Excel：实现数据最快速录入.doc

Excel：实现数据最快速录入

Excel：实现数据最快速录入

新学期开始，学校要对上学期在德、智、体各
方面表现出色的学生进行奖励，教务主任把各班的 学生推荐表交给了我，让我用 excel 整理并打印出 来交学校审核。我心想这还不是件简单的事情？一 个一个输入到电脑里，再排序、排版不就行了。说 起来简单，可干起来就快不了了。表格项目很多， 光录入一张表格的数据就得用几分钟，可是有一百 多份表格呢！我遇事喜欢琢磨，总想看看有没有可 以"偷懒"的地方，只有巧干才能提高工作效率嘛！
对照表格我发现，很多表格项目如"性别""所 、
属年级""是否团员"等项目，其填写的内容都是 、
相同的几个值， 能不能像上网时填写网页表单那样，
将这些内容做成下拉式菜单，这样这些项目录入时 就可以不需输入而可以直接选择，不就能大大提高 录入速度了吗？下面就以录入"所属年级"这一表
格项目为例，介绍一下具体实现的过程。
1.设置序列的有效值
这里所指的"序列"即某字段(如"所属年级")

内可能会填写的内容，这些内容是固定的，一般个
数不会太多。 首先选定 "所属年级" 字段所在的列(除 了字段名称)，单击"数据"菜单中的"有效性"命 令，弹出"数据有效性"对话框，选中"设置"选
项卡，在"允许"下拉菜单中选择"序列" ，在数据
"来源" 中输入 "初一,初二,初三,高一,高二,高三" (一定要在英文状态下输入逗号作为分隔符！)，其
他设置按系统默认不变。
图 1 设置序列的有效值
2.设置输入提示信息
输入提示信息可以使录入过程更加清晰明了。
具体制作步骤是：在图 1 中单击"输入信息"选项 卡，选中"选定单元格时显示输入信息"复选框，
在"输入信息"框内输入"请选择该生所属年级！。 "
设置完成后，单击[确定]按钮。
设置输入提示信息
3.数据的录入
在以上设置完成之后就可以对所有学生的年级
进行选择录入了，若要录入某学生的"所属年级" ，
只需单击单元格右侧的下拉菜单，选择该生所属的
年级就可以了。
数据的录入

其他许多表格项目的录入也可以进行类似的设
置，以提高录入效率。

Excel：实现数据最快速录入

新学期开始，学校要对上学期在德、智、体各
方面表现出色的学生进行奖励，教务主任把各班的 学生推荐表交给了我，让我用 excel 整理并打印出 来交学校审核。我心想这还不是件简单的事情？一 个一个输入到电脑里，再排序、排版不就行了。说 起来简单，可干起来就快不了了。表格项目很多， 光录入一张表格的数据就得用几分钟，可是有一百 多份表格呢！我遇事喜欢琢磨，总想看看有没有可 以"偷懒"的地方，只有巧干才能提高工作效率嘛！
对照表格我发现，很多表格项目如"性别""所 、
属年级""是否团员"等项目，其填写的内容都是 、
相同的几个值， 不能像上网时填写网页表单那样， 能
将这些内容做成下拉式菜单，这样这些项目录入时 就可以不需输入而可以直接选择，不就能大大提高 录入速度了吗？下面就以录入"所属年级"这一表
格项目为例，介绍一下具体实现的过程。
1.设置序列的有效值