XX酒店营销部档案管理工作规范.docx

ＸＸ酒店营销部档案管理工作规范
程序:

1、档案分类流程

类 别
规 范 内 容 与 要 求
行政类
(1)公文往来：包括上级下达的各类公文及以市场营销部名义发出的有关文件、往来的信函。
(2)计划总结：包括酒店下达的及市场营销部制定的各类计划，如市场营销计划、促销计划、广告宣传计划等。
(3)会议纪要：包括各类会议纪要、备忘录，如饭店总经理办公室会议纪要、各种协调会议纪要、销售例会等。
(4)批示批复：包括经酒店及上级有关部门批复的各类行文和上级转批下来的各类批示等。
(5)报表汇编：包括本部门使用的各类表格蓝本和需存档的各类报表，如夜审表、预定流量表等。
(6)信息资料：包括搜集到的各类信息、竞争饭店经营情况（价格、出租率、客源构成等）、旅游及商务市场的有关信息、国内外有参考价值的饭店宣传品、交通信息、国内外与旅游商贸有关的杂志等。
(7)员工工作档案：包括本部门各员工的简历、聘书或任命书、工作评估、培训记录等。
(8)协议合同：包括市场营销部对外签定的所有合同副本和合同汇总表。
(9)其他：包括本部门拟订或推出的一些节目及其他项目中不能归类的内容。
业务类
(1)商务客户：包括国内外商社、航空公司、进出口公司、使领馆、驻华机构等，可分为ABC三类客户进行编号。
(2)旅游客户：包括国内外旅行社，可分为团队和散客两种，各自又可分为ABC三类客户进行编号。
(3)部、委、办客户：包括个政府机关组织等，可分为AB两类客户进行编号。
(4)长包房客户：每家公司编号，享受A类商务客户待遇。
备 考
以上档案作为预订、客史、电脑统计、存档的统一编号。每份档案的开设应包括合同或协议、客户资料表、客户用房统计表、访问活动计划、双方往来信件等。
档案系统的每个条目第一页均应附上该条目的索引。

2、档案管理工作流程

项 目
规 范 内 容 与 要 求
接收
销售人员在平时工作中搜集到的有关公司、旅行社、通航的商业信息后，做好详细记录，秘书将这些零星的信息加以汇总整理成市场动态、竞争对手情况、建议设想等资料，同时接收汇总来自各个途径的各种档案。
整理
将接收到的档案进行分类、整理、编号，建立索引。
归档
将编好号的档案归档。随时补充客户档案，将最新资料归入客户档案内，要求记录整齐、清楚。定期清理过时和无用的资料。
检查
定期检查档案，检查和核对客户档案时，要注意有关资料特别是各种数据来源的准确性和完整性。
保管与利用
所有档案都应放入专用的资料柜内，特别是需保密的档案柜要上锁。保管过程中注意防霉、防蛀等工作。根据市场营销部的档案管理制度借阅档案，充分利用档案的价值。
移交
每年底将所有档案进行整理，凡过时的和不涉及第二年使用的档案装订成册后，移交酒店档案室保管。