合同管理制度.doc

合同管理制度第一章 总则第一条   为了加强合同管理，依法签订、履行、变更和解除合同，减少企业经营风险，维护公司的合法权益和良好信誉，依据中华人民共和国合同法规定，结合公司的实际情况，特制定本合同管理制度。第二条   本合同管理制度适用于本公司所属各部门，各部门在对外签订合同、协议及合同管理中必须严格执行本合同管理制度。本合同管理制度适用于公司各类合同的管理，包括：项目前期合同、施工合同、材料设备采购合同、设计及技术服务类合同、营销策划合同、其他合同。第三条   本管理制度所称合同是指公司对外设定、变更、消除民事权利或民事义务的一切协议。第二章 合同管理原则第五条   合法性原则：合同管理必须符合有关法律法规及相关规定，使得公司的权益能够依法受到保护。第六条   合同书原则：必须签订正式合同书以明确双方的权利、义务和责任。第七条   事前签订原则：合同应在经济事项发生前签署，禁止未签署合同即先行实施。第八条   利益明晰原则：合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象；合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算办法及付款方式；如果合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整方式。第三章   合同管理体系第九条   合同管理实行逐级审核、分级管理的原则。合同签订后，原件交办公室建档管理。第十条   合同承办人为合同第一责任人，根据公司合同审批程序，对合同文本提出承办意见，填写合同审批表；依据公司领导的授权办理对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼；保管好合同有关的文件，及时上交合同管理员归档。第一责任人必须对合同签订的合法性、合理性、有效性负责，一旦发生合同失误，给公司造成损失，第一责任人负主要责任。第十一条   所属业务经办部门为合同承办部门。合同承办部门的主要工作：制定、修改合同文本条款；督促、检查本部门合同的执行工作，并经常检查合同的履行情况；及时上报合同履行中发现的问题，并提出部门处理意见；对本部门所办理的合同引发的合同纠纷提出处理意见，并具体落实；建立部门合同管理台帐。第十二条   合同管理员的主要工作：建立健全合同档案，做好合同文本编号、归档、检索，保证合同档案的完整性。及时检查合同签订程序、审批权限及履行情况等，对未按规定程序和审批权限签订的合同及合同履行过程中存在的问题及时向分管领导汇报，并督促合同承办人员妥善处理。第十三条   公司各部门的分管领导对合同签约、履行、管理工作负有领导责任。第十四条   合同单位的法人代表或授权签约人负有主要领导责任。    第四章 合同订立的管理第十五条   合同的订立必须采用书面形式，尽量采用由公司提供的合同文本。传真、电报、信函等书面文件可以作为合同的补充。电子邮件必须有书面确认书。    第十六条   对外签订合同时必须审查对方是否具有独立的企业法人资格；有否履行能力；担保方是否具有担保资格和能力。审查内容如下：1、企业法人营业执照。查明该企业是否经工商部门年检，以确定该企业签约时是否具有独立企业法人资格，注册资金与所签合同标的对照，以确定其履约能力。2、授权委托书。以确定签约人是否具有签约资格。3、担保单位的主体资格、有无担保能力、抵押物的价值、清结情况。4、若需担保单位担保的合同，除担保单位加盖公章外，还必须有担保单位法人代表亲笔签字。5、所使用的印章是否与营业执照的名称相符。必要时要求提供印章真实性证明。    第十七条   送审和签订的合同必须内容齐全，应包括：双方的单位全称、住所地址、法定代表人；合同的标的；数量、质量、规格以及厂家、品牌等；价格条件、付款条件、交付条件、结算方式；验收方法及提出异议的方式、期限；合同的编号及签订时间、地点违约责任条款；争议解决方法、地点。    第十八条   合同依法需要公证、鉴证的，可以向法定机关申请公证、鉴证。    第十九条   所有合同、协议文本都必须采用打印稿。合同编号不能中断间隔，不能预留编号，不能与时间顺序不符。    第二十条   每项合同都必须建档管理。合同档案应包括；合同审批表；合同文本（原件）及其附件；订立合同前产生的相关材料；履行合同中产生的相关材料；变更、解除、中止合同存档应详细注明原因。合同的相关材料，是指与合同的订立、履行、变更、解除等有关的任何有法律意义的材料。其中要特别注意来往电报、信件（含信封）、传真及电话记录、会谈记录的收集和归档。  第五章  合同审批程序    第二十一条   合同审批程序：承办人员填写合同审批表、部门负责人签署意见、分管副总经理签署审核意见、总经理及董事长批准签约、用印。前期及工程类以外的合同无需成本合约部签批。    第二十二条   各部门合同审批应送审的资料包括：合同申报表；合同文本；商务考察调查表；技术附件；其他说明资料。第二十三条   各部门报送合同申报表经审核批准同意后，须在审核批准之日起一周内签订合同。第二十四条   公司各部门对外签订合同，在用印签署之前，应先到合同管理员处取得合同编号。第二十五条   工程类合同一般不与个人签订。如果遇到特殊情况而必须与个人签订合同，则必须经公司总经理同意，且将对方个人身份证作为合同附件。第二十六条   公司对外签订合同必须由公司及单位的法定代表人签字或由法定代表人的授权，方可签订合同。公司业务承办人员依据公司法定代表人的授权对外签订经济合同时，不得超越授权范围。第六章 合同履行的管理第二十七条   合同交底：在合同签订之后，将合同复印件分发至相关部门，相关部门应阅读了解合同。第二十八条   合同款的支付：相关业务部门经办人员负责合同款支付的经办，按照公司相关付款规定的审批流程执行。第二十九条   合同变更：合同订立后，因客观条件发生变化需要变更合同内容的，或合作单位提出变更要求的，经办人应及时向公司领导请示报告，公司同意变更的，经办人应按照合同订立的有关程序办理，严禁擅自变更合同。第三十条    合同结算：1、 当合同中约定的合作单位的责任和义务已全部完成，并且达到了合同约定的结算条件才办理结算。2、 如工作成果存在质量问题或履约过程中合作单位存在违约情况等，主办人应做出详细说明及处理意见，记录到合同执行情况跟踪表。3、工程结算的具体方法按照工程结算管理办法及公司用款支付管理制度执行，其中设计及技术服务类合同结算表格见附件设计及技术服务类合同结算表。第三十一条   合同执行情况的评估：金额较大的合同执行完毕后，应由合同主办部门对合作单位的合同执行情况等进行总结，并填写合同执行评估考核表。第七章 合同档案的管理第三十二条   合同文本应遵循及时整理、分类、归档、保存，以便复查。每项合同都应建档管理，合同档案应包括：合同审批表、合同正本、补充协议及其附件、订立合同前产生的相关资料、合同履行中产生的相关资料。第三十三条   合同签订后，经办人应在二天内将合同原件交公司合同管理部门存档，与合同执行相关的部门应备有合同的复印件。需要报送集团备案存档的，应同时上报集团有关部门。第三十四条   在签订合同时，合作单位在盖有有效印章的同时，其法人代表或法人代表授权人还需签字；每份合同原件由发包单位至少盖一个以上骑缝章。第三十五条   合同编号1、合同应有专人连续统一编号，因主合同的变更、解除等订立的补充协议，按主合同类别编号。2、合同可分为六大类：   （1）前期合同：与建设用地有关的合同，包括土地出让合同、动迁委托合同等。   （2）施工合同：包括建筑、安装、装饰、市政、园林景观。（3）材料设备采购合同：包括材料采购、甲方付款乙方收货的合同、设备购买及安装。（4）设计及技术服务类合同：包括规划、设计、勘察、监理、造价咨询、专项检测等。（5）营销策划合同：包括样板间装修、户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷。（6）其他合同。3、 工程合同编号次序为：项目名称+分期+合同类别+年号+流水号。4、 关于合同的保管期限、保密、销毁等具体规定参照公司的档案管理的相关办法。第八章  ; 工程类合同管理及原则性条款第三十六条   合同订立：1、工程合同的订立一般应通过招标方式确定合作方，合同应附有关招标文件，具体参见工程招标管理办法。2、如当地政府部门有强制性规定，可按当地政府部门标准合同执行，但必须通过补充协议等方式充分补充与公司标准合同文本或公司实质性要求之间存在的差异内容。3、合同发包方式：根据需要选择甲方直接发包、甲定乙包、甲定乙供、甲供等方式。（1）、对于影响成本和各种质量较大的分项工程，应采取甲方直接发包的方式实行专业分包；为便于管理，应签订甲方、总包与分包三方施工合同。（2）、对于专业分工明晰，而质量与管理等因素不便由甲方直接发包的分项工程，可按甲定乙包方式处理，即由甲方招标确认实施单位后由总包与分包签订分包合同。第三十七条   工程施工类合同的原则性条款：1、合同价款：采用招标方式选择合作单位的，以双方最终确定的报价作为合同金额；如果采用费率折扣方式确定合同价款，合同中应明确费用计取的依据、主材价格计取办法等。合同内容应包括：（1）承包范围、方式及内容；（2）计价方式形式、定额标准、取费方法；   （3）甲方分包工程、甲供材料设备、甲方认质认价的范围和种类；   （4）人工、材料的价差调整法；（5）总分包的关系、配合的范围以及总包管理费和配合费的计取方法等；（6）安全文明施工费、夜间施工费、二次搬运费、措施费、规费、税金计取办法。   （7）履约保证金的计取及退还办法；（8）其他工期、质量等奖惩措施；2、工程款支付控制原则：（1） 一般不支付预付款或备料款（工程所在地政府职能部门有文件强制规定需预先支付款项的除外）；（2） 进度款的支付一般按形象进度分阶段确定付款金额，一般不宜采用支付月进度款的办法；每期进度款不应超过当期产值的85%，累计不应超过合同价的85%，工程竣工后结算前的付款累计不应超过合同价的85%。当因设计变更、合同价误差等原因，导致实际总产值与合同价差异较大时，必须通过调整合同价并签订补充合同后才能调整付款总额，尤其在合同内容减少或合同价大幅减少时，更应及时调整合同造价、签订补充合同；   （3） 质量保修金不应少于5%。（4） 无准确施工图预算或无准确合同总价时，应充分考虑付款风险，尤其在施工中后期更应有效地控制好进度款，以防超付。3、 验收、结算及工程保修：（1）合同应明确规定验收程序、验收标准及验收通过时间的确认。（2）合同中应明确工程结算的资料交接程序，结算审核单位由发包单位委托为准，结算审核时间应足够。（3）为防止承包单位高估结算，应与承包单位在工程合同中约定控制办法。比如：报送的结算造价最终核减额超出审核总价10%（含10%）时，承包单位除支付规定的造价咨询报酬外，发包单位应进一步扣款，扣除超出部分的10%作为违约金。（4）合同中应约定，在竣工验收前签订工程保修合同作为竣工验收的前提条件之一；如：防水防渗漏工程保修年限不得少于5年。4、设计变更及现场签证：合同中应规定设计变更及现场签证的认定依据、结算核价办法。5、各类材料规定：（1） 对于质量及建筑效果影响较大的材料设备应采用甲定乙供或甲供的方式确定材料品牌、厂家及价格等。（2） 甲定乙供材料的结算方式在招标阶段可采用投标单位竞争性组价报价方式，在工程实施阶段除非特殊情况，一般禁止采用组价方式。在施工合同中应明确甲定乙供材料的结算应根据有关定额规定执行。6、总包管理配合费：根据不同分包工程分别考虑管理费和配合费，不宜笼统按照固定的比例取费。取费标准不得超过3%，对于价格变化较大的门窗、石材等分包项目，应取固定费用；对于设备安装工程，取费基数为安装费用（不包括设备费）。第三十八条   工程监理合同的主要控制原则：1、合同应明确规定监理单位的工作范围和工作内容。2、合同监理报酬应明确承包范围和时间，除非国家规定的特种行业，一般应包括红线内所有的主体工程和附属配套、园林绿化工程。监理时间范围应包括由于施工可能引起的工期延长5%的时间。超过5%以上部分的工期另行约定监理费。3、监理报酬：如果工程规模基本确定，监理报酬一般应按固定总价计取。取费标准宜按照单方建筑面积或人员工资加管理费的方式计取。4、监理人员：合同中应明确规定总监管理的工程项目不能超过2个，及在本工程现场的工作时间，在工地时间应以完整的工作日为准；其他监理人员名单作为合同附件，并规定人员更换或短缺的惩罚措施。5、合同中应设置对监理公司的考核条款，明确考核标准及考核内容。6、监理酬金的支付按照工程形象进度进行，且与工程节点的考核挂钩；不支付预付款或合同定金。7、合同中应该约定各个施工阶段的监理人员数量，并应与在建施工建筑面积成正比。第三十九条   设计合同控制原则：1、设计费   （1） 设计费如固定单价包干，应明确最终结算建筑面积的计算方法。   （2） 设计合同的定金不宜超过20%，应预留5%以上的施工服务费用至竣工验收后支付。   （3） 设计费应明确包括专业设计配合等费用；如有额外服务费，应明确数额及支付方式。2、设计内容应明确是否包括室外配套管线、景观工程中土建、水电专业设计等。3、设计方责任及义务描述尽量清晰完整，包含设计成果、设计深度、设计文件提供、材料设备选样、销售配合、现场施工服务计划、成本控制等内容。第九章  合同纠纷的解决    第四十条    生效后的合同如需变更、转让、解除必须依据法定程序进行，并签订书面协议。    第四十一条   合同生效后，相对应的业务部门要随时检查履行情况。如发现问题，合同承办人员要及时询问；如可以确定对方不能履行合同，要采取补救措施，并按法律规定追究对方的违约责任。对方不履行合同时，我方必须不间断地主张权利，催促履行。前后两次催促或对方书面承认后的第一次催促履行相隔的时间不超过三个月。主张权利、催促履行必须采取书面形式，必须采取送达、电报、传真等方式，必须取得对方的回执性证明材料。    第四十二条   如需通过仲裁或诉讼予以解决的纠纷，合同承办人和合同管理员应负责提供与该争议有关的资料和证据，确定具体人员在律师指导下提起诉讼或仲裁；如遇疑难案件，需提交公司研究，按诉讼程序办理。    第四十三条   在仲裁机构或人民法院做出生效的仲裁或判决后，合同承办人或合同管理员应提请所在部门及时申请执行。    第十章  附件第四十四条   附件1、合同（协议）审批表2、合同执行情况跟踪表3、合同执行评估考核表4、设计及技术服务类合同结算表合同（协议）审批表 申报时间：申报部门：                  编号：项目名称合同总额合同名称合同编号合同类别项目前期类  施工类  材料设备类  设计及技术服务类  营销策划类 其他    选择方式内部邀请招标  议标  直接委托  公开招标 其他签约单位甲方乙方丙方合同内容概要经办部门意见经办人：                                  部门负责人：    成本合约部：分管副总：总经理：董事长：合同执行情况跟踪表项目名称合同名称合同签订日期合同履行期限合作单位合同编号资金支付情况序号支付时间实付金额凭证号累计支付备注对方违约情况其他说明合同办结确认合同主办人：                        部门经理：合同执行评估考核表项目名称合同名称合作单位合同编号序号评价内容1工程质量2工期3合作配合4现场管理5报价合理情况6现场管理7技术实力8经济实力结论评审人员会签经办人员：业务部门：分管副总：总经理：设计及技术服务类合同结算表项目名称合同类别合同名称合同编号合作单位合同签订时间合同工作内容1合同结算金额2对方违约扣款说明3其它扣款说明4合同增加金额5已付款情况6应付款7尾款会  签经办人员：经办部门负责人：分管副总：总经理：精品文档考试教学资料施工组织设计方案精品文档考试教学资料施工组织设计方案