超市资料[1].docx

目 录

第一章：采购部组织架构
第一节：《商品部组织架构图》 GH-PU-OP-001
第二节：《采购部工作职责》 GH-PU-OP-002
第三节：《采购部工作人员基本素质要求》 GH-PU-OP-003
第二章：采购部业务管理规范
第一节：《采购部考核标准》 GH-PU-WI-001
第二节：《商品功能定位管理规范》 GH-PU-WI-002
第三节：《主力商品管理规范》 GH-PU-WI-003
第四节：《供应商管理规范》 GH-PU-WI-004
第五节：《合同管理规范》 GH-PU-WI-005
第六节：《商品的引进与汰换管理规范》 GH-PU-WI-006
第七节：《商品定价与变价管理规范》 GH-PU-WI-007
第八节：《商品促销管理规范》 GH-PU-WI-008
第九节：《促销区商品陈列规范》 GH-PU-WI-009
第十节：《商品陈列管理规范》 GH-PU-WI-010
第十一节：《库存管理规范》 GH-PU-WI-011
第三章：营采合作
第一节：《营采合作管理规范》 GH-PU-WI-012

文件名称
文件编号
GH—PU—OP—001
生效日期
2002年06月10日
商品部组织架构图
版 次
第1版
页 次
第1页，共3页
1．0目的：为明确规定公司商品部和采购部的组织架构，特制定本组织架构图。
2．0适用范围：本管理手册适用于公司采购部、企划部、质量控制部、人力资源部。
3．0相关文件
3．1 《某连锁超市组织架构图》
3．2 《某连锁超市职责说明书》
4．0名词解释
（无）
5．0职责
5．1 建立合理的组织架构，使采购部、企划部、质量控制部等各岗位各司其职，合理分工，提高工作效率。
6．0作业程序
6．1 商品部组织架构图

某连锁超市组织架构图
（商品部）

文件控制
质量控制
价格控制
质量控制部
生鲜采购
副食采购
食品采购

百货采购
洗化采购
采购部
促销组
企划组
企划部
商品部
业务副总经理

6．2 商品部职位架构图
某连锁超市组织架构分解图
（商品部）
人数合计：17人

业务副总经理

商品（采购）总监1

总监助理1

企划经理1
采购经理1
质量控制经理1

采
购
主
管
5
美工
1
促销主管1
质检员1
核价员1
合同员
1

采
购
助
理2

文件名称
文件编号
GH—PU—OP—002
生效日期
2002年05月10日
采购部工作职责
版 次
第1版
页 次
第1页，共2页
1．0目的：为明确规定公司的采购部、促销部的工作职责程序，特制定本管理规定。
2．0适用范围：本管理手册适用于公司采购部、促销部全体员工。
3．0相关文件
3．1 《广汇商贸五一超市职位说明书》
4．0名词解释
（无）
5．0职责
5．1 采购总监工作职责：
5．1．1 监管所有的采购决定；
5．1．2 负责制定销售计划和毛利预算，对超市的毛利、销售额预算全面负责
5．1．3 指导各采购部门经理开展工作，并完成任务指标
5．1．4 负责年度、季度、月度促销计划的制订和监督落实
5．2 采购部门经理工作职责：
5．2．1 负责本部门的毛利率和销售额、库存周转预算
5．2．2 指导采购主管开展工作，并完成每年的毛利、销售额和库存控制指标
5．2．3 发展与供应商的业务关系
5．2．4 督促落实每期促销计划，审核促销品项和价格
5．2．5 制订新商品引进计划和旧商品汰换计划并监督落实
5．3 促销部的工作职责：
5．3．1 负责整体的超市促销活动计划，策划设计年度、季度、月度促销方案
5．3．2 负责DM采购计划的组织和跟进
5．3．3 负责跟进促销样品的收集、拍照、价格审核等工作
5．3．4 负责促销活动结束后的评估总结
5．4 采购主管的工作职责：
5．4．1 负责与本部门供应商的谈判与对供应商的管理
5．4．2 完成本部门销售计划、毛利计划、库存周转计划的落实
5．4．3负责本部门商品计划表的落实和调整
5．4．4 负责本部门商品的促销计划落实
5．4．5 负责本部门新商品的引进和滞销商品的汰换
5．4．5 负责市场调查，保证本部门商品的市场竞争力
5．4．5 定期巡店，与店铺及时沟通，解决销售中出现的问题。
5．5 采购助理的工作职责：
5．5．1 协助采购主管开展工作
5．5．2 负责订单发放和送货跟踪
5．5．2 负责采购主管的文书工作
5．5．3 供应商前期接待、合同和相关资料的整理
文件名称
文件编号
GH—PU—OP—003
生效日期
2002年06月10日
采购部员工基本素质要求
版 次
第1版
页 次
第1页，共2页
1．0目的：为明确规定公司的采购部工作人员的工作原则，特制定本管理规定。
2．0适用范围：本管理手册适用于公司采购部全体员工。
3．0相关文件
3．1 《广汇商贸五一超市员工奖惩实施条例》
4．0名词解释
（无）
5．0职责
5．1 操守廉洁
5．1．1 正直高尚的个人品质
5．1．2 良好的职业道德
5．1．3 不利用工作之便谋取私利，拒绝接受供应商的任何个人馈赠
5．2 市场知识
5．2．1 对零售行业有深入的了解
5．2．2 对消费品市场有深入的了解
5．2．3 掌握对所负责部门商品的专业知识
5．2．4 对供应商的熟悉
5．3 精打细算
5．3．1 把超市采购看成是自己的生意
5．3．2 良好的成本控制意识
5．3．3 尽最大努力创造最高的利润
5．3．4 时时处处维护公司的整体利益
5．4．积极认真
5．4．1 敬业、爱业，热爱零售业
5．4．2 良好的心态，工作认真扎实
5．4．3 上进心强
5．5 创新求进
5．5．1 不断寻求突破，提升业绩
5．5．2 善于学习，提高自我
5．5．3 不躺在原来的成就上沾沾自喜
5．6 适应性强
5．6．1 良好的身体素质和心理素质
5．6．2 能适应超市快速扩张的需要和重复繁琐的工作
5．6．3 合理安排工作
5．7 团结合作
5．7．1 良好的谈判能力，不断提高谈判技巧，善于与供应商合作
5．7．2 良好的人际关系处理能力，善于与各部门同事合作
5．7．3 尊重供应商、同事及店铺员工

文件名称
文件编号
GH—PU—WI—001
生效日期
2002年06月10日
采购部考核指标
版 次
第1版
页 次
第1页，共5页
1．0目的：为明确规定公司的采购工作重点和考核标准，特制定本管理规定。
2．0适用范围：本管理手册适用于公司采购部门全体员工。
3．0相关文件
3．1 《广汇商贸五一超市奖惩管理条例》
4．0名词解释
（无）
5．0职责
在遵循公司总体经营目标下，制订并落实本年度采购目标及采购考核标准，将商品结构的品项合理化、数量合理化、毛利合理化和库存合理化；
6．0作业程序
6．1 销售计划
为强化各部门、门店的目标责任制，应该制订相应的销售计划。根据五一超市的现状，为便于顺利调整到位，使目标制订更加切合实际，将公司销售指标计划分为两个阶段：
第一阶段为2002年6月1日至2002年12月31日，计划如下：

A类店（400-800平方米）
B类店（1700-1800平方米）
日均销售
15000元
27000元
平均米效
30元
15元
客单价
20元
20元
日来客数
750人次
1350人次
周转次数
14次/年
10次/年
周转天数
26天
36天
平均库存
40万元
98.5万元

第二阶段为2003年1月1日至2004年12月31日，计划如下：

A类店（400-800平方米）
B类店（1700-1800平方米）
日均销售
20000元
45000元
平均米效
40元
25元
客单价
22元
22元
日来客数
900人次
2045人次
周转次数
16次
12次
周转天数
22天
30天
平均库存
45万元
135万元

6． 1．1 销售额指标要细分为大类商品指标、中分类商品指标、小分类商品指标及一些特别的单品项商品指标。
6． 1．2 不同的业态模式中商品销售的特点来制定分类的商品销售额指标比例值。
6． 1．3 根据不同的季节、月份、节假日制定细分的季度、月份、周销售额目标
6． 1．4 制定促销商品的销售额指标
6． 1．5 制订DM商品的销售额指标
6． 1．6 每天查看电脑系统的销售信息，包括部门昨日、本周、本月的销售额与前 一日、上周、上月和去年同期的对比情况。
6．1． 7每周一由电脑信息部汇总上周、本月的销售报表，按部门、门店分别汇总，并列出与上周、上月、去年同期的增长和下降比例，提交给公司总经理、业务副总、采购总监、采购部经理、采购主管。
6． 1．8采购主管在掌握销售情况后，应针对部门、门店和单品销售中存在的问题，找出问题，提出调整改进措施。
6． 1．9采购部应在每周例会中通报销售增长较高和下降较大的部门，引起重视，并跟进改进措施。
6．2 销售占比和毛利计划
为便于公司毛利的调整，根据五一超市的具体情况，便利店和便利超市系统（不含未来的大卖场）将毛利指标分三阶段实行，计划如下：

第一阶段
（2002年6月1日至2002年12月31日）
第二阶段
（2003年1月1日至2004年12月31日）
第三阶段
（2005年1月1日至2006年12月31日）

销售占比 毛利
销售占比 毛利
销售占比 毛利
生鲜
10% 9%
15% 10%
15% 11%
副食
27% 12.5%
20% 12.5%
20% 12.8%
食品
33% 13%
30% 13.5%
30% 14%
洗化
16% 10.5%
16% 11%
16% 12%
百货
14% 25%
14% 25.6%
14% 28.6%
综合
100% 13.8%
100% 14%
100% 15%

6． 2．1制订各商品类别的占比：生鲜食品、食品、百货、服装等
6． 2．2制订各大类商品下小分类商品的占比
6．2．3同一商品类别中，不同性质商品的占比：全国性品牌、区域性品牌、自有品牌、非品牌商品
6．2．4 每天查看电脑系统销售占比和毛利变化，包括本部门、各门店及店内各类的情况，及与上月实际、去年同期实际及部门计划的对比。
6．2．5 每周一由电脑信息部汇总上周、本月的销售占比、毛利报表，按部门、门店及门店内分类分别列出，并列出与公司规定计划的对比，提交给公司总经理、业务副总、采购总监、采购部经理和采购主管。
6．2．6 采购主管在掌握毛利情况后，应针对部门、门店和单品毛利中存在的问题，找出问题，提出调整改进措施。
6．2．7 采购部应在每周例会中通报毛利增长较高和下降较大的部门，引起重视，并跟进改进措施。
6．3 库存周转
为强化五一超市系统库存周转意识，逐步提高商品周转率，优化商品结构，合理控制库存，公司应制订严格的库存商品周转计划，按不同品类制订相应得库存周转指标，并严格按计划掌握库存情况。采购部门和相关人员应随时了解公司、各店、各类商品库存情况，及时采取措施加以调整，加快商品周转。
不同商品类别的库存周转天数：

大分类
商品类别
库存天数
大分类
商品类别
库存天数

生
鲜
食
品
蔬 菜
1-3

洗
化
百
货
洗涤用品
15
水 果
3-7
卫生用品
20
鲜活水产
1
厨房用品
30
冰鲜水产
15
化妆用品
20
熟 食
1
医 药 品
30
乳 制 品
3
针纺织品
35
日配冷冻
10
文体用品
25
肉 类
3
婴儿用品
42

食
品

休闲食品
17

副
食
调味品
20
饮 料
10
保健食品
30
糖果饼干
15
干货食品
20
烟酒
22
罐头食品
15

6． 3．1 每天查看电脑系统的库存周转情况，了解本部门目前总体和各店的商品
库存金额和周转天数。
6．3．2 每周一电脑信息部汇总上周、本月的商品库存情况，按部门、门店分别列出，提交公司总经理、业务副总、采购总监、采购部经理和采购主管。
6． 3．3采购主管在掌握库存情况后，应针对部门、门店和单品库存中存在的问题，找出原因，提出调整改进措施。
6．3．4 采购部应在每周例会中通报过高或过低库存的部门，引起重视，并跟进
改进措施。
（相关内容请参见6．8库存控制）
6．4商品引进率指标
6．4．1 根据不同业态制定新商品引进率指标便利店的新商品引进率指标通常一年达到60—70%
6．4．2 新商品引进率指标要落实到全年、每月、每个商品分类
6．4．3 每个部门每月都应引进本类商品5-10%的新商品，新商品清单汇总后提交采购部经理并通知各店铺。
6．4．4 必须严格执行新商品引进率指标，以经常给顾客带来新鲜感，并在新产品中创造较高的利润
6．5 商品淘汰率指标
6．5．1 对有效销售发生率指标一直较低的商品要予以淘汰
6．5．2 商品的淘汰是为了促进超市商品的良性循环
6．5．3 商品淘汰原则上采取“一进一出”的政策
6．5．4 每周以文件方式通知店铺汰换商品的清单。
6．6 其它收入利润指标
6．6．1 指超市向供应商收取一定的合理的赞助费用
6．6．2 合理的其它收入指标有利于提高超市的毛利率
6．6．3 过高的额外费用指标也会损害与供应商的战略伙伴

文件名称
文件编号
GH—PU—W1—002
生效日期
2002年06月10日
商品功能定位管理规范
版 次
第1版
页 次
第1页，共2页
1．0目的：为明确规定公司的商品结构组成，确定商品功能，特制定本管理规定。
2．0适用范围：本管理手册适用于公司采购部门全体员工。
3．0相关文件
《主力商品管理规范》 GH-PU-WI-003
4．0名词解释
（无）
5．0职责
确定商品不同功能定位，并制订相应的销售、毛利、周转等策略，合理规划商品品项，提升店铺销售，加快商品周转。
6．0作业程序
6．1 商品系统功能定位：商品是卖场的灵魂，通过商品结构系统的合理组合和陈列来体现。公司经营的商品在提升业绩，获取最大化效益目标上发挥的功能是不同的，分为：形象商品，销量商品，效益商品。
6．1．1 形象商品：最具有低价和品牌代表性，并为消费者所熟知的生活必需品，视其降价力度和品牌在市场的影响力的程度，分为全店形象商品和部门形象商品，其特征为：
A． 售价代表全店的低价形象。
B． 对顾客有吸引力的生活必需品，或大多数顾客熟悉其价格、品质，知名度大的品牌商品；
C． 单品有规模销量，对专业客户有吸引力；
D． 价格水平在一定时期内稳定（至少30天）。
6．1．2 销量商品：价格较市场有优势，能达到一定的销量要求，保证获取正常毛利的商品，其特征为：
A． 品项较多，单品销量能达到一定规模；
B． 保证正常毛利水平；
C． 由市场认可的成熟商品组成；
D． 采购重点监控管理的商品。
6．1．3 效益商品：新品、个性化商品、季节性商品等为效益商品，其特征为：
A． 品项多，为满足顾客一次性购足目标不可缺少的品项，对树立品项丰富形象起到重要作用；
B． 销量低，季节性强，但对扩大销量可起到衬托作用，通过市场培育可发掘出部分销量商品或形象商品，促进供应商的信心；
C． 效益高；定位于效益商品的品种，需保证高毛利，最佳营业外收入和较高返利，对经营效益好坏起到决定性作用。
6．2． 功能定位商品的管理考核标准
6．2．1 品项占比：形象商品的品项数应不低于5%，销量商品占45%，效益商品占50%；
6．2．2 单品销售额考核：形象商品单店月销售额不低于3000元，销量商品不低于1000元，效益商品不低于300元；
6．2．3 毛利控制：形象商品毛利一般不高于3%，销量商品要比竞争对手低3%左右，效益商品要实现较高毛利指标；
6．2．4 陈列量：形象商品陈列量应很大，库存天数在3-15天；销量商品陈列量较大，库存天数在3-30天；效益商品正常陈列量，库存天数在3-60天；
6．2．5 缺货率：形象商品要保证随时有现货，销量商品缺货率低于0.5%，效益商品缺货率低于3%。

1．0目的：为明确规定公司的重点商品的管理、操作等流程，特制定本手册。
2．0适用范围：本手册适用于总部采购部采购人员。
3．0相关文件
3．1 《商品功能定位管理规范》 GH-PU-WI-002
3．2 《商品促销管理规范》 GH-PU-WI-008
4．0名词解释
（无）
5．0职责
通过加强对公司重点商品的管理，提高公司商品销售和周转，简化工作程序，提高工作效率和公司整体经营效益。
6．0作业程序
6．1 主力商品定义
6．1．1 80/20采购原则：
在超市商品的实际销售情况中，销售最好的20%的商品品种往往能够实现80%的销售额；而剩下的80%的商品通常之产生20%的销售额。
6．1．2 主力商品：这些占销售额80%的商品，称为20商品，又称主力商品。
6．2 强化主力商品管理的意义：
6．2．1 减少同类商品品种，降低商品组合深度，使主力商品突出
6．2．2 满足顾客一次性购物的需要并非超市商品就应大而全。
6．2．3 如果相同用途不同品牌、不同规格的商品太多，顾客往往难以选择。
6．2．4 通过加强主力商品的管理，减少了供应商和商品品种的数量，提高了采购的工作效率，节省了费用
6． 3 主力商品的选择方法：
6． 3．1排名法：根据电脑系统显示的数据分析，列出主力商品
A． 同一商品部门销售排行榜
B． 同一商品部门商品销售占比
C． 同一商品部门周转率排行榜
6． 3．2竞争店调查法：超市刚开张时，由于缺乏相应的销售历史数据，可运用竞争店调查法来确立主力商品。
A． 同一业态、同一商圈、同一面积的竞争对手进行调查
B． 在12：00—13：00及晚上20：00后，观察竞争店铺内磁石点货架（端架、堆头、主通道两侧货架等）的商品空缺率
C． 空缺率高的商品可定为主力商品
6．4 主力商品的调整：主力商品应随着季节、销售情况等及时调整
6．4．1 按季节变化调整：
A．每个季度要做一次大的调整，每次大调整时，只保持上一季度主力商品的50%—60%。
B．每个月份做一次小的调整，调整幅度为10%
C．按促销活动作相应调整。
6．5 主力商品的优先管理：
6．5．1 订单优先：保证主力商品的采购和足够的订单数量。
6．5．2 资金优先：为保证主力商品的按时、按量到货，应与财务部沟通，在供应商货款的按时结付、结款方式上应优先考虑
6． 5．3 仓储优先：在仓库存放面积上应予优先考虑
6． 5．4 配送优先：在供应商送货手续、配送中心配送商品时应优先考虑
6． 5．5 陈列优先：在卖场的货架安排、陈列布置上应优先考虑
6． 5．7 促销优先：在指定促销计划、安排促销商品位置时，应优先考虑。
6．6 商品组合优化策略：超市中的商品按其在卖场中不同的销售业绩可分为以下四类：
6．6．1 主力商品：即主力商品，是创造超市营业额的主力军，顾客购买频率高。
6．6．2 辅助性商品： 是主力商品的补充，与主力商品有较多的关联性，可以衬托主力商品的销售，同时使卖场商品显得丰富
6．6．3 附属性商品：购买频率和销售比重都较低，但却是某类顾客特别喜好的商品，对满足顾客多样化的需求起到稳定的作用。
6．6．4 刺激性商品：品类不多，但对推动卖场整体销售有重要意义的商品，有潜力，很可能成为主力商品。超市用于短期促销，容易引起顾客冲动型消费的商品也属此类。
6． 7 商品组合的方式：通过商品的不同组合，突出超市的经营特色
6． 7．1 季节组合：消夏商品组合——凉席、冰垫、风扇、空调等。
6．7．2 按节假日组合：如：六一专题——书包、玩具、儿童书籍等。
6．7．3 按消费者便利性组合：如：旅游野餐食品组合——午餐肉、开罐器、快食面、矿泉水、桌布、消毒纸巾等。
6．7．4 按商品用途组合：如：沐浴用品组合——浴巾、拖鞋、沐浴露、浴帽、浴袍等。
6．7．5 按价格组合：如：8元特价商品，均一价商品区等。
6．7．6 按供应商组合：突出供应商品牌概念，如“香吧啦”产品系列。
商品的不同组合需要采购经理对下属采购员的统一协调，制定“商品组合项目计划”。采购员应对自己所管的商品积极负责，主动支持整个商品组合计划

文件名称
文件编号
GH—PU—WI—004
生效日期
2002年06月10日
供应商管理规范
版 次
第1版
页 次
第1页，共5页
1．0目的：为明确规定公司的供应商管理程序，特制定本管理规定。
2．0适用范围：本管理手册适用于公司采购部门全体员工。
3．0相关文件
3．1 《采购部员工基本素质要求》 GH-PU-OP-003
4．0名词解释
（无）
5．0职责
建立供应商管理规范，优化供应商结构，维护公司整体利益，提高供应商对店铺的支持，提升销售。
6．0作业程序
6．1 寻找优秀的供应商：
6．1．1 供应商的分类：
A． 按供应性质分类：制造商、代理商、批发商；
B． 按区域分类：全国性供应商、区域性供应商、本地供应商；
C． 按品牌分类：知名品牌供应商、一般品牌供应商、自有品牌供应商；
6．1．2供应商选择策略：
A． 全国品牌商品争取与制造商、地区总代理直接进货；
B． 地方商品应与本地制造商直接进货；
C． 同一品类应有至少两家供应商供货，以获取较为低廉的供货价格,
D． 不引进只提供一种商品的供应商，除非特别情况，并经采购总监批准。
6．1．3 供应商应提交的资料：
A． 盖公章的企业营业执照复印件（并已办理当年度年检）
B． 盖公章的企业税务登记证复印件（并已办理当年度年检）
C． 企业法人代码证书
D． 商标注册证明
E． 代理、经销商的代理、经销许可（授权书）
F． 企业开户行资料
G． 盖公章的增值税发票复印件
H． 盖公章的商品报价表
I． 其它相关资料
J． 食品类商品供应商还应提供：食品生产企业许可证，食品卫生许可证，新产品批准证书防疫检测报告，销售地当地的卫生防疫检测报告，进口商品卫生许可证
K． 药字号保健品供应商应提供：药品生产企业许可证，药品生产企业合格证，药字号保健品批准证书等。
6．2 供应商的谈判
6．2．1谈判要点：
序号
谈判要点
谈判细则
1
销售分析
1． 最近时期的销售情况（最近一个月或半个月）
2． 供应商商品中销售最好和最差的商品
3． 每天、每周、每月销售额
4． 顾客反馈
2
利润回顾
1． 销售情况很好，供应商是否能再降低进价，以便扩大销售量
2． 销售达到供应商的返利要求，供应商应予返利
3． 供应商提供给其他超市更低的价格，应对本超市一视同仁或提供更低价格
4．供应商的通道费用
3
促销活动及安排
1． 新产品上市时的促销活动
2． 节假日的促销活动
3． 店庆及超市组织的促销活动
4． 供应商自身的产品促销活动
5． 促销的详细计划应提前7-10天提交给超市
6． 促销的配合与衔接
7． 促销员的管理
8． 促销品、赠品的管理
9． 促销期间的加大订单和货源保证
10． 促销费用
4
供货情况
1． 严格控制断货现象的发生
2． 与供应商一起分析断货的原因：
A. 信息沟通中的不顺畅、不及时
B. 供应商的生产、供应能力跟不上
C. 其他原因
3． 在供应商商品畅销的情况下，要求供应商的优先供货
4． 对于销售缓慢或滞销的商品，与供应商共同分析原因并采取相应对策：
A. 促销
B. 供应商提供折扣，降价
C. 调整位置
D. 退换商品
5． 要求供应商逐步建立与本超市的信息系统相连接的信息系统，以便及时的信息传递
6． 对多次断货供应商采取惩罚措施
5
送货
1． 直接送货
2． 送货至配销中心
3． 送货的预约
6
价格分析
1． 其他超市同样商品的售价
2． 其他品牌同类商品的售价
3． 与供应商共同分析，是否还能在降低成本的基础上降低其零售价？
7
付款方式
1． 付款方式（现金买断？30天付款？代销？其他？）
2． 总部统一结款？分店结款？
8
新货
1． 新产品的推广计划
2． 新产品的进场
3． 新产品的促销方案
9
市场信息
1． 同类商品的销售情况
2． 顾客的反馈
3． 潜在能力的商品
10
季节性销售计划
1． 提前30-60天准备
2． 供应商应备足货源
3． 超市指定价位的商品开发
4． 供应商的促销计划
11
竞争情况分析
1． 与供应商共同分析其产品在不同商场的销售情况，分析本超市的优势与不足
2． 同类产品的其他品牌的市场状况
12
货品种类发展潜质
1． 同一品类应增加的品种
2． 不同规格、不同包装产品的开发
3． 根据顾客的要求进行新产品的开发

6．2．2与供应商谈判的技巧：
A．谈判前要有充分的准备
B．谈判时要精神焕发，有朝气
C．尽量与有权决定的人谈判
D．尽量在本超市办公室内谈判
E．我方应掌握主动
F．必要时转移话题
G．尽量以肯定的语气与对方谈话
H．尽量成为一个倾听者
I．尽量站在对方的角度，为对方着想
J．必要时以退为进
K．不要草率做出决定
L． 谈判时要避免谈判破裂
6．3 供应商档案的建立：
6．3．1供应商的档案应包括以下内容：
A． 供应商登记表
B． 供应商产品价格登记表
C． 供应商企业资料
D． 供应商采购合同
E． 供应商洽谈登记表
F． 供应商顾客投诉登记表
G． 供应商顾客服务登记表
H． 供应商销售业绩分析表
I． 优秀供应商综合评估加权评分表
6．3．2 供应商的档案应该及时登记、整理
6．3．3 供应商的档案应由专人负责整理、保管，并录入电脑系统保存资料。
6．4 供应商的汰换
6．4．1 经常对供应商的销售情况进行检核，与供应商共同分析销售差的原因；
6．4．2 应先删除销售差的单品；
6．4．3 对总体销售差的供应商在双方协商后仍无改进的要及时删除；
6．4．4 对只提供一种商品的供应商在销售较差时要尽可能删除；
6．4．5 对销售额大，单品品种多的供应商要关注，避免其控制超市品种、价格。

文件名称
文件编号
GH—PU—WI—005
生效日期
2002年06月10日
采购合同管理规范
版 次
第1版
页 次
第1页，共4页
1．0目的：为明确规定公司的合同管理程序，特制定本管理规定。
2．0适用范围：本管理手册适用于公司采购部门全体员工。
3．0相关文件
3．1 《供应商管理规范》 GH-PU-WI-004
4．0名词解释
（无）
5．0职责
5．1 职责：
严格审查供应商资格，确定双方合作的内容和条款，维护公司利益，遵守审批手续，加强供应商合同的管理。
6．0作业程序
6．1采购合同签订的原则：
6．1．1 签订合同的供应商必须具备法人资格。
6．1．2 采购合同必须合法。
6．1．3 签订合同必须坚持平等互利，充分协商的原则
6．1．4 签订合同必须坚持等价、有偿的原则
6．1．5 采购合同应当采用书面形式
6．1．6 采购合同应该双方合同公章方才有效
6．2 采购合同的内容：
6．2．1 合同的标的：设备、商品的品名
6．2．2 商品的条形码、品种、数量、规格，此项数据一般附在价格表上，如此，采购合同上必须注明价格表为合同附件
6．2．3 使用电脑系统的超市一定要求供应商的商品带有条形码（部分生鲜食品除外）
6．2．4 商品的品种应具体，避免使用综合品名
6．2．5 商品的规格应规定具体颜色、式样、尺码和牌号等
6．2．6 商品的数量必须以超市实际销售的单位为最小单位
6．2．7 商品的质量和包装：合同上必须注明商品的包装方式，合同上应有具体的质量保证条款。
6．2．8 合同上有明确的包换、包修、包退的条款
6．2．9 商品的价格和结算方式：
A． 不论以何种方式报价，价格表上必须注明确切的商品进价
B． 合同上必须规定明确的商品结算方式和程序
6．2．10 交货期限、地点和送货方式：
A． 合同上必须明确注明交货的时间、地点
B． 有配送中心的超市可注明送货至配送中心
6．2．11 对于新供应商，一般先签署3个月的试销合同，如三个月内销售状况良好再续约
6．2．12 商品验收方法：合同上必须注明验收的标准，合同上必须注明验收的方法、期限和地点
6．2．13 违约责任：注明违约行为，通常以下三种行为为违约行为：
A． 不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品
B． 不按合同中规定的商品质量标准交货
C． 逾期发送商品
D． 注明违约责任
6．2．14 合同的变更和解除的条件
A． 合同中应规定在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同
B． 合同中应注明通过什么手续来变更或解除合同
6．3 采购合同的签订程序：
供应商提供的样品、
资料通过审核
供应商通过谈判，
符合我方各方面要求

采购主管填写采购
合同申请单

供应商填署空白超市采购合同，并与价格表一并盖章

采购员审核签名并将采购合同上交采购经理

采购经理审核并签名，
呈交采购总监审核

采购总监审核、签名

合同生效

6．4 采购合同的归档管理与跟进
6．4．1 采购合同的归档管理：
A． 按照商品种类分类归档
B． 采购合同复印件与供应商档案归档
C． 采购合同原件单独归档、统一管理

6．4．2采购合同的跟进：
A． 以采购合同的条款检查供应商的表现
B． 采购合同期限的预警
C．在采购合同期限前一个月对供应商的表现做综合评估以确定是否续约
D．可在电脑系统中设定合同期限预警程序

文件名称
文件编号
GH—PU—WI—006
生效日期
2002年06月10日
商品引进与汰换管理规范
版 次
第1版
页 次
第1页，共3页
1．0目的：为明确规定公司的新商品引进与滞销商品汰换流程，特制定本管理规定。
2．0适用范围：本管理手册适用于公司采购部门全体员工。
3．0相关文件
3．1 《采购部考核标准》 GH-PU-WI-001
4．0名词解释
（无）
5．0职责
按照商品定期引进计划和标准，及时引进适合公司销售的新商品，汰换销售差的旧商品，形成合理的商品结构和店铺商品形象，提升销售业绩。
6．0作业程序
6．1 商品的引进
6．1．1商品的引进是采购的日常工作，应制订新商品引进率指标，并落实到全年、每月和每个商品类别，这样可以经常为顾客带来新鲜感，并在新商品中创造较高的利润，新商品引进率一年应达到60%-70%，并分解到每月、每周。
6．1．2通过对竞争对手的调查引进新商品
6．1．3通过对市场的考察引进新商品
6．1．4每月新商品引进率应在5-10%
6．1．5新品引进时注意遵循“人无我有，人有我优”的原则，突出特色
6．1．6注意产品的生命周期

产品周期
产品表现
采购策略
产品投放期
产品刚刚上市，需要迅速被消费者所认知，需要厂家对市场的大力培育
全面考察后谨慎决定
产品成长期
产品已形成一定的知名度，并有相应的顾客群体，销售呈增长趋势，厂家需加大对市场的推广，扩大产品影响力
根据市场反应积极组织进货，大量销售
产品成熟期
产品已拥有稳定的消费群，并形成一定的市场规模，但市场渐趋饱和
适当控制进货数量，以免造成库存积压
产品衰退期
产品销售日渐下滑，消费者逐渐选择更新产品替代
迅速淘汰该商品

6．2 新商品订货
6．2．1 新商品引进后，采购部向供应商下第一张订单，根据店铺面积、商品结构、陈列位置等，统一为各店订出适量商品；
6．2．2 在采购主管通知店铺新商品清单时，应注明商品品名、商品编码、规格、型号、供应商名称、最小订货量、进价、售价、陈列要求等；
6．2．3 店铺按订单验收供应商商品，并按采购部通知要求加以陈列；
6．2．4 店铺应加强新商品的陈列和销售工作，在陈列、POP、新商品标识等方面突出展示；
6．2．5 店铺根据新商品销售情况，进行后续商品的订货工作；
6．2．6 新品引进时应有3个月的试销期，该新品必须在这3个月内达到相应的营业指标（销售量指标、销售额指标、利润指标等）才能成为正常商品；
6．2．7 经过三个月试销后