OA协同管理系统培训大纲.docx

ＯＡ协同管理系统培训大纲

一、系统常用框架图

图-系统常用功能框架图
二、首页常用工具栏及功能

新建、查看、常用工具、个人设置
着重讲一下：个人设置
1.修改密码
【功能】用户自行修改登录密码。输入原密码和新密码，点击“确定”新密码即生效。
2.个人信息设置
【功能】用户自行修改个人相关信息，如出生日期、电话等基本信息，可以进行短消息提示声音是否屏蔽的设置，也可以进行个人头像的设置。
个人头像设置：默认为灰色头像，可以设置系统自带头像也可以自定义上传头像

3.个人模板管理
【功能】用户管理个人建立的个人模板，可以进行模板的更名和删除。
4.代理设置
【功能】当用户暂时不能处理工作时，可以选择人员进行代理自己的工作，代理人可以从设置的当日开始处理该用户的协同和公文事件。

5.邮箱设置
【功能】提供含多域名选择的注册及登录页面验证邮箱用户合法身份；允许保留邮件在邮件服务器上。点击工具条“个人设置”，选择“邮箱设置”。
【在邮件服务器上保留备份】：勾选保留备份后，系统收取邮件后不删除邮件服务器上的邮件，反之，则收取后删除邮件服务器的邮件
电子邮箱地址: 用户名@
收信服务器地址:
发信服务器地址:
用户名: 用户名@
密码: 个人邮箱密码
其它按缺省设置，然后单击“确认”，人个邮箱就设置好了，设置好后如图3

图3：
三、协同工作
协同工作在ＯＡ管理系统中固化成为一种事项流转的功能，是企业内部员工间的协同工作平台（包括异地协同）。通过流程的运作实现事务的审批审核，以及组织间的计划、执行、事件的分享和信息传递。
协同处理支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见加载，以及附件编辑和加载。协同信息可以通过转发邮件,将信息传递到协同以外的工作人员。
选择一级菜单，进入“协同工作”，协同工作包括：新建事项，待发事项，已发事项，待办/已办，超期督办，流程管理六个功能块。

１.新建自由协同
第一步：根据需求，选择或填写协同事项的标题和内容。
第二步：建立流程，鼠标点击“流程”的下拉框，选择“新建”，出现选择人员的页面，在下拉框中显示系统设置的所有组织结构；左为组织的所有人员；右为选定需要在协同流程中执行的人员。

图- 弹出选人界面

B

图- 选人界面
选人界面说明：鼠标点击左上区，选择部门（或组、岗位、外部人员），然后在左下区选择具体人员，按“→”，选定到右边执行人区域；也可在选中部门（或组、岗位）后按“→”，表示整个部门（或组、岗位）被选定； 按“↑”“↓”进行发送顺序的调整；根据工作的具体情况在选人界面底部选择“并发”、“串发”、“多层”。
Ø 并发：发起人发起流程后，各节点同时收到信息，可同时处理。
Ø 串发：发起人发起流程后，流程中各个节点依次处理。
Ø 多层：一个流程中有并发与串发的结合应用。
按“提交”按钮，确认流程后，自动退出该页面。

图-插入本地文件
添加关联协同，点击“插入-关联协同”弹出关联协同选择页面，勾选要关联的协同或文档，选择“确定”键插入关联协同。

图-插入关联协同
第四步：在发超自由协同时，根据工作情况可以预归档，点击预归档下拉框，选择需要归档的文件夹，点击“确认”。

图-预归档
第五步：项目归档，在项目下拉框内，选择项目。注意这里的项目需要在关联项目中先行建立，同时需为项目的成员，才可以选择归档到项目文档。
第六步：根据需要选择“期限”、“跟踪”。选择“期限”后，超过协同的处理期限，系统会自动给予提示；选择“跟踪”后，协同会在首页的“跟踪事项”的列表中显示，否则不显示。
第七步：点击“立即发送”，将建好的协同事项进行发送处理。发送成功后，已发事项列表中将显示成功发送的协同。
２.利用固定模板建立协同
第一步：选择新建协同，进入“新建协同”的协同页面，点击“模板调用”。模板包括个人设置的模板和系统设置的模板，单击某个模板，可以在模板预览中进行模板流程的查看。
第二步：确定了该调用的模板，鼠标双击模板，系统自动在协同中套用这个模板类型，用户可以直接使用。

图-模板调用

图-模板套用
第三步：可以根据需要选择“预归档”、“项目”等其他操作。
注：系统模板不能进行流程的修改。
３.关联协同
第一步：选择新建协同，进入“新建协同”的协同页面，点击“插入- 关联协同”。提取关联协同可以在已发，已办，待办中提取关联协同信息，同时，还可以通过选择文档管理提取我的文档、单位文档和项目文档中的关联信息，双击信息列表中的选项，可以查看其内容。

图-关联协同
第二步：确定了需要的信息进行打勾选择，点“确定”键插入关联协同：

图-确定插入关联协同
４.待发事项
用户可以对已创建但尚未发出的协同事项进行查看和修改。点击一级菜单“协同工作”，选择“待发事项”，进入待发的操作界面。

图-待发的事项列表
双击该协同,进入编辑协同的页面，重新编辑，修改完后，点击“立即发送”将协同直接发送；
５.已发事项
用户可以列出所有已经发出的协同事项，用户可以对协同处理情况进行实时查看。点击一级菜单“协同工作”，选择“已发事项”，进入已发的操作界面。

图-已发事项列表
用户可以在此进行以下操作：
【转发事项】可根据需要对选定的事项进行转发协同、转发邮件、转发公告和转发新闻。在做协同转发时，可选择转发人员的节点权限、可选择是否转发当前协同处理意见、也可上传附件、关联其他协同或文档。
【撤销流程】发起者可以撤销流程至自己的“待发事项”中，协同流程撤销后协同回到“待发事项”，同时允许对做了预归档的流程，也可以撤销流程。
【跟 踪】发起者可以在列表中点击跟踪标志进行修改，将跟踪标志由“有”修改成“无”，也可以由“无”修改成“有”。
【流程日志】发起者可以在列表中点击流程日志，查看流程处理过程。
【】点击补充协同正文按钮，对已发出、流程没有走完的协同进行正文内容补充(以下会详细介绍)。
【】点击流程查看按钮可以查看流程中的人员,单击流程中的人员，可以发送在线消息。如果流程中组成员比较多，鼠标移上去会显示处理人的列表,点击后可以固定人员信息,通过滚动条进行查看

６.补充协同正文
步骤：选择已发出、流程没有走完的协同，进入“已发协同”列表页面，点击图标
对正文进行信息补充：可补充正文、插入附件、添加关联协同。

图-对正文进行信息补充

７.撤销已发协同
发起人或流程中人员对流程进行撤销后，协同自动转入到待发事项中；流程撤销后，之前的处理意见仍然存在。

图-撤销流程

８.待办/已办
【功能】支持用户对待办和已办的事项进行查看。
选择一级菜单“协同工作”，选择“待办/已办”，进入待办已办的操作界面。默认显示“待办”事项列表，点击“已办”显示处理过的事项，点击“全部”则显示所有待办已办及处理中事项，处理状态分别表示：已办； 进行中；待办。

图-待办事项列表

９.协同处理功能操作
9.1办理操作步骤
第一步：当用户收到ＯＡ在线提示处理流程消息或用户选择所要办理的事件，点击协同事件，进入“协同处理”界面。

第二步：用户根据实际情况，选择“转发”，“回退”、“终止”、“知会”、“加签”、“当前会签”等操作。
第三步：选择“已阅”，“同意”，“不同意”，填写意见，同时可以进行相应的操作。
附件查看：点击附件图标可对附件进行下载、删除和上传，对OFFICE附件还可进行在线阅读和在线编辑

图-在线编辑
【下载文件】可将文件进行打开或保存
【在线阅读】对附件进行在线查看
【在线编辑】有编辑权限的人可对附件正文进行在线编辑
【删除文件】将附件文件删除
【上传文件】继续上传其他附件
9.2“协同处理”界面各项功能
【转 发】用户可以将当前正在处理的协同事项转发给其他人员。转发时，系统将生成一个新的协同事项，内容与原协同事项相同，只是流程变为当前用户发向被转发用户。
【回 退】用户可以将流程回退至前一节点，回退前可以加注意见、态度等。回退之后，该协同事项将出现在上一节点用户的“待办事项”中，上一节点用户将收到系统自动发出的回退提醒，并可以在“待办事项”中查看回退人员的意见，同时处理该事项。系统支持多级回退，反复回退。回退可以实现用户对一个问题的反复讨论、修改，直至定案。但当用户回退至前一节点(发起节点)，操作时系统会出现警告询问提示。

图-回退提示
【终 止】如果用户点击“终止”，流程将在该用户处停止流转，该用户的后续节点将不会接收到该事项。操作时系统会出现警告询问提示。

图-终止提示框
【知 会】用户可以将当前正在处理的协同事项知会给其他人员。与转发事项的不同处在于，转发是生成一个新的协同事项，而知会是在原协同事项的流程基础上，增加被转发人员为当前用户节点的后续节点,知会操作支持一个或多个人。进行知会操作后不立即提交后台,只刷新当前的流程图，等用户处理完后一并提交。知会的节点权限只限于对协同进行转发，而无回退、终止、撤销、知会、加签、当前会签等权限。与转发事项相比，知会更利于掌握事项的传播途径和范围。
【加 签】用户可以在流程中自己和下一个节点之间加入一个或多个节点人员。进行加签操作后并不立即提交后台，只是刷新当前的流程图，等用户处理完后一并提交。与知会的不同处在于，知会人员不影响整个流程的流转，而加签人员将是流程中的关键节点之一，加签允许并行加签和串行加签，加签操作支持加签一个或多个人，部门和组，同时支持节点权限的修改，加签确定时，会对加签的节点和节点权限显示提示。加签处理情况将直接影响到后面节点的处理。

图-加签
【当前会签】在当前节点添加人员形成临时会签组，该协同只有当会签组的人员全部都处理完了，才会流转到下一节点。
【修改正文】事项接收者可以修改事项正文，系统将记录每个修改者的姓名和修改时间，并在事项正文后面显示。
【快捷回复】快捷回复，自动引用常用语。
【意见隐藏】如果用户选择意见隐藏，则用户的处理情况将对流程中其他节点人员不可见，但不影响事项发起者和处理者本人查看。
【进行跟踪】用户对协同事项进行处理后，如果希望对该协同事件进行继续跟踪查看，点击“进行跟踪”，则该协同出现在首页的跟踪事项中。
【上传附件】用户处理事项的过程中，可以上传多个附件。上传后，系统将显示上传成功，并注明已上传附件的数量，如果用户点击附件显示开关，系统将显示附件名称列表。
【关联协同】用户处理事项的过程中，可以关联到某个协同类似于上传附件，关联后，系统将显示成功，并注明已关联协同的数量。
【暂存待办】保存用户本次输入的意见和态度，暂不发出，流程将在当前用户处暂停，用户可以随时在自己的“待办事项”中继续处理该事项。
【继续并提交】用户对协同事项进行处理后，进行提交并允许流程继续运行，流转给下一节点人员。
【发起者】在查看协同时，可以点击“发起者”查看基本信息，给发送人发送留言信息。

图-给发送人发送留言信息
10.催办
点击流程图中“催办”按钮，弹出对话框进行催办。
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点击“催办”列的次数，弹出催办日志，可查看催办历史。

图-查看催办历史
四、文档管理
１.我的文档
点击一级菜单“文档管理”，选择“我的文档”，进入用户自己的文档管理的操作界面，。

图-我的文档
我的文档分成三层，分别是“我的计划”、“他人文档”、“借阅文档”。另用户可自由创建自己文档及文档目录。比如工作日志等。
我的计划中分为“我的工作计划”，“日计划”，“周计划”，“月计划”，用户发送的计划会对应的归档到不同的计划分类中；
他人文档归档的是他人共享给自己的文件夹；
借阅文档归档的是我借出的文档和借给我的文档；
在他人文档与借阅文档中都可以通过借阅人以及借阅文件夹的【属性】进行消息订阅，如果订阅的目录发生文件新增/删除等则进行消息通知，并将变化的文件名用不同的字体颜色排在前面。

图-消息订阅
1.1操作栏功能

【新建】包括6个功能：
1、新建html文档；
2、新建word文档；
3、新建Excel文档；
4、新建WPS文档；
5、新建ET文档；
6、新建文件夹
【上传文件】可以从本地硬盘上传各种文件到服务器。
【操作】
[更名] 更换文件夹名称。
[文件替换] 替换某个文件。
[移动] 将文件或文件夹进行相应的移动到其他目录中。
[删除] 删除所选文件。
【映射】建立文件对目录的相应连接关系，不移动文件的物理位置。
【发布】将所选文件发布到个人首页“常用文档”或者个人知识栏目中。
【转发】
[转发协同] 将文档管理中的存储文件和协同以转发协同的形式发送。
[关联协同] 将文档管理中的存储文件以新建协同的关联协同的形式发送。
[转发邮件] 将文档管理中的存储文件和协同再次以邮件形式发送。
【查询】支持的查询类型有：文件标题、关键词、类型、创建时间、创建者、所有者、公文文号
1.2新建
新建HTML,WORD,EXCEL,WPS,ET文件
第一步：点击“新建”，出现下拉菜单，选择新建的文件类型。
第二步：进入文件编辑页面，编辑文件后点击保存退出。
第三步：双击需修改的文件进入到编辑页面进行文件编辑，完成后点击保存退出。

图-编辑文件
1.3新建文件夹
第一步：点击“新建”，出现下拉菜单，选择‘新建文件夹’，弹出新窗口，输入新文件夹名称。

图-新建文档夹

第二步：按“确定”完成文件夹的新建，并可在我的文档中查看到。

图-创建文件夹
在我的文档中完成文件夹创建后，可以通过【属性】功能共享给指定人员以及对共享人员的访问权限进行控制。

图-设置共享权限
共享权限分为：浏览、读取、打印、下载。
1.4上传文件
第一步：点击“上传文件”，弹出新窗口，点击“浏览”后在本地选择需上传的一个文件；

图-上传文件

注意：
在文档管理上传文件，可以通过安装A6精灵来进行批量上传，一次上传多个文件。

第二步：点击“加入”完成文件的上传，并可以在对应文件夹下查看到。
1.5更名
第一步：勾选需更换名称的文件夹或文件。
第二步：点击“更名”按钮，弹出新窗口后输入新名称，最后点击“确定”即可完成操作。

图-文件夹更名

注意：
用户必须对要更名的文档或文档夹有全部或写入权限。
1.6文件替换
第一步：勾选需替换的文件。
第二步：点击“文件替换”按钮，弹出新窗口后添加新文件，最后点击“加入”即可完成操作。

图-文件替换

注意：文件夹不支持“替换”功能。

1.7移动
第一步：勾选需移动的文件夹或文件。
第二步：点击“文件替换”按钮，弹出新窗口后选择新目录，最后点击“移动”即可完成操作。

图-移动文件

注意：
用户必须要有目标文件夹的写入或全部权限才能成功，否则系统会作出权限提示。
Ø 1.8文档借阅
第一步：点击需借阅的文件的“属性”，弹出新窗口，选择“借阅”。
第二步：添加借阅人。点击“添加”按钮，选择人员后确认。若删除人员，则勾选需删除的人员，单击“删除”按钮即可。系统默认借阅期限是从借阅当日起一周，用户可以分别点击起止日期自定义借阅时间。完成文档借阅设置后，单击“确认”按钮，完成并保存文档借阅设置。

注意：
用户必须对当前文档有全部权限。文档借阅后，在借阅期限内会出现在借阅人的“\我的文档\借阅文档\借给我的文档”中，超过借阅期限，文档自动收回。
1.9文档转发
在文档管理中，系统允许将上传和归档的各种文件和协同，以邮件的形式发送到外部，以协同协同方式发送到内部流转，实现文档信息和邮件，协同三方面的信息互通。
第一步：勾选需转发的文件或协同。

图-转发

第二步：点击“转发”，则有“转发协同”、和“转发邮件”两个选项：
若选择“转发协同”，则进入到新建协同页面，被选择的文件此时作为协同的附件，。

图-转发协同

若选择“转发邮件”，则进入到电子邮件新邮件编辑页面，且被选择的文件此时作为邮件的附件。

图-转发邮件
２.单位文档
单位文档是由单位文档管理员管理的，单位文档管理员具有对单位文件夹的全部权限，单位文档管理员可以对单位文档中其他文件夹进行二次授权给其他指定人员；
３.项目文档
项目文档是根据已建项目的项目名称自动建立的项目文档和项目归档二级目录，项目文档由项目负责人管理。
４.综合查询
进行全面的组合查询，可以查看协同，文件等。输入查询条件，选择查询的类型，进行查询。点击“文档管理”，选择“综合查询”，进入用户自己的文档管理的操作界面。
五、电子邮件
提供基于Web的Email发送、阅读和存储功能。在实现邮件的收发之前，首先进行邮箱地址的设置，在个人首页的顶部菜单“个人设置”下的“邮箱设置”中进行设置操作。
１.新建邮件
允许在Web页面上书写Email；可以上传使用者硬盘中的文件到正在书写的邮件中作为附件；可以将邮件暂时保存到“草稿箱”中并允许多次修改；可以从地址簿中选择收件人。
功能键：
【立即发送】进行发送邮件。
【存为草稿】可以将邮件暂时保存到“草稿箱”中并允许多次修改。
【私人地址薄添加】外部联系人地址。
【公共地址薄添加】连接常用工具内的员工通讯录上的人员全体地址。
【添加附件】邮件允许携带多个附件，但每次只能加入一个附件，如有多个附件，需多次添加。
【打印】对邮件内容进行打印处理。
数据项
【收件人】接收信件人的邮件地址。
【抄送】抄送人的邮件地址。
【密送】密送人的邮件地址。
【主题】信件的题目。
【信体】信件的正文。
【附件】列出信件所要携带的附加文件。

图-新建邮件
【操作步骤】
第一步：当用户准备发送新邮件时，选择写邮件，进入页面如上图所示，输入收件人的地址，抄送，密送，主题后，书写信件。地址可以通过地址本选择。
第二步：如果用户需要在邮件中附加文件，按“添加附件”键添加文件，信件书写完毕。

图-上传文件
第三步：按“立即发送”发送邮件；用户也可以不发送，将邮件保留在草稿箱，以后发送。
２.收件箱
２.１收件箱栏功能
【收邮件】对当前设置邮箱邮件进行导入及更新。
【回复】对选择邮件进行回复。
【转发】对选择邮件进行转发协同和转发邮件处理。
【永久删除】对邮件进行删除处理。
【移动】将所选择邮件移动到收件箱，发件箱，草稿箱，垃圾箱。

图-邮件移动
【下载邮件】对邮件进行压缩打包下载处理。
２.２接收邮件步骤:
第一步: 点击“收邮件”, 选择邮件域，进行接收邮件，接收的新邮件为深色字体表示。
第二步: 点击邮件主题,读取邮件内容。
转发邮件: 系统提供邮件有两种转发方式,可以通过邮件转发,也可以转入到协同中。

图-收件箱
３.发件箱
保存已发出的邮件，提供邮件的转发；可以选定多个邮件进行一次性的删除、移动等操作。

图-发件箱

【转发】对选择邮件进行转发协同和转发邮件处理。
【永久删除】删除邮件，点击“删除”前需先勾选一个或多个邮件。
【移动】按用户所选邮件箱，将邮件转移到其他邮件箱内。
【下载邮件】对邮件进行压缩打包下载处理。
４.草稿箱
保存未发出的邮件草稿，提供多次编辑修改。
５.垃圾箱
存储通过移动操作转进垃圾箱的邮件；提供邮件回收站功能，邮件移动到此回收站，然后可以根据用户提出请求执行不可恢复删除操作；即垃圾箱允许清空，清空垃圾箱的所有邮件。