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供应业务流程处理规范

一、为规范供应工作及与相关部门业务流程，促进供应工作规范有序运行，根据本公司多年实践，特制定本规范，仅在供应部及关联流程有效。
二、集团供应与外协业务流程模式：
仓储安全
开发需求
临时计划
生产计划

接受公司各单位的采购意向或计划

编制采购任务书

核对材料清单和计划，整理计划信息
计划内供应环节

供方资料收集

建立档案，查询信息，比价确认

保持合格供方的严肃性
供方评定

签订购销合同与协议

形成书面文字，合同条款规范（包括要约）

根据实际情况，利用合适的方式与渠道下达计划到供方，零星采购采用现配方式
下达采购计划

进货检验
根据采购合同与相关协议，进行不定期的及时采购进度跟踪，以确保材料的按时入库，同时要做好进货检验工作
采购跟踪

入库管理

按计划入库，及时进入ERP帐务流程

严格按计划和需求办理正规出库手续，坚持月底盘存制度
出库管理

接受生产系统的外协意向或计划
核对外协清单与计划，签定并整理外协合同，编制外协进度计划并及时下达至外协厂方
外协环节
生产计划需求或其他

编制、下达外协计划

根据需求进度计划情况，积极保持与外协方的良好沟通，并不定期跟催，同时要做好进货检验工作

外协检验
实施外协作业

按计划做好二次入库工作，在ERP帐务流程中补充说明，并与需求单位沟通
入库管理

办理二次出库手续并记录

出库管理

及时认真做好与生产部门的外协沟通工作，并及时反馈外协件的使用信息
生产协调与反馈

三、计划内供应业务流程的具体职责与工作内容、要求：
1、生产等各种供应计划信息
集团公司因生产、生活、办公、技术开发等发生的采购需求，必须以书面的形式及时上报供应部门（每天下午5：00前），除紧急与特殊情况外，不接受电话和口头计划请求。
各仓库按公司核定的《常规材料控制基准一览表》的标准，及时掌握仓库物资的安全信息，及时向部门反馈补库信息，以确保仓储的安全。
供应部内勤每天负责接受和整理相关需求信息，并要在次日上午8：00前将归类整理的单据报部门经理。
各单位务必使用经公司管代核准后的标准化表单，资料数据填写完整、准确，不得出现白条和废单。
2、编制采购任务书
根据集团公司的生产月计划与大棕材料的采购要求，每月30日前编制常规物资采购任务书报董事长批准。
供应部经理收到内勤归类汇总的每日需求计划信息后，及时核对材料清单，参照《集团材料配套一览表》的标准，及时编制采购计划。
3、供方资料收集
根据集团物料的品类，可通过网络、电话等收集相关供方信息，按《供方管理办法》的要求，建立合格供方档案，并保证其完整性、真实性。
采购人员要适时掌握物资的价格波动信息，坚持询价、比价原则，随时保持与供方的良好沟通，严厉杜绝勾结回扣现象的发生。
4、供方评定
按《供方管理办法》供应商的筛选与评定原则，重点在质量水平、交货能力、价格水平、售后服务等方面严格把关，要努力保证合格供方的严肃性。
供应部要不定期对合格供方进行调查与暗访，随时检查其生产过程的控制情况，并要注意保守公司的商业与技术机密。
5、签订购销合同和协议
采购人员应熟悉公司所有产品规格、型号，熟悉所有产品用材料、配件、部件、配套设备等，并进行归类整理。
一般来说，如硅钢片、铁材、铜箔、硅粉、聚脂、电磁线、层压木、橡胶件、变压油、瓷瓶等常用材料和风机、压力释放阀、开关、温控仪等常用配件，可以与合格供方签定长期供货合同、协议；其余已与本公司有多年业务往来的小供方也可签定长期合同、协议。
合同签订、变更、解除一律采取书面形式，且要使用统一合同文本，具体份数按实际情况确定，但集团公司至少留存三份，合同主管部门、财务部门、承办部门各一份。
按《采购合同管理办法》的规定，采购人员应熟悉合同范本，按照合同格式要求，详细书写合同内容，要求字体清晰、文字规范、用词准确，语句严谨。合同应具备下列条款：合同双方名称、住址及其他基本情况；标的（指货物、劳务、工程项目等）；数量和质量（包括品名、规格、国家标准、部颁标准、行业标准、双方约定的一方所采用的生产标准及无上述标准时双方约定的标准）；价款或酬金； 履行的期限、地点和方式；包装及运杂费的负担；合理损耗及损耗的负担；结算方式和方法；违约责任（特别是交期和质量保证）；合同公证及鉴证；合同签订的地点； 双方法定代表人或委托人、受托人签章，盖法人单位合同专用章，并注明双方开户行、账号、税号、税票种类、电话号码和签约日期等。
建立合同资料档案制。合同及其附件，包括有关变更、解除合同的通知、信件、补充协议、电传、电话记录、意向书及其他在合同签订、履行过程中形成的文字资料，以及供方的各种资料（包括供方的营业执照、税务证照、合格证、产品资格证等资质复印件），均应收集齐全并归档保存。
6、下达采购计划
按《采购管理制度》的要求，公司原辅材料、固定资产、机修零部件、劳保用品等生产经营性物资及宣传资料、办公用品等，均实行统一审批、采购（不能及时审批的，可先电话向总裁请示，事后再补签字）。重要物资、急需物资可由董事长、总裁临时授权相关人员执行或自行采购。
采购人员在执行采购任务时，除小额现场购买外，必须以书面形式与采购接受单位进行有关业务往来，紧急情况事先办理的，亦应于事后立即补办手续。
公司采购人员统一使用公司指定的业务联系用E-mail地址、传真和电话。
传真的接收、分发由供应内勤统一负责，采购人员有义务帮助内勤接收、分拣本人传真，发传真一般由采购人员自己负责，繁忙时由内勤协助。无明确意向的传真件由经理处理。
采购计划的下达必须准确、及时，要填写清楚质量要求、技术条件、交期、违约责任等重要项目。同时，供应内勤必须认真做好记录备查。
7、采购跟踪
根据采购合同与相关协议，进行不定期的及时采购进度跟踪，以确保需求物资的按时入库。对生产用物资的采购跟踪必须严谨，为保证供应进度，采购人员必须要主动保持与供方的沟通，适时(交货前两天)查询订购货品的实际进程情况，出现问题必须及时反馈至分管领导，确因特殊原因不能按期到货的，要及时与生产制造中心协调，不能协调的交由上级领导解决。
同时，要做到采购跟踪要有书面记录可查。
8、进货检验
严格按《进货检验程序》规定，所有采购物资都必须执行进货检验流程，不合格品一律不准入库，且检验记录完整、及时（进厂1个小时内必须组织检验）。
个别零星配件和办公用品类易耗物品，可以简化检验手续。
9、入库管理
经验收合格的采购物资、设备等，必须在进厂1个小时内办理入库手续，及时进入ERP帐务处理流程。
供应内勤根据入库的ERP帐务处理情况，及时核对入库票据，审核验收入库情况，确保数量与时间的准确性。
10、出库管理
仓库管理既要保证物资不丢失、不损坏、不积压、又要把好物资的质量关，做好入库验收和出库检查工作，并按物资储备定额控制库存，对物品进行合理储备和存放，保证及时供应生产需要。
按《仓库管理规定》的相关要求，供应部仓管员要严格按计划和需求办理正规出库手续，坚决执行领料单审批与领料人签字手续，做到按计划领用物资。
要始终坚持“先进先出，后进后出”的原则，并要强化以旧换新与正常的退料制度，合理储备，加速周转，节约使用，降低成本，从而提高集团经济效益。
每月月底前，供应部要牵头组织财务等部门对所属仓库进行盘存，彻底检查帐与帐、帐与物是否相符，并要形成规范报表上报。
四、外协业务流程的具体职责与工作内容、要求：
1、生产计划需求或其他
根据集团的产品生产标准，及时掌握所有外协任务内容，准确建立外协分类任务台帐和外协厂家档案。
及时接受生产系统或开发需要的外协意向和计划，并做好记录。
2、编制、下达外协计划
参照《供方管理办法》的规定，认真选择外协厂家（尽量多选择几家，以便留有余地），严格按公司的规定与外协厂家签定外协合同，协议上应具备下列条款：协议双方名称、住址及其他基本情况；外协项目；数量和质量（包括双方约定的生产标准）；价格；完工期限；违约责任（特别是交期和质量保证）；双方法定代表人或委托人、受托人签章，电话号码和签约日期等。
根据产品情况，核对外协清单与计划，编制外协进度计划并及时下达至外协厂方，要确保外协任务的准确性。
3、实施外协作业
按《外协生产管理办法》，根据生产与外协任务的需要，积极保持与外协方的良好沟通，进行不定期的及时进度跟踪，以确保外协件的按时入库。
为保证生产急用外协件的加工进度，采购人员必须要主动保持与外协厂家的沟通，适时查询实际加工进度，出现问题必须及时反馈至分管领导，确因特殊原因不能按期交付生产的，要及时与生产制造中心协调，不能协调的交由上级领导解决。
4、外协检验
外协件入库前，由仓库保管员填写《送验单》交质检员，检验合格后，专职检验员在《送检单》上盖章，检验合格的外协件方可办理入库手续。
用于自制模具的外协加工，其检验由机电车间模具工负责并做好记录。
5、入库管理
经验收合格的外加工件，必须办理办理二次入库手续，及时进入ERP帐务处理流程（做帐务补充说明）。
供应内勤根据入库的ERP帐务处理情况，审核验收入库情况，并及时通知生产使用部门，以避免人为延误生产进度。
6、出库管理
按《仓库管理规定》里关于外协件入库的要求，供应部仓管员要严格按计划和需求办理二次出库手续。
因产品改型等原因，造成部分外协件积压，仓库保管员根据经理的处理意见，积极和外协单位联系退换修事宜，并办理相关手续。
每月月底前，供应部内勤要对所有当月的外协加工情况进行分类汇总上报。
7、生产协调与反馈
认真做好与生产制造中心的外协件加工、使用的沟通工作，并及时反馈外协件的质量与数量信息。
生产急用的外协件必须首先安排计划，因外协的用车也要优先保证。
五、本规范的支持性文件：
1、《采购管理制度》、《仓库管理制度》、《采购合同管理办法》、《外协生产管理办法》、《供方管理办法》。
2、《供应部经理工作标准》、《供应内勤工作标准》、《采购员工作标准》、《仓管员工作标准》。

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