营销策划文件控制程序(新).docx

文件控制程序

文件编号： MQR/1000-T-001
版 本： A / 0

文件控制程序目录
1: 文档控制 ………………………………………………………………………………………………………第2 页2: 适用范围 ………………………………………………………………………………………………………第3 页
3: 术语 ……………………………………………………………………………………………………………第3 页
4: 职责 ……………………………………………………………………………………………………………第3 页
5: 程序内容 ………………………………………………………………………………………………………第4 页
6：程序流程图 ……………………………………………………………………………………………………第12页
7: 支持、引用文件 ………………………………………………………………………………………………第12页
8：记录 ……………………………………………………………………………………………………………第13页

1 文档控制
1.1 文档目的
该文档目的是通过对麦趣尔集团公司的所有文件进行控制, 确保输出高质量的文件。
具体分类文件要求如下：
1.1.1 体系内所有文件（满足十大原则：法规性原则、继承性原则、系统性原则、唯一性原则、协调性原则、确定性原则、可操作性原则、制衡性原则、适宜性原则、创新性原则）。
1.1.2 一级文件：管理手册（满足采取和标准相一致的结构）。
1.1.3 二级文件：程序文件（满足5W1H、协调性、可操作性和可检查性的原则）。
1.1.4 三级文件：作业指导文件（满足确定性、实用性、必要性、协调性原则，使各项体系活动过程控制规范化、有章可循并能始终处于受控状态）。
记录、表格：满足证实性、可追溯性的原则。
1.1.5 外部文件：流转按照收发文流程规定执行。
该文档说明了一级文件（管理手册）、二级文件（程序文件）和三级文件（作业指导文件）的编制、修订、更改、审批和发布的处理方法，以确保各部门使用有效版本，防止作废文件被使用； 通过编写体系文件，可以全面阐述组织管理体系及其过程的各项要求，明确组织在体系方面所追求的宗旨和方向，使组织的每一项体系活动有章可循。
1.2 关键联系信息
姓名
部门
联系号码
电子邮件地址
刘锋
质量管理部
13565608343
liufeng@

1.3 修改历史
修改日期
修改人
修改内容

1.4 审核历史
审核日期
审核人
审核内容（版本）

1.5 批准历史
批准日期
批准人
批准内容（版本）

2 适用范围
适用于麦趣尔集团各公司及各职能部门的内部文件管理、外来文件传递、电子版文件及纸质版文件的管控。
3 术语
3.1 文件：信息及其承载媒体;示例：手册、程序文件、规范、图样、报告、标准、表格、记录、磁盘等。
3.2 受控文件：指的是文件处于受控状态，以确保所有场合使用的文件是有效的最新版本。
3.3 非受控文件：指的是仅作为参考或作废文件，此类文件不需要更新。
3.4 管理体系文件：由质量方针、质量目标、质量手册、程序文件、作业指导文件、制度、标准、记录表格/清单等组成。
3.5 管理手册：反映组织在质量/环境/食品安全管理方面的观念和方针，向组织内部和外部提供关于质量/环境/食品安全管理体系的信息文件，是体系文件的第一层次文件。
3.6 程序文件：含有为进行某项活动或过程所规定的途径的文件。程序文件是体系文件的组成部分，扮演者承上启下的角色，对手册的内容和规定加以展开和细化；为实现对产品、过程或作用的有效性控制创造了必要条件。
3.7 作业指导文件：是详细规定某项活动如何进行的文件。主要针对某个特定的岗位、工作或活动规定完成此项工作或活动必须达到的要求和方法。
3.8 记录：阐明所取得的结果或提供完成活动的证据的文件。
3.9 流程：就是流动的过程，一个孤立的过程不存在，要通过一个活动流向另一个活动。至少两个过程的活动组成流程。
3.10 过程：一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。
3.11 外来文件：公司经营中遵循国家、政府的法律法规、标准、规范等、和来自集团公司外部各种有使用价值的文件、资料。
4 职责
文件管理部门的职责：
4.1 集团公司质量管理部负责对集团公司以及各子公司文件管理的督导、检查、考核，确保所有管理体系文件的编制、审批、编号和发放、更改、回收（作废）、查询、保管，按标准要求进行控制；
4.2 各部门/公司对需要归档的文件在协平档案移交流程中提交归档申请，经审批后由集团公司总经办档案室负责已经归档的文件的管理；
4.3 各部门/公司按规定的要求负责本部门受控文件的管理和使用；
4.4 集团公司总经办公共关系室负责收集和管理与质量、环境、食品安全有关的法律法规及其它要求；负责公司的合同、对外的函件、通知、证明等相关法律文件的审核、管理，以及与公司涉法事务处理相关的法律文件的管理、控制；
4.5 集团公司职能部门及各子公司针对自己业务使用有关的标准、规范和法律法规。
4.6 其它外来文件（政府来文、上级组织、业务主管部门等）由总经办信息中心内容管理组通过协平收文管理流程进行来文登记、分发，追踪管理，各部门/分公司对接到外来文件负责整理并保管；
4.7 各部门/公司负责体系文件管理的部门按照《文件控制程序》的有关要求对本部门/公司的文件进行管理；
4.8 各部门/公司对外来文件按照要求进行规范控制。

5 程序内容
5.1 体系内部文件
5.1.1 一级文件（管理手册：质量手册、环境手册、员工手册、安全手册………）
管理手册的要求：
手册位于体系管理体系文件的一级文件，是证实和描述组织体系管理的纲领性文件，它阐述了组织的体系宗旨、体系观念和体系战略，规定了体系的基本结构，是组织对其体系管理要求的高度浓缩和概括。
5.1.2 二级文件（程序文件、ERP文件）
程序文件的要求：
管理体系程序是描述如何开展体系管理标准规定的体系过程和过程所要求的体系活动的文件，它执行体系活动规定了具体方法，对于体系手册的各项内容提供有力的支持。
5.1.3 三级文件（作业指导文件、标准、制度、流程、表格、记录等）
文件的要求：
作业指导文件是对体系管理体系程序文件的进一步细化和展开，因此通常从程序文件引出，更详细地规定某些体系活动的具体管理活动如何展开。
这些文件包括：作业指导书、报告、记录（管理规范考核标准等）等。一般以规范、工艺、操作规程、技术标准、图纸和记录等形式出现。
5.2 外来文件（安排、吸收、整理）
5.2.1 使用的国家标准、行业标准、地方标准和国际标准、其他国家标准以及需执行的上级组织或业务主管部门的文件；
5.2.2 政府来文、上级组织来文、业务主管部门来文等；
5.2.3 主要供货单位提交的使用维护说明书和图样资料；
5.2.4 作为工作依据的其它外来文件和资料；
5.2.5 顾客提供的图样、技术要求等；
5.3 内部文件（编写和审批）
各类文件的编写和审批的人员见表1设置审批人员的权限。
表1

文件类型
编 制
审 核
会 审
批 准
归档
一级文件（集团管理手册）
文件归口部门
内审员（文控）、管理者代表、归口部门经理
董事长、职能部门经理、各子公司总经理、事业部总经理
集团公司最高管理者
档案管理员
二级文件（程序文件）
文件归口部门
内审员（文控）、归口部门经理、议事成员
文件归口部门经理及文件涉及的相关部门经理
1.集团公司管理者代表批准发布集团公司的二级文件（程序文件、ERP程序文件）
2.各子公司最高管理者批准发布本公司的二级文件（程序文件、ERP程序文件）
档案管理员
三级文件（作业指导文件、流程、标准、制度等）
文件归口部门
内审员（文控）、归口部门经理
/
归口部门经理批准发布本部门的三级文件
档案管理员
外来文件
档案管理员
内审员(文控)
无
归口部门经理
档案管理员

5.4 文件标识
质量管理部对公司文件进行标识和编号，填写公司的内/外部《文件目录清单》，各部门填写各自的内/外部《文件目录清单》。
5.4.1 公司体系文件编号方法
5.4.1.1 一级文件（管理手册）：
MQR－QMS－01

质量手册代号

质量管理体系

麦趣尔

MQR－EMS－01

环境管理手册代号

环境管理体系

麦趣尔

MQR－FMS－01

食品安全管理手册代号

食品安全管理体系

麦趣尔

MQR－HR－01

员工手册代号

人力资源体系

麦趣尔
注：一级文件（管理手册）的序号都为01
5.4.1.2 二级文件（程序文件）：
MQR/1000-T-0××

文件顺序号

通用程序文件代号

麦趣尔/质量管理体系

MQR/QMS-01-0××

文件顺序号

质量管理手册代号

麦趣尔/质量管理体系
注：若此程序文件属于质量管理体系则使用MQR/QMS-01-0××；属于环境管理体系的文件用MQR/EM S-01-0×× ；属于食品安全管理体系的文件用MQR/FMS-01-0××

5.4.1.3 三级文件（作业指导文件）：
MQR/××－SOP－ ××－ ××

顺序号

部门代号

三级文件代号

公司代号

集团公司用1000表示、乳业公司用2000表示、冰淇淋公司用3000表示、食品公司用4000表示、连锁公司用5000表示、北京连锁公司用6000表示、北京食品公司用7000表示、副食集团用8000表示。
例：乳业公司质量保证部原料验收标准：MQR/2000－SOP－QM－01
冰淇淋公司市场研发部管理制度：MQR/3000 －SOP－R&D－01

5.4.1.4记录：
MQR/××－FM － ×× － ××

顺序号

部门代号

记录代号

公司代号
例：人力资源部培训记录表：MQR/1000－FM－HCM－01

5.4.1.5 传真：
MQR/××－FAX－××－××××（收/发）

顺序号（年+月+日+顺序号）

部门代号

传真代号

公司代号
例：总经办文件收发室05年8月5日发出的第一份传真：MQR/1000－FAX－GMO－2005080501（发）
质量管理部06年8月4日收到的第四份传真：MQR/1000－FAX－QM－2006080404（收）

5.4.1.6图纸：
MQR/XX－B－XX－XX XX

内部检索号(年+月＋顺序号)

部门代号

图纸代号

公司代号
例：总经办项目工程部公司污水排放图：MQR/1000－B－GMO－20050101

5.4.1.7 公文：
MQR/ XX－XX－XX XX

内部检索号(年+月＋顺序号)

部门代号

公司代号
例：集团总经办05年4月第1号公文：MQR/1000－GMO－20050401

5.4.2 分公司/部门代号：
序号
部门名称
英文名称
名称代号
一
新疆麦趣尔集团公司
XinJiang MAIQUER GROUP CO.,LTD.
1000
1
总经办
GM Executive Office
GMO
2
采购物流部
Procurement &Logistics Department
MM
3
人力资源部
Human Resource Department
HCM
4
财务部
Finance Department
FICO
5
审计部
Auditing Department
AD
6
质量管理部
Quality Control Department
QM
7
市场营销部
Marketing Department
CRM
8
战略投资部
Strategic Investment Department
SEM
9
天池大酒店

TC
二
食品公司
Food Company
4000
1
生产部
Production Department
PP
2
质量保证部
Quality Assurance Department
QM
3
总经办
GM Executive Office
GMO
6
财务部
Finance Department
FICO
7
区域销售部
Selling Department
SD
8
市场研发部
Research & Development Department
CRM
三
连锁公司
Chain Company
5000
1
网点拓展与营建部
Subsidiary Development Department
SD
2
生产部
Production Department
PP
3
质量部
Quality Research Department
QM
4
市场研发部
Research & Development Department
CRM
5
人力资源部
Human Resource Department
HCM
6
财务部
Finance Department
FICO
7
天山区销售部
Tianshanqu Selling Department
TSSD
8
沙区销售部
Saqu Selling Department
SQSD
9
外埠区销售部
Waibuqu Selling Department
WBSD
10
总经办
GM Executive Office
GMO
四
冰淇淋公司
Ice-cream Company
3000
1
总经办
GM Executive Office
GMO
2
财务部
Finance Department
FICO
3
质量保证部
Quality Assurance Department
QM
4
生产部
Production Department
PP
5
销售部
Selling Department
SD
6
市场研发部
Research & Development Department
CRM
五
乳业公司
Dairy Company
2000
1
生产部
Production Department
PP
2
市场研发部
Research & Development Department
CRM
3
质量保证部
Quality Assurance Department
QM
4
总经办
GM Executive Office
GMO
5
财务部
Finance Department
FICO
6
原奶收购部
Raw Milk Procurement Department
MMM
7
新疆事业部
Xinjiang Business Unit
XJSD
8
华北事业部
North China Business Unit
HBSD
六
麦趣尔北京连锁公司

6000
七
麦趣尔北京食品工厂

7000
八
副食品集团公司

8000
1
酒店业务部

JDY
2
肉禽业务部

RQY
3
糖酒业务部

TJY
4
物业业务部

WYY
5
总经办
GM Executive Office
GMO
6
法律组

FL
7
财务部
Finance Department
FICO
8
金奥成

JAC
5.5 内部文件的编写质量要求
内部文件的编写质量要求符合《体系文件编写标准》。
5.6 文件打印校对
经最高管理者和管理者代表审批的内部文件，在打印文件时，内审员（文控）应确认文件是否经过批准，是否具有文件的标识。
注：不同层级的文件通过不同的文件审批流程，具体见6.1主流程说明。
5.7 文件盖章
编制的体系文件分为“受控”和“非受控”两类。内审员（文控）对使用的体系文件（一级文件）、二级文件（程序文件）要加盖“受控”章，对向认证机构提供的体系文件也要加盖“受控”章；对向咨询机构、顾客提供的体系文件盖“非受控”章。
5.8 文件下发（发布）
5.8.1 纸质版文件的管理：由内审员（文控）将批准发布的一级文件（管理手册）和二级文件（程序文件）打印纸质版文件加盖“受控”印章后填写《文件发放清单》后下发，三级文件由文件归口部门到内审员（文控）处，加盖“受控”印章后填写《文件发放清单》后下发。
5.8.2 体系文件需要外送时，经管理者代表批准后可外送，纸质文件作为参考目的用时，盖上“非受控”印章，不需要更新。
5.8.3 文件和资料的发放，应填写《文件发放清单》，由领取人签字、注明领取日期。
5.8.4 所有的受控文件不允许复制，否则对原接收文件的人员按公司制度中“个人工作失职，给公司造成不良影响”进行激励。
5.8.5 内审员（文控）应规定文件发放的范围、份数，以确保与体系有关的部门都能得到有效版本的文件。5.8.6 在受控范围内的文件，若未加盖受控章不得使用；不是最新版本的文件也一概不得使用；
5.8.7 电子文件发放：一级文件（管理手册）和二级文件（程序文件）必须在ISO文档管理系统通过相应的一级文件（管理手册）和二级文件（程序文件）审批发布流程批准发布后文件为准。电子版的三级文件通过三级文件（作业指导文件）审批发布流程批准发布后文件为准。所有电子版文件以文件库中最新版本为有效版本。管理手册和程序文件的查看权限由内审员（文控）确定，三级文件的查看权限由归口部门经理确定；
5.8.8 公司各部门收集的电子版的法律法规、条例和标准电子版由信息中心内容管理组收集，内审员（文控）审核，统一放入文件库作为共享文件 ，工作中使用的外来文件(顾客提供的图样、技术要求、供应商提交的使用维护说明书和图样资料及作为工作依据的外来文件)，由信息中心内容管理组到内审员（文控）处确认并加盖“受控”印章，填写《文件发放记录清单》后下发使用。
5.9 文件执行和使用
收到文件的各相关部门根据文件的要求，执行相应的工作，集团公司人力资源部和各子公司相关部门按照《培训控制程序》的要求进行培训，内部审核时按照文件要求进行审核，日常工作按照文件要求进行监控。
5.10 文件评审（限内部文件）
当管理方式、作业方法发生变化，文件内容与实际不相符时，文件编制部门组织文件涉及到的部门、人员对文件的适宜性、充分性进行讨论（必要时由归口部门经理参加）。对文件更改评审应进行记录，填写《文件评审记录》，记录按《记录控制程序》的要求进行保存。
5.11 文件修改、更改
5.11.1 受控文件需要修改时，应由原文件归口部门提出申请,填写《文件更改申请单》并提交文件修改申请流程，注明更改的原因和内容，经归口部门提交相关层级文件审批流程，由原文件归口部门对文件进行更改，按文件审批流程批准、发布。
5.11.2 设定首发文件的修改状态号为0，每修改一次，修改状态号依次按1、2、3……递增，当生产工艺、组织结构发生变化时，一级文件（管理手册）、二级文件（程序文件）进行修改升版，三级文件根据文件的适宜性进行升版，所有文件升版时按5.9.1条的要求进行修改；首发文件为A版，以后换版按B、C、D……递增。
5.11.3 受控文件的修改也可采用“换页”的方式。持有纸质文件的相关部门在接到《文件更改通知单》后应按其要求进行相应“换页”，并将修改的内容填写在被改文件的《文件更改记录》内。对“换页”撤下的作废页应予以销毁。当文件经过10次以上的修改，经管理者代表组织评审、按不同文件审批流程批准后，应予以换版。实施文件修改的部门，应予保留《文件更改通知单》。
5.11.4 更改的文件得到批准后，电子版管理手册和程序文件由内审员（文控）在ISO文档管理系统中更新，电子版三级文件由文件归口部门在ISO文档管理系统中更新，所有电子版文件以ISO文档管理系统中最新版本为有效版本，电子版的一级文件（管理手册）和二级文件（程序文件）修改后经审批后由内审员（文控）及时通知原来有查看权限的人员，电子版的三级文件修改后经批准后由文件归口部门及时通知原有查看权限的人员，确保相关部门得到最新的有效文件；纸质版文件根据原纸制文件发放记录，管理手册和程序文件由内审员（文控）负责更换，三级文件由文件归口部门在内审员（文控）处填写《文件修改记录》登记后更换，纸质文件更换时更换修改页，收回旧版页，加盖“作废”印章。
5.11.5 文件的历次更改情况应记录在《文件修改记录》上，以供查询。
5.12 文件失效、作废
当文件超过规定使用的期限，管理方式、作业方法发生变化，文件内容与实际不相符时，文件编制部门应提出文件失效和作废申请，填写《文件失效作废申请单》并提交文件作废申请流程，经管理者代表审批后，失效文件盖“作废”印章，作废文件在质量管理部和归口部门的监控下进行统一销毁，由文件负责部门填写《文件销毁记录》。
5.13 外来文件的控制
5.13.1 工作中直接引用的外来文件，由信息中心内容管理组通过收发文管理流程进行来文登记，交文件接收部门，由文件接收部门交主管副总审批后交相关人员传阅，由文件接收部门根据需要进行意见反馈，并保存接收的外来文件或相关记录。各公司/部门负责列出外来文件清单，清单由归口部门经理批准。
5.13.2 对于外来文件，使用部门每年应进行一次检查，并与政府情报资料部门保持沟通，若发现标准、规范、法律法规已修改，应及时更新，并修改相应的外来文件控制清单。对于可以共用的纸质版的外来文件，由归口部门经理到内审员（文控）处加盖“受控”印章，并负责保管，借阅时进行登记。
5.14 公司法律、法规、证明文件控制
公司法律、法规、证明文件控制由各归口部门负责汇总、列出清单，由信息中心内容管理组负责统一分类整理，交内审员（文控）保存一份，将电子版法律、法规、证明文件放在电子文件库中，由内审员（文控）通知相关部门查阅、学习，纸质版法律、法规、证明文件，原件在档案室登记后由归口部门、相关部门查阅、学习、工作应用，到期归档保存。
5.15 资料控制
由信息中心内容管理组负责公司资料的管理。统一分类整理资料目录，对公司资料按重要性、保密性、适用性、使用率统计，电子版放在KM中，纸质资料打印使用时需要加盖受控章 。
5.16 文件的保管
5.16.1 公司/各归口负责本部门受控文件(备份)保管，档案室负责原件文件的保管。
5.16.2 公司法律、法规、证明文件由信息中心内容管理组分类整理，档案室负责原件文件的保管。
5.16.3 合同、记录的管理由公司/各部门，定期交由按档案室保管。
5.17 文件的查询
5.17.1 一级文件（管理手册）和二级文件（程序文件）、其它通用文件由内审员（文控）制定文件清单，三级文件由文件归口部门制定文件清单，在内审员（文控）处备案、登记。
5.17.2 在ISO文档管理系统中的一级文件（管理手册）和二级文件（程序文件）及其它通用文件，公司/部门按查看权限查看，三级文件的查看权限仅限于文件归口部门；
5.18 本程序形成的记录按照《记录控制程序》管理。

6 程序流程图

7 支持、引用文件
7.1 《记录控制程序》
7.2 《内部审核控制程序》
7.4 《培训控制程序》
7.5 《体系文件编写标准》
8 记录
8.1 《文件发放清单》
8.2 《文件目录清单》
8.3 《文件更改申请单》
8.4 《文件失效作废申请单》
8.5 《文件更改通知单》
8.6 《文件评审记录》
8.7 《文件销毁记录》
8.8 《固定策略记录》

体系文件编写标准
制表
审核
批准
陈苗
刘锋

编号: MQR/1000-SOP-QM-06
本版标准目的
1. 通过此标准规范体系文件的编写，使公司员工掌握体系文件编写方法
2. 通过编写体系文件，可以全面阐述组织管理体系及其过程的各项要求，明确组织在体系方面所追求的宗旨和方向，使组织的每一项体系活动有章可循
3. 通过体系文件保持产品体系的一致性和可追溯性
本版标准的侧重点
1、 体系文件（满足十大原则：法规性原则、继承性原则、系统性原则、唯一性原则、协调性原则、确定性原则、可操作性原则、制衡性原则、适宜性原则、创新性原则）。
2、 管理手册（采取和标准相一致的结构）
3、 程序文件（满足5W1H、协调性、可操作性和可检查性的原则）
4、 三级文件（作业指导文件可以使各项体系活动有章可循，使过程控制规范化并能始终处于受控状态；记录满足证实性、可追溯性的原则），
符合正确性、适宜性、有效性原则，掌握管理手册、程序文件、三级文件（作业指导文件、记录）的编写方法及要求
本文件的涉及的范围
本文件涉及范围包括；乳业公司、冰淇淋公司、连锁经营公司、食品公司、副食品集团、北京连锁公司、北京工厂、集团公司8个职能部门（总经办、采购物流部、人力资源部、质量管理部、市场营销部、战略投资部、审计部、财务部）、新疆事业部、华北事业部、华东事业部、食品连锁事业部
预期达到的目标
将标准推广到集团公司8个职能部门，彻底贯彻到子公司、事业部、副食集团，内审员100%掌握此标准，公司/部门文件编制人员100%掌握此标准；其余人员达到理解此标准的要求
被考评部门

考评部门

参加考核人员

考评人员

考评时间

得分

标准内容
标准分
公司代码
体系文件编写标准

1000
2000
3000
4000
5000
6000
7000
8000
体系文件总体要求
术语
文件：信息及其承载媒体;示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准等
2

体系文件是指系统地阐述体系方针和管理体系全部过程、要求和规定的文件，在体系管理中文件的价值直接体现在能够沟通意图、统一行动
2

体系文件的作用：为实施体系提供依据和指导；保持产品体系的一致性和可追溯性；为实现持续改进提供保障；评价体系的有效性和持续适宜性；提供适宜的内部培训
2

文件编制原则
1.法规性原则　　
2

2.系统性原则
2

3.协调性原则
2

4.可操作性原则
2

5.适宜性原则
2

6.继承性原则
2

7.唯一性原则
2

8.确定性原则
2

9.制衡性原则
2

10.创新性原则
2

内部文件（一级文件）

一
级文件
（管理手册）
术语
手册位于体系管理体系文件的第一层次（A层次），是证实和描述组织体系管理的纲领性文件，它阐述了组织的体系宗旨、体系观念和体系战略，规定了体系的基本结构，是组织对其体系管理要求的高度浓缩和概括
2

体系手册的范围，包括任何刪减的细节与合理性；
2

编写的目的和作用
体现了组织对体系的总体策划的思路；
2

对体系过程之间的相互作用加以表述
2

为贯彻组织的体系方针、目标、程序和要求提供依据；
2

使组织的体系能够有效运行；
2

为体系审核提供依据，证实组织的管理体系符合标准要求；
2

强化组织体系控制手段保证体系持续有效；
2

为按照体系要求开展人员培训提供依据；
2

结构要求
体系手册是根据ISO9001标准进行编写的,要尽可能采取和标准相一致的体例结构
1

体系过程的名称和排列顺序也应尽量与标准保持一致
1

内容要求
体系手册应反映组织的特色，由于产品或服务的类型、生产特点、生产规模、机构设置、用户要求和管理方式等有所不同，应能反映体系总貌的.体系文件也不尽相同
1

体系手册对影响体系的各个因素都做了系统的控制安排，并明确了控制重点。如果体系手册失去了组织的特色放之于任何组织都能够适用，说明该手册对本组织沒有实用价值。
1

过程的描述要求
标准指出组织可以根据实际情况对体系过程进行删减,对于删减的过程组织应在手册中标明它的序号和名称,说明已经删减并阐述删减的理由；

1

对每个过程的描述都应有具体的部门和人员承担责任，对过程的描述不是孤立的要充分考虑到与其他过程之间的相关性要求。
1

编制注意事项
合理删减标准要求的内容
1

体系手册可以包含程序文件，也可以只摘要目录，并列出所引用的程序名称及编号，指明查询路径
1

为了便于修改体系手册的各个章节最好单独成頁
1

注意手册編製用词要规范严谨避免使用模棱两可的用语造执行人员无所适从。
1

内部文件（二级文件）
二级文件（程序文件）
术语
程序文件：含有程序的文件
1

程序的概念：为进行某项活动或过程所规定的途径。程序文件的性质：
程序文件实际上就是将完成某项活动规定的方法和途径形成文件，一个组织的程序文件的多少和描述的详略程度取决于组织的规模、产品的特点、过程的复杂程度以及员工的能力等
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作用
组织通过编制程序文件，可以对所有影响产品或服务的体系活动进行连续而恰当的控制，程序文件的规定也不受人员变动的影响和牵制；
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程序文件是组织正式发布的既符合组织总体体系方针和体系目标，为了能够实现这些具体目标，程序文件不但对主管部门、配合部门及相关部门的各项职能予以规定
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编写要求
程序的内容应体现协调性、可操作性和可检查性
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编制程序文件应特别注意保持完整性系统性和层次性
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程序文件的数量多少和详程度应以能够满足对有关体系活动进行恰当而连续控制为准；
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在编写程序文件时尽可能采用统一规定的结构和格式
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模板内容
1、文档目的：需写明此文件的具体作用及要达到的目的
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2、范围：明确写明该文件的适用范围
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3、术语和定义：解释清楚文件中出现的不易理解和需要诠释的词语
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4、职责：叙述清楚与此文件相关的部门职责
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5.程序内容：根据主流程图将程序文件涉及到的内容陈述清楚

6.程序流程图：流程图模板符合流程1.1版本要求
明确对每个过程的各项因素的要求， 包括：由谁来做、什么时间做、什么地点做、做什么、如何做、做到什么程度、达到什么要求、如何控制、形成什么记录和报告等。（5W1H）
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7.引用支持文件：将文件涉及到的相关文件列出来

8、记录：将记录表单以附件的形式附在文件后面
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编写通用步骤
　任务分工明确职责建立健全各项管理制度；
明确编写程序文件的责任部门，最后再有相关部门统一复核；
按照有关规定明确文件存档和分发等文件管理工作的责任部门，建立一套完整的文件管理制度
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现状调查汇总分析编制程序文件明细表；
现有体系管理工作的各项规定和各项管理制度；
各体系管理岗位的职责和权限；
各类技术性文件、工作标准；
各种记录。
要对所收集到的基础原始资料进行汇总、整理和分析。
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内部文件（三级文件）
三级文件（作业指导文件）

术语
作业指导文件：是详细规定某项活动如何进行的文件。主要针对某个特定的岗位、工作或活动规定完成此项工作或活动必须达到的要求和方法
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作业指导文件分为两大类：一类是技术性的，如：运行、检验和试验作业指导书；另一类是管理性的，如工作细则、岗位规范等
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作业指导文件性质; 可被视为是一种特殊的文件，是针对某一活动的工作程序；
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作业指导文件的作用；可以使