职业安全卫生管理体系文件编写指南.docx

职业安全卫生管理体系文件编写指南

职业安全卫生管理体系文件的结构

职业安全卫生管理体系文件可以有多种分类方法，最基本的是二种。第一种是分三类，即职业安全卫生管理手册、程序文件和作业文件；第二种是四类，职业安全卫生管理手册、程序、作业文件和记录。
参照ISO/DIS 10013质量手册编制指南，建议把OHS管理体系文件分为三个层次：管理手册(A层次)、程序文件（B层次）、作业文件（C层次）,如图。

OHSMS体系文件
OHS管理体系文件的内容

按照体系文件的层次分类可知，OHS管理体系文件可有管理手册、程序文件、作业文件（即工作指令、作业指导书、记录表格证据等）。
1. 1. 管理手册
根据OHSMS标准及本组织职业安全卫生方针、目标全面地描述本组织OHS管理体系的文件，主要供组织内的中、高层管理人员和提供客户以及第三方审核机构审核时使用，集中表述本组织的OHS保证能力。
OHS管理手册的内容通常包括如下内容：
l l           方针、目标、指标和管理方案；
l l           OHS管理、运行、审核或评审工作的岗位职责、权限和相互关系；
l l           关于程序文件的说明和查询途径；
l l           关于手册的评审、修改和控制规定。
管理手册在深度和广度上可以不同，取决于组织的性质、规模、技术要求及人员素质，以适应组织的需要为前提。
2. 2. 程序文件
根据本组织OHS管理手册的要求，为达到既定的职业安全卫生方针、目标所需要的程序和对策，描述实施OHS管理体系要素涉及的各个职能部门活动的文件，供各职能部门使用。
3. 3. 作业文件
围绕手册和程序文件的要求，描述具体的工作岗位和工作现场如何完成某项工作任务的具体做法，是一个详细的工作文件，主要供个人或小组使用。这类文件有些是在体系运行时根据需要不断产生的，可分为两类：
（1）工作指令，如工作指导书、作业指导书、检验指导书等。通常包括三个内容：指令干什么、如何干和出了问题怎么办。
（2）记录，记录是OHSMS文件最基础的部分，包括设计、检验、试验、调研、审核、复审的OHS记录和图表，事故、事件记录以及用户OHS信息反馈记录等。这些都是证明各生产阶段OHS是否达到要求和OHS管理体系运行有效性的证据，因而它具有可追溯性的特点。
需要指出的是，各层次的OHSMS文件应与第一层次的OHSMS手册内容对应一致。各组织可以根据自身的规模大小和实际情况来划分体系文件的层次等级，不一定按建议的三个层次等级。
OHSMS标准中没有明确要求组织必须编制OHS管理手册。
编写体系文件的原则和基本要求

编写体系文件的原则是写你要做的，做你所写的，记你所做的。即：标准要求的要写到，文件写到的要做到，做到的要有效（文件写完后一定要下发讨论和修改，达到所写即所做）。体系文件要做到：
1．系统性
— —     组织应对其OHS管理体系中采用的全部要素、要求和规定，系统有条理地制订各项程序；
— —     所有文件应按统一规定的方法编辑成册；
— —     各层次文件应做到接口明确、结构合理、协调有序；
— —     各层次文件应涉及OHS管理体系一个逻辑上独立的部分。
2．法规性
— —     体系文件应在总体上遵循OHSMS标准，以及国家或主管部门的有关法规要求；
— —     文件一旦批准实施，就必须认真执行；
— —     文件修改只能按规定的程序进行。
3．协调性
— —     体系文件的所有规定应与组织的其他管理规定相协调；
— —     体系文件之间应相互协调；
— —     体系文件应与有关技术标准、规范相互协调；
— —     处理好各种接口，避免不协调或职责不清。
4．见证性
— —     体系文件作为客观证据（适用性证据和有效性证据）向管理者、相关方、第三方审核机构证实本组织OHS管理体系的运行情况；
— —     对于审核来讲，OHS管理体系文件可作为下列方面的客观证据：
l l           危险因素已被辩识、评价并得到控制；
l l           有关活动的程序已被确定并得到批准和实施；
l l           有关活动处于全面的监督检查之中；
l l           职业安全卫生绩效和持续改进等。
5．唯一性
— —     对一个组织，其OHS管理体系文件是唯一的；
— —     通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现唯一的理解；
— —     决不允许针对同一事项的相互矛盾的不同文件同时使用；
不同组织的文件可具有不同的风格。
6. 适用性
— —     体系文件应根据标准的要求、组织规模、生产活动的具体性质采取不同的形式；
— —     体系文件的详略程度应与人员的素质、技能和培训等因素相适应；
— —     所有文件规定都应在实际工作中能得到有效的贯彻。
体系文件编写的步骤与技巧

一. 文件编写步骤
1．编写OHS初始评审报告
2．编写OHSMS标准要求建立的12个要素的程序
(1) (1) 危害辨识,危险评价与危险控制程序；
(2) (2) 法律、法规及其他要求获取、更新程序；
(3) (3) 管理方案定期评审程序；
(4) (4) 教育培训程序；
(5) (5) 协商与交流管理程序；
(6) (6) 文件和资料管理程序；
(7) (7) 运行控制管理程序；
(8) (8) 应急预案与响应控制程序；
(9) (9) 绩效测量和监测控制程序；
(10) (10)事故、事件、不符合、纠正与预防措施管理程序；
(11) (11)OHS记录管理控制程序；
(12) (12)内部审核程序。
3．如果组织规模较大，可以编写OHSMS标准中几个未明确要求的程序，如：
(1) (1)管理评审程序；
(2) (2)目标、指标确定更新程序
4.按照危害辨识，风险评价与风险控制程序去执行，评价出重大危险源，并进行分级，制订清单。
5.根据重大危险因素来编制或修订OHS方针。
6．根据OHS方针和重大危险因素及技术经济可行性，确定目标、指标和管理方案。
7.根据上述4、5、6的结果策划运行控制程序和作业指导书。策划时应注意：
(1) (1)为使重大危险因素受到控制，减少工伤事故和职业病，应建立每一个重大危险因素相应的管理方案和运行控制程序；
(2) (2)对同一个重大危险因素，可以既有管理方案又可有运行控制程序，当然也可以只有其一；
(3) (3)同一个目标可以分解成多个指标，相应地，同一个目标也就可以由多个管理方案或多个运行控制程序来实现；
8．通过上述各程序提出各部门的职责，补充完善之，将其提炼到管理手册相应的条款中。
9．将上述各程序中的主要内容，提纲挚领地提炼到手册对应的要素中。
10．最后再写没有程序支持的手册中的要素，此部分应写详细一些。
二．文件编写技巧
OHS管理体系文件的编写建议按以下五条主线分头编写，一条线一个组或一个人，每一条线中的手册、程序和记录格式乃至作业指导书都包含在内，这样写可以避免前后重复和矛盾。
1. 第一条线：
3.3.1 危险辨识，危险评价与危险控制；
3.3.2 法律、法规及其他要求；
3.3.3 方针、目标、指标；
3.3.4 管理方案。
2. 第二条线：
3.4.2 培训、意识和能力；
3.4.5 文件管理（控制）；
3.5.3 记录和记录管理。
3. 第三条线：
3.4.6 运行控制；
3.4.7 应急准备与响应。
4．第四条线：
3.5.1 绩效测量与监测；
3.5.2 事故、事件、不符合、纠正与预防措施；
3.5.4 内部审核；
3.6 管理评审。
5、第五条线：
其他及附录。
也可采取如下的编写方式：
(1)自上而下依此展开方式
按方针、管理手册、程序文件、作业文件、OHSMS记录的顺序编写，这有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需时间较长，且必然伴随着反复修改。
(2)自下而上的编写方式
按基础性文件、程序文件、管理手册的顺序编写，这适用于管理基础较好的组织，但如无总体设计方案指导易出现混乱。
(3)从程序文件开始，向两边扩展的编写方式
先编写程序文件，再开始手册和基础性文件的编写，实际是从分析活动，确定活动程序开始，将OHSMS标准的要求与组织实际紧密结合，可缩短文件编写时间。
OHS管理手册的编写

一 OHS管理手册作用
OHS管理手册是阐述一个组织的OHS方针和描述其OHS管理体系的文件。它就体系作概括的表述，是体系文件中的主要文件，也是在实施和保持体系的正常运行中应长期遵循的纲领性文件。它对内是组织内部实施OHS管理的基本法规，为各项OHS管理活动提供统一的标准和共同的行为准则；对外是OHS保证能力的文字表达，以使需方和第三方确信本组织的技术和管理能力，保证生产活动的OHS达到规定的要求。所以，手册的编制不同于其它层次文件的编制，一方面它要求按照管理的理论，总结本组织OHS管理的实践，提炼本组织OHS管理的经验；另一方面它又要求按照OHSMS标准推荐的体系要素，对组织现存的固有体系进行继承和自我完善，为组织OHS管理的适用性和有效性提供条件和规范。通过OHS管理手册的编写过程，实质是对组织的OHS管理体系进行一次全面的审核和完善。
OHS管理手册的作用：
1、是组织建立OHS管理体系的总体规划；
根据OHSMS标准制定的OHS管理手册，是对组织OHS方针、体系、包括OHS管理各项职能及各项管理活动的整体描述，而OHS管理的各项工作和活动都是依据OHS管理手册的基本规定加以细化、补充，成为具体的标准、制度，所以，它实质上起到了组织OHS管理体系总体蓝图的作用。
2、是统一和协调组织各部门职业安全卫生活动、实施工伤事故及职业病预防和控制的根本依据和法规；
OHS管理手册作为组织内部法规性文件，为各项OHS管理活动提供了统一的标准和共同的行为准则。手册系统地、原则地规定了各项OHS职责和程序，以协调体系的有效性。
OHS管理手册又是组织各级OHS管理人员实施OHS管理与控制的根本依据，当组织内其他OHS管理方面的标准和制度与OHS管理手册相抵触时，应服从OHS管理手册的规定。
3、是组织向上级主管部门、需方或第三方提供OHS保证能力和水平的文字表述。
此外，编制OHS管理手册的还可达到如下目的：
——描述组织的方针、目标、承诺、程序和要求，展示组织OHS管理体系重点解决的问题；
——总体描述和实施有效的OHS管理体系；
——提供改进的常规控制，促进管理活动；
——为审核OHS管理体系提供文件依据；
——OHS管理体系情况改变时，保证体系及要求的连续性；
——按OHS管理体系的要求和相应方法培训人员；
——向组织各级管理者展示组织职业安全卫生管理的总框架；
——向各级管理人员提供查询所需文件与记录的途径；
——明确各部门的职责与相互关系；
——对外介绍OHS管理体系；
——证明其自身OHS管理体系符合标准规定。
二．编写OHS管理手册的原则
编写OHS管理手册应遵循下列原则：
1．指令性原则
OHS管理手册由组织最高管理者批准签发并正式发布。手册中的各项规定是组织全体员工（包括组织最高管理者）都必须遵守执行的组织内部法规，它能够防止人为的随意性，保证OHS管理的连续性和OHS管理体系的有效性。因此，手册的各项规定内容应具指令性，措词应严谨，表达要明确，严格限制使用“应该”、“必须”、“可以”、“允许”等词汇。
2．目的性原则
OHS管理手册应围绕明确的OHS方针、目标，对为实现OHS方针、目标所要开展的各项活动作出规定。这些活动的重点是掌握现存的或潜在的OHS风险，适时地采取纠正或预防措施，并提供必要的依据。
3．符合性原则
OHS管理手册应符合政府和其他第三方发布的有关各项法规、条令、标准和国际公约的规定，同时还应适合其他的环境条件，OHS管理体系应具有环境适应性。
4．系统性原则
OHS管理手册所阐述的OHS管理体系，应当具有整体性和层次性。OHS管理手册应就生产全过程中各阶段影响OHS的技术、管理和人员的因素进行控制并作出规定。手册所阐述的OHS管理体系，应当结构合理、接口明确、层次清楚、各项活动有序而且连续。手册应按照OHSMS标准规定的体系要素的要求，对形成和影响OHS风险的所有活动，系统地规定控制方法和要求。要从整体的观点出发，对形成OHS管理体系的所有要素进行阐述，作出明确规定。要突出重点，着重叙述OHS活动控制程序，内容可包括：目的、内容、要求、责任和参与的部门、原则性的方法、手段、步骤、协调和衔接方式等。
5．协调性原则
OHS管理手册中各项规定之间，OHS管理手册与组织其它OHS文件之间，必须协调一致。首先，手册中的各项规定之间要协调；其次，手册与组织其它文件（管理程序、标准、制度）之间要协调。OHS管理是组织管理的一个环节，手册又是OHS管理的纲领性文件，其它文件都是手册的细化和展开，这就要求它们必须相互协调，无论是在手册编写阶段，还是在体系运行阶段，都应该及时记录、处理手册中的规定与目前管理标准不一致的部分。
6．可行性原则
手册中的规定，应从组织生产的实际情况出发，能够做到或者经过努力可以达到，某些规定和要素，尽管内容先进，如果组织不具备实施条件，可以暂不列入手册，但有两点必须注意：
（1）在法规、标准和合同中已规定必须执行的要素必须列入；
（2）绝不能因组织原有的管理基础薄弱、员工素质不高，组织就可以用可行性原则为借口，提出保留或保持一些落后的要求，把手册的水平降低。
7．先进性原则
手册的各项规定，应当在总结组织OHS管理实践经验的基础上，尽可能采用国内外的先进标准、技术和方法，加以科学化、规范化，纳入手册。
8．可检查性原则
可检查性是指手册的各项规定不但要明确，而且要有以定量为主的考核要求，便于实施监督和审核。例如，对OHS控制活动而言，至少应规定：目的、适应范围、控制方法、责任部门、配合部门、控制内容及具体要求等等。这样编制出来的手册有可检查性，也只有可检查与可考核的手册，方能真正认真实施。手册内容要简炼，重点要突出。
OHS管理手册内容即要有系统性，又要避免面面俱到、冗长重复。它不可能象具体工作标准或管理制度那样详尽，对各要素内容、要素间的关系和控制程序只需概括地作出原则规定。在描述时，要求文字准确、语言精炼、结构严谨，还要通俗易懂，以便组织内全体员工能理解和掌握。概括起来就是：
系统阐述，突出重点；
层次清楚，协调统一；
整体优化，切实可行；
OHS管理手册在深度和广度上可以不同，确决于组织的性质、规模、技术要求及人员素质，以适应组织的实际需要。对于中、小型组织，可以把管理手册和程序文件合成一套文件，但大多数组织为了便于管理仍把管理手册、程序文件分开。
三．OHS管理手册编写工作程序
OHS管理手册是OHS管理体系的设计阶段形成的文件，该文件应当按照OHSMS体系分析的结果，对体系的构成、各要素的内容及其相互之间的联系作出系统、明确和原则的规定，在初始评审和体系设计后编制。
编制OHS管理手册工作程序如图所示。
1． 1．    资料收集与分析；
— 需要收集的主要资料包括：
l l    组织机构现状；
l l    各部门职责和权限现状（各部门确认的）；
l l    各部门需要解决的工作接口问题和其他问题；
l l    现有各种管理制度和作业程序以及各有关部门的执行情况的说明；
l l    现有的各种技术标准、规范以及各部门执行情况的说明。
— 资料分析
l l    评价现有机构及职能是否完善，列出需完善的职能清单；
l l        评价工作接口现状，列出需研究、解决的工作接口问题的清单；
l l        评价现有管理文件和作业文件的有效性，提出需增加、调整或作废的文件方案。
2．职能完善和职责、权限的确定；
— —       现有部门的职责和权限调查；
— —       列出需要调整或补充的职责和权限的清单；
— —       提出调整或补充职责和权限的议案；
— —       有关部门讨论，提出修改意见；
— —       由组织最高管理层研究决定；
— —       发布有关明确职责和权限的文件；
— —       在编写文件和运行过程中发现需进一步明确或补充的问题应随时决定并补充发文。
3．确定管理手册结构；
4．落实手册编写的组织工作；
5．制定编写手册的工作计划。

资料收集与分析
确定OHS方针、目标

分析体系要素

确定OHS职能活动

组织环境、体系要素调查

确定组织机构

落实各项OHS活动

OHS管理手册整体设计

OHS管理手册编写

OHS职能确认

必要时调整组织结构

选定编写人员

讨论、修改

审 定

批准、发布

实 施

信息反馈

定期修改

按OHS手册管理办法

可聘请外部专家

图5-2 编制OHS管理手册的工作程序

四．OHS管理手册的内容
1）内封面：
·组织名称；
·组织标准编号；
·手册标题；
·符合标准的版次；
·手册的发行版本、手册编码、手册发放控制号。
2）批准页：声明手册是OHS管理体系的纲领性文件，是全体员工必须遵守的法则；最高管理者批准发布实施的命令（含最高管理者签字），批准发布日期和实施日期。
3）适用范围和应用领域：应清楚表明手册和体系文件的适用范围和应用领域。包括组织的行政范围、地理范围和应用领域。
4）对OHS管理者代表的任命书。
5）目录：应列出手册各章、节的题目和页码，包括章、节的主要附录等；
6）组织的概况：单位的名称、地址及通讯方法。也可包括如生产经营、地理位置、主要背景、历史和规模等。
7）术语和定义：手册应尽量使用公认术语和定义，但需要时可根据本组织实际规定不同含义的词，或对特定术语规定特定含义；
8）领导承诺：明确提出组织的承诺（最高管理者签字）。
9）OHS方针：明确提出组织的OHS方针（最高管理者签字）。
10）组织机构、职责和权限：明确本组织内部机构设置（可给出组织机构图）、各职能部门职责权限（可给出职责分配图）、隶属工作关系。
11）体系要素描述：是对OHS管理体系17个要素和OHS管理体系管理程序的简要描述，包括程序的适用范围和内容，该程序的主管部门及相关部门的职责与任务，对该程序的控制及要求等；同时为程序文件提供了查询途径，即要附上相关程序文件编号和名称。
这部分一般按要素及其层次划分章节进行阐述。在编写OHS管理手册时，可以将几项要素合为一个要素，在一章中阐述，也可将一项要素分别写出，但一定要覆盖17个要素，阐明各要素之间的联系和区别。章节的顺序，一般可按OHSMS标准中所列出各体系要素的顺序编排。
这些要素可按下列内容编写：
l l       概述（或目标、总则）。阐明该要素的目标和实施该要素应遵循的准则。要素的目标是指其职能发挥至最佳状态时应达到的期望目标；
l l       职责：描述此要素的责任部门，协助部门；
l l       内容要求：要素要求的一定要写到；
l l       相关文件。
体系要素描述应注意的事项：
① 无程序要求的要素（如OHS方针、目标与指标、组织机构与职责、OHS管理体系文件、管理评审等）尽量在手册一级文件中叙述清楚：
② 有要求制定程序的要素，简要描述，详见程序；
③ 按标准要求写，尽量贴近组织的实际操作情况。
12）支持性资料附录：该附录可含有支持手册的资料（包括程序文件一览表、作业文件一览表、OHSMS记录一览表和手册更改记录表等）。
六． 手册的批准、发布和控制
1）手册发布前，手册编写责任人应对手册的风格、内容、格式、职责与接口进行审查；各部门领导会签以确认手册中规定的职责和权限、接口方式和活动原则；由最高管理者对其进行最终的审查，以保证清晰、准确、适用和结构合理。也可请使用者对手册的可行性进行评定和评论。然后批准发行，并在所有文件中标出批准的识别标记；
2）经批准的手册发放的办法应保证所有使用者都能适当使用，保证合理发放和控制；
3）应规定手册编制、控制和更改协调办法。
 OHSMS程序文件编写

程序是为实施某项活动规定的方法。OHSMS程序就是为完成某一项体系要素活动所规定的方法。OHSMS标准要求组织建立OHS管理体系，并必须形成相应文件，表明某项OHS活动的目的和范围，应做什么（WHAT），为什么这样做（WHY），谁来做（WHO），何时（WHEN），何地（WHERE）以及如何做（HOW），应采用什么材料、设备、仪器和依据什么文件，以及如何进行控制和记录。
程序文件按性质可分为：管理性程序和技术性程序；按层次可分为：组织一级程序和部门程序。
一．程序文件的作用和要求
1）程序文件是实施OHS方针、目标、指标的具体措施，是对那些产生职业安全卫生影响的活动进行策划和管理所用的基本文件，是管理手册的支持性文件。
2）每一个程序文件都应包含OHS管理体系中的一个逻辑上独立的内容，可能是标准的一个要素，或要素中的一个部分，或是几个要素相关要求的一组活动等。程序文件的数量、内容、格式和外观由组织自行确定，程序文件一般不应涉及纯技术性的细节，细节通常在工作指令或作业指导书中规定。
3）程序文件的有效实施才能体现OHS管理体系的功能，因此，程序文件的内容和要求要密切结合实际情况。程序文件展开的深度和广度，取决于组织任务的复杂性，采用的工作方法、活动内容和对执行活动人员的水平、能力、技术与培训所达到的效果。
4）程序文件实质上是组织管理中科学的管理制度，是法规性文件，要强制执行，因此程序文件应有可操作性和可检查性。

二．程序文件编写的工作程序
编制程序文件的工作程序如图所示。

收集、分类整理现有的管理、技术文件

按OHSMS体系要求提出修改意见

组织各职能部门广泛讨论、协调

组织各职能部门编写文件

批准与颁布

运行与监督

评价与完善

编制程序文件工作程序

1.对现行文件的收集和分析
收集组织现行的各种标准、制度和规定等文件，其中很多具有“程序”的性质，但也有其不足之处，应该以OHS管理体系有效运行为前提，以程序文件的要求为尺度，对这些文件进行一次清理和分析，摘其有用、删除无关，按程序文件内容及格式要求进行改写。
组织如果已经建立了ISO 9000质量管理体系或ISO 14000环境管理体系，就应该使OHS管理体系与这两个体系充分融合，特别是培训、文件控制、记录管理、内部审核和管理评审等其管理方式类似，这些程序最好在原ISO 9000程序或14000程序的基础上补充为好。
2. 编制程序文件明细表
一个组织的职业安全卫生管理体系程序文件的多少，每个程序的详略、篇幅和内容都没有定论，但在能够控制的前提下，程序文件个数和每一个程序的篇幅越少越好；每一个程序之间，要有必要的衔接，但要避免相同的内容在不同的程序之间有较大的重复。根据组织的OHS管理体系总体设计方案，按体系要素逐级展开，制定程序文件明细表，明确程序主管部门及相关部门的职责，对照已有的各种文件，确定需新编、改造和完善的程序文件，制定计划逐步完成。
三．程序文件内容和格式
1． 1． 文件编号和标题
程序文件应统一编号，以便于识别。标题应明确说明开展的活动及其特点。
（1）目的和适用范围：一般简单说明开展这项活动的目的和所涉及的范围。推荐使用如下引导语：
为了……制定本程序。
本程序规定了……
本程序适用于……
（2）术语：指本程序中涉及到的并需说明的术语和名词。
（3）职责：指明实施程序文件的主管部门及相关部门的职责权限、接口及相互关系。
（4）程序内容：列出开展此项活动的步骤，保持合理的编写顺序，明确各项活动的接口关系、职责、协调措施；明确每个过程中各项因素由谁干，什么时间干，什么场合（地点）干、干什么、怎么干、如何控制，及所要达到的要求，需形成记录和报告的内容；出现例外情况的处理处理措施等，必要时辅以流程图。
（5）相关程序、文件和记录：指需引用的或与本程序相关的程序、文件和记录。

2． 2． 报告和记录格式
确定使用该程序时所产生的记录和报告的格式，记录的保存部门和期限，写明记录的编号和名称。
程序文件应得到本活动相关部门负责人同意和接受，以及相关方对接口关系的认可，经过审批后实施。
四．程序文件编写内容要点举例
1.组织员工责任制管理程序
①员工责任制制定的依据；
②员工责任制的制定范围（各级管理层和各操作岗位人员）；
③责任制的内容；
④责任制编制、运行程序；
⑤领导及其责任制的变更；
⑥员工责任制的监督、检查和考核。
2.方针和目标管理程序
①方针目标依据的原则；
① ① 方针目标的策划和审定；
② ② 方针目标的分解实施；
③ ③ 方针目标的考核与评审；
④ ④ 方针目标的变更。
3．危害辨识风险评价程序：
①危害辨识
— —     明确危害辩识的相关职责；
— —     明确危害辩识的范围；
— —     危害辩识的原则；
— —     危害辩识的具体方法，相关要求（人员要求、注意事项）；
— —     调查结果的汇总以及确认（职责、方法）
②风险评价
— —     评价的职责；
— —     评价的原则；
— —     评价方法（详细描述）；
— —     风险分级；
— —     相关记录的保管与存档要求。
③危害因素的更新识别与重要危险因素的更新评价。
5.法律及其他要求控制程序
①获取的途径、方法，执行者，频次，获取方式；
②评价与登记、保管，执行者，批准者，存放处；
③摘录与分发：由谁进行摘录、整理，怎样分发到有关部门（可以建立内部行为准则）
④法规标准的更新
6.培训、意识与能力程序
① ①    培训内容，包括OHS知识、OHS管理手册、程序文件、紧急状态的处置、重要岗位的作业指导书等；
② ②    如何确定培训需求，由什么部门提出、针对什么（职工入厂教育，工人上岗、转岗教育考核等）。培训要分层次进行：最高管理者、中层干部、内审员、重要岗位、全体员工、新员工等；
③ ③    培训形式；
— —     正规的、办班形式培训；
— —     各部门内部培训（作业指导书、相关运行控制、应急准备、程序等）；
— —     普及性教育（方针、重大危险因素、目标、指标等）；
④ ④    培训计划的相关要求：决策机构，职责部门，培训对象；
⑤ ⑤    培训记录包括：培训计划，培训名单，考核记录，员工个人教育档案，资料的保存及管理。
7．文件控制程序
① ①         文件控制对象：手册、程序文件、作业指导书及记录，也可不包括记录；
② ②    文件的编制（重要OHS文件的编号、起草、制订、修改的职责及注意事项）；
③ ③    文件的发放（由什么部门负责文件的发放，是否制订发放清单等）；
④ ④         文件是否受控；
⑤ ⑤    文件的保存（各种重要OHS文件保存在什么部门，文件保存的注意事项）；
⑥ ⑥    过时文件如何处理，文件更新要求等，针对文件的不同层次给予规定。
⑦ ⑦    文件及记录的保存期规定。
8.运行控制程序
① 运行控制对象
— —     对缺乏程序指导可能导致偏离方针、目标、指标的运行；
— —     运行控制的内容至少包括所有与重大危险因素对应的活动；
— —     对供应商或项目承包方（即具有较强影响力的相关方可以考虑提出相应的OHS要求。
② 涉及到的各个部门、岗位的职责、要求必须明确；
③ 明确运行控制的参数；
④ 具体的操作规程，操作工的资格要求；
⑤ 运行控制的结果记录。
9.应急准备与响应程序
① 明确事故和紧急情况发生的可能性及部门。紧急情况可能是：
l l       火灾、爆炸；
l l       有毒有害物质的泄露；
l l       安全监控失控等。
② 对内、外部应急联络人员、部门及其职责做出相应规定；
③ 针对可能发生的紧急情况采取必要的准备；
④ 应急联络方式：包括时间限制、联络办法等；
⑤ 针对已发生的紧急情况所采取的处置措施；
⑥ 对程序进行评审与修订；
⑦ 应急演练。
10.监测与测量程序
① ①     明确监控与测量的内容（至少包括重大危险因素、目标、指标以及法律法规及其他要求的符合性）；
② ②     如何进行监测，与法律、法规、标准、其他要求对照，监测结果的处理；
③ ③     测量方法、监测频率（根据被监测对象的具体情况而定）；
④ ④     监测仪器的校准；
⑤ ⑤     监测人员资格、培训等；
⑥ ⑥     各种记录。
11.管理评审程序
① ①     编制管理评审年度计划和提案表；
② ②     最高管理者主持会议，对有关部门问题作出明确决定并形成记录；（体系内审结果、方针、目标、指标贯彻落实情况，管理方案的实施情况，体系的符合性，有效性，持续改进的承诺等）。
③ ③     有关纠正预防措施的决定；
④ ④     纠正、预防措施有效性跟踪和验证及验证结论报告的存档；
管理评审记录、提案记录的管理。
OHSMS作业文件的编写
一．作业文件的作用和要求
作业文件是程序文件的支持性文件。为了使各项活动具有可操作性，一个程序文件可分解成几个作业文件，能在程序文件中交代清楚的活动，就不要再编制作业文件。作业文件必须与采用要素的程序相对应，是对程序文件中整个程序或某些条款进行补充、细化，不能脱离程序另搞一套作业文件。国家、行业、组织的技术标准、规范不作为作业文件，单独在“在用标准目录”中体现。在作业文件中通常包括活动的目的和范围，做什么和谁来做，何时、何地以及如何做，应采用什么方法、设备和文件，如何对活动进行控制和记录，即5W1H原则。作业文件的内容是描述为实施程序文件所涉及到的各职能部门的具体活动。
二．作业文件的编写
组织现行的各种组织制度、规定、办法等文件，很多具有作业文件相同的功能，但也有其不足之处，应该以OHS管理体系有效运行为前提，以作业文件的要求为尺度，对这些文件再进行一次清理和分析，摘其有用、删除无关，按作业文件内容及格式要求进行改写。
根据OHS管理体系总体设计方案，按体系要素逐级展开，制定作业文件明细表，明确部门的职责，对照已有的各种文件，确定需新编、改造和完善的作业文件。由于各组织的规模、机构设置和生产实际不尽相同，则运行控制程序的多少，内容也不相同，即使程序相同，但由于其详略程序不同，其作业文件的多少也不尽相同。
三．作业文件内容和格式
1． 1． 文件编号和标题：
编号可以根据活动的层次进行编排，同一层次的作业文件应统一编号，以便于识别，标题应明确说明开展的活动及其特点；
（1） （1）目的和使用范围：一般简单说明开展这项活动的目的和所涉及的范围；
（2） （2）职责：指明实施文件部门，职责、权限，接口及相互关系；
（3） （3）管理内容：是作业文件的核心部分。应列出开展此项活动的步骤，保持合理的编写顺序，明确各项活动的接口关系、职责、协调措施，明确每个过程中各项活动由谁干，什么时间干、什么场合（地点）干、干什么、怎么干、如何控制，及所要达到的要求，需形成记录和报告的内容，出现例外情况的处理措施等，必要时辅以流程图；
（4） （4）更改：指明文件更改时所遵循的规定，如程序文件的更改影响该作业文件，则应一起组织更改；
（5） （5）相关程序、文件和记录：指需引用的或本作业文件相关的程序、文件和记录；
2． 2． 报告和记录格式：
确定使用该作业文件时所产生的记录和报告格式，记录的保存部门和期限，写明表格的编号和名称。
作业文件必须操作性强，并得到本活动相关部门负责人同意和接受，以及有关部门对接口关系的认可，经过审批、实施。
四．作业文件目录清单示例
由于各组织的规模、机构设置和生产实际不尽相同，则运行控制程序的多少、内容也不相同，即使程序相同，但由于其详略程度不同，其作业文件的多少也不尽相同，下面是一些运行控制程序和作业文件目录示例。

程序文件、作业文件一览表(示例)
管理手册

员工责任制管理程序

体系策划和运行管理程序

方针和目标管理程序

组织机构与职责管理程序

资源配置计划管理程序
年度资金预算中OHSMS费用管理办法
劳动组织管理办法
组织及员工能力评价管理程序
领导能力评价管理办法
管理人员能力评价管理办法
操作人员评价管理办法
施工作业队伍资质认证管理办法
培训管理程序
特种作业人员持证上岗培训办法
OHSMS培训管理办法
采购产品管理程序

产品分承包方评定与监控程序

工程分承包方评定与监控程序

体系文件控制程序

技术文件和资源管理程序
档案资料管理办法
安全、环保技术文件资料管理办法
记录控制程序

OHSMS信息管理程序
OHSMS会议管理办法
管理手册

风险评价管理程序
建设项目风险评价管理办法
固定作业场所风险评价管理办法
施工作业风险评价管理办法
设备管理程序

生产运行管理程序

生产安全管理程序
职业安全卫生“三同时”管理实施细则
基层班组“三标”建设管理办法
安措项目管理办法
锅炉安全管理规定
压力容器安全管理规定
特种设备、安全装置安全管理实施细则
安全用电管理办法
危险场所控制管理办法
重大隐患管理规定
职工劳动防护用品管理规定
工伤事故管理实施细则
液化气瓶安全管理办法
制冷装置安全管理办法
职工健康管理程序
有害作业管理办法
职业病防治管理办法
消防安全管理程序
消防责任制实施办法
要害部位防火管理规定
建筑设施防火审核程序规定
工业动火管理规定
火灾事故管理办法
消防设施及防雷避电装置管理办法
交通安全管理程序
道路交通安全责任制实施办法
交通违章与交通事故处理办法
变更安全管理程序

变更管理程序

应急管理程序

纠正和预防措施管理程序

内部审核管理程序

管理评审程序

 OHSMS记录的编写

一．OHSMS记录的作用
记录是为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件，它是重要的信息资料，为证实可追溯性以及采取预防措施和纠正措施提供依据。职业安全卫生记录覆盖于体系运行过程中的各个阶段，因此，记录有如下功能：
（1）是体系文件