运单管理规定.doc

新时代通成物流（集团）有限公司

运单管理规定

营销管理中心
2011年6月

目 录

一、运单申领发放规定………………………………………. 3

二、运单使用和填写规定……………………………………. 4

三、运单更改流程与规定……………………………………. 12

运单申领发放规定

1、运单按发票管理方法进行管理，由统计岗位负责管理，无统计岗位的分公司由财务经理负责管理。
2、统计按使用情况提请计划，填写《运单申购单》，分公司总经理批准后报集团行政部认购。
3、集团行政部在接到《运单申购单》并审核无误后，发放运单并且登记运单号段，在数据库运单管理中发放对应运单号的所属分公司。
4、分公司领取的运单必须加盖分公司的公章，盖分部公章或私刻公章、不盖公章一律无效。运单领取时由财务经理在所需发放的运单上加盖公章。
5、分公司涉外业务人员、办公室人员及分部使用运单由统计负责发放、登记；分部使用运单发放由客服A负责发放、登记。
6、业务员领取运单原则上一次不能超过两本，特殊情况须经分公司总经理批准。
7、除第一次领取运单外，领取运单必须由统计在系统中对使用过的运单进行单号核对，已全部使用后再发放运单。作废运单三联单全部收回并每单收取工本费2元，丢失缺页的每单罚款20元。如遇业务员在辞工或工作调转时，由统计或客服A负责将所发放的运单剩余部分列明细交接回收。
8、运单领用人一律不得将运单交给客户或他人，如确需将运单提供给客户需经主管分公司总经理同意，由客户出具收到运单的证明材料，说明收到运单的号段，加盖客户公章，并注明该运单必须需经我公司业务人员签字认可后方可生效。
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运单使用和填写规定

一、运单定义
运单是承运人与托运人之间，为运输货物而签订的一种运输合同。
货物运单规定了在货物运输过程中托运人、承运人和收货人的权利、义务和责任，并对所填记的内容负责。货物运单既是办理货物运输的最原始依据，又是划清承运人与托运人、收货人之间责任的重要依据，因此，货物在运输过程中，如果发生货运事故或运输费用计算错误时，货物运单就是处理承运人与托运人、收货人之间责任的依据。
二、运单的格式
第一联：记账联；财务人员负责收取与保管，根据此单审核运单信息，以此单收款做账。
第二联：存根联；分部录单完毕后，随货带至分公司，由分公司发货主管按照日期装订，次日随车带至集团总部上交结算中心。
第三联：客户联；交与客户作为托运凭证
三、运单规范填写规定和流程
1、按标准运单项目符号（见下页运单样版及各项目标号）分别填写内容，红色字体为必填字段，蓝色字体为选填字段，紫色字体为多选一必填字段。如：发货电话和手机二项必填一项。

第（1）项印刷自带无需填写，此处为运单唯一编号。
第（2）项填写分部代码，如：上海嘉定，即填写S4
第（3）项填写到货公司代码，如：杭州萧山，即填写N4。
第（4）项如有客户需要特快货物（定点，定时到达）需求时此处打勾，同时执行特快价格 。
第（5）项如有客户需要快运货物（指定日期到达）需求时此处打勾，同时执行快运价格 。
关于快运和特快线路以集团公司下发产品时效规定为准。
如两项均不打勾则为普通货物运输。
第（6）项填写开具运单日期，如2011年5月1日。
第（7）项填写发货单位名称：如：上海市人民水泵厂。
第（8）项填写发货经办人姓名：如：李明，不得只写姓氏，不写全名，不得写英文，不得以单位名称代替收货人。
第（9）项填写发货经办人手机号码：如13918197999。
第（10）项填写发货单位详细地址：如：上海丰翔路555号。
第（11）项填写发货单位或经办人电话号码：如021—36161346。
第（12）项填写收货单位名称：如：广州宏运水泵经营部。
第（13）项填写收货单位收货人姓名：如：张林，不得只写姓，不写全名，不得写英文，不得以单位名称代替收货人。
第（14）项填写收货单位收货人手机号码：如：13902783333。
第（15）项填写收货单位（收货人）详细地址：如：广州市广丛公路1389号。必须写清到货详细地址及分部代码。
第（16）项填写收货单位（收货人）电话号码：如：020—36200095。
第（17）填写起运地代码+目的地代码+已印好的货号，如：S8K5-1234567。
第（18）项填写发货总件数，如18件则填写18，如货物为公司收取打包费用后自行打包的托盘，需在运单备注中注明原托运件数。
第（19）项填写货物名称：要求开箱验货，如发货人不同意开箱验货，则向其说明所引发后果由发货人负责，如：水泵。不允许只填写配件，要求清楚填写货品名称。
第（20）项填写货物类型，此项在系统中按照货物属性选择。
第（21）货物外包装情况，此项在系统中按照包装种类选择。如简易包装或未包装应推荐包装服务并收费，如客户拒绝包装则对其说明造成货损由发货人负责，并在备注栏中说明：“货损、少件由托运人自负”字样。如同批货物包装不同时，需要写清楚各种包装的数量。
第（22）项填写货物总重量，如：1080公斤；
第（23）项填写货物单件体积（长×宽×高）如长40cm宽30cm高20cm则填写：0.24M³,多件货且体积不一致的，要进行累加后填写总体积。
对特快和快运产品必须重量和体积同时填写，必须保证填写真实。
特别提示：不得亏尺亏重；不允许计件收费。
第（24）项短信提示服务，如客户购买此项服务，此处打勾，同时收费2元计入第（43）项收费栏。
第（25）项货物包装服务，如客户购买此项服务，此处打勾，同时按货物包装收费标准收费计入第（37）项收费栏。
第（26）项送货至目的地处提供的卸货服务，如客户购买此项服务，此处打勾，同时按公司规定的卸货费标准收费或开单时与目的地公司勾通所需加收的卸货费（每吨20元）计入第（41）项收费栏。
第（27）项送货至保税仓库，如客户购买此项服务，此处打勾，同时按公司规定的进仓费收取标准（3吨以下/5立方以下:收取300元进仓费（原200元）；3吨以上/5立方以上:重量每增加1吨或体积每增加1立方， 加收50元（20元）；候时超过4小时,另外收取超时等候费用,每超出1小时额外加收50元/小时。）执行或开单时与目的地公司勾通所需加收的进仓费计入第（40）项收费栏。
第（28）收代货款金额，如客户购买此项服务，此处写明付货所需代收的货款金额。 同时按照代收货款的规定办理相应手续。
注：有此项服务的会在到货单上有标记，付货时一定要注意收取。
第（29）项代收货款手续费，按公司规定的代收货款收费标准填写。
第（30）项自提，如客户不属送货上门的，由客户至目的地自行提货的此处打勾。
第（31）项送货上门，货物确实送货上门且达到公司送货标准的，如大客户、纯运费300元以上15公里以内的非禁行路段公司服务车可以送货的。
注：所有开单30、31必填一项。
第（32）项联运，客户发往公司无法到达的城市，需要目的地公司中介转发的货物，如上海—海口，由广州转发至海口，如客户有购买此项服务则此处打勾，具体收费标准开单人与转运公司沟通收足转运费计入第（47）项收费栏。
第（33）项回单，客户如有此项需求，按照公司规定收取相应金额计入第（44）项收费栏。（此项收费按照统一要求时间开始执行，现暂缓执行）
第（34）项货物申明价值服务，即货物保价服务。此处填写货物的实际价值（确保真实），同时按填写货物价值的千之三标准收取保价费计入第（36）项收费栏。
第（35）项纯运费，按公司规定各线路运价实际计算的货物运费，不含任何附加费用。如：该批货实际运费为550元，则填写550元。
第（36）项特别提示：尽可能说服客户参与保价，以保护客户和公司的合法权益。但客户可自主保价，如保价一万元，则按3‰该栏填写30元。
第（37）至第（47）项按运单提供的各项增值服务及客户购买服务项目进行填写，如信息处打勾的，必须收取信息费。
第（42）项燃油费， 按公司规定的收费比率收取。
第（45）项工本费，暂不收取。公司统一规定后按照每单2元收取。
第（48）项其他费用，需在备注中说明。
第（49）项填写（35）—（48）项目的总和。
第（50）、（51）、（52）填写运单付款方式，在对应空格处打勾。
特别提示：发货时尽量让客户现金支付，特殊情况，如发货客户支付部分运费，到货客户支付部分运费，则直接在栏内填写金额。如：运费总计7000元，客户发货时要求发货方支付现金3000元，收货客户支付4000元，则在（50）栏内填写数字3000元，（52）栏内填写数字4000元。
第（53）以元为单位填写第（49）项对应的大写合计金额。
第（54）项填写其它需要说明的项目或超出运单项目的其它内容：如货物包装不合格时需在此栏中说明或玻璃制品注明“货损自负”等。
第（55）项填写该单提货司机工号，如客户自行到分部发货的，此处打叉，不得空白。
第（56）项填写发货公司开单人工号。（人力部门将按照工号计算提成）
第（57）项客户对托运合同及运单填写内容确认后签名。
特别提示：此项必须由托运人本人填写，不得由开单人代写。
注：运单中空白填写处都应填写，如该项无内容则打“×”，不得缺项。
2运单中任何信息严禁涂改，如有涂改须开单人上级领导签字确认，其中费用信息如有涂改还须有分公司总经理及财务经理签字确认，运单有涂改但无相应人员签字确认的，对运单填写人员给予每票20元的处罚。
四、 其它规定
4.1运单备注栏不得有“XXX日前到达，晚到罚款XXX元”等字样。
4.2运输价格合理、准确、无误，任何公司不得低于公司最低限价经营；不规则货物要按货物的最长、最高、最宽点计算体积，圆柱、圆锥型货物要按直径计算正方型体积。
4.3保价金额要准确，做到保价额与货物实际价值相符，不得在运费内含保；一票运单中，保价有保有不保的，保额有高有低的，要在备注中注明或分单填写，否则发生意外按件数平均额计算。
4.4随货同行的单据要在运单备注中注明，对客户要求随货同行的发票，特别是增值税发票、汇票等有价证券一律拒绝。
4.5货号要严格执行公司统一标准，要保证货物上的货号与运单号完全相符。
4.6对超出公司服务范围，客户要求送货的，需与到货公司联系具体金额加收超远送货费，运费不足100元的需要送货的需与到货公司联系具体金额加收送货费，并在运单托运备注上标明送货，提示到货公司安排送货。
4.7运单中任何项目填写原则上不得涂改，客户或开单人确有必要更改运单项目的，按照改单流程执行。
五、运单填写及输入的考核
5.1、开单人在运单填写时托运信息尽量由托运人填写。其他项目在填单时不允许错写，误写后原单按照作废处理，开单人承担2元工本费。
5.2、发货人电话或手机、收货人电话或手机、收货人详细地址（自提除外）、收货人全名、重量或体积（快运及特快两项同时真实填写）、自提或送货、托运人签字此七项为必填项，遗漏一项扣罚10元。
5.3、运单上任何项目不得涂改，货物信息、特约服务信息每涂改一项处罚5元；费用信息、重量或体积信息、代收货款金额和代收货款手续费每涂改一项扣罚10元；备注栏不得有代收运费，如有违反处罚20元；
5.4、输单员在录入运单时必须和原单相符，每错输或漏输一项处罚5元。其中发货人电话或手机、收货人电话或手机、收货人姓名、代收货款金额、重量或体积、代收货款手续费、费用信息全部项目及结算方式每错输或漏输一项处罚10元，并承担相应后果。
5.5、运单由总部结算中心审核，由营销管理中心渠道管理部考核。

营销管理中心

运单更改流程与规定

为适应公司业务发展需要，完善发货和交货手续，使各部门之间沟通更加顺畅，避免出现运单更改方面的差错，特制定本规定如下：
1、运单更改受理：
1.1客户发货后但货物信息尚未录入系统，客户要求更改运单，且运单各联齐全，受理部门直接作废该运单，重新开具运单并向客户收取运单工本费2元。
1.2客户发货后运单信息已录入系统，但货物尚未发出时客户要求更改运单，且运单各联齐全，发货部门直接作废该运单，重新开具运单并向客户收取运单手续费10元，同时填制《更改运单申请表》上报营销中心渠道管理部信息管理员报请更改运单信息。
1.3客户发货后运单已录入系统，但货物未到达到货公司，客户要求更改运单 ，需要凭原运单客户联，由发货部门填制《更改运单申请表》由经办人、业务主管签字确认上传集团公司营销中心渠道管理部信息管理员办理运单更改手续，发货部门向客户收取手续费20元。
1.4 货物到达到货公司后，发货方客户提出更改运单信息，要求凭运单客户联，由发货部门向客户收取手续费30元，填制《更改运单申请表》报营销中心渠道管理部信息管理员办理运单更改手续。同时原客户联收回财务留存备查。
1.5 货物到达到货公司后，收货方客户要求更改运单信息，到货公司不予受理。凭收货人有效证件办理到货签收手续后，由到货公司按照客户要求办理。增加服务项目和范围，按实际情况加收相应服务费。
1.6、客户更改运单必须由发货人到现场持运单客户联原件方可受理。所有更改运单手续原件需由发货公司装订在凭证后留存两年以上。更改运单所收费用由业务人员上交财务处入账。
1.7、更改运单托运信息、货物信息、特约服务内容，须经分公司总经理批准，修改运单费用信息及重量、体积内容，须经分公司总经理和财务经理签字批准。
1.8、运单更改时限：长线货物（500公里以上）在发货次日16点后不予受理，短线发货在当日16点以后不予受理。在此时限后要求改单，按照货物已到达到货公司改单要求执行。
1.9、营销管理中心渠道管理部信息管理员收到改单申请，在审核改单申请批准手续无误后必须30分钟内处理完毕，同时把更改后的运单信息告知发货和到货公司。
2、运单更改考核
2.1、对客户超过改单时限的改单需求，必须立即和到货公司联系终止付货（要有传真确认），对受理客户更改需求并完成在系统中信息修改，但到货公司已经按照原信息付货的，对受理责任人给予每票50元的处罚。
2.2、运单更改需求受理后要迅速正确地传达至各执行部门，不按规定操作产生的差错和损失，由责任部门（受理环节、中间环节、目的环节）承担，并对直接责任人（受理环节、中间环节、目的环节）给予每票30元的处罚。
2.3、改单受理人员对所更改运单的真实性负责，财务经理应对更改运单的真实性进行审核，如改单受理人员提供虚假原因更改运单，一经发现对直接责任人给予50元每票的处罚。情节严重者，按照公司相应规章制度给予处理。
2.4、严禁假冒公司经理、财务经理签字，一经发现扣罚经办人50元。同时追究分公司总经理的管理责任。
2.5、公司内部不允许更改运单上各项内容，因公司操作人员在录入运单时操作不当，造成运单项错输、漏输等需要更改运单，每单扣罚操作人员5元。同时按照更改运单流程操作。
2.6、开单人必须在原单上签入自己的工号，输单人员必须严格按照开单人工号及输单人工号输入，在新系统中将按照工号计算提成工资。
三、更改运单流程图

新时代通成更改运单申请表 《表样》

更改运单类别
发货客户要求
货物编号
SU-5382963-5
更改运单内容
更改收货人姓名
客户确认
刘某
运单状态/更改运单费用
已录入在途
10元
经办人
王元
业务主管
唐磊

分公司经理
臧喜民
财务经理
赵敬华

责任人
无
责任认定

注：使用时将红色字删掉
四、文件效力
1、本文件解释权归营销管理中心所有。
2、本规定按照发文要求时间执行，原有与本规定相关的文件一并废止。

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