如何进行有效的绩效沟通.doc

冠东绩效管理基本知识点阅读资料之一：绩效沟通
如何进行有效的绩效沟通反馈

绩效沟通反馈是绩效管理的一个重要环节，是基于考核期间绩效指标达成情况进行分析说明的一个过程。绩效沟通反馈主要由考评者与被考评者进行交流，主要是对考核期间目标以及绩效达成情况进行回顾，对指标达成进行原因分析找到改进的机会，并制定相应的绩效改进措施。在沟通过程中，被考评者需及时做好记录，与考评者将未达成原因分析透彻并获得考评者适当的建议与帮助，一起制定切实可行的改进措施计划。
我们所讲的沟通不是随随便便坐在一起的聊聊天，特别是绩效管理循环中的两个沟通，都是带有任务的沟通，是一个有明确对象与流程的沟通，你准备好冒险了吗？
下面我们解释一下什么叫有效的沟通，以及如何进行有效的沟通。有效的沟通是一种习惯的改变，你准备好接受在这个过程中经历的痛苦了吗？
一、有效的沟通是有准备的沟通
沟通准备充分与否决定了沟通的质量，决定了沟通的成败。准备是为了提高沟通的效率，节省沟通的时间。我们不习惯于事前关于沟通的准备，也不知该如何准备，所以我们习惯在沟通的过程中去应对种种意外的状况，然后再发现原来我没有准备好。这是一个坏习惯，我们需要改变。沟通的准备包括：
1、 材料的准备
准备人
准备材料
考评者
1、 考核期间的绩效考评表
2、 绩效指标管理表
3、 上一次的《沟通反馈记录》
4、 指标有关的事实记录
5、 指标未达成的原因分析（方向性的）
6、 指标改进的措施分析（方向性的）
7、 沟通需要的其他资料
被考评者
1、 指标未达成的原因分析（草稿）
2、 指标改进的措施分析（草稿）
3、 其他支持性材料
2、 流程的准备
考评者针对考评结果选择合适的沟通流程并预先告知被考评者，考评者与被考评者需要事先在脑海里反复预演将要进行的沟通的流程方案。
除了想要做几件事外，还要想我该说什么？我该如何说？该先说什么再说什么？什么是需要重点说的？如果我被这样提问了我该如何回答？有时间的话甚至要想想我这样的安排是否妥当？是否能完全表达我要表达的意思？
3、 时间的准备
考评者与被考评者需预先安排一个同时有空的时间，半个小时至一个小时即可，前提是该时段无任何安排与打扰。我们需要选择一个合适的时间来保证我们的沟通有效，一个合适的时间不会让我们的准备很仓促，不会让我们的沟通双方很焦急地想结束，不会让我们沟通双方感觉不方便。
沟通时间的选取主要是由考评者选择安排，为了这样一个时间的有效性我们必须做一些适当的安排来保证其合理性。
4、 地点的准备
考评者应选择一个不被打扰、便于沟通的地点，如果双方有放映文件的需要的话必须保证沟通地点有可用的投影仪等设备。在沟通时能挂上一个提示“沟通进行中，请勿打扰”的提示牌就更完美了。
5、 心情的准备
沟通前双方必须都是心平气和的，不带有任何的恶劣情绪，愿意开诚布公的进行交流并准备好接受他人的意见，并且愿意为之努力行动。沟通时候的心情是非常重要的，也是我们的安排者经常会忽略的，我们的绩效沟通是为了更好地达成目标，是为了改进我们的绩效，只有真心地去接受这样一种沟通，我们的沟通才会真正有效而不是一种形式。
没有准备好请不要开始沟通，我们要拒绝无准备的沟通，因为我们拒绝低效率与浪费！
二、有效的沟通是有约束的沟通
1、 时间的约束
事先约定时间限制，沟通过程中遵守时间限制，一般建议沟通时间不要超过
一个小时。
2、 内容的约束
绩效沟通围绕的是绩效指标和指标考核结果，所有的交流都是围绕绩效指标展开的。在绩效沟通反馈的过程中不聊与指标无关的内容，哪怕是再紧急重要的事情也不在此次的沟通范畴中。
3、 行为的约束
在沟通过程中，沟通双方必须要管好自己的通讯工具，不要让有限的一个小时被电话打断，被一些“看似紧急”的请示打断，我们的沟通要“免打扰”。
没有约束的沟通请立即停止，我们要拒绝无约束的沟通，因为我们拒绝低效率与浪费！
三、有效的沟通是有记录的沟通
1、 有关指标的平时记录
有关指标的平时记录是沟通前的准备记录，是我们沟通的事实基础。
2、 沟通过程中的记录
记录人
记录内容
考评者
1、 自己对被考评者的承诺
2、 被考评者提出的问题
3、 自己对被考评者指标达成的建议
被考评者
1、 达成共识的原因分析
2、 考评者给予的改进建议
3、 被认可的改进措施
4、 后续的工作要点
3、 落实情况的记录
沟通结束以后，我们实施绩效沟通的双方除了递交《绩效沟通反馈记录》外，还要持续性地做好记录，为下一次的沟通做好准备。
没有记录的沟通请重新进行，我们要拒绝无记录的沟通，因为我们拒绝低效率与浪费！
四、有效的沟通是不达目的不罢休的沟通
1、 原因分析透彻
① 只有深层次的剖析才能找到改进的机会；
② 必须对指标达成本身进行原因分析。
2、 措施切实可行
① 制定的措施必须有针对性；
② 制定的措施必须能看到预期效果；
③ 制定的行动措施必须切合实际；
④ 制定的措施必须可实行。
3、 计划清晰明了
① 计划包括采用的方法、花费的时间、需要的资源等；
② 计划无需完美，但必须有行动的方向；
③ 沟通所得的计划还要继续分解。
没有结果的不完整沟通请反思，我们要创造有结果的沟通，因为我们拒绝低效率与浪费！
沟通的成本很高，所以不要轻易开展无效的沟通。但是有效的沟通可以大大提高未来一定期限内的效率，从而大大节省成本，所以我们需要有效的沟通。

作者：绩效管理工作小组（高海凤）
2011年10月22日

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