档案数字化视域下高校档案资源利用研究.pdf

|档苑论坛|2023.8 下兰台内外16摘 要：采用传统的手工存储和检索方式，高校档案资源的利用和开发受到了诸多限制。档案数字化视域下高校档案资源利用研究的开展，成为当前的一个重要研究领域。本文结合山东建筑大学的档案资源利用情况，对数字化档案技术在高校档案资源管理中的应用进行了论述，在此基础上，进一步分析了高校档案资源利用的价值、存在的问题，并提出相应对策，以期促进高校档案资源的利用。关键词：数字化；高校；档案资源基金项目：本文系山东省档案科技项目：基于档案数字化视域下档案资源利用研究。项目编号：2021-26前言山东建筑大学是一所以工科为主的本科院校，历史悠久，拥有丰富的档案资源。目前，山东建筑大学的档案资源利用已实现以下几方面突破：首先是数字化档案的存储和检索。山东建筑大学已经建立了数字化档案系统，通过网络等手段实现了数字化档案的存储和检索。其次是档案资源的共享和利用。山东建筑大学的档案资源在逐渐实现开放和共享。学校的教职工和学生可以根据自身需求和研究方向获取相关档案资源。学校与其他高校和研究机构也开展档案资源的共享和利用，提高资源的利用效率和价值。再次是档案资源在学术研究中的应用。山东建筑大学的档案资源广泛应用于学术研究中。档案资源也在学科建设中得到广泛应用，为学科建设提供更为全面、深入的资料支持。尽管山东建筑大学的档案资源利用取得了一定的进展，但仍然存在一些问题和挑战。因此，山东建筑大学需要加强数字化档案的建设，不断完善数字化档案的存储和检索系统，推进档案资源的共享和利用，同时加强档案资源在学术研究和学科建设中的应用。1 数字化档案技术在高校档案资源管理中的应用1.1数字化档案技术的基本概念和优势数字化档案技术是指将纸质档案、电子档案等各种类型的档案经过数字化处理，转换为数字形式存储、管理、传播、利用的一种技术1。其基本概念包括数字化转换、数字化存储、数字化检索、数字化展示等。数字化档案技术的优势主要包括：（1）节约空间。数字化档案可以转换为数字形式存储，免去了传统纸质档案大量的物理存储空间，能够节约空间资源。（2）方便传播。数字化档案可以通过网络等数字化手段传播和利用，克服了传统纸质档案传播、利用的地域和时间的限制。（3）保护档案。数字化档案不易受到物理环境、自然灾害等因素的影响，能够更好地保护档案资源，提高档案的长期保存能力。（4）方便管理。数字化档案可以通过数字化技术进行管理，实现档案资源的全面、快捷、准确的管理2。1.2数字化档案技术在高校档案资源存储和检索中的应用数字化档案技术在高校档案资源存储和检索中得到广泛应用，主要包括：（1）数字化存储。数字化档案技术可以将高校档案资源转换为数字形式存储，实现对档案资源的电子化管理3。数字化存储方便、安全、可靠，能够有效保护档案资源。（2）数字化检索。数字化档案技术实现了档案资源的数字化检索，通过网络等方式，方便高校教职工和学生查询所需的档案资源。数字化检索提高了档案资源的利用效率，便于教育教学和学术研究的开展。（3）数字化展示。数字化档案技术还实现了档案资源的数字化展示，高校教职工和学生可以通过数字化展示方式，观看、学习和研究档案资源。数字化展示方式，既方便、又形式多样，有利于增强档案资源的利用价值。（4）档案资源共享。数字化档案技术实现了高校档案资源的数字化共享，不仅可以在校内实现档案资源的共享，还可以在国内外开展档案资源共享与交流，提高档案资源的利用价值和影响力。（5）安全备份。数字化档案技术可以实现档案资源的安全备份，将档案资源存储在不同的服务器和数据中心，避免档案资源遭受自然灾害、盗窃等意外事故，确保档案资源的长期保存。1.3数字化档案技术在高校档案资源共享和利用中的应用数字化档案技术在高校档案资源共享和利用中发挥着重要的作用，具体表现在：（1）档案资源共享。数字化档案技术实现了高校档案资源的数字化共享，可以在校内和校外实现档案资源的共享和交流。不同高校之间可以通过数字化平台共享档案资源，避免了档案资源的重复建设和浪费。（2）多样化的利用方式。数字化档案技术实现了多样化的利用方式，高校教职工和学生可以通过数字化平台实现在线学习、研究、展示、演示等多种形式的利用方式。数字化档案技术能够提高档案资源的利用率，进一步增强档案资源的应用价值4。（3）便于管理。数字化档案技术可以实现对档案资源的快速检索、共享和管理，有效地提高了档案资源的利用效率和管理水平。数字化平台可以实现对档案资源的统一管理档案数字化视域下高校档案资源利用研究文/陈明九陈瑾李欣阳|档苑论坛|2023.8 下兰台内外17和分发，方便高校教职工和学生进行在线查询和下载。（4）提高档案资源的可访问性。数字化档案技术可以实现档案资源的在线访问，提高了档案资源的可访问性。高校教职工和学生可以随时随地访问数字化平台上的档案资源，避免了传统档案查询需要前往档案馆的时间和空间限制5。（5）提高档案资源的保密性。数字化档案技术可以实现档案资源的权限控制，提高了档案资源的保密性，只有得到授权的用户才能进行访问。数字化平台可以对档案资源进行分类管理，实现对不同权限人员的访问控制，保证档案资源安全性和保密性。2高校档案资源利用的价值分析2.1数字化档案技术对高校档案资源利用的推动作用（1）档案资源的数字化转型。数字化档案技术使得高校档案资源可以进行数字化转型，通过数字化技术手段将传统纸质档案转化为数字化档案，从而实现高校档案资源的数字化管理和利用。数字化转型可以提高档案资源的利用效率和质量，有效地推动高校档案资源的利用。（2）大数据分析。数字化档案技术使得高校档案资源可以进行大数据分析，通过对档案资源进行数据挖掘和分析，可以发现潜在的价值和应用，从而提高档案资源的利用效率和价值。大数据分析可以帮助高校发现档案资源中的规律和趋势，进一步推动高校档案资源的利用。（3）数字化平台的建设。数字化档案技术使得高校可以建设数字化平台，为教职工和学生提供档案资源的在线查询和共享。数字化平台可以提高档案资源的可访问性和利用率，有效地推动高校档案资源的利用，如图1所示。（4）跨学科合作。数字化档案技术可以促进高校之间的跨学科合作，通过数字化平台共享档案资源，不同学科之间可以进行交流和合作，进一步推动高校档案资源的利用。2.2数字化档案开放共享对高校学术研究的支撑作用（1）学术研究素材的丰富性。数字化档案开放共享可以丰富高校学术研究的素材，提供更加丰富的历史文献、研究成果、学术论文等资源，为学术研究提供更加全面、深入的支持。（2）学术研究方法的创新性。数字化档案开放共享可以为高校学术研究提供更加多样化的研究方法，如大数据分析、文献计量分析等，为学术研究提供更加多元化的支持。（3）学术研究成果的可信性。数字化档案开放共享可以提高高校学术研究成果的可信性，公开透明的数字化档案资源可以为学术研究提供更加客观、权威的支撑，保障研究成果的准确性和可信度。（4）学术研究成果的广泛传播。数字化档案开放共享可以促进高校学术研究成果的广泛传播，为学术研究成果的推广和转化提供更加广阔的平台，加快学术研究成果的转化和应用。2.3数字化档案对高校学科建设的促进作用（1）学科建设的资源基础。数字化档案可以为高校学科建设提供更加丰富、全面的资源基础，为学科建设提供更加稳固的基础6。（2）学科建设的研究素材。数字化档案可以为高校学科建设提供更加全面、准确、权威的研究素材，为学科研究提供更加全面、深入的支持。（3）学科建设的创新方法。数字化档案可以为高校学科建设提供更加多样化的研究方法，如文献计量分析、大数据挖掘等，为学科建设提供更加多元化的支持。（4）学科建设的国际化进程。数字化档案可以促进高校学科建设的国际化进程，通过数字化档案的开放共享，可以吸引国际学术研究者的关注和参与，提高学科建设的国际影响力。2.4数字化档案在高校文化传承和社会责任方面的意义（1）文化传承。数字化档案为高校文化传承提供图1 数字档案管理系统功能图|档苑论坛|2023.8 下兰台内外18了更加广泛、深入的途径和手段，通过数字化档案的收集、整理、保存、共享，可以更好地保护和传承高校的文化遗产，提高高校的历史意识和文化自信。（2）学术研究。数字化档案为高校学术研究提供了更加丰富、权威的素材和数据，通过数字化档案的开放共享，可以促进学术交流和创新，提高高校学术研究的水平和质量7。（3）社会责任。数字化档案是高校社会责任的重要体现之一，高校应该承担起数字化档案的保护、传承、利用和开放共享的责任，为社会和公众提供更加全面、准确、及时的信息服务，推动社会发展和文明进步。（4）文化创新。数字化档案可以为高校文化创新提供更加广阔、多元化的空间和机会，通过数字化档案的创新利用和应用，可以推动高校文化的更新和升级，激发高校文化创新的活力和动力8。3数字化背景下高校档案资源利用的问题与对策3.1高校数字化档案建设存在的不足（1）技术手段不够先进。目前数字化档案建设所采用的技术手段相对来说还不够先进，无法完全满足高校数字化档案建设的需求。同时数字化档案系统的安全性、可靠性和稳定性也需要进一步提高。（2）缺乏标准化建设。目前高校在档案管理方面尚没有建立统一的标准规范，这就导致不同学校的系统之间无法进行有效兼容，影响数字化档案的共享和利用。（3）数字化档案利用不够充分。虽然数字化档案已经可以在电子平台上进行存储、共享和利用，但实际利用效果并不尽如人意。高校数字化档案建设中应该加强数字化档案的推广和利用，提高数字化档案的使用率9。（4）缺乏专业人才。数字化档案建设需要一批专业的人才进行管理和维护，但目前高校缺乏这方面的人才，这也是数字化档案建设中的一个瓶颈。3.2高校数字化档案共享利用难点（1）数据质量问题。数字化档案的共享利用需要保证数据的准确性和完整性，但是由于数据来源的不同和数据格式的多样性，导致数据质量无法保证，这也成为数字化档案共享利用的一个重要难点。（2）安全性问题。数字化档案涉及到高校的教学、科研、管理等方面的核心数据，如果在数字化档案共享利用过程中安全措施不到位，可能会泄露重要信息，给高校带来不可估量的损失。（3）信息共享标准问题。由于各高校数字化档案存储格式不同，使得数字化档案的共享利用受到了一定的限制。为实现数字化档案的无缝共享，需要建立标准的共享格式，以提高数字化档案的互操作性。（4）管理和维护问题。数字化档案系统需要专业的管理和维护人员，同时需要完善的运营管理机制和规范。在数字化档案共享利用过程中，需要建立健全的管理机制，以保证数字化档案的可持续发展。3.3推进高校数字化档案建设和利用的对策（1）制定数字化档案建设规划。高校应根据自身实际情况，制定数字化档案建设规划，明确数字化档案的建设目标、任务、内容、投资和保障等方面的问题，以确保数字化档案建设的有序进行10。（2）加强数字化档案技术研究。高校需要不断提高数字化档案的存储、检索、共享和利用效率，以满足不同需求的用户对数字化档案的使用需求。（3）建立数字化档案共享平台。高校应建立数字化档案共享平台，通过数字化档案的共享，实现高校之间数字化档案资源的整合和互通，以提高数字化档案的利用效率和价值。（4）强化数字化档案利用宣传。数字化档案建设作为一项综合性的工作，为了能够吸引到更多的人力和物流投入其中，这就需要做好相应的宣传工作，让人们充分认识到数字化档案的重要性，推广数字化档案的应用，促进数字化档案的普及和利用。结语总而言之，高校档案资源具有非常大的价值，通过进行数字化处理，有助于最大限度实现其价值。通过对数字化档案技术的介绍和应用分析，可以更好地推动高校数字化档案的建设和利用，提高数字化档案的利用效率和价值，为高校的发展提供更加有力的支撑。参考文献1晋晓辉.高校档案管理数字化及档案管理创新J.兰台世界,2021(11):92-94.2阎立明.数字化时代档案安全防护评信息安全视域下高校档案管理研究J.中国科技论文,2020,15(09):1115.3邵永斌.基于CiteSpaceV的人事档案系统与高校档案数字化可视分析研究J.兰台世界,2019(07):51-54.4卢寒.试析高校档案管理创新及档案管理的数字化J.办公室业务,2019(10):158.5潘红,林慕婵.数字化高校科研电子档案的组织管理与服务研究J.办公室业务,2019(09):56-57.6霍奕潼.高校档案数字化进程中纸质档案的保护工作J.兰台内外,2019(11):5-6.7黄晓娜.高校档案数字化与馆藏档案分级管理策略J.兰台内外,2019(10):3-4.8郑文妹.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化分析J.知识经济,2019(06):161-162.9黄莉琴,杨丽娜.档案数字化管理模式在高校档案管理中的重要作用探讨J.兰台内外,2019(02):7-8.10王敏芝.高校档案数字化进程中纸质档案的保护工作J.兰台内外,2019(02):63-64.（作者单位：山东建筑大学）