商业租赁业务管理作业指引.docx

商业租赁业务管理作业指引

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1. 目的：
规范商业租赁业务规划、租赁价格方案、租赁业务手续的办理以及租赁业务管理各环节的操作。
2. 适用范围：
深圳市万科房地产有限公司所开发项目的商业用房出租业务。
3. 术语和定义：
4. 职责：
4.1 销售经营部商业配套组：
负责商业租赁全程管理；
4.2 物业公司租售中心：
负责按地产公司委托收取商户租金，开具收租凭据（收据或租赁发票）、追收欠租，并按月反馈收租情况、与地产财务管理部结清租金及佣金。
4.3 财务管理部：
负责对执行情况予以监督和反映，向公司领导定期提供商业租赁业务进展报告。
5. 工作程序
5.1 规划项目商业租赁业务
5.1.1 在项目开发前期，销售经营部商业配套组提交《商业招商推广方案》，按《产品建议书（商业部份）作业指引》执行，经批准的《产品建议书》抄送财务管理部备案。
5.1.2 在项目开始招商后，租赁业务应遵循销售业务模式，商业配套组负责编制租金回款计划，商业租赁月报表，汇总核实后报财务管理部。
5.2 商业租赁价格方案的制订和执行
租赁参考价格方案的制定、审批、执行、调整、备案管理参照《销售价格管理作业指引》操作。
5.3 商业租赁信息发布和管理
对于租赁业务进行过程中的各类对外信息的发布、更新、管理，须按照公司《文件收发控制程序》的要求执行。
5.4 商业租赁合同管理
5.4.1 具体租户的租赁合同签订按照已审批的价格方案和政府租赁合同统一文本执行，合同范本需要按公司发文程序履行审批手续，审批件交总经理办公室存档。
5.4.2 租赁合同签署前，租户须按约定交纳租赁保证金、预交租金和其他费用；收取责任人为商业配套组，款项交地产财务管理部；租赁保证金收取标准最低为2个月租金之和。
5.4.3 租赁合同范本的个别条款须调整时，按公司合同审批程序报审。
5.5 商业预订租赁协议
5.5.1 在未具备租赁合同签署条件的情况下，可与客户签订《预订租赁协议》。
5.5.2 《预订租赁协议》范本制定及条款调整及具体租户的合同签订按5.4条审批要求执行。
5.5.3 预订租赁协议转为租赁合同时，如果租赁条件、租金与《预订租赁协议》一致时，租赁合同由财务管理部收管理组人员及财务管理部经理审核后即可成立；如出现不一致的情况，其合同审核程序按5.4程序执行。
5.5.4 预订租赁协议签署前，租户须按约定交纳履约定金其他费用；收取责任人为商业配套组；履约定金收取标准不少于一个月的租金。
5.6 收租管理：
5.6.1 商业配套组为租金收取的直接责任人，按租赁合同中约定的收租时间收取租金。
5.6.2 由物业公司租售中心代收的租金，必须于收到租金后五个工作日内将租金转入地产公司指定帐户；每月15日将当月《商业租赁月报表》交商业配套组及地产财务管理部，地产财务管理部核实实收款数额并对开具的收租凭据予以核销；
5.6.3 物业租售中心于每季度与地产财务管理部结算佣金。
5.6.4 商业配套组须于每月25日向地产财务管理部提交《商业租赁月报表》。
5.6.5 商业配套组/物业租售中心须将每月租金收据或发票送达商家租户在票据上签收。
5.7 欠租管理：
5.7.1 对于欠租达10天（含）以上的商家，商业配套组（物业租售中心）必须以书面方式送达《催收通知书》。
5.7.2 对于欠租超过一个月拒不缴租的商家，商业配套组必须采取与租户面谈、按合同相关条约处罚或通知停租等追缴措施（如属物业租售中心代收租金商铺，物业租售中心必须予以协助），保存送达记录，并将处理进展报财务管理部、法律室及公司领导。
5.7.3 如催缴无效，商业配套组须在欠租2个月内与商家办理终止租赁合同事宜，并出具租赁保证金抵减欠租等欠租处理报告。
5.8 租金变更管理：
5.8.1 商家因特殊情况申请减租、免租，需填写《租赁商户减/免租审批表》，由商业配套组确认后，详细说明减免租原因，经分管领导审批同意后，原件交地产财务管理部存档备案。
5.8.2 月租金发生变更（如按合同约定租金递增等），商业配套组须知会商业配套组、物业租售中心按变更后的租金收取，财务管理备案。
5.9 转租处理：
5.9.1 如商家因特殊情况提出转租，自行寻找下一承租方后，由商家向商业配套组提交《转租申请》，经公司分管领导批准后商业配套组办理相关手续。
5.9.2 转租商家租金结算日为续租商家与我司签定租赁合同当日。
5.9.3 转租商家须向我司支付租赁保证金的50%作为转租手续费，剩余租赁保证金办理完离场手续后再退还。
5.10 续租处理：
5.10.1 商家租赁期满前一个月，商业配套组必须主动与商家联系，如续租，手续参照新租的程序办理，但需考虑租金上浮因素。
5.10.2 续租商家的经营内容必须经公司审查符合项目租赁要求。
5.10.3 续租商家不享受免租期优惠政策。
5.11 租赁合同终止
5.11.1 商家租赁期满前一个月或商业配套组与商家联系后确认其不再续租的，由商家填写《停租申请书》，商业配套组办理停租手续；
5.11.2 租赁到期，商家到管理处办理管理费、水电费结算手续，凭结算手续和租赁保证金等收据由商业配套组办理退保证金手续。
5.11.3 由商业配套组安排在15工作日内到政府租赁办办理租赁合同终止。
5.11.4 转租商家的退租手续参照以上条款办理。
5.11.5 商业配套组必须将商家续租、停租等最新信息及时知会相关部门人员，并将完备后的手续报财务管理部备案。
5.12 租赁管理费的支付
5.12.1 商业配套组负责按政府规定，安排租赁管理费的支付工作。
5.12.2 商业配套组按租赁办的支付通知书申请付款（附商铺租金及租赁管理费清单），并在款项支付后负责取回缴费收据。
5.12.3 如租赁期间月租金下调，商业配套组必须与商户重新签订租赁合同报租赁办备案，以调整租赁管理费的收取基数。
5.13 租赁业务流程
5.13.1 由万创公司提供商业项目招商所需图纸。
5.13.2 商业配套组制定租赁规划及租赁参考价格方案。
5.13.3 销售部商业配套组审核租赁意向商家的经营内容、经营计划等是否符合项目租赁要求，符合要求的给予签订租赁合同。重要商家须报相关部门和公司领导批准。
5.13.4 商业配套组组织商业配套组签订租赁合同，租赁商家较多时由现场销售配合。
5.13.5 凡出售的商铺业主均由客户事务组发放《入伙通知书》，凡租赁的商铺租户均凭租赁合同原件或商业配套组签字认可的租赁合同复印件到该项目管理处办理入伙、进驻手续。入伙通知书存根归客户事务组存档。
5.13.6 商业配套组到项目所在地房管局办理租赁合同登记备案手续。
5.14 商业租赁业务资料归档要求
5.14.1 商业租赁业务资料范围按第7条确定。
5.14.2 商业配套组经办人负责按业务流程收集保存商业招商推广方案、租赁资料，包括商业租赁规划、宣传资料、参考价格方案等招商资料，完成项目招商后统一移交总经理办公室存档。
5.14.3 租户租赁合同备案完毕，由经办人将租赁合同及所有附件资料，包括租户提交的身份证明、营业证明等相关资料统一移交总经理办公室存档。
5.14.4 租赁业务日常资料管理：商业专员/物业租售中心负责日常租赁业务的资料存档管理，包括《商业租赁月报表》、《租金回款计划》、催款或停租通知，并财务管理部要求定期上报及备案，需编制资料目录。
5.14.5 商铺转租或退租手续完备后，由经办人将转租申请、停租申请等相关资料移交总经理办公室存档。
5.14.6 商业配套组/商业专员/物业租售中心需指定专人负责资料的收集和归档工作，人员岗位变动，需完善资料交接程序。
6 支持性文件
6.1 VKSZ/QP/DC003《文件收发控制程序》
7 相关记录
7.1 租赁合同范本
7.2 租赁合同
7.3 租赁招商资料
7.4 《商业招商推广方案》
7.5 《转租申请》
7.6 《入伙通知》
7.7 《租金回款计划》
7.8 预订租赁协议
7.9 催收通知书