KUM-SD-002客户档案维护手册.docx

Hercules Tianpu Chemicals SAP 用户操作手册
名 称: 客户档案维护手册
文档号：KUM-SD-002
写稿日期：2008-10-25
版本号：V1.0

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目 录

1．目的： 4
2．适用范围： 4
3．相关流程 4
4．流程关系 5
5、在SAP 系统维护客户操作示例 10
5.1如何建立客户档案 10
5.2、如何修改客户档案 24
5.3、如何查询客户档案 29
5.4、客户主数据冻结 32
5.5、客户主数据解冻 39

1．目的：
向关键用户介绍客户档案如何收集及客户档案如何在SAP里建立。

2．适用范围：
天普供应链及天普财务部
3．相关流程
TB-TP-SD-002

4．流程关系
4.1总体流程图

4.2涉及的操作步骤及说明

序号
操作人员
操作描述
产生单据及分发方向

SC（供应链）订单录入员
接到Hercules 全球的销售订单

SC订单录入员
在SAP里查询是否存在订单上的客户(Tcode: VA03,或在录订单时点查询键查询)

SC数据维护员
如果系统中没有此客户档案，订单录入员通知数据维护员在系统中维护此客户档案（售达方，送达方和发票方，具体的维护类型见后面）
客户维护单（EXCEL）

SC数据维护员
在SAP系统里维护好客户的基本信息后，把信息传给财务，建立客户的付款方
客户维护单（EXCEL）

财务数据维护员
在SAP系统里根据已经建好的售达方建立客户的付款方，并维护好相关的数据，建好后通知SC数据维护员
客户维护单（EXCEL）

SC数据维护员
在客户的售达方里把客户的付款方加上
客户维护单（EXCEL）

4.3、客户（科目）组说明及对应维护人员

客户（科目）组名
说明
维护人员
Sold-to party 售达方
把销售给谁，一般情况下，卖给谁就送给谁并开票谁，这种情况下该客户只需维护在这个组下面即可
SC数据维护员
Ship-to party 送达方
如果售达方和送达方不同，即需要在个组里把送达方维护好，并把售达方组里的客户档案中的伙伴功能，送达方的客户改为此客户
SC数据维护员
Payer 付款方
由财务部根据SC部门提供的售达方（开票方）资料在此组中新建客户档案，并通知SC部门把售达方组里的客户档案中的伙伴功能，付款的客户改为此客户
财务部数据维护员
Bill-to party开票方
如果售达方和开票方不同，即需要在个组里把维护好，并把售达方组里的客户档案中的伙伴功能，开票方的客户改为此客户

Sales partners 销售伴伙
目前不用

Intercompany Ship-to 公司内交易送达方
在公司内部，当A分公司需要把产品卖给B公司时，需要为B公司建立一个客户档案，在天普两个公司均存在相互销售情况，所以要分别为苏州和泸州各建一个客户档案
SAP项目组、SC数据维护人员
Intercompany Sold To公司内交易售达方
目前不需要

Franchisee总经销商
目前不需要

One-time cust.(int.no.assgnmt) 一次性客户(可手动分配编码)
如果是样品销售的客户则放在此客户组里
SC数据维护人员
One-time cust.(ext.no.assgnmt) 一次性客户(系统自动分配编码)
目前不需要

Customer (general) 一般客户
目前不需要

Customer (ext.number assgnmnt) 客户
目前不需要

PAC INDUSTRY CODE PAC 工业码
总部用来区分客户所属的客户的，在填客户订单时在项目层维护
SAP 项目组
PAC INDUSTRY SEGMENT PAC 工用部份
总部用来区分客户所属的客户的，在填客户订单时在项目层维护
SAP 项目组

5、在SAP 系统维护客户操作示例
5.1如何建立客户档案
以下以建立售达方客户为例

菜单路径
后勤 -> 销售和分销 -> 主数据 -> 业务合作伙伴-> 客户 -> 创建-> 完成
事务代码
XD01

点击上图鼠标所示，进入“创建客户”界面。在“创建客户”界面上输入下表中的字段的详细信息:
字段名称
描 述
R/O/C
用户操作和输入值
字段作用
科目组
选择客户的类型
R

客户
被创建客户的编码
R

公司代码
维护公司的代码
R

销售组织
客户所处的销售组织
R

分销渠道
客户所购产品的销售渠道
R
AQ
(固定值)
产品组
客户所购产品的类型
R
XX
（固定值）

注意这个客户所属的公司，销售组织，分销渠道和产品组要选择好
科目组一定要选对

输入完毕后，点击按钮 即可（见上图鼠标所示），见下一屏。“常规数据-地址”界面上输入下表中的字段的详细信息:
字段名称
描 述
R/O/C
用户操作和输入值
字段作用
标题
客户性质
R
公司（可选择其他）
公司
名称
客户名称
R

街道/门牌号
客户地址
R

邮政编码
客户邮政编码

城市
客户所在城市
R

国家
客户所在国家
R

地区
客户所在省份
R

此界面中，标题项有四种选择：公司、先生、女士、先生或夫人，用于确定客户性质；地区项可以根据客户实际省份选择相应代码值。
注意这种图标，这种图标表示是一定要录入的

数据填写完后的效果如下：
填完后点这里

“常规数据-地址”栏目填写完毕后，点击“控制数据”项目（见上图鼠标所示），进入“常规数据-控制数据

字段名称
描 述
R/O/C
用户操作和输入值
字段作用
权限组
权限划分标志
R

增值税登记号
企业增值税号
R

国内客户必须输入

“常规数据-控制数据”栏目填写完毕后，点击“支付交易”项目（见上图鼠标所示），进入“常规数据-支付交易

字段名称
描 述
R/O/C
用户操作和输入值
字段作用
国家
客户所在国家代码
R

选择企业所在国家代码，如中国是CN, 国内客户必须输入
银行代码
客户增值税号
R

选择客户的银行代码。国内客户必须输入
银行账户
客户的银行账号
R

录入客户的银行账号

录完后点击这里

点击界面中“公司代码数据”（上图鼠标所示），进入“公司代码数据-帐户管理”视图。
字段名称
描 述
R/O/C
用户操作和输入值
字段作用
统驭科目
客户对应的总账会计科目
R

录完后点击这里
这里根据财务的要求把合适的科目维护上

点击界面中“支付交易”（上图鼠标所示），进入“公司代码数据-支付交易”视图
字段名称
描 述
R/O/C
用户操作和输入值
字段作用
付款历史记录

R
打勾

选完后点这里
这里要打勾

点击“销售区域数据”（见上图鼠标所示），进入下一屏，维护“销售区域-销售”界面。
字段名称
描 述
R/O/C
用户操作和输入值
字段作用
销售地区
选择功能，请选择合适的值
R
AQTP

销售部门
选择功能，请选择合适的值
R
AQCN

销售组
选择功能，请选择合适的值
R

客户组
选择功能，请选择合适的值
R

客户定价过程
选择功能，请选择合适的值
R
1

客户统计组
选择功能，请选择合适的值
R

权限组

R

汇率类型
选择功能，请选择合适的值
R

录完后点击这里
把必填的项目全部填上

点击 “发送”（见上图鼠标所示），进入下一屏，“销售区域数据-发送”视图；
字段名称
描 述
R/O/C
用户操作和输入值
字段作用
装运条件
客户提货的运输方式
R
01
标准

选完后点击这里

点击“开票凭证”（见上图鼠标所示），进入下一屏，“销售区域数据-开票凭证”视图；
字段名称
描 述
R/O/C
用户操作和输入值
字段作用
国际贸易条款
选择功能，请选择合适的值
R

付款条件
选择功能，请选择合适的值
R

回扣
是否有商业回扣，
R
打勾

价格确定

R
打勾

帐户分配组
用于财务开票帐户分配
R
01
国内收入
税分类
用于确定是否免税
R
1/0
国内选1，国外0

录完后点击这里

点击“合伙人功能”（见上图鼠标所示），进入下一屏，“销售区域数据-合伙人功能”视图
此界面体现该客户和公司的四种往来功能：售达方、收票方、付款方和送达方。一般情况下，除付款方外。该三种往来功能默认为同一个单位(付款方由财务维护，维护完毕后由SC数据维员在这里维护)，
注意：在第一次建客户主数据时，制单员在维护客户主数据时不需要进入此界面，直接点击进行保存。

点击 进行保存（见上图鼠标所示）。
系统提示：“客户100000004对于公司代码0723 销售区域F723/AQ/XX已创建”（见上图鼠标所示）
到此，一个完整的客户主数据已创建，退出系统。

5.2、如何修改客户档案
当财务部门维护好付款方客户后，把客户编号通知SC部门的数据维护员，SC数据维护员使用客户数据修改功能:
菜单路径
后勤 -> 销售和分销 -> 主数据 -> 业务合作伙伴-> 客户 -> 更改
事务代码
XD02

点击上图鼠标所示，进入“更改客户”界面。在“更改客户”界面上输入/选择下表中的字段的详细信息:
字段名称
描 述
R/O/C
用户操作和输入值
字段作用
客户
被创建客户的编码
R
1000000004

公司代码
维护公司的代码
R
0723

销售组织
客户所处的销售组织
R
F723

分销渠道
客户所购产品的销售渠道
R
AQ
(固定值)
产品组
客户所购产品的类型
R
XX
（固定值）

进入“销售区域”->“合伙人功能”如下图

直接点击付款方“编号”样，出现搜索按键(注：如果已经明确知道付款方的编码，这里可以直接输入编码)

选择“付款方”编码,双击确定

修改完后击保存
修改后的结果如下

系统提示修改成功

点击 进行保存（见上图鼠标所示）。系统提示变化已经发生，表示修改成功，退出系统。

5.3、如何查询客户档案

菜单路径
后勤 -> 销售和分销 -> 主数据 -> 业务合作伙伴-> 客户 -> 显示
事务代码
XD03

点击上图鼠标所示，进入“显示客户”界面。在“显示客户”界面上输入/选择下表中的字段的详细信息:
字段名称
描 述
R/O/C
用户操作和输入值
字段作用
客户
被创建客户的编码
R
1000000004

公司代码
维护公司的代码
R
0723

销售组织
客户所处的销售组织
R
F723

分销渠道
客户所购产品的销售渠道
R
AQ
(固定值)
产品组
客户所购产品的类型
R
XX
（固定值）

在显示装态下客户可以进行查询但不能进修改。

5.4、客户主数据冻结

菜单路径
后勤 -> 销售和分销 -> 主数据 -> 业务合作伙伴-> 客户 -> 冻结
事务代码
VD05

双击上图红色选中区域，进入“冻结/解冻客户：初始屏幕”界面

在“冻结/解冻客户：初始屏幕”界面上输入下表中的字段的详细信息:
字段名称
描 述
R/O/C
用户操作和输入值
字段作用
客户
所需显示客户的编码
R

销售组织

R

分销渠道

R

产品组

R

如果知道需冻结的客户编码，则直接在上图黄色区域输入；如果不知道，则点击黄色区域右边 按钮，查找客户编码。点击 按钮，进入“客户账号（1）”界面。

选择合适的条件
账号(1)界面

找到所需的客户档案，双击上图黄色区域即可。

输入完毕后，点击上图鼠标所示，进入“客户冻结/解冻：细节销售范围”界面。

点击黄色区域右边 按钮，

注：“选定的销售范围”是对客户编码在销售组织、分销渠道、产品组的定义。

系统弹出“客户订单冻结（销售范围）（1）”。
双击上图黄色区域即可。

选完后点保存

“交货冻结”、“出具发票冻结”等冻结按实际要求进行，其操作方式跟“销售订单冻结”操作一致。
冻结完毕后，点击 按钮，对冻结进行保存。

保存后，系统提示：“变化已经发生”（上图鼠标所示）。
至此，客户主数据冻结已完成。

5.5、客户主数据解冻

菜单路径
后勤 -> 销售和分销 -> 主数据 -> 业务合作伙伴-> 客户 -> 冻结
事务代码
VD05

双击上图黄色区域，进入“冻结/解冻客户：初始屏幕”界面

在“冻结/解冻客户：初始屏幕”界面上输入下表中的字段的详细信息:
字段名称
描 述
R/O/C
用户操作和输入值
字段作用
客户
所需显示客户的编码
R

销售组织

R

分销渠道

R

产品组

R

输入完毕后，点击上图鼠标所示，进入“客户冻结/解冻：细节销售范围”界面。

对上图的冻结方式进行删除，如将本图黄色区域“01”删除。

对全部冻结删除完毕后，点击 按钮，对解冻进行保存。

保存后，系统提示：“变化已经发生”（上图鼠标所示）。
至此，客户主数据解冻已完成。