合同管理制度.doc

合同管理制度        编制部门：      知识产权部        文件编号：    KI/IPZD-2015-05        受控状态：                          第一章  总则1.为提高企业竞争力和经济效益，减少经营风险，特发布该管理制度。2.依据中华人民共和国合同法和江苏省企业信用管理协会的有关条例，结合企业内部管理文件，发布该管理制度。3.该制度适用本企业内部管理。第二章  法人委托授权及合同签订前的评审制度法人授权委托管理制度一、被授予“法人委托书”的条件：1.必须是本公司生产经营活动中确需签订合同，并且具有经济工作经验的有关人员。2.能够遵纪守法，执行好国家各项法令、法规和本企业的规章制度。二、“法人委托书”的申请程序：1.凡申请“法人委托书”者，必须先主动参加培训。2.培训合格后，经过公司知识产权部审核后，公司总经理批准，签盖授权书。三、“法人委托书”的管理1.采用一事一委托的管理办法，法人代表委托书上详细阐明委托事项，委托时限，未取得“法人委托书”的其他人员不得对外签订合同。2.凡持有“法人委托书”对外签订合同者，必须严格遵守本公司制定的相关配套制度，做好合同台账记录，以备考查。3、凡发生下列情况之一者，必须办理变更或核销手续；1）“法人委托书”授权内容变更；2）由于不可抗力造成签约等活动延期或暂停；3）被委托人严重违纪，如：更改授权内容、转借和弄虚作假等。4.经颁发的“法人委托书”如有遗失，当事人应书面向信用部报告，然后根据情况酌情处理。5.凡核准注销人员的“法人委托书”证件，由所在部门负责收回交知识产权部统一处理。四、责任持证人必须严格按授权范围和授权权限在有效期内签订合同，如因超越授权范围和授权权限发生的纠纷，其经济和法律责任由持证人承担。重大合同签订前的评审制度重大合同签订前实施评审制度。评审机构设在知识产权部，组成人员包括总经理、知识产权部负责人、合同承办人、其他部门代表人。第三章  合同签订、履行、变更和解除制度一、合同签订管理1.合同承办人签约前必须对对方主体资格、代理身份、代理资格、履约能力及合同可行性进行审查，并实地考察。2.订立合同的主体，必须是法人或者是取得营业执照的非法人经济组织。公司内各单位的业务部门不得以本部门的名义或擅自经其他单位、部门的名义外签订合同。严禁其他公司或个人所办各类企业以本公司及下属单位的名义对外签订合同。3.公司对外签订合同，应由其法人代表或代表人授权的代理人进行。未经授权不得以公司名义对外签订合同。4.严禁将合同业务介绍信转借其他单位或个人使用。介绍信的存根应当保存五年，以备核查。5.除及时清结者外，合同应当采用书面形式，合同文本国家或省已经发布示范文本的，应当采用合同文本。6.合同统一规则编号。7.订立合同，必须具备合同条款。合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所，标的，数量和质量，合同标的知识产权内容，价款和报酬，履行的期限，地点和方式，违约责任及解决争议的方法等。8.对外签订合同，要明确选择纠纷管辖地，并力求选择本公司所在地仲裁结构或法院。9.法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章。10.签订合同，应当加盖单位的合同专用章。严禁在空白文档上加盖合同专用章。11.合同专用章管理办法：合同专用章的申请人必须是有权对外签订合同的部门。各部门的合同专用章由知识产权部统一管理。知识产权部负责申请报告的审批、合同专用章的登记、留样、发放和监督检查等管理工作。二、合同履约管理1.法定代表人全面负责合同的履行。合同承办人具体负责其订立合同的履行。2.在履行合同过程中，根据情况的变化，应对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。如发现问题，合同承办人要及时处理，必要时经单位负责人同意，可现场考核合同标的的情况和对方当事人的履约能力。3.接受标的必须经过严格的验收或商检程序。对不符合制度的标的应在法定期限内及时提出书面异议。4.合同结算必须通过财务部门。对合法有效的合同，财务部门必须在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超过权限的合同，财务部门有权拒绝结算。5.凡与合同有关的来往文书、电报、信函、电话记录都应作为履约证据留存。对我方当事人的履约情况，除妥善保存有关收付凭证外，还要做好开票、发货、验收入库等履约记录。我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的合同有关的法律文书时，应当连同信封一并收存。通过邮递方式传送合同有关法律文书时，必须使用挂号信函，并保存邮局收据，回执备案。6.知识产权部负责监督检查合同履行情况，按时间顺序及时建立合同台账。三、合同的变更和解除1.合同的变更和解除由合同承办人以书面形式报告合同评审机构，批准后，尽快与对方签订变更或解除协议。2.对方当事人作为款物接受人而要求变更接受人时，必须有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更接受人发货或货款。3.我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履约合同时，应当及时收集有关证据，并立即以书面形式通知对方当事人，同时积极采取有效措施，减少损失。4.发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同承办人应当催促对方当事人采取有效措施，收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，及时向信用部报告。5.我方当事人因故变更或解除合同，应当及时以书面形式通知对方当事人，说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限，尽快与对方书面答复的期限，尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。四、合同纠纷处理1.发生合同纠纷，合同承办部门、人员应立即报告分管领导或法定代表人，并通报知识产权部，提供材料；2.为解决合同纠纷所采取的措施，必须在法定的诉讼时效和期间内进行；3.合同纠纷发生后，可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。合同承办部门、人员应配合好公司信用知识产权部参加仲裁或诉讼；4.发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时，应当立即向单位负责人报告并向公安机关报案！5.合同发生纠纷后，需要委托代理人参加仲裁或诉讼活动的，应当及时委托有资质的代理人参与处理纠纷。6.解决合同纠纷的申请书、起诉书、答辩书、协议书、调解书、仲裁书、裁定书、判决书的副本或正本复印件，自发出或收到之日起十日内，由承办人送交知识产权部备案。7.在处理合同纠纷过程中，对于可能因对方当事人的行为或者其他原因，使判决不能执行或者难以执行的案件，应当及时向法院申请财产保全。8.合同纠纷发生后，应当依法采取一切措施，积极收集、整理有关证据。在证据可能灭失或者难以取得的情况下，应当向法院申请保全证据。   9.向法院提供原始证据时，必须先复制，并请求法院承办人员出具证据收执。