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办公室话务接待管理职务说明书
岗位名称
话务、接待管理
岗位编号

所在部门
办公室
岗位定员
1
直接上级
行政副主任
职系
管理职系
直接下级

所辖人员

岗位分析日期
2002年6月
本职：负责会议室、话务、传真管理

职责与工作任务：
职
责
一
职责表述：传真机、传真件管理
工作时间百分比：10%
工作
任务
负责传真机的维护和使用工作。能处理一般的故障。
频次：日常
传真件收发及时，进行传真费用分摊
频次：日常
职
责
二
职责表述：负责公司会议室的使用调配
工作时间百分比：20%
工作
任务
按公司办公程序安排会议室、洽谈室的使用，同时登记备查。
频次：日常
负责会议室物品的检查，出现缺损时，及时向主管领导汇报、修复添置。
频次：日常
职
责
三
职责表述：负责公司的话务转接、费用分摊
工作时间百分比：30%

工作
任务
负责公司电话的转接，做到及时准确。
频次：日常
负责公司各部门电话费用的统计分摊，提供准确数据，提交主管人员。
频次：1次/月
根据各部门房间的调整，及时更新电话号码表。
频次：1次/月
保持设备的清洁、监测设备的动态，保证设备正常运转
频次：日常
职
责
四
职责表述：来访客人接待
工作时间百分比：30%
工作
任务
负责公司和外界人员进出情况的接待，文明用语，礼貌待人
频次：日常
外界人员进入要礼貌询问
频次：日常
重要客人安排等候，服务到位
频次：日常
职
责
五
职责表述：完成上级交办的其他任务
工作时间百分比：10%
权力：
对本岗位工作的建议权
对来访人员的接待权
对传真的分发权
有对各部门电话使用监督检查权
工作协作关系：
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
电话局、电信局
任职资格：
教育水平
高中及以上学历
专业
文秘或相近专业
培训经历
话务培训、礼仪培训、语言培训
经验
1年以上相关业务岗位工作经验
知识
话务设备、会议室设备使用维修能力
技能技巧
应答能力和记录能力，话务设备、会议室设备操作维修能力
其它：
使用工具/设备
计算机、传真机、打印机、Internet/Intranet网络、文件柜及一般办公设备
工作环境
一般工作环境
工作时间特征
正常工作时间，偶尔加班
所需记录文档
话务记录、电话机费用统计表等
备注：