业务管理系统简介.docx

江西省XXXXXXXX进出口公司

业
务
管
理
系
统
简
介

信息中心
二○○二年十一月十九日
目 录

第一章 系统介绍 6
一、 系统登录界面 6
二、 主要系统功能菜单介绍 7
三、 系统主要工具条介绍 9
第二章 业务处理 11
一、 我的供货商 11
二、 我的商品 14
三、 外销合同 16
四、 代理协议 24
五、 限额申请表 26
六、 收购合同（购销合同） 30
七、 核销单申领 37
八、 业务付款联系单 40
九、 托办单 43
十、 报关发票 49
十一、 报关装单 50
十二、 进仓单 52
十三、 发货单 53
十四、 银行水单认领 54
第三章 其他类输入、查询 56
一、 EMS封面打印 56
二、 交易会样品表 56
三、 对外付款申报单 56
四、 海外电汇申请书 56
五、 出境报检单 57
六、 办公自动化 57
七、 出口旬报查询 58
八、 运价查询。 62
九、 EMAIL！传真（可供查询和发送格式化传真） 62
第四章 单证制单 64
一、 结汇发票 64
二、 结汇装单 64
三、 其他单证 64
第五章 储运管理 65
一、 报关单 65
二、 货物明细单 68
三、 联运委托书 69
四、 报关委托书 70
五、 汽运通知单 71
六、 核销单管理 72
七、 进仓出运单 74
八、 提单 74
九、 出运动态登记 75
十、 海运运费表 77
十一、 报关单统计 78
第六章 总经理查询 79
一、 查询（业务数据） 79
二、 查财务数据 86
第七章 综合部室功能 87
一、 财务中心 87
二、 信息中心 88
三、 办公室（子公司） 93
四、 人秘部 94
五、 行政部 95
六、 财务税核（财务中心子部室） 95
第八章 系统菜单 97
一、 密码修改。 97
二、 退出。 97
附件一： 用电脑收发国际国内传真操作说明书 99
一、 发送传真 99
二、 收取传真 107

第一章 系统介绍
一、 系统登录界面
从系统登录中输入自己对应的身份代号和密码。（如图 1-1）
系统默认没有密码，为数据安全，请在登录后在主菜单的系统-密码修改中设置你的密码，以防他人非法盗用你的代号。

图 1-1
根据不同的代码可以有不同的权限打开系统菜单。
公司的人员代码为5位数，1-2位为子公司或总部科室代码，第3位为子公司科室代码，对总部人员来说，第3位无实际意义，第4-5位为人员在科室中的代码。
XX600为子公司办公室。
XX700为子公司单证。
如：01102 为永诚公司业务一科02号（刘XX）。
02700 为永信公司单证。
二、 主要系统功能菜单介绍

图 1-2
当综合科室有新公告发送给系统各使用人员时，主菜单下方将自动红色字幕。你可以点击字幕进入公告系统查看公告详细内容，也可以通过‘其 他’菜单的‘办公自动化’功能进入查看。
根据你的代号不同，对系统有不同的使用权限，不同的权限击活不同的子菜单项（见菜单总图）。

业务处理
我的客户
我的供货商
我的商品
外销合同
代理协议
限额申请表
信用证
收购合同
核销单申领
业务付款联系单
托办单
报关发票
报关装单
进仓单
发货单
报关单
报关委托书
水单登记
业务查询
总经理查询
查 询
查财务资料
合同统计
托办单统计
进仓(出仓)库存
单证报表
被动配额

限额申请表上报
限额申请表
限额申请表反馈
旬报生成

综合部室
财务中心
信息中心
办公室
人秘部
行政部
财务税核

业务统计

业务查财务
银行水单认领

办公自动化

被动配额
办公费分摊
其 他
EMS
交易会样品表
对外付款申报单
海外电汇申请书
出境报检单
上海格式装单
办公自动化
旬报查询
运价查询
EMAIL|传真

核销单管理

江西省XXXX织品进出口公司业务管理系统

单证制作
结汇发票
结汇装单
承运收据
产地证
FORMA
汇票
商检证明
单一国家声明
海外电汇申请书
外运险投保单
对外付款申报单
单证报表
储运管理
报关单
货物明细单
联运委托书
报关委托书
汽运通知单
核销单管理
进仓出运单
提单
出运动态登记
海运运费表
报关单统计
亚 东
龙 腾
外运联运
永 丰
华 润
微 星
泰生集运
中远集运
ETC运输
深圳联运达

系 统
系统管理
修改密码
数据整理
帮 助
关 于
退 出

商品分国别
国别分商品

菜单总图
三、 系统主要工具条介绍

图 1-11
在系统的大部分界面中你将用到以上工具条,其使用方法及功能是基本一致的。以下分别介绍工具条中的六个按钮：
1、 保存
当你输入或修改完成后要单击保存按钮保存你编辑的数据到计算机中。否则电脑将不保留你编辑的数据。
保存成功，计算机将提示成功。
不允许修改他人的数据，当要存盘覆盖以前保存过的数据时，电脑将提示是否覆盖。
2、 查找
要将以前输入的数据调出修改，你可以单击查找按钮选中一条以前的数据。
3、 清屏
要将屏幕上的数据清空（不影响你在硬盘上的数据），重新开始一条新数据的输入。
4、 打印
根据你输入的数据编号（默认是你正在编辑的数据编号，打印的数据一定是已经过‘保存’的数据）按一定的格式打印数据。
部分单据提供空白打、套打、A4空白格式打印等。
部分单据提供选择打印机生成传真、EMAIL 直接发送等。（电脑传真的发送、接收操作方法见附件说明）
5、 删除
删除一条数据，不要轻易使用。
6、 退出
退出你当前的界面。
第二章 业务处理

业务处理菜单如图1-3，以下对各子菜单模块分别加以介绍：
一、 我的供货商
从‘业务处理’-‘我的供货商’进入图 2-1界面：

图 2-1-1
在这里你可以输入管理你的所有供货商资料，它将提供给收购合同、托办单、业务付款联系单、报关单等等单据调用。
操作说明：
客户代码、省（市）、名称是必输项，否则无法存盘。
客户代码自动生成，如单击 则在你的数据库中最大的客户代码的基础上加1。
客户按省市分类是为了在调用的时候方便查找。
客户名称最好不要重复，如果重复，一般只有第一条数据有效。
如果在这里一次性输入开户银行和帐号，则在付款联系单中可自动调用，可以避免帐号填写失误的发生和加快付款联系单的制作速度。
数据密级：
‘可以共享’表示全公司人员可以查阅这条数据（只能查阅客户代码和客户名称）。
‘私人数据’表示他人无法查看本条数据（储运科可以查看工厂名称）。

图 2-1-2
如果要删除一条供货商数据，则单击工具条上的‘删 除’按钮，进入如下界面（图 2-1-2）：
鼠标右键点击供应商代码出现‘删除’菜单，左键点击删除菜单则删除本条数据。

二、 我的商品

图2-2-1
输入商品资料供后续程序调用。
中文商品名、英文商品名、增值税率、出口退税率、中文单位、英文单位为必输项，否则无法保存。
其它操作同我的供货商。
在我的商品中提供海关商品数据查询，主要能提供海关代码的查询（图2-2-2）
注解2
注解1
图2-2-2
注解1：输入海关代码，可以是任意位数代码，然后点击相应的‘找’按钮，则会对数据显示范围进行过滤。如要恢复到显示全部数据则点击‘取消过滤’按钮。
如：输入‘6110’，则只显示海关代码中包含‘6110’的数据。
注解2：这里可以按任意汉字过滤显示范围，基本操作同上。
三、 外销合同
进入外销合同后有四个页面（如图 2-3-1），以下分别介绍：
注解1
注解2

图 2-3-1
注解1：合同性质分为：自营、代理、报关代理（代理出口从公司储运科报关出运）为必输项目。
注解2：目前审批功能暂时未开通。
以下是外销合同第2页（图 2-3-2）
注解3
注解2
注解1

图 2-3-2
注解1：要输入这一行的合同品名请单击这一行的合同商品名显示处，因为合同品名要从‘我的商品库’调取，程序进入以下界面（图 2-3-3）
注解2：此处输入本条商品的预期收购价（注意和出口的单位一致），用来生成本单合同的成本预算单，外销合同的成本预算单是公司领导审批外销合同的基本依据，公司已正式发文，必须制作。
注解3：此工具栏是针对本票合同的当前一条商品数据操作的。
当合同中有重复的商品行要输入时，可以先‘复制一行’，再到需要的行号处‘粘贴一行’…… 此工具在以后很多单据中要用到（如：购销合同，托办单，付款联系单，报关单等等）

图 2-3-3
在图 2-3-3中双击商品名或选中后按 ‘确认’ 键可选中商品名到合同中。
当商品名很多时，可以运用 ‘开始过滤’ 功能来过滤查找，这样会更方便快捷，单击 ‘开始过滤’ 按钮进入图2-3-4界面。

图2-3-4
如：在中文名处输入 ‘坯布’，单击 ‘过滤找’，则只显示中文名中包含 ‘坯布’的商品，同理可以运用英文名过滤。要显示全部商品名，只需单击‘取消过滤’。
如果在商品库中选不到需要的商品，则可以单击 ‘编辑’ 按钮添加一条，单击 ‘编辑’ 按钮后系统进入图2-3-5界面。

图2-3-5
图2-3-5即我的商品界面，操作方法见图2-2-1。修改保存完毕后单击 ‘退出’，返回到图 2-3-4 或 图2-3-3。

以下是外销合同输入第3页（图2-3-6）

图2-3-6
合同抬头可以选择子公司或总公司抬头，默认为总公司抬头。
以下为外销合同输入第4页，也就是外销合同成本预算单（图2-3-7）
注解2
注解1

图2-3-7
注解1：此为预算单生成的参数依据，其中可变参数‘价税总额利息月数’根据结汇方式自动生成，‘每美圆分摊分摊费用’，自营业务每美圆分摊2角人民币，代理及报关代理业务不分摊。
注解2：在输入完预估的人民币费用和美圆费用后（如无法预估，也可不估，但这样会影响结果的准确性），按 ‘重新计算’按钮，则会自动计算换汇成本和盈亏额。单击‘打印’按钮则可预览并打印本出口合同的成本预算单。（收购合同、托办单的成本单制作方法基本相同。）
下图是成本预算单预览界面（图2-3-8）
注解2
注解1

图2-3-8
注解1：单击此处可退出预览。
注解2：单击此处可打印成本预算单。
下图是单击界面下方工具栏（在图1-11中有介绍）中‘打印’按钮后进入的外销合同打印界面（图2-3-9）
注解4
注解2
注解3
注解1

图2-3-9
注解1：输入你要打印的合同号，默认为你正在编辑的合同号。
注解2：选中表示你要添加你的签名到合同上。
注解3：你的签名文件所在的位置（签名文件扫描后可自行制做成JPG文件或要求信息中心制做）当注解2处没有选中（即不要求签名），则此处的输入被忽略。
四、 代理协议
在制作业务付款联系单（代理出口业务）、外汇水单到帐认领及领用核销单等业务中必需用到代理协议。（图 2-4-1）
注解3
注解2
注解1

图 2-4-1
注解1：单击此处，可调出一个协议的参考范本，你可以任意修改。
注解2：如有多个不同的退税率、结汇点商品，请在此列表中输入。此列表将在协议的后面列出。
注解3：付本金点，公司默认为每美圆8元人民币。
其他操作同‘我的供货商’。（图2-1-1）
五、 限额申请表
对于高风险结汇方式的自营出口业务，按公司有关规定要为客户申请信用限额，每一出口批号要及时申报信用保险。

图2-5-1

图2-5-2
图2-5-1、图2-5-2是限额申请表输入界面。
下图是客户限额申请的反馈情况（图2-5-3）

图2-5-3
此表由信息中心维护，输入限额申请的结果。
业务员可查询，默认查询自己的限额申请情况，按‘全部数据’按钮可查询全公司客户限额申请情况（不同业务员的同一客户的限额是可以共用的。）
限额申请成功后，针对此客户项下的出口批号要及时报送信用险，出运批号报送界面如下（图2-5-4）
注解4
注解3
注解2
注解1

图2-5-4
注解1：此处选择输入已申请限额成功的买方名称/编号。
注解2：要及时申报，此处必需选中，否则此条数据不会报到信息中心。
注解3：同样，每输入编辑完成一条数据都要存盘。
注解4：单击此处可以填入每一批号的实际收汇日期。（操作界面如下图 图2-5-5）

图2-5-5
此界面只有实际收汇日一栏可以修改，其他栏目只能读取。
六、 收购合同（购销合同）
收购合同包括4个主要界面，其基本筐架和操作方法同外销合同，以下分别介绍：
如下图，购销合同界面1（图 2-6-1）
注解2
注解1

图 2-6-1
注解1：合同性质分类同外销合同。
注解2：如果你以前做了对应的外销合同，可在此选择外销合同号。
下图是购销合同界面2（图 2-6-2）
注解3
注解1
注解2

图 2-6-2
注解1：总值会自动汇总，币别为人民币。
注解2：单击此列可输入收购商品名。见下图（图 2-6-3）
注解3：此工具栏的操作和作用类似外销合同。（见图2-3-2）
注解2
注解3
注解1

图 2-6-3
注解1：因为收购合同的商品名是从外销合同中选出的，所以此处要输入一个存在的外销合同号，默认的是前一页界面输入的外销合同号。输入合同号后按回车键，外销合同的品名则在表中显示出来。
注解2：要选中一条品名，单击此处的品名。
注解3：这些和商品名有关的内容一般都可从外销合同中自动生成，如在外销合同中没有输入这些内容，则要在此处补齐。如果要完成一条收购品名的输入，这些内容是不能为空的。
下图是收购合同第3页（图2-6-4）
注解1

图2-6-4
注解1：双击此处可提供工厂名及信息的辅助输入（前提是你在‘我的供货商’中已输入工厂资料。（如下图 图2-6-5，此工厂选择界面在托办、业务付款联系单等多处要用到，请大家掌握它的使用技巧，可以大大提高你的工作效率）
注解5
注解4
注解3
注解2
注解1

图2-6-5
注解1：当工厂比较多时，可以选择按地区显示，如果一个地区都不选，则相当于选择了所有地区。‘个人数据’表示只显示你本人的数据，而‘公司数据‘则表示显示全公司可以共享的数据（也包括你本人的所有数据）
注解2：‘地区排序’表示右边显示的工厂名按地区排序，‘厂名排序’表示右边显示的工厂名按厂名排序，这样可以方便查找。
注解3：双击工厂列表中要选中的工厂，则选中的工厂在此处显示。
注解4：确认选中的工厂、或放弃本次选工厂操作，退出本窗口。
注解5：当在供货商数据库中找不到你所要的工厂时，这是一个增加新工厂的浓缩界面（图2-1-1的浓缩）。
以下是购销合同打印界面，其基本操作同外销合同打印界面，但不提供签名及套打功能。（图2-6-6）

图2-6-6
下图是购销合同第4页（图2-6-7），也就是购销合同的成本核算单：
注解1

图2-6-7
注解1：其基本操作方法同外销合同的成本预算单（图2-3-7）。
如果此购销合同的对应外销合同的成交币别不是美圆，则要在此输入外销原币兑美圆的汇率，（因为成本单核算的是每美圆换汇成本）
七、 核销单申领
核销单申领包括申领表打印、领用超量、逾期未返回清单查询、核销单明细查询等几个部分以下分别介绍：
首先，领用空白核销单前要在电脑中输入申领表（图2-7-1）
注解1

图2-7-1
注解1：为不浪费以前的纸张，鼠标右击此处可提供套打，否则是A4纸打印。
下图是领用超量、逾期未返回清单查询（图2-7-2）
注解2
注解1

图2-7-2
注解1：此处可以输入你要查询的参数，默认为90天，20份。
注解2：当显示不正常或改动参数或其他原因，可以按刷新按钮，显示最新数据。
下图是核销单明细查询（图2-7-3）
注解1

图2-7-3
注解1：可以选择显示全公司数据或本人数据，数据显示的排序方式是按核销单号排序。
八、 业务付款联系单
和主营业务相关的付款（自营、代理货、税款，业务费用等）均要填制业务付款联系单，其操作使用方法基本同上，下面分别介绍：
输入界面介绍（图2-8-4）
注解4
注解3
注解5
注解1
注解6
注解2

图2-8-4
注解1：在规定范围内选择付款科目，科目安排基本和财务程序是对应的，这为以后和财务程序的接口提供方便。下面逐一各科目的含义。
A、 应付款：由于各种原因，原先扣押了工厂的款项，现在要付则称之为“应付款”
B、 本金（预付款）：由于税票等单据不齐，或根据原先的约定，按1：8付给工厂本金货款。
C、 收购价款：一次付清工厂的款项，把款项分成价款和税款两部分，便于财务做帐。
D、 收购税款：见C。
E、 扣款：出运种种原因，暂时扣押工厂款项。如本次付工厂‘收购价款’85230元、‘收购税款’16380元、‘扣款’-20000元，扣款原因可在备注中说明，则电脑自动计算本次实际付款是：85230+16380-20000=81610元，下次要付清扣款20000元时付款科目是‘应付款’。
F、 其余7项科目是费用科目，不多解释。
注解2：单击此处选择输入收款单位（供货商数据输入如图2-8-5，操作方法同图2-6-5），如果在供货商中已输入开户行和帐号，则在此会自动生成。
注解3：此处显示的金额是程序自动汇总的金额（如与你要求付款的最后金额不符，请检查调整表格中的付款科目及+-金额），也是财务付款的金额，不要在备注栏中试图改变付款金额，避免引起财务的误解。
注解4：此处的相关批号是在电脑中已经制作了的批号。电脑中未制作的批号请在备注栏中临时输入。（建议先在电脑中制作托办后在付款。）
注解5：此功能暂时不用理会。
注解6：此表格是显示当前供货商（付款对象）的历史扣、付款情况。

图2-8-5

九、 托办单
制作自营出口的拖办要求先制作内外销合同。
代理出口的拖办可以直接制作。
拖办的制作生成以下加以介绍
拖办单第1页（图2-9-1）

图2-9-1
下图是拖办第2页（图2-9-2）
注解5
注解1
注解4
注解3
注解2

图2-9-2
注解1：双击此处可提供花色品名选择输入，界面如下图（图2-9-3）
注解2：如果双击此处则数量按箱数X细数生成。
注解3：如果双击此处则出口金额按数量X单价生成。
注解4：双击此处选择输入供货商（图2-9-4，其操作同图 2-6-5）
注解5：此处一般选择自动汇总（默认值），否则要你亲自输入汇总数据（当自动汇总有故障时可以这么做，一般不会有故障）
下图是花色品名选择输入图2-9-3）
注解3
注解2
注解1

图2-9-3
注解1：如果是代理出口，没有制作内、外销合同，则双击此处提供品名选择输入。（其操作界面同图2-3-3）
注解2：显示相关的外销合同的品名，请你选择。
注解3：显示相关的购销合同的品名，请你选择。
选择完成后按‘确认’退出，否则按‘放弃’。

图2-9-4
下图是托办打印界面（图2-9-5），其基本操作方法同内、外销合同的操作界面。

图2-9-5
以下是拖办第3页（图2-9-6）
这是送达财务的批号相关的成本决算单，成本、费用都较准确，其操作方法和购销合同的成本预算单基本相同。
注解1

图2-9-6
注解1：在制作完成成本决算单后，可直接单击此处，转入到自动生成业务付款联系单（图2-8-4）,这对于一些操作单纯的业务比较有效，如代理业务，工厂外汇足额到帐、单据回收齐全，我司一次性付人民币款，则图2-8-4相关数据都会根据托办自动生成。
十、 报关发票
报关发票较简单，输入发票号后提供自动生成功能，自营业务生成的依据是托办单和出口合同，代理业务由于没有在电脑中制作（没有必要）出口合同则仅根据托办生成。你也可以自行输入调整。（图2-10-1）

图2-10-1
十一、 报关装单
如图2-11-1、2-11-2
注解1

图2-11-1
注解1：此处输入的行数不能超过规定，否则在打印时有可能会发生格式错位。（如果实在写不下，可用转接号转到明细内容中去）
注解1

图2-11-2
注解1：单击此处自动生成装箱单细节。
十二、 进仓单
以下是进仓单界面（图2-11-3），请按储运要求制作，操作方法和前面基本相同

图2-12-1
十三、 发货单
操作方法同上，提供部分自动生成功能。（图2-13-1）

图2-13-1
十四、 银行水单认领
由主菜单‘查财务资料’-银行水单进入银行水单认领界面（如图2-14-1）。银行水单通知书到达后，由公司财务中心及时录入电脑，业务员要在电脑中及时认领，以便财务及时入帐。
注解2
注解3
注解1

图2-14-1
注解1：单击标题，按不同方式排序可以方便查找。
注解2：输入部分条件（如不输则表示忽略此条件），单击‘按条件过滤’可控制数据显示范围，方便查找。
注解3：在单击‘业务认领’前请填如相关数据。

第三章 其他类输入、查询
其他类菜单主要有以下9项功能，现着重讲解后面4项。
一、 EMS封面打印
可以打印国际、国内邮局的EMS封面。
二、 交易会样品表
按公司要求，在此输入每次参加交易会的样品资料。
三、 对外付款申报单
对外付款申报单输入打印。
四、 海外电汇申请书
海外电汇申请书输入打印。
五、 出境报检单
出境报检单输入打印。
六、 办公自动化
在‘其他’主菜单中单击‘办公自动化’，进入如下界面（图3-6-1），提供公司公告和公众论坛两种功能。
注解2
注解1

图3-6-1
注解1：单击签阅则当前公告不会再在主菜单下滚动，否则发布时间在5天以内的公告都作为新公告在主菜单下滚动。
注解2：单击‘编辑’及‘新增一条’可以发布新公告，目前只有部分综合科室有发布公告的权限。

图3-6-2
在这里你可以署名或匿名发布你的高见，也可以查阅他人的高见，自由发布，可以响应有关主题，也可以不响应主题。发布以后不可修改。
七、 出口旬报查询
旬报由信息中心维护，但数据来源由各子公司办公室人员录入。
注解2
注解1

图3-7-1
根据公司自己统计出的数据发布旬报。
注解1：一般在此输入你要查看的旬数的最后一天日期，如果你要查看的旬报未生成，系统会提示。按‘确定’键显示旬报，按‘取消’键重新输入日期。显示的旬报效果如图3-7-2。
注解2：进入按商品、国别、子公司等各项内容汇总的报表数据查询。如图3-7-3。

图3-7-2
查询条件输入。

图3-7-3
各项查询条件确定完毕后可以按‘国别分商品汇总’‘商品分国别汇总’‘打印明细表’三种类型查看报表。图3-7-4是国别分商品汇总表，查看某个商品出口到了那些国家比较方便。

图3-7-4
八、 运价查询。
查询储运编辑维护的运价表。
九、 EMAIL！传真（可供查询和发送格式化传真）
此功能是原来的公司EMAIL！传真发送接收系统，现已停止使用，但你仍可以利用它作为模板来发送有公司抬头的传真。

图3-9-1

图3-9-2

第四章 单证制单
单证制作基本可以从业务数据自动生成，较复杂的数据也可以进行手工修改补充。
一、 结汇发票
其界面和操作方法完全和报关发票相同（见图2-10-1）。
二、 结汇装单
其界面和操作方法完全和报关装单相同（见图2-11-1）。
三、 其他单证
可制作的单证还有：承运收据，产地证，FORMA，汇票，商检证明，单一国家声明，海外电汇申请书，外运险投保单，对外付款申报单等。
以上单据制作界面及操作方法和发票完全雷同，不在重复介绍。如有新的单据需要制作，可以添加。

第五章 储运管理
储运兼顾制单和管理二种功能，制单数据可自动生成，管理功能可为公司领导提供决策数据。有以下一些子模块：
一、 报关单
提供报关单自动生成、打印。如图5-1-1

图5-1-1
首先填入提运单号（出口批号），回车后，大部分数据能根据业务托办、外销合同等自动生成。
其中‘境内货源地’、‘生产厂家’鼠标双击可提供辅助输入。生产厂家输入同图2-6-5，境内货源地输入如下图：

图5-1-2
以下是报关单第二个界面，按报关单要求输入各项内容。（图5-1-3）
其中按输入的商品编号（部分编号即可），可提供商品名的辅助输入如图5-1-4

图5-1-3

图5-1-4
二、 货物明细单
如下图（图5-2-1）

图5-2-1
共有三页界面，以上是第一页，其他两页操作方法相同（略），其中‘经营单位’鼠标双击可提供辅助输入。
操作方法同其他单据不在赘述。
三、 联运委托书

图5-3-1
联运委托书操作界面如图上5-3-1，‘收货人’、‘被通知人’（暗红颜色且粗体字）鼠标双击可提供辅助输入。
操作方法同其他单据不在赘述。
四、 报关委托书

图5-4-1
操作方法同其他单据不在赘述。
提供A4空白纸打印。
五、 汽运通知单

图5-5-1
基本操作方法同上，部分数据提供辅助输入。
六、 核销单管理
注解1

图5-6-1
税核科输入空白的核销单号码后将核销单交给储运科，储运科在此签收，（可打印签收登记表供业务员手签），准备发放核销单。提供储运科批量签收功能。
注解1：鼠标双击签收日期栏可以单票取消签收，可以单票填入当日日期。

图5-6-2
以上是核销单发放界面，在保存申领表的批准人后即可对此申领表发放核销单。
注意，发放核销单前，此核销单要已从税核科签收，当税核科从储运签收后，储运便无法改变核销单状态。
七、 进仓出运单

图5-7-1
此为储运填制的货物进仓单。
其中供货厂家输入同图2-6-5。
八、 提单
提单根据不同的船公司格式会有所不同，但基本内容是一样的，提单的种类可以随时填加和修改，（目前亚东，龙腾，外运联运，永丰，华润，微新，泰生，中远，ETC，深圳联运达等10种格式），下面以华润公司提单为例：

图5-8-1
其基本操作方法同上。
九、 出运动态登记
出运动态登记是记录储运科货物出运的详细情况（包括装船情况和运保费发生情况等），提供汇总查询，其数据基本自动生成，手工补充部分资料。
注解1

图5-8-1
注解1：首先输入发票号（提供最近报关出运20条批号选择），回车后数据自动生成。
图5-8-2是登记表查找界面。可以完整显示整条数据。

图5-8-1
十、 海运运费表
及时输入和更新海运运费表数据可供业务查询。如图5-9-1。

图5-9-1
十一、 报关单统计
提供报关单数据的国别分商品和商品分国别查询，具体介绍可见总经理查询章节。

第六章 总经理查询
此处的总经理查询是总公司的总经理查询，子公司经理查询界面和总公司经理查询界面完全相同，区别在于：总公司经理可以查询所有子公司，子公司经理只可查询子公司数据。
总经理查询主要分二部分，业务数据查询，财务数据查询。
一、 查询（业务数据）
注解3
注解2
注解1
图6-1-1
注解1：先选择要查询的子公司和人员，也可选择一个子公司的所有人员。
注解2：注意操作提示。每个出口合同、收购合同、托办单都有一个成本核算单，其中托办单项下的成本核算单是送到财务中心的，其他两个核算单可作为领导审批合同、考察业务员的依据。如果只要查看某外销合同项下的收购合同、出口托办及相应成本核算，则鼠标双击某外销合同，同理鼠标双击收购合同、出口批号也可建立起对应关系。解除对应关系只要按相应的‘全部’按钮。
注解3：以上五种单据都是可以提供审批的，紧接姓名后的是单据的审批状态，如‘新建’、‘已批’等等，按鼠标右键可执行相应的审批功能。
总经理业务单据查询的功能大都其中在本页，选中相应的合同号、批号、代理协议号或付款联系单号再点击相应的按钮就可查看相应的单据。如图6-1-2查收购合同，图6-1-3查成本核算单（送财务中心的托办项下的核算单）。

图6-1-2

图6-1-3
以下是总经理查询第2页（图6-1-4）
注解2
注解1

图6-1-4
本页提供查询储运的报关及出运数据（从储运报关出运的数据基本上是自营出口的数据）
注解1：输入查询日期范围后便可提供‘分部室（子公司）统计’，‘业务员出运情况’两种查询，其中业务员出运情况可‘按科室排序’‘按业绩排序’。如图6-1-5是按业绩排序的业务员出运情况。
注解2：输入查询年份后，便可查询出运的商品及国别地区情况。

图6-1-5
以下是总经理查询第3页图（6-1-6），其操作方法同图3-7-1。输入相应日期后按‘确定’键可查阅公司的旬报表（如图3-7-2），按‘统计汇总报表’可查商品国别的汇总情况（如图3-7-3），所有数据都由子公司综合科室(子公司办公室)上报。

图6-1-6
以下是总经理查询第4页（图6-1-6）。操作方法同图2-7-2。

图6-1-6
以下是总经理查询第5页（图6-1-7）银行水单查询，基本方法同图2-14-1。区别是总经理可以选择部门查询。

图6-1-7
以下是总经理查询第6页（图6-1-8），功能有待增强。

图6-1-8
二、 查财务数据
查财务数据是和杭新财务系统接口，查询杭新财务系统中的数据，可查询的内容如下图。

图6-2-1

总经理查询的基本功能如以上所述，如有其他要求可进一步加强。

第七章 综合部室功能
按部室的设置来划分功能（按岗位分模块）
一、 财务中心
目前提供给财务的功能有水单录入功能、水单汇总统计功能。如下图：

图7-1-1
财务也可查询业务数据，其基本功能同总经理查询，但子公司财务科只能查询本子公司的数据，权限要比总经理小。见图6-1-1。
二、 信息中心
给信息中心提供出口信用险上报管理功能，内部出口旬报汇总功能。以下分别介绍：

图7-2-1
根据输入的出运日期范围打印上报到保险公司的短期出口信用险报表。报表如下图（图7-2-2）

图7-2-2

下图是上报保险公司报表打印日志。（图7-2-3）

图7-2-3

保险公司信用限额批准后，将情况在下表（图7-2-4）中输入，反馈到公司业务员。

图7-2-4

以下是公司内部旬报生成界面（图7-2-5），在各子公司办公室输入原始数据后执行，供全公司查阅。图7-2-6是年初旬报格式设置。

图7-2-5

图7-2-6
三、 办公室（子公司）
办公室是指子公司的办公室，目前提供内部旬报原始数据的输入功能模块。
注解1

图7-3-1
内部旬报的基础数据录入，由各子公司办公室执行。
注解1：上报是指将数据报送到信息中心以共汇总。

图7-3-2
录入完成后可打印各类报表送子公司经理或董事长。

四、 人秘部
人秘部的程序目前只是作为单机版在人秘部使用，没有联到网络上。
五、 行政部
目前给行政部提供了办公费用录入、汇总、分摊的功能。如下图（图7-5-1）

图7-5-1
六、 财务税核（财务中心子部室）
目前给财务税核提供了空白核销单号码录入功能，关于退税管理功能，目前在税核科单机运行，没有联入到局域网中。
空白核销单号码录入如下图（图7-6-1），可批量录入。
注解1

图7-5-1
注解1：用企业识别码来区分永诚、永信及总公司的核销单。

第八章 系统菜单
目前在系统菜单中可用的功能是：修改密码、退出
一、 密码修改。
输入一遍老密码，二遍新密码即完成密码修改。

图4-1-1
二、 退出。
退出程序。

图 4-2-1

以上是业务管理程序的简单介绍，功能也在不断的改进和完善过程中。

信息中心
二○○二年十一月二十九日

附件一： 用电脑收发国际国内传真操作说明书
一、 发送传真
1、检查电脑打印机选项中是否有“E2FaxPro”这个打印机，如有，表示电脑已具备发送传真功能，如无，请和信息中心联系安装。如下图：
2、发传真就是把远方的传真机模拟成本电脑的“E2FaxPro”打印机，所以在任何可以打印的电脑程序中均可发传真，对方收到的传真就是你打印过去的内容。但在打印的时候你必须选择“E2FaxPro”打印机，否则就会打印到默认的打印机了。
如下图选择打印机：
选择 E2FaxPro
打印机

3、比如说在WORD中发送邮件，选择打印机后会出现用户登录窗口，然后点击用户登录：
如下图：

4、在登窗口中输入用户名和口令，用户名为你在公司邮件系统中在帐号名，如 username@ 其中username 就是用户名，密码可不设。
如下图：

5、如果在本电脑中第一次使用传真，将出现以下界面要求输入初始化信息（第2次以后使用本步骤不会出现） 如下图：（点击‘是’）

如下图要求输入第一页（帐号及服务器）内容，其他三页不管，完成后按‘确定’

6、电脑出现传真预览窗口，输入传真号，点击发送，完成发送后关闭窗口。
其中传真号为（国别+地区号+传真号），前导“00”不加，如到南昌传真机为：86791*******后“*******”为7位传真号码，到北京为：8610********，到美国为：1**********，等等。
如下图：

7、在业务管理系统中将合同、发票、装单及其他一些单据直接发传真给客户。
基本原理同上，能选择打印机打印，就能发送传真。下面以发送合同为例说明：
如下图在合同打印中选择“A4复印纸”方式打印：

退出预览窗口：

在以下选择是否选择打印机窗口中选择是：

出现打印机选择窗口（如下图，选择E2FaxPro）

接下来操作同第3步以后。

8、相关说明：
传真发送完毕后，在foxmail中会收到一个传真发送是否成功的回执。
市内传真是走电信IDD线路直达。
国内传真是走网通17931 IP传真。
国际传真有部分走网通，部分走网络传真（走费率低的）
公司服务器是7X24小时开通的，停电后有8小时UPS电源支持。
网络传真送达速度较慢（10-30分钟），稳定性较好。
IP和IDD传真和普通传真机效果、送达速度是一样的。
二、 收取传真
1、 信息中心的传真号码是6100121，外界向我司发送传真过程如下所示：

听正常传真音‘嘀…’，传真直接进入公司个人信箱
在2-3秒内拨分机号
听到‘嘟’一声

拨通6100121

听正常传真音‘嘀…’，传真进入ADMIN信