，应使成文日期右空,2,字编排，并相,应增加发文机关署名右空字数。,（二）主体要素编排规则,6,、成文日期,成文日期是,公文的生效时间,，是党政机关公文生效的重要标志。,成文日期确定的原则和标注位置有,2,种：,一是,会议通过的决议、决定,等以会议正式通过的日期为准，成文,日期编排在公文标题之下，写全年、月、日，用圆括号,“,（）,”,括起来。,二是,经机关负责人签发的公文以签发日期为准；,联合行文以,最后,签发的机关负责人签发,的日期为准。,（二）主体要素编排规则,7、印章.1,加盖印章的公文：,成文日期一般右空四字编排。印章用红色，,不得出现空白印章。,单一机关行文时，在成文日期之上、,以成文日期为准居中编排,发文机关署名。,发文机关署名和成文日期,居印章中心偏下,位置，,印章顶端应当,上距正文（或附件说明）一行之内。,（二）主体要素编排规则,7、印章.2,除,会议纪要和印有版头的向下,普发的,公文外，公文一般应加,盖发文机关印章。用印页，即,发文机关署名页，至少应有二,行正文，,不能采用页首加圆括,号标注,“,此页无正文,”,字样。,（二）主体要素编排规则,7、印章.3,联合行文时，应将各发文机关署名,按发文机关顺序,整齐排列在,相应位置，并使印章加盖其上，,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,，,印章,之间排列整齐、互不相交相切，每排印章两端不得超出版心，,每排最多放三个印章。,口,把握格式,/,要素编排规则主体要素,（二）主体要素编排规则,8、附注,一般用于,向下普发的公文，对印发、传达范围作说明，加圆括号,“,（）,”,标注于成文日期左下方,（见后页）。,字体字号用,3,号仿宋，,上空,1,行，居左排，前空,2,个字，用小括号,括起。,如果表述中,重复出现括号,时，用中文,六角括号套小括号,。,（二）主体要素编排规,9、附件,附件正文部分，用,3,号黑体,在左上角顶格注明,“,附件,”,，有序号时应,加序号，序号后不再加标点符号。,附件应排在,版记之前。,附件,序号和附件标题应与附件说明,表述一致，附件标题与,“,附件,”,之,间空两行。,被批转的下级机关公文或被转发的上级、同级机关公文，,不属于公文,附件，,应在批转、转发,“,通知,”,之后,另页排印。,口,把握格式,/,要素编排规则主体要素,（三）版记各要素编排规则,000001,机密一年,紧 急,市人民政府文件,发,2012,号,关于的通知,：,附件：1、,2、,2012年10月26日,（附注）,抄送：,办公室 2012年10月26日印发,（三）版记要素编排规,版记由,版记中的分隔线,抄送机关,印发机关和印发日期,三个要素构成,（三）版记要素编排规则,1、版记中分隔线,版记中的分隔线与版心等宽，,首条分隔线和末条分隔线,用粗线,（推荐高度为0.35 mm），,中间的分隔线,用细线,（推荐高度为0.25 mm）。,首条分隔线位于版记中第一个要素之上，,末条分隔线与公文最后一面的,版心下边缘重合。,（三）版记要素编排规则,2、抄送机关,指除,主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶,属关系的机关。,抄送机关名称,标注于印制版记上方，,字体字号用,4,号仿宋字。,如需把主送机关移至版记时，应将,“,抄送,”,二字改为,“,主送,”,，,编排方法同,“,抄送,”,机关。,如既有,“,主送,”,又要有,“,抄送,”,时，应当将,主送机关置于抄送,机关上一行。,之间不加,“,分隔线,”,。,主,送：,，,，,，,，,，,，,。,抄送：,，,，,，,，,，,，,。,市人民政府办公室 2011年6月10日印发,6,（三）版记要素编排规,3,、印发机关和印发日期,由公文印发机关名称、印发日期组成。,一般在公文末页下部印两条横线，印发机关,居左排，前空一字，印,发日期居右排，,后空一字，字体字号用,4,号仿宋,翻印的文件，在,印发机关和印发日期下,标注,翻印机关和翻印日期，格式相同。,4、页码,一般用,4,号半角宋体阿拉伯数字，,编排在公文,版心下边缘,之下，,数字,左右各方一条一字线，,一字线上距版心下边缘,7mm,。,单页码居,右空,一字，双页码居,左空,一字。,公文的版记页前有空白页的，,空白页和版记页均不编排页码。,抄送：,，,，,，,，,，,，,。,市人民政府办公室 2011年6月10日印发,6,中共中央办公厅秘书局,2012年4月16日印发,中共,省委办公厅 2012年4月24日翻印,12,信函格式各要素编排规则,四、公文的特定格式,口,本题要点,命令格式各要素编排规则,纪要格式各要素编排规则,（一）信函格式各要素编排规则,（一）信函各要素编排规则,3,、份号、密级和保密期限、紧急程度,如需标注份号，顶格居版心左边缘编排在,第一条红色双线下；,如需,同时标注,密级和保密期限、紧急程度，密级和保密期限顶格,编排在,份号下,1,行，,紧急程度顶格编排在密级和保密期限,下,1,行。,4,、发文字号,发文字号,顶格居版心右边缘编排在第一条,红色双线下。,发文字号与红色双线的距离为,3,号汉字高度的,7/8,。,（一）信函各要素编排规则,信函格式是被,广泛采用,的一种公,文,特殊,格式。,主要用于,发布、传达要求下级机,关执行和有关单位周知或执行的,事项，报送方案，商洽、询问、,答复或者说明某件具体事项,。,信函格式相对简单，易操作，在,各级行政机关的公文中广泛应用，,常用于,通知、批复、函,等,文种的,公文中。,（一）信函各要素编排规则,1,、发文机关标志,发文机关标志,使用发文机关全称或规范化简称，,其上边缘至上页边,为,30mm,，,推荐用红色小标宋字体，字号大小由发文机关酌定，以版,心为准居中排布。,联合行文时，,使用主办机关标志。,2.,红色分隔线：,发文机关标志下,4mm,处为一条红色双线（上粗下细），距下页边,20mm,处为一条红色双线（上细下粗），线长均为,170mm,，,均以版,心为准居中。,（一）信函各要素编排规则,5.,标题,标题居中编排，与其上最后一个要素相距,2,行。,6.,页码,信函格式公文首页不显示页码，,由第,2,页开始标注。,只有,2,页的信函,式公文，第,2,页可以不显示页码。,7.,版记,信函格式公文的版记中不加印发机关、,印发日期及分隔线。,（二）命令格式各要素编排规则,（二）命令各要素的编排规则,命令格式的公文，适用范围,有特殊的限制,。一般用于公,布行政法规和政府规章。,（二）命令各要素的编排规则,发文机关标志。,由发文,机关全称加命令或令组成，居中排布,，上边缘至版心上边,缘为,35,，,推荐使用红色小标宋。,发文机关标志下空两行,集中编排令号，,令号下空两行,编排正文。,在正文下空两行右空四字，,加盖签发人签名章，,签名章左空二,字标注,签发人职务，,以签名章为准,上下居中排布。,在签发人签名章下空一行右空四字,编排成文日期。,（三）纪要格式各要素编排规则,（三）纪要各要素的编排规则,纪要适用于记载,会议主要情况和议定事项,。,各级党政机关办公会和专题会讨论议定的事项都是本机关的决策事项，要以纪要的形式印发公文，作为指导开展工作的依据。,（三）纪要各要素编排规则,1,、纪要标志,由,“,纪要,”,组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为,35mm,，,推荐使用红色小标宋字体。,2,、编号,纪要标志下空,2,行居中编排,纪要编号,“,第,号,”,，,并用圆括号括入，,不受年度限制；,也可按年度,编排，,如,“,2012,号,”,。,3,、发文机关和成文日期,纪要编号下空,1,行编排,发文机关和成文日期,，发文机关居左空,1,字，,成文日期居右空,1,字。,（三）纪要各要素编排规则,4.,出席、列席和请假人,标注出席人员名单，一般用,3,号黑体字,在正文（或附件说明）,下空,1,行左空,2,字编排,“,出席,”,二字，,后标全角冒号，冒号后用,3,号仿宋,体字,标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。,标注请假、列席人员名单，除依次另起,1,行并将,“,出席,”,二字改为,“,请假,”,或,“,列席,”,外，编排方法同前。,5.,纪要不加盖印章,6.,纪要格式可以,根据实际制定。,口,会议纪要主体结构略图,第三节 遵循行文规范,行文规范，是指按照一定的规定和准则，维护组织之间行文秩序，,而制发公文的行为过程。,它主要包括下述三个方面的内容：,口遵循规范含义导语,口,行文关系,行文规则,行文方向,GW,第二节 遵循行文规范,行文关系的含义,一,、行文关系,口,本题要点,行文关系与文种选择的意义,（一）行文关系的含义,一、行文关系,（一）行文关系的含义,所谓行文关系，是指组织之间的公文往来关系，也就是公文,制发者与,受文者之间的授受,关系。,它,是由组织系统或专业系统归属、地位、职责、权利范围等因素决定,的，对行文关系有决定性的影响，规定着公文传递的基本方向。这种,关系包括如下几种类型：,隶属关系；,业务指导关系；,不相隶属关系。,（二）文种选择对行文关系的意义,（二）行文关系与,文种选择的意义,口,公文文种，是衡量行文关系的基本依据之一。因此,正确地选择文,种，是保证行文规范的基础，它,主要表现在三个方面：,1、,表示隶属关系和职权范围。,命令、,决定、批复、通知等文种，表示对下级机关或单位一种,不,容质疑,的领导和指挥,的关系。,请示、报告等文种，表示对上级机关或单位一种,尊重和遵从,关系。,函等文种，表示对不相隶属的机关与单位之间的一种,商洽、平和,与谦恭,的关系。,2、,表示公文内容的重要程度。,3、决定语言表达与语气的运用。,二、行文方向,二、,行文方向,依据不同的隶属关系和职权范围，运用不同文种，决定不,同的行文方式，也,是,确保行文规范性,要求的,一种重要表现。,根据组织之间不同的行文关系，可以将组织的行文分为,下行,文、上行文和平行文,三个方向,，也称三种行文方式。,下行文,二、行文方向,口,本题要点,上行文,平行文,（一）下行文,（一）,下行文,下行文是指,上级领导机关对所属下级机关的行文。,根,据发文不同目的和要求，下行文可分为,三种方式：,1,、逐级下行文,所谓逐级下行文，就是,逐级下达或者只对直属下级机关下达,的一种行文方式。,2,、多级下行文,所谓多级下行文就,是指党政领导机关,根据工作需要，,同时下,达几级机关,的一种行文方式。,3,、,直达基层组织和群众的下行文。,这种行文还可以,通过媒体直接与群众,见面。,（二）上行文,（二）上行文,上行文是指,下级机关向所属上级或者只对直属上级机关呈送,的一种,行文方式。,1,、逐级上行文,所谓逐级上行文，就是指,下级机关直接向所属上级领导机关呈送,公文,的一种行文方式。,这是上行文中,最基本、最常用,的一种方式。一般情况下，不得多,头行文，更不得越级行文。,2、多级上行文,所谓多级上行文，是指各级各类组织,依据工作需要，同时向几个,领导机关呈送公文,的一种行文方式。,这是在,特殊情况和体制允许,的情况下，而采用的一种行文方式。,3、越级上行文,所谓越级上行文，就是指在,非常必要时，,下级机关,可以越过直接,上级领导机关，向更高一级的领导机关直至中央行文,的一种行文,方式。,强调：,“,非常必要时,”,！,可以越级行文的特殊条件是：,遇有特殊重大紧急情况，如自然灾害、突发事件等；,被直接上级单位长期搁置,或拒不解决,而又确需解决的急迫性的重大,问题,；,上级领导或领导机关交办，并指定越级直接上报的事项；,按有关管理体制，可以越级请示的有关事项；,询问、联系无需经过直接上级机关的一些工作问题等。,企业权益受到重大伤害或将要受到重大伤害时；,对直接上级机关或领导进行检举、控告；,（三）平行文,（三）平行文,平行文,是指没有隶属关系、业务指导关系,的同级机关、或者不属,同一系统的机构部门之间的一种行文。,A,市卫生局,A,市,文化局,B,省人民政府,A市区镇政府,三、行文规则,三、行文规则,所谓行文规则，是指组织之间,公文往来时，必须共同遵守的规定和,准则。,遵从这一规则，可以保证公文传递方向准确无误、线路便捷有效，,阻止部分公文进入不必要的流通过程，抑制无价值公文的产生。,行文规则的内容,三、行文规则,口,本题要点,目前存在的主要问题,（一）行文规则的内容,根据条例规定，行文规则主要包括如下内容：,1、行文应当,确有必要,，讲求实效，注重针对性和可操作性。,2、一般,不得越级行文，,特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被,越过的机关。,3、向上级机关行文，应当遵循以下规则,（以下计6点）：,（1）原则上,主送一个上级机关,，根据需要同时抄送相关上级机关和同,级机关，,不抄送下级机关。,（2）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当,经,本级党委、政府同意或者授权；,（一）行文规则的内容,（3）,下级机关的请示事项，,如需以本机关名义向上级机关请示，,应当,提出倾向性意见,后上报，不得原文转报上级机关。,（4）,请示应当一文一事。,不得在报告等非请示性公文中,夹带请示事项。,（5）除上级机关负责人直接交办事项外，,不得,以本机关名义向上级机,关负责人报送公文，,不得,以本机关负责人名义向上级机关报送公文,（6）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级,机关。,（一）行文规则的内容,4、向下级机关行文，应当遵循以下规则：,（1）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。,重要行文应当同时抄,送发文机关的直接上级机关。,（2）党委、政府的,办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向,下级党委、政府行文，,（3）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的,相关部门行文。,（一）行文规则的内容,4、向下级机关行文，应当遵循以下规则：,（4）,涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得,向下行文；,擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。,（5）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关,的另一个上级机关。,5、同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。,部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。,文种选择不当或乱加请求语,（,二）目前存主要问题,口 本题要点,有的请示与报告不分或并用,将公示、启示误用为公告,多头请示、越级请示仍存在,有的版记要素编排有误,有的发文字号编排不规范,有的附件说明编排不规范,误将被转发的公文当附件,（二）,目前行文工作中存在的主要问题,1、,文种选择不当或乱加请求语,有的用,“,申请,”,代替,“,请示,”,；有的在请示标题中误加,“,请求,”,或,“,申请,”,等。见下各例：,【例1】,“,关于,申请增加,培训经费的请示,”,“,关于追加培训经费的请示,”,【,例,2】,“,关于,申请,办理第四批赴港长期工作签注的请示,”,“,关于办理第四批赴港长期工作签注的请示,”,“,关于办理赴港长期工作签注的请示,”,【,例,3】,“,关于,请求,建立老年活动站的,申请,”,“,关于建立老年活动站的请示,”,2、有的,“,请示,”,与,“,报告,”,不分；有的,“,请示报告,”,并用。,【例1】,“关于购置计算机所需资金的,报告,”,“关于购置计算机所需资金的请示”,【例2】,“,关于翻建冷藏库的,请示报告,”,“,关于翻建,冷藏库的请示”,区别点,请示,报告,性质不同,呈批性,陈述性,时间不同,只能在事前行文,事中、事后行文均可,目的不同,请求指示和批准,为让上级了解情况,内容不同,事项单纯、一文一事,综合报告、专题报告均可,处理不同,上级应予答复,备案、不需上级答复,结尾不同,妥否，请批复等,特此报告，请审阅等,请示与报告的区别,3、越级行文，多头行文的现象也仍有存在。,4、,“,公示,”,、,“,启示,”,等误用成,“,公告,”,。,现在是,“,公告,”,满天飞，形成文种,“,侵权,”,现象，这是很不正常的。,条例规定：,“,公告。适用于向国内外宣布重要事项和法定事项。,”,显然，只有相当级别的机关才可以使用,“,公告,”,这一文种。,抄报：,，,，,，,市人民政府办公室,2011,年,6,月,10,日印发,校对：,公文中除了主送机关外只有,抄送,机关,，,“抄报”应改为“抄送”；,“,校对”,不属于,公文格式的构成要素，应予删除。例如：,5、版记某些要素标识不规范，,例如：,口,遵循规范/行文规则存在问题,抄送：,，,，,，,市人民政府办公室,2011,年,6,月,10,日印发,同时有的,请示抄送机关不规范,例如：请示主送机关是,“,区人民政府,”,，而在版记部分,又抄送,“,区人民政府,部门,”,。,行文规则明确规定,“,请示一般只能报送本单位的直接上级,领导机关，,不能抄送给其下级机关,”,。,6、发文字号编写不规范。,有的仍设虚位，有的文号有,“,第,”,字；年度应用 括入，误,用 括入。例如：,“,发,2008,第,6号,”,“,发20086号,”,7、,有的附件,编排不规范、不完整，不写附件材料的全称；,有的附件名称与文中,所述名称不一致等。,8、转发通知的标题过于繁琐，,“,通知,”,多次重叠,【例1】,区财政局转发,市财政局转发国家财政部,关于,的通知的通知的通知,这是一个文种连续重叠的标题，冗长杂乱。依照转发性通知标题 拟制的方法，只要保留公文原发处一个文种即可。,区财政局转发国家财政部关于,的通知,9、误将被转发、被印发的文件为附件。,【例1】,各控股公司：,现将,科技环保集团有限公司关于加强,科技环保集团,有限公司公文管理的通知（,科环发2008147号）和 关,于加强车辆配置管理的通知（,科环发2008151号）转发,给你们，请各控股公司按照文件要求认真遵照执行。,附件：1、关于加强,科技环保集团有限公司公文管理,的通知,2.关于加强车辆配置管理的通知,【例2】,各分公司、各部、室：,我公司科技秘密管理办法已经懂事长办公会研究同意，现,印发给你们，请即向全体员工传达，并自文件印发之日起施行。,附件如文,这种标注，不仅把被印发的公文误当附件来发送，而且,如果,真有附件存在，其附件说明也应按照条例规定的格式来标注。,即：,附件：1.,2.,第三节 把握公文格式,公文四要素,主旨。主旨正确，言之有理；,材料。材料充分，言之有据；,结构。,结构合理，言之有序；,语言。,语言凝练，言之有形。,公文的结构方式,结构的作用,起首结构方式,层次结构方式,段落结构方式,过渡照应方式,标题结构方式,结尾结构方式,篇章结构方式,一、,公文结构的作用,结构通常也称为,“,谋篇布局,”,，即考虑一篇文书的分为几个层,次、段落，安排什么内容选用什么材料，包括,开头、结尾、,过渡、呼应,等。结构的作用主要体现在四个方面：,统摄文理。,贯穿首尾。,言之有序。,精当取材。,二、公文标题的结构方式,（一）标题的作用,标题，古称,“,题眼,”,。公文标题，通常又称为题目，是公文结构,的重要组成部分。具有,标,举全篇内容，揭示公文主旨，统揽全,文,的作用。,（二）公文标题拟制的方法和要求,公文标题的拟制的方法多表现为：,1、一般在发文机关与事由之间常用介词,“,关于,”,连接；,2、在事由与文种之间用结构助词,“,的,”,连接；,3、构成以文种为中心，以发文机关和发文事由为限定成分的偏,正结构。例如：,天地公司关于召开职工代表大会的通知,4、,公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符,号。,居中排布，回行时，要保持词义完整。例如：,国务院办公厅转发国家经贸委,关于深化电力工业体制改革,有关问题意见的通知,北京,龙源环保有限公司,关于印发办公楼消防安全管理规定及,办公楼火灾事故应急预案的通知,北京,科技有限公司,关于尽快支付一二号机组脱硫工程款,致,公司,的函,（三）公文标题结构方式,公文标题与其它文章相比，有其独具的特点；,在语言运用上标题要求,鲜明、简洁、准确，,概括并直接,显露公文的主旨；,在结构安排上要求,“要素化”，,一般由,发文机关、发文事,由和公文文种,三个要素构成。,由于文种类别，发文形式和应用领域的不同，公文标题,常常呈现几种形式：,1,、要素式,（,1,）三要素式,市教委关于提高教师工资待遇的请示,（,2,）二要素式,关于清明节放假的通知 北京市公安局通告,（,3,）四要素式,国务院关于同意河北省地市体制改革调整行政区域,给河北省人民政府的批复,北京,科技有限公司,关于尽快支付一二号机组脱硫工程款,致,公司,的函,（,4,）单一式要素式,公告,通告,投标书,招标书,备忘录,2、一般要素式,所谓一般要素式，是指一般不使用介词,“,关于,”,和结构助词,“,的,”,的要素式标题。这种方式通常用于事务性公文、规范,性公文等文种的标题，例如：,杭州市东方剑桥教育培训中心2011年工作计划,北京市,燃气集团,公司2010年工作总结,大学校长办公会议事规则,浙江省,人民医院档案管理制度,3、引句式（议论式）,中国人都以暖心来暖中国经济,信心比黄金和货币还要重要,喊破嗓子不如甩开膀子,行大道 民为本 利天下,美丽中国渐行渐近,好声音传递正能量,4、,主副式，亦称双向式,闯难关、求生存、求发展,2003年工作总结,为了六分钟追了一个月,发烧友争分夺秒奔嘉兴,台上台下真情互动,民盟北京市委慰问我院SARS一线的休养人员,5、陈述式,中国