Windows-XP+Office-2003实例与操作09.ppt

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,第,9,章 长文档的编排处理,本章主要介绍编排长文档的相关知识，如使用大纲视图组织文档，制作文档目录和索引，为文档添加脚注和尾注，以及如何在文档中添加书签等。,本章内容提要,使用大纲视图,插入目录与索引,使用脚注和尾注,9.1,使用大纲视图,大纲视图可以方便修改和组织具有多级标题的文档，通过设置文档的标题级别还可以辅助提取目录。,使用大纲视图不仅可以直接编写文档大纲，还可以很方便地查看现有文档的结构，以及重新设置现有文档中的标题顺序和标题级别等，从而为提取目录做准备。,在大纲视图下输入标题文本,调整标题级别,在大纲视图下添加正文,降为正文级别,调整标题顺序,要在大纲视图模式下选择标题和段落，方法如下。,选择标题：,若只选择一个标题，而不包括它的子标题和正文，可以将鼠标指针移至标题左侧，当鼠标指针变为“,”形状时单击鼠标左键即可。,选择段落：,若只选择正文段落，可单击段落左侧的“”符号，或将鼠标指针移至段落左侧，当鼠标指针变为“”形状时单击鼠标左键即可。,同时选择标题和段落：,若要选择一个标题及其所有的子标题和正文，只需单击标题左侧的“”符号。,利用“大纲”工具栏中的按钮可方便地控制标题在大纲视图中的显示。,9.2,插入目录与索引,目录的作用是列出文档中的各级标题及其所在的页码。一般情况下，所有的正式出版物都有一个目录，其中包含书刊中的章、节及各章节的页码位置等信息，方便读者查阅。有了目录，用户就能很容易地知道文档中有什么内容，如何查找内容等。,索引的主要作用是列出文档的重要信息及其页码，方便读者快速查找。,9.2.1,创建与更新目录,Word,一般是根据标题或者大纲级别来创建目录的。因此，在创建目录之前，应确保希望出现在目录中的标题应用了内置的标题样式（或基于某个内置标题样式定义的样式），或已在大纲视图中，为这些标题设置了相应的大纲级别（如,1,级、,2,级、,3,级，但不能是正文文本级别）。,编制了目录以后，用户只要单击目录中的某个页码，就可以跳转到该页码对应的标题。,先对文章项目应用标题样式,创建的目录,创建目录后，如果在文档中进行了增加或删除文本等操作，引起了页码变化，或在文档中标记了新的目录项，此时都需要更新目录，使它与文档的内容保持一致。,如果只添加了正文文本而没有添加新标题，选择“只更新页码”单选钮即可，在长文档中这种方式可以快速更新目录，节省时间；如果在文档中标记了新标题或更改了标题文本，则应选择“更新整个目录”单选钮,9.2.2,标记、创建与更新索引,创建索引就是将文档中出现的重点词汇提取出来，按笔画或拼音顺序分类，并为每个词汇标记它在文档中的页码。这样，当我们想要查找某个词汇时，就可以根据索引查到它出现的位置。,1,标记索引项,在创建索引之前，应首先标记索引项（索引项可以是单个的词、词组或符号等），然后再生成索引。,保持“标记索引项”对话框的打开状态，继续标记其他索引项,单击“标记”按钮，标记选中的索引项；单击“标记全部”按钮，文档中所有与选中文本完全一致的文本都将被标记,2,创建与更新索引,标记好索引项之后，就可以创建索引了。由于索引标记也占用文档空间，所以在提取索引前，需单击“常用”工具栏中的“显示,/,隐藏编辑标记”按钮 ，隐藏索引标记，否则会导致索引中的页码错误。,若增加或减少了索引项或索引项所在的页码发生了变化，此时需要更新索引。为此，可右击索引区，在弹出的快捷菜单中选择“更新域”项，或单击索引区后按,【F9】,键。,9.3,使用脚注和尾注,脚注和尾注的作用完全相同，都是对文档中文本的补充说明，如单词解释、备注说明或提供文档中引用内容的来源等。,通常情况下，脚注位于页面底端，用来说明每页中要注释的内容。尾注一般列于文档结尾处，用来集中解释文档中要注释的内容或列出引文的出处等。,9.3.1,插入脚注和尾注,脚注和尾注由两个关联的部分组成：注释引用标记和与其对应的注释文本。注释引用标记出现在正文中，一般为上角标记字符，用来表示脚注的存在；注释文本在页面底端或文档末尾，用一条短横线与正文分开，是对注释引用标记的解释。,用户可让,Word,自动为标记编号或创建自定义的标记。在添加、删除或移动自动编号的注释时，,Word,将对注释引用标记重新编号。,1,插入脚注,输入脚注内容,2,插入尾注,输入尾注内容,9.3.2,查看与编辑脚注和尾注,1,查看脚注和尾注,将鼠标指针移至脚注或尾注标记上,在普通视图下选择“视图”,“,脚注”菜单,查看所有脚注或尾注,2,更改脚注或尾注编号,3,移动与复制脚注和尾注,选中要移动的脚注或尾注标记，然后将其拖至所需位置,选中要复制的脚注或尾注，按,【Ctrl+C】,组合键复制，然后按,【Ctrl+V】,组合键将其粘贴至所需位置。此时，脚注或尾注的编号会自动重新编号,4,创建脚注和尾注延续标记,如果脚注或尾注的注释内容很长，可用空间无法容纳全部文本时（可用空间的大小取决于页面上的文本数量、文档的页边距设置、脚注的数量和长度等），,Word 2003,会自动将容纳不下的注释文本移到下一页，这时可通过创建延续标记让读者知道脚注或尾注延续到下一页了。,在普通视图下选择“视图”,“,脚注”菜单,4,删除脚注和尾注,若要删除脚注或尾注，需选中正文中的注释引用标记，然后按,【Delete】,键。值得注意的是，不能通过删除注释文本来删除脚注或尾注。若只是删除了注释文本，则注释引用标记仍会保留在正文中。,9.3.3,转换脚注和尾注,在文档中插入脚注或尾注后，还可以对其进行转换。例如，如果脚注内容过多，我们可以将其转换成尾注，转换后系统会自动对脚注和尾注重新编号。,转换单个脚注或尾注,转换全部脚注或尾注,综合实例,编辑科技文档,本例通过编辑一篇科技文档来练习本章所学知识。如应用大纲视图组织文档、编制索引、制作目录、插入脚注等知识。,首先对文档中要作为标题的文本应用系统内置标题样式，然后调整标题顺序，接着在文档中标记索引，插入脚注，最后制作目录和索引。,制作思路,操作步骤,具体操作步骤参见视频,9-1,。,本章小结,本章主要介绍了长文档的编排与处理，通过本章的学习，读者应该掌握以下知识：,熟练掌握在大纲视图中制作文档大纲的方法，以及在该视图下调整标题的级别、移动标题位置和调整标题顺序的方法。,了解创建目录的原理，能够熟练地为文档编制目录并设置目录格式。,掌握在文档中标记索引项并制作索引的方法。,掌握在文档中插入并编辑脚注和尾注的方法。,尤其要注意的是，当更改或增删了文档标题或正文内容后一定要及时更新目录，使它与文档的内容保持一致。,