国科会研究计画经费核销注意事项.docx

國科會研究計畫經費核銷注意事項 99.04.27會計室修正

內容若有修改，依行政院國家科學委員會相關辦法為主。
壹、各項核銷注意事項：
一、業務費：包括人事費與其他費用。
(一)人事費：
1.計畫主持人應迴避約用計畫主持人及共同主持人之配偶及直系血親為助理人員（含專任助理、兼任助理及臨時工），但因計畫之特殊需要，必須約用計畫主持人或共同主持人之配偶及直系血親為助理人員時，計畫主持人應敘明擬約人員與計畫主持人或共同主持人之關係及約用理由，循學校行政程序簽報核准後使得約用之。（依臺會綜二字第0970056134號函）。
2.計畫執行開始時，教師先行填寫長榮大學專題研究計畫約用人員申請表（專兼任助理及臨時工），說明計畫助理或臨時工之聘用，並依次黏貼整齊學經歷證件影印本(聘用當年度註冊章需清晰)，以辦理經費核銷與所得扣繳用 (詳如附表1、附表2) 。（存摺影本請交由總務處出納組，勿再送至會計室）
3.請款時請按所附人事印領清冊，經領人蓋私章或簽名後，依表內所敘項目填寫申報之，各職別助理計酬標準（詳如標1、標2），各助理之薪資請開立個人帳戶（大眾\一銀\郵局）領取，不得由計畫主持人或其他人代領之。
4.己擔任本會專題研究計畫專任或兼任助理人員者，不得再兼任本會其他計畫。
5.計畫主持費：填印領清冊每1~2個月申報一次，核有研究主持費者，如因研究計畫需要流用至專兼任助理、臨時工資或其他費用，得由計畫主持人循執行機構行政程序簽報核准後變更為專任助理人員酬金、兼任助理人員酬金或臨時工資等。
6.兼任助理：每1~2個月填「人事費印領清冊」申報（詳如附表3）
(1)任用資格：
1
a.講師、助教級助理人員(或相當級職者)：執行機構或執行機構以外之機構編制內人員，確為計畫所需者。
b.研究生助理人員：與計畫性質相關之博士班或碩士班研究生。
c.大專學生：限大二以上學生。
(2)各職別專任或兼任助理不得再另支領問卷調查費、調查訪問費、文字繕打費、校稿費。
(3)計畫執行期間與國科會核定助理、學歷、每月酬薪有調整變動者，應填寫更換或
調整助理申請表。（詳如附表5）。
（4）兼任助理為學生，上學期聘用者，請附上蓋有當學年度上學期註冊章之學生証正反面影本；下學期聘用者，請附上蓋有當學年度下學期註冊章之學生証正反面影本。
7.專任助理：指執行機構約用之編制外全時間從事專題研究計畫工作人員。分為高中(職)畢業、五專(二專)畢業、三專畢業、學士及碩士等五級。但在職或在學人員不得擔任專任助理人員。每月填「人事費印領清冊」申報（詳如附表3）
(1)年終獎金：以在職月份比例乘以1.5個月計算，超過新台幣33 ,334元依所得稅法預扣6﹪所得稅。
(2)單次領取之總酬薪超過新台幣33 ,334元，按所得稅法規定需預扣6﹪得稅。
【釋】若數個月月薪集中於同一月申報，當次合計數超過33 ,334元者，便須預扣6%所得稅。
例：若教師之主持費每月1萬，累積5個月主持費5萬集中於某月報帳，則因超過33,334元需當月預扣6%所得稅
所得稅（算式：5萬元 × 6％＝3,000元 當月報支總額5萬元預扣3,000元所得稅實領4萬7仟元）
(3)離職儲金：
a.每月按月支報酬之12%提存儲金，50%由聘僱人員於每月報酬中扣繳作為自提儲金；另50%由計畫管理費提撥作為公提儲金。
c.離職時，需填寫私立長榮大學研究計畫專任助理請領離職儲金申請表
可領取離職儲金。（詳如附表6）
(4)勞健保費：
a.計畫經費負擔部分：填具「支出科目分攤表」(詳如附表7)核銷（由會計室填寫），依人事室加保費率為主。
b.自費負擔部分：由每月薪酬中扣除。
(5)專任助理到職日前或當日需
行校內簽呈經由學校同意聘用後；
‚至人事室網頁下載"專題計畫助理加勞.健保申請表"填寫完畢後,將簽呈影本及申請表送至人事室；
ƒ至研發處學發組下載”長榮大學國科會研究計畫工作人員聘僱契約”（乙式兩份）及”離職儲金申請表”填寫；秘書室下載用印申請表；
„本人至總務處出納組辦理離職儲金開戶；
n會計室網頁下載”長榮大學專題研究計畫約用人員名冊申請表”，並附上畢業證書影本及身分證正反面影本。
o請將契約書影本、約用人員申請表正本、畢業證書影本及身分證正反面影本、離職儲金申請表正本送至會計室後方可動支申請該專任助理人事費
8.臨時工：
報支須按日或按時計酬，無時數限制、無學生或社會人士限制，但需註明實際工作日期及逐日工作內容，並敘明計費方式或計酬標準（如： 元/小時*小時）。已擔任本會其他專題研究計畫、專任或兼任助理人員者，不得再擔任臨時工。。（詳如附表4）
註：工時記錄表需逐日填寫工作內容與工作時數，不得只寫工作期間。
註：同一天或同一時間不得同時具領2件計畫之臨時工資。
9.依行政院國家科學委員會臺會綜二字第099025149號函規定，日後聘用專 兼任助理及臨時工時，請先辦理約用人員申請表通過後方可支薪，不可有追溯請領薪資情形發生，若計畫主持人不依規定辦理，恕會計室不受理薪資申請。
(二)其他費用：申請單金額合計超過貳萬元須行行政程序經機關核可後，方可自購；共通性設備及物品，原則上應由總務部門統籌辦理。
1.物品類：指壹仟至壹萬元之設備（需按研究計畫申請書內容購置），由本校保管組列管之，如：印表機、硬碟..等。
＊當物品類與設備費一併購買時，請分開填寫申請單或請廠商分別開立發票分開填置「支出憑證黏存單」報支。
2.消耗性材料費：消耗性器材、藥品、磁片、報表紙、色帶、碳粉等。(嚴禁收據、發票只載耗材、文具二品名)。
3.差旅費：
(1)教職員出差前需先預估金額後至【總務會計整合系統】填寫計畫動支申請單後至【請假E化系統】申請公差假，出差完後15日內提報「出差旅費報告表」(詳如附表9)並列印【請假E化系統】差單報支。
(2)助理（限專兼任助理）出差前需先預估金額後至【總務會計整合系統】填寫計畫動支申請單後至【人事室】網頁下載出差通知單填寫並完成流程，出差完後15日內提報「出差旅費報告表」(詳如附表9)及出差通知單報支。
(3)出差時間以早上八點至下午五點為主，若有使用到晚上時間執行計畫者，請於請假時詳細填寫出差時間或出差後於出差旅費報告表備註欄中填寫。
(4)限客運、火車、高鐵（以標準廂票價核銷，若搭乘商務廂者，仍以標準廂票價計）及飛機(除搭乘自強號火車外其餘皆需憑票根核銷)；計程車資、油單及過路費均不得列報。
(5)研討、研習、座談、說明、檢討、觀摩等會之膳食費一律按標準額1/2報支，如該會議無供餐點，請於「出差旅費報告表」備註欄說明；參加會議者需附上開會通知或會議流程；出差半日者膳雜費方得支領標準額1/2。
(6)出差應以機關所在地台南為起訖點。
(7)為實施研究計畫因公所需旅運費，應參考政府【國內出差旅費報支要點】與【各機關派員參加各項訓練或講習報支費用規定】及本校出差旅費標準(參閱標3)。
註：出差地點為高雄、台南，依長榮大學教職員工出差旅費報支辦法，除非特殊原因不然不得住宿，膳雜費一餐請領$100。
(8)非支領計畫人事費之專兼任研究人員，不得報支差旅費(*只限①主持人、共同主持人②月領人事費之專兼任助理)。
(9)無關計畫之出差，不得報支。
(10)火車費、住宿費、生活費請見出差旅費標準（參閱標3）。
(11)專兼任助理出差，須由本人領款，勿由他人代領。
(12)自行開車需依據客運(如統聯、國光號)同路段最高票價報支，請自行至客運網站下載票價附於差旅費報告表後。
(13)租車費及租車所需之油脂需事先擬校內簽呈致鈞長同意後方可申報之。
4.電腦使用費：電腦之使用，須取得正式收據並列明其使用時數及計算基礎或耗材支用情形等數據之資料。
5.資料檢索費：使用傳輸網路所供應新穎數據或所索取各交換系統資料庫中之資料所需費用。
6.專家諮詢費（需說明專家定義及計酬標準）、出席費（需說明專家定義，每次會議二、０００元為上限，校內人士不得支領，需附上開會簽到簿）、問卷調查費（不可由計畫主持人代領）（除取具調查人員收據外，應檢附其工作日期、工作地點、計酬標準、問卷份數、訪談內容、受訪者名冊、問卷樣張..等資料）、審稿、校正、編排費。(請另填專用收據詳如附表10 )。
註：受訪人員若為外籍人士需於訪談結束3天（含假日）內報支(需預扣20%所得稅)，另附受訪人員之護照及居留證影印本。
7.問卷禮品費：每件單價不得超過新台幣100元整，並請附上請領問卷禮品人員名單。
8.意外險：研究計畫工作性質具危險性者方得投保，補助投保金額最高不得超過新台幣400萬元整。
9.電話費：室內電話裝機費、門號設定費不得申報，電話必須為計畫之所用並設籍於本校。
10.租賃軟體費、儀器費：租用期間需於計畫執行期間，超過執行期間之費用不得申請，請加註租用期間於估價單或收據。
11.儀器維護費：凡實施研究計畫所需儀器設備之保養、維修費用屬之，請檢附廠商維修清單。
12.稿費：註明工作名稱、內容、數量及單價。
13.國內或國際性學會入會或年費：每一計畫最多以報支計畫主持人一人次，與執行研究計畫相關之專、兼任研究助理四人次為限。
14.發票品名：收銀機、計畫機器開具之統一發票或免用統一發票收據，僅有貨品代號或文具、電腦耗材大項者，應由經手人加註（請勿使用鉛筆）貨品名稱、單價及數量並簽名或蓋章。
15.運費、郵資：註明收件人、寄件物品名稱。
16.計畫主持人、計畫內相關人員及執行機構內人員均不得支領出席費、審查費、工作費、主持費、引言人費、諮詢費、評論費及論文發表費。（依臺會綜二字第0970051300號函）
二、研究設備：凡圖書、儀器、軟體、機械屬之，原核定計畫清單圍方可購置。
1.請最遲於計畫結束前1個月前提出申請並購買完畢，以便採購作業，採購完畢由保管組辦理驗收及財產登錄。
2.設備費與其他費用請分別填寫申請單，如購買電腦5萬元與硬碟3000元雖屬同家廠商同批購買但請分別填寫申請單或請廠商分別開立發票分別黏貼「支出黏存單」報支。
3.清單購置儀器設備時，應經校內請購程序核准後檢附三家廠商以上估價單（單張發票金額十萬以上）及檢附二家廠商以上估價單（單張發票金額一萬以上），並詳列其名稱、規格、數量、單價及總價，在預算限額內確實列支。
4.圖書：此為設備，不得以「業務費」名目購置，且應詳列其名稱、數量、單價及總價，按核定清單核實列支，並列入本校之財產目錄。
5.因執行研究計畫需要必須變更設備項目者，如擬變更之設備項目單價未達新台幣三十萬元者，得於計畫執行期間由計畫主持人填寫長榮大學專題研究計畫研究設備項目變更申請表，循執行機構准後變更及採購之；如擬變更之設備項目單價在新台幣三十萬元以上者，計畫主持人應於事前填具上開變更申請表並敘明理由，由執行機構於計畫執行期間送本會申請，經本會同意後始得變更及採購之。(附表16)

＊設備費(大於1萬元) 及 大宗耗材(大於2萬元)：預算動支申請單先完成學校流程(完成預算動支核決)
類別
請購金額
採購方式
設備費
>2萬元
由學校採購—需自行採購者需經專案申請核准授權自辦。
≦2萬元
自行或學校採購。
其他費用
>2萬元
由學校採購—需自行採購者需經專案申請核准授權自辦。
≦2萬元
自行或學校採購。
獨家代理
≧10萬元
自行採購或學校採購，檢附一張估價單並加註說明及提出獨家代理證明書
三、國外差旅費：包含國外或大陸地區差旅費、出席國際學術會議差旅費、 國際合作研究計畫出國差旅費。(按核定之上限金額補助，核銷時不得超過補助上限，含機票費、生活費、註冊費)。
1.機票費：以搭乘本國籍之班機經濟艙為限，但因故無法搭乘本國籍班機者，應填具因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書(詳見附表11)。
2.生活費：需依【中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日支數額及行院國家科學委員會補助國內專家學者出席國際學術會議機票費金額表】提出申請，但出差日第一天抵達當地者補助100％，若在過境旅館或飛機上過夜者補助40％及返程日僅補助40％。
3.經費報銷：
(1)國外出差旅費報告表。(詳見附表12)
(2)原始憑證及各項單據正本。
(3)出國前一日之外幣兌換水單或台灣銀行賣出即期美元參考匯價結算。
(4)機票部分請檢附機票票根正本或電子機票；‚國際線航空機票購票證明單或旅行業代收轉付收據；ƒ登機證存根。
註: 因故無法搭乘本國籍班機者，應填具「因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書」，經任職機構首長或授權代理人核定後改搭乘外國籍班機。(詳見附表11)
註：未依核定清單上的核准行程出國而繞道其他地方，請旅行社另附公司函說明本會補助之最直接行程機票金額。
註：航空公司開立電子機票者，若為國內航空公司，請航空公司開立購票證明；若為國外航空公司，請填寫支出証明單。
註：出差地與研究計畫申請書不符時，請計畫主持人敘明理由循執行機構行政程序簽報核准。
(5)至【請假E化系統】列印差單及假單。
(6)心得報告。(詳見附表13)
(7)註冊費收據需為正本收據，若為影本請檢附支出證明單。
4.因故未出國致未動支，不須繳交出國心得，應將款項全部繳回國科會，不得流用。
5.已支用後之剩餘款，因研究計畫需要，需流出至其他補助項目支用時，如流出數額未超過原核定金額百分之三十，且流入數額未超過擬流入補助項目原核定金額之百分之二十者，由計畫主持人填寫流用申請表。(參照本校會計室網頁之表格表14)。
6.本項經費如有不敷支用，不得自其他補助項目流入經費支用或申請追加經費。但因特殊情形，須自其他補助項目流入經費支用，或賸餘款流出數額超過原核定金額之百分之三十，或賸餘款變更為原未核定之補助項目經費者，計畫主持人應於事前填具上開變更申請表並敍明理由，由執行機構於計畫執行期間送本會申請，經本會同意後始得流用或變更之。
7.本項經費項下三項費用之出國人員、人數、次數、天數或地點如有變更，得由計畫主持人填寫長榮大學專題研究計畫國外出差旅費變更申請表，敘明理由循執行機構行政程序簽報核准後於原核定經費項下列支。(詳見附表15)

貳、經費變更注意事項：
設備及各費用科目之核銷，請按核定清單內之預算明細科目分別黏貼申報
（並經計畫主持人簽署，始得列支），以便於經費統計及國科會之送審作業，如
經申請核准變更結報日期，應檢附同意變更公文影本。
1.下列事項需先行文國科會變更之事項：請至研發處學發組辦下列相關事宜。
(1)變更計畫名稱。
(2)變更計畫主持人、共同主持人。
(3)延長計畫期限(最多一年、以一次為限)。
(4)變更執行機關。
(5)註銷計畫或終止計畫執行。
(6)變更國際合作研究計畫，如：出國人員研究主題等。
(7)變更原未核定之項目，其單價達新台幣十萬元以上者。
(8)總經費追加或追減，如：追加貴重儀器中心使用費。
(9)流出數額超過原核定補助項目百分之三十或流入數額超過擬流入核定補助項目金額百分之二十。
(10)新增未核定之補助項目。
2.下列事項僅寫申請表行校內核准變更之事項：申請單會單位主管 （人事室） 會計室 副校長室
(1)計畫助理、臨時工之任用。
(2)助理任用調整或變動(薪酬、學歷、任用期間、人員..等變動)。
(3)「業務費」、「設備費」、「國外差旅費」於規定標準內相互流出、流入者。(參照本校會計室網頁之表格表14)
*科目流用公式：
流出科目原核定金額 *30% 與 流入科目原核定金額*20%。(二者擇金額較小者為挪用之限度)
【例】「業務費」原核定清單為8,000，「設備費」原核定清單為12,000
若由業務費流入設備費：
8,000*30%=2,400 = 12,000*20%=2,400→則可
流出與流入金額 ≦ 2,400
若由設備費流入其它費：12,000*30%=3,600 > 8,000*20%=1,600(較小者)
→則可流出與流入金額 ≦ 1,600
◎「業務費」中的細目，如「差旅費」、「影印費」、「文具費」互相流用者，可自行調整不必擬文報准，其細目之間請平均支用，避免使某細目比例偏高。

參、計畫經費限制使用範圍：
1.與當初提報國科會計畫書內容不符、非計畫執行期間或不相關之開支（如黑白板、
櫃子..等）。
2.交際應酬費、罰款、贈款、捐款及各種私人用款。
3.單位之管理及總務費：任何形式之車馬費、維持辦公室之費用，購買或租賃車輛辦公設備、房屋家具修理維護。
4.以上事項事前報經國科會同意者不在此限。

肆、取得憑證之注意事項：
任何設備及費用科目之支出，應儘量取得統一發票，且注意申請單之申請日期需早於發票日期，並注意下列事項：
1.抬頭:應註明本校校名「長榮大學」及本校地址。
2.收據內容：應有公司行號之名稱、地址、營利事業統一編號、貨物名稱（請儘量詳細並標明細目，避免用耗材、文具、五金材料類等籠統名目）、數量、單價、總價及日期。
【＊年、月、日應確實填寫且在計畫執行期間內】。
3.免用統一發票收據：購物憑證應儘量取得統一發票核銷，若取得小規模營利事業（即免用統一發票）之收據，務必加蓋商店①免用統一發票專用章及②商店負責人私章。
4.二聯式發票：取得二聯式發票即可，若為三聯式發票報支時，則應附第二聯 （扣抵聯）與第三聯（收執聯），統一發票專用章上無廠商負責人姓名者，需加蓋廠商負責人私章。
5.收銀機發票：如取得收銀機開立發票，應鍵入學校統一編號「06479492」(收銀機發票遺漏本校統編者應①加蓋該店家之統一發票專用章②以手寫方式補寫學校統編)
＊大賣場發票應檢附貨物明細表一併申報。
6.英文單據：單據或貨物名為英文者應註明中文名稱。
7.交易金額為外幣者：應折合台幣計算並附①兌換水單或②交易當日台銀刊載之賣出即期匯率表及計算式。
8.收據、發票、估價單、內容有塗改者：於更改處加蓋廠商負責人私章。
9.申請單、粘存單、出差報告表金額塗改者：於更改處加計畫主持人簽章。
10.估價單：應取得正本並有正確估價之年、月、日，若為影本應加計畫主持人簽章。
11.發票（or收據）：
＊所有報帳文件勿用傳真紙以免褪色。
＊發票金額褪色污損、模糊不清者請①將合計數圈起並②加註正確金額。
＊發票或收據僅列貨品代號、數量、金額者：應由主持人加註貨品名稱並簽名（章）。
＊發票或收據合（總）計金額應以國字大寫填寫。
12.申請單：應加註貨品名稱、單價、數量、總價等。
13.黏存單用途欄：需略敘內容，如：列印計畫執行參考文件，若購買研究計畫申請書內未核定項目，但又為計畫執行所需，於該欄位詳細說明。
14.支出粘存單：自行採購者需請非經辦人員（不可為學生）親自協助驗收事務性、消耗性物品及實驗耗材清點、驗收後於【自購驗收】欄位加蓋印章或簽名。

伍、其他注意事項：
1.計畫若有學校補助之配合款則需有學校核准相關文件與具體經費分配明細，如：其他費－影印10萬元、差旅費5萬元，例：出差旅費若為學校配合款則其報帳標準按本校出差標準，屬計畫經費則採行政院頒布之出差標準；計畫款憑證需寄往國科會，計畫配合款憑證則裝訂入本校帳冊。
2.請計畫主持人依”專題研究計畫補助合約書”第二點，繳交研究計畫申請書一份供會計室審核憑證之參考，計畫結案本室將連同憑證寄往國科會。
3.所有費用之列支以核定清單、或與研究計畫申請書內容相關者為限。
4.計畫開始至隔年7月結案者，請儘早於7月15日前完成憑證報支，非7月結案之計畫（如12月底結案）雖計畫仍進行中，但因本校7月31日為學年度決算日，故7月前發生之收據、發票、人事費印領清冊等，仍應於7月底前報支。
5.請於計畫期間內完成憑証核銷，逾期不受理。
6. 計畫共同主持人、執行機關教師請勿支領任何費用（差旅費除外）。

註一：上述各項法源依據：
1.行政院國家科學委員會補助專題研究計畫經費處理原則
2.行政院國家科學委員會補助專題研究計畫助理人員約用注意事項
3.國家科學發展基金作業手冊
4.行政院主計處頒布「支出憑證處理要點」、「國內出差旅費報支要點」「各機關派員參加各項訓練或講習報支費用規定」
5.本校財物採購作業要點、支出憑證核銷注意事項
6.所得稅法
7.行政院國家科學委員會補助專題研究計畫作業要點
若有任何疑問請洽本校會計室-王翊芝 分機1067 Mail：[e-mail]