电子文件归档流程.doc

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电子文件归档流程

档案管理系统

著录文件信息(包括收文、发文及内部产生文件)

归档鉴定

对没有电子文件的归档材料进行扫描，并与相应的目录进行链接

设置分类、期限及相关信息

归档
直接进行目录输入及链接相应电子文件

形成归档文件目录

整理相应的纸质文件

移交

一、 基本设置
1、 全宗号、单位名称：
系统设置--à修改单位名称：

输入相关内容并按“修改”保存。
2、 分类方案设置：
系统设置--à分类方案设置：

按各单位的分类方案输入相应的内容，对于不设分类的请分类成单位名称(即设置一个类)，为了打印归档封面，在设置一个类为全角的空格，序号为“0”或空。打印封面时请选择该类。
3、 其他相关设置：
在“系统设置”菜单下选择相应的设置类别进行设置，如保管期限、目录设置、备份间隔时间、查看原文、原文链接、自动备份等。

二、 文件归档：
一份文件的归档过程可以分为三种情形：1、在文书处理中走收文的，2、在文书处理中走发文的，3、直接归档的文件。
电子文件可以分为二种：1、原来已经有的，2、通过扫描或转换生成的电子文件。
电子文件可目录的链接可以在文书处理时就链接，也可以在生成归档目录后再链接，链接的时间不同，方式和结果是相同的。
扫描文件要求合并成一个文件，可以扫描成一个文件的tif文件；或有些扫描仪支持扫描成的WORD文件；也可以扫描成一张张的图片后利用工具软件合并成单一文件，如PDF文件，工具软件下载地址： to PDF (图形合并软件)”。该工具的安装及使用方法的下载包中都有说明。
注意：在文件合并时请调整好扫描文件的方向。
1、 从收文中归档：
文书处理-à收文处理-à收文输入修改
各栏目的输入要求请参照“使用说明”中的相关章节。
在著录时的编辑状态可以点“浏览”按钮进行电子文件的链接，链接界面下面统一介绍。著录时可以直接设定该文的保管期限及分类，也可以在以后进行统一设置。
对已经设置好分类及保管期限的可以点“归档”按钮进行归档，该文件的著录项目将自动加入到归档目录下，并生成相应的件号，档号等信息。
2、从发文中归档：
文书处理-à发文处理-à发文输入修改
各栏目的输入要求请参照“使用说明”中的相关章节。
其他操作方法同收入处理。
对已经进行归档的文件可以进行取消归档操作，其他归档的文件的件号、档号将自动作相应的调整。
3 、直接归档：
归档管理-à归档文件目录-à归档目录输入
各栏目的输入要求请参照“使用说明”中的相关章节。
电子文件的链接方法同收发文处理。
在输入时件号将自动产生，也可以进行修改。

三、 著录信息的修改：
可以在相应类别的输入界面下点编辑后进行修改。也可以在文件浏览状态下直接进行修改。收文、发文、归档目录修改方法相同。以归档目录为例：
归档管理-à归档文件目录-à文件目录浏览

在浏览状态下可以直接的要修改内容进行修改，系统将自动保存修改内容，在归档目录的浏览状态也可以进行件号修改，但档号不会自动更新，档号的更新办法：直接对档号进行修改或把档号栏删除，在退出浏览后运行“归档文件目录-à档号生成”。
在浏览状态同样可以进行电子文件的链接。先选中该目录，再点击菜单上的“链接原文”。

四、 电子文件链接：
要链接电子文件时在著录时点击“浏览”，在目录浏览时请点击“链接原文”

在查找范围中选定电子文件所在的文件夹，再在文件区域选择对应的电子文件，按“确定”。

这样电子文件链接就完成了。电子文件的查看方法：首先找到该文件的目录，再点击“查看原文”，根据查看原文设置，是否进行借阅登记，然后将显示电子文件内容。
五、 移交：
归档管理-à制作进馆盘
因为要进行数字档案的移交，所以移交载体建议使用优盘或进行光盘刻录。
六、 故障处理：
在数据整理下有一系列的系统维护功能，主要包括：数据备份、目录排序、删除重复数据和数据表损坏后的修复等。
系统将稍后进行更新，请自己上网站进行更新.
网址：

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