如何做好新形势下的企业秘书工作.doc

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如何做好新形势下的企业秘书工作
赵映萍 文秘（涉外）0302 9号
摘要 随着数字化、网络化时代、知识经济时代的到来及全球经济一体化进程的逐步推进，企业经营管理和决策机制面临前所未有的复杂性、多变性和竞争性。在这个形势下，企业经营管理工作必须制度化、规范化、法制化。企业秘书作为领导的参谋和服务人员，必须做到职能、服务、技术的创新来适应企业经营管理的变化，进一步做好企业秘书工作。
关键词 新形势 企业 秘书工作 现代化 创新

引言：传统的秘书工作往往是依据组织领导的需要以及秘书对个人自身认识来开展，这就直接导致一些误区:一方面，部分本应由秘书从事的工作实际上由其他部门甚至领导承担；另一方面，秘书的角色意识模糊，单向服从，事事被动，不能积极主动为领导服务，从而影响秘书工作的质量。我国的传统企业都具有一定封闭性，业务限定在一定的狭小市场范围内。企业的经营策略主要靠经验决策，要求秘书工作者只提供文牍性、事务性辅助。
随着现代科学技术的飞速发展，人类已进入了信息社会和知识时代，新的形势也对文秘提出了数字化、国际化、全球化的要求，秘书的工作重点由比较单一的事务服务转变为事务与参谋并重，工作方式由被动服务转变为主动服务。在现代企业管理中，领导者必须实行科学决策，要求秘书工作者不仅要办文办事，还必须出谋献策。传统的工作观念、工作方式已经适应不了新形势的发展。所以新形势企业对多功能型“通才”秘书的要求也越来越迫切。变幻莫测的市场要求企业秘书能够应付自如，需具备多方面的技能。
据《中国人才报》的统计:“人才市场单一型秘书的推荐成功率是8%，80%以上的企业需要具有多种能力‘复合型’人才，要破除‘凭一技之长端一辈子铁饭碗’的传统观念。”在日本很早就提出要培养“四合一”的人才计划即培养有科技内涵、艺术气质、经贸才干、外语本领的复合型人才，认为只有这样才能适应新形势的需要。那么，将从哪些方面着手，提高自身的业务能力，以适应新形势下的工作需要呢？笔者将从以下几个方面进行探讨：
一、现代企业秘书的职能创新
（一）强化信息和调研工作
经济建设是企业的中心工作，信息好比经济工作的神经。做好信息工作是企业秘书工作的一项主要职责，对于促进企业领导决策的科学化、民主化，推动企业的各项工作有着重要的意义。社会越发展，开放越扩大，企业对信息的需求也就越大，而且对信息工作的要求就越来越高。这就要求秘书人员掌握更多、更新、更准、含金量更高的信息，做好信息工作的过滤器，为企业经营服务。
1、企业秘书可以通过调研为领导提供外部信息，预测市场走向，为领导制定最佳决策方案，提供可靠依据。同时，企业秘书可以收集内部管理人员、操作人员的反映、意见、建议并及时发现企业存在的主要问题，反馈给企业领导。这样有利于及时解决企业内部存在的问题。
曾在我国经济史上创造了辉煌的风云人物史玉柱及其巨人集团，其兴在独立决策，其败也在独立决策。其最终归于失败的根本原因是缺乏与市场的接轨。正如新闻媒体所披露，“巨人集团史玉柱重大决策都习惯于将自己封闭起来冥思苦想，习惯于突然抛出自己有关企业发展的构想和计划。”显而易见，这位风云人物的最后落马，一个重要原因就是缺乏企业内外的科学分析和研究，缺乏一支具有市场意识，能有效辅助、服务、协调领导决策的高素质秘书人员。
2、企业秘书可以不断地向企业领导提供政策信息，包括党和国家在各个时期制定的方针政策、法规及其重大的调整信息，以便让领导确定决策信息、决策方向。
我实习的公司是一家生产医药原料药和医药化工中间体的综合性企业。在药品生产中会更多地受到法律条规的限制。在3月份中旬，上虞市政府、环保局对医药、化工生产的相关企业进行重点的检查。在这次重点的检查中， 我们公司因废物的排放措施不够到位，以致公司头孢拉定车间停产一个星期，造成了公司重大的经济损失。如果本公司能及时掌握政府相关的信息，及时采取相应的治理措施，做到公司环境治理更加规范化，就会避免这次重大的经济损失。
3、企业秘书可以收集、掌握国内外同类的最新情况，包括新产品、新技术、新工艺等。收集、掌握其它行业的新经验、新做法，经过分析整理，及时提供给领导，使企业决策利于企业的发展。
“黄岑”牙膏一直是消费者历来钟爱的牌子，但这几年一直趋于下坡趋势。而“佳洁士”牙膏渐渐已站稳了市场。佳洁士为拥有亮白美齿愿望的消费者设计了整洁套的牙齿美白方案，包括了具有革命性突破的佳洁士深层洁白牙膏、佳洁士闪耀亮白牙膏和佳洁士电动牙刷、佳洁士牙齿美白系列产品。它以独特的市场推销方式及清新的包装面孔已受到消费者的青睐。如果当时秘书部门有较强的市场嗅觉，及时地掌握资料，提供给领导作参考。“黄岑”牙膏能改变它陈旧的面孔，利用其已在市场上打响的牌子，推陈出新。 “黄岑”牙膏也不至于落到这么冷清的地步。
企业秘书可以通过调研为企业领导提供决策用做参考信息，在这方面比如说：绍兴是有名的轻纺城，生产的布料质量优良，受到南方的欢迎，可那时并不受到北方人的欢迎。于是秘书部门通过市场调查才发现，流行于南方的颜色可并不受到北方人的喜欢。于是企业领导立即改变对北方的经营策略，给企业带来了很大的经济利益。这都是值得秘书人员借鉴的。所以随着社会市场经济的不断完善，企业秘书为领导提供新、实、准的全方位信息，并协助领导进行管理已成为必要。
（二）强化协调工作
协调工作是企业秘书工作的一个重要组成部分，表现为对内协调和对外协调。对内协调有上下关系、秘书与领导的关系、领导成员之间的关系、职能部门之间关系的协调。新的环境下，企业直接进入市场竞争，企业所面对的各种关系更为繁多，所以协调工作显得更为重要。新形势下的企业秘书的协调是对外协调和经济关系的协调。因为在高速发展的市场经济环境下，企业间的交往关系主要是一种经济关系、供求关系。同时，企业秘书人员还要改变以往的协调方式，要多运用经济手段，法律手段，要站在国家、政府、企业三者高度统一的基础上搞好协调。在实习中，我需对每周的值班人员做好双休日的安排，以便做好双休日的安全管理。有时也会碰到有些人员不配合的情况，这就需要秘书人员运用其本职的权力来协调人员的关系，更好地促进工作的开展。
（三）强化公共关系工作
任何一个企业都是社会经济活动的基本单位，都同社会有着千丝万缕的经济联系，所以企业要生存、发展、还必须开展外部公关工作。秘书是树立企业形象的窗口。人们往往把秘书部门看成是领导的代言人。因此，秘书人员树立良好的形象是很重要的。如果企业秘书关系融洽、办事认真、态度友好，就可以给人留下良好的印象，从而增进彼此的业务往来。如果秘书办公室环境杂乱，人员关系紧张，互相推卸工作，让人感到“人难看、事难办”，就必然给人留下不良印象，进而对领导和企业造成负面影响。
美国华盛顿一家市场调查机构做了一次调查，结果是这样的：“在来企业办事受到非礼待遇的人当中，96%的人不直接抱怨，但有91%的人不会再到这个企业来。而且，受到非礼待遇的人平均向他周围的9个人讲述。其中13%的人要他周围的20个人讲述。”[1]可见，企业秘书损害企业形象会给企业造成多大的负面影响。因此，秘书人员必须具备公关意识，强化公关工作，提高组织的知名度，树立良好的企业形象。
此外，在新世纪里，中国与世界的经济、文化交流会越来越密切。请看一则资料：“为促进中小型企业的发展与国际接轨，我国专门成立了中小企业的发展与国际接轨。去年我国专门成立了中小型企业对外合作协调中心，已与美、德、意、法等几十个国家和地区缔结了企业合作关系，全国26个省市还成立了中小企业国际合作协作”[1]这一资料显示，随着改革开放的深化，我国企业的涉外活动日益频繁，与外企、外商打交道的机会越来越多。因此，企业秘书要想在新形势下有所作为，学好英语，掌握以英语为主要语种的外语，具备较好的涉外活动能力，是适应新形势需要所必不可少的。
二、现代企业工作的服务创新
面对竞争日益激烈的市场，秘书要当好领导的参谋助手，做到主动服务，超前服务。
（一）主动服务。被动性与主动性是秘书工作的一大特点，变被动服务为主动服务是秘书工作的发展方向。传统的秘书受到行政的约束，制约了秘书人员的主动性，主动服务并没有完全体现出来。秘书人员在高速运转的市场竞争中，要保住职位和取得成功，主动服务就显得更为重要。秘书人员要主动围绕着本企业生产、经营以及市场的热点服务、难点问题，主动地跑市场、搞调研、出计策、做协调。由过去的“要我干”向“我要干”转变。由以领导指令为导向的被动服务转变为由市场为基准的主动服务。在实习中，往往是依据组织领导的需要才去开展工作。而在领导没有交待事情时，需要我们自己主动找活或向同事学习公司其相关业务等。这样我们才会感到时间的充实与能力的提高。知识丰富、实践操作能力强才是秘书人员向市场竞争的本钱。
（二）超前服务。新形势下，能及时服务还不够，必须做到超前服务。即在复杂的环境中把握企业经济发展的脉搏，预测性地从企业的角度提前谋划企业的经济发展大事。新形势下，企业必须自己探索生存发展的路子，进行重大经济决策。秘书人员要做到超前服务，就必须以发展的眼光，提前摸市场，摸行情，多做预测性分析研究，做到超前思考。
我实习的单位主要以内销的模式面向市场，在中国已加入WTO的环境下，对外交往关系的不断密切，对外开拓业务是具有很好的发展前景的。我向经理反映了我这个想法，经理肯定了我这个想法，并准备成立外贸部，专门完善落实其对外开展业务的工作。
三、现代企业秘书的技术创新
在网络技术飞速发展和信息爆炸的今天，谁能以最快的速度掌握信息，谁就能在信息社会占据市场。因此现代企业秘书使用先进的工作平台，掌握现代化的办公手段，是企业秘书做好一切工作的基础。
（一）实现办公自动化是信息社会的需求
当今信息化成倍增长，企业秘书的效率也大幅度提高。比如秘书不必离开工作岗位，就能从计算机的档案里获得所需要的资料。计算机、静电复印机、自动电话机、收录机、摄像机、传真机、缩微照相机等现代技术在信息加工、文字处理、信息存贮与查询、数据处理、声音处理、网络通讯等做到现代化。随着电子商务的飞速发展及外国跨国公司的大量涌入，企业间的合作与竞争将更多地通过电子商务手段解决。无纸办公、无纸贸易将成为现实。秘书工作者特别是企业秘书迫切需要电子商务知识及其操作技巧。如果对方公司紧需公司的文件资料，运用现代化的传真机以极快的速度已传到了对方公司。如果用邮寄的方式不仅浪费了时间而且还耽误了工作的开展。因此新形势下的企业秘书靠陈旧的劳动方式去处理潮水一样涌来的信息流，已经是远不适应了，必须走办公自动化的道路。
（二）办公自动化是提高效率和管理水平的有效途径
社会化的大生产要求降低生产技术成本，提高工作质量和工作效率，讲求经济效率，扩大管理范围，增强竞争地位。这是当今瞬息万变、激烈竞争的时代对各企业提出的客观要求，也是企业成功的关键所在。企业实现办公自动化后，平时需要60-70分钟的会议运用电子日程表后就减少到2－3分钟，并且可以解决一段时间中很多人组成的会议。
在实习中，我所从事的是人事管理，涉及对公司员工的考勤及对工资的初步计算。如果人力计算员工的出勤及按照出勤天数的营养费、餐费等整整要花一天，计算的结果也不是那么的精确。而我们运用电脑的Excel的程序，一下子就算出了结果,而且计算结果是不容质疑的。这样我们就能从这大量的繁琐事务中解脱出来。
结语：未来是一个完全开放的社会，随着全球经济一体化进程的逐步推进，最终会达到全球资源的共享。秘书人员的国际化流通也是必然的趋势。企业的生存和发展充满新的机遇和挑战。社会的进步为秘书的发展提供了广阔的舞台。新的形势向新时代的企业秘书提出了更高的要求。企业秘书只要能够切实转变观念，加强理论修养，提高业务水平，就一定能够应对新的职业挑战，实现自己的人生价值。

参考文献：
［1］高尚卿.秘书学.北京:中国商业出版社，1997
［2］向国敏.现代秘书学与现代秘书实务.上海:华东师大出版社，2005
［3］池松军.试论现代制度下秘书工作的转变.江汉大学学报,1997,(2)
［4］洪琦.新时代 新秘书. 参政消息副刊9-16版第251期,2005,11
［5］黄海兰．论跨世纪企业秘书人才的素质.秘书,1998,（6）

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