工程文件管理作业指引.docx

工程文件管理作业指引

编制
朱 蓓
日期
2002-8-23

审核
唐激扬
日期
2002-8-23

批准
刘荣先
日期
2002-8-23

流 程 要 素
流程目标：

流程时间要求

流程监控点数目

流程主要责任岗位

流程涉及职位数目

修订记录
日 期
修订
状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
2002-10-24
A/1
5.2、5.2.1、5.3.1、5.4.2
朱 蓓
唐激扬
刘荣先

1. 目的
规范项目经理部文件资料的管理，确保工程文件的充分、适用和有效性。
2. 适用范围
适用于项目经理部文件的收集、标识、审核、发放、回收、销毁及归档。
3. 术语和定义
3.1. 工程文件：在此特指公司、监理单位、施工单位在工程建设过程中产生的与工程建设相关文件资料的总称。
3.2. 标识文件：对文件编号，并对其版本及修订状态进行标记的工作。
4. 职责
4.1. 项目秘书，负责文件的接收、标识、登记、发放、回收、移交及归档并协助完成工程竣工档案验收事务。
4.2. 项目经理部各专业工程师、成本管理人员、设计责任人及项目报建人员，负责工程文件的形成、积累、送审、移交归档。
4.3. 项目总经理，负责工程文件的审核、批准。
4.4. 总经理办公室，负责接收项目经理部移交的文件及竣工档案。
5. 工作程序
5.1. 文件收集
5.1.1. 项目经理部日常工作中产生的文件由项目秘书登记归档。移交到项目秘书的文件要求是签字盖章手续完备的正式文本。移交时要填写《文件交接登记表》，由移交人与接收人签名确认。
5.1.2. 属于项目报批报建的申请文件及政府批文及合同原件，一律由项目秘书移交总经理办公室，项目经理部可复印备查，归档范围按《质量记录及档案管理程序》执行。
5.1.3. 收文：项目经理部所有收文，一律由项目秘书统一登记处理，参照《文件收发控制程序》执行。
5.2. 文件登记标识
项目秘书负责文件的登记标识，每份文件均要标注编号，需要区分版本的，要标注版本标识。
5.2.1. 文件编号规则：
项目名称缩写 (小写数字表示期数) 文件分类缩写

例：文[金色1]-SJ -001

文件顺序号

附表一：工程文件类别及记录编号对照表
序号
文件属类
记录编号
备注
1.
施工图纸
文[__]-TZ-
项目简称参见《质量记录及档案管理程序》及公司颁布的新开发项目规范化简称。
2.
设计变更（设计院）
文[__]-SJ-
3.
设计通知单（万创公司）
文[__]-VC-
4.
顾客要求变更审批单
文[__]-GK-
5.
工程业务联系单
文[__]-LX-
6.
工程业务指令单
文[__]-ZL-
7.
设计工程变更审批单
(与2、3、4、5、6一同存档，编号一致)
8.
变更执行情况一览表
文[__]-BG-
9.
增加工程现场签证审批单：
总包土建类：
总包安装类：
(以上两类如只有一个总包方，单位区分可以省略)
其他工程类：

文[__]-QZ(土建/单位)-
文[__]-QZ(安装/单位)-

文[__]-QZ(其他)-
10.
工程合同副本/复印件及采购资料
文[__]-HT-
11.
会议纪要或决议
文[__]-JY-
12.
向政府部门的申请报告及批复（复印件）
文[__]-ZF-
13.
施工组织设计/图纸会审纪要
文[__]-SG-
14.
材料设备验收单
文[__]-YS1-
15.
工程验收报告
文[__]-YS2-
16.
其他来文
收字2002-001
17.
其他发文
发字2002-001

5.2.2. 文件有效版本标识
a) 如收到的文件已有版本标识，则照实登记。
b) 无版本标记的，按以下编号规则标识：根据文件不同版本的产生时间及内容标识，修订状态从0、1…到9依次递增，版本由A、B…到Z依次递增。
5.3. 工程文件的发放、回收与失效文件销毁
5.3.1. 文件登记标识后，项目秘书填写《文件交接登记表》，根据批示或职能发放给相关人员及单位，由接收人签名确认。
5.3.2. 当文件发生版本变动时，为确保文件的适用与有效性，项目秘书要统一回收作废版本的文件，同时发放新生效版本，回收情况填写《文件发放回收记录表》，并签名确认。
5.3.3. 项目秘书回收失效文件后，如需要存档备查，要在首页及骑缝加盖“作废”印章，其余复本销毁，销毁文件要填写《文件销毁审批清单》。
5.4. 工程文件的归档及利用
5.4.1. 工程文件在标识清楚完备后，由项目秘书按分类编号存放，要有固定的文件夹，放入编有序号的资料柜中妥善保管。
5.4.2. 资料借用、调用、查阅要经批准并填写《文件利用登记表》，调阅重要文件要复印存底，外单位人员借阅，需要填写《文件利用申请单》，经批准后登记借阅。
5.5. 工程文件的移交
工程竣工时，所有工程文件要移交相关部门永久保存。
5.5.1. 项目秘书协助总经理办公室整理并向深圳市城建档案管理部门移交工程竣工档案资料。
5.5.2. 向物业管理处移交一套工程竣工文件资料，移交物业管理处的资料需要报项目总经理批准。
5.5.3. 其余工程文件资料整理完备后统一移交总经理办公室保存。
5.5.4. 所有移交均要填写《文件交接登记表》，由双方签字确认。
6. 支持性文件
6.1. VKSZ/QP/DC003 《文件收发控制程序》
6.2. VKSZ/QP/DC002 《质量记录及档案管理程序》
7. 相关记录及表格
7.1. VKSZ/QR/DC007《文件利用申请单》
7.2. VKSZ/QR/DC008《文件利用登记表》
7.3. VKSZ/QR/DC006《文件交接登记表》
7.4. VKSZ/QR/DC003《文件发放回收记录表》
7.5. VKSZ/QR/DC009《文件销毁审批清单》