国内配套设备采购申请.docx

国内配套设备采购申请
流程目的
在有效监控下进行国内配套设备采购。申购由规划技术部，工程建设部和运行维护部相关项目小组提出，原则是尽量将配套设备也归口到省中央采购部门进行集体采购及中央调配，市、县则需要订立制度，规范其可自行购买的配套设备、材料金额上限和类型，市、县采购则归口由办公室负责。采购只可以从认可供应商名单内进行选择，超过时由省中央采购部门进行审批。

适用范围
本流程适用於JMCC省规划技术部和省、市运行维护部进行申购时使用。
国内采购：
工程设备： 省规划技术部
维护设备： 省、市运行维护部
主要是从立项後将技术规格分解到本地设备采购开始，直至完成申购动作完成为止。

流程说明
编号
任务说明
处理方式
文档输入
文档输出
负责部门
监控要点
2.1.1
编写配套设备要求
在网络建设工程中，如果是因为进口采购合同不包括而要另行购买的网络配套材料，需要编写配套设备要求清单。
有关设备要求由工程建设部负责编制，按复杂性要求，设计院或进口设备供应商提供协助。
配套设备要求最终要分解到市、县各工地。
如是因网络维护而需要购买设备，则由运行维护部定下配套设备要求
手工
容量及技术方案，进口采购设备物料清单
配套设备要求
省、市工程建设部
省、市运行维护部
-
2.1.2
是否有存库？
如果确认本身没有所需要配套设备的存货，省规划技术部采购小组按已审批的配套设备要求清单在Oracle系统内填写项目采购申请单。
如果是网络维护的本地主配备和配套设备要求，由省、市运维部进行检查。
库存模块
配套设备要求
-
省规划技术部采购小组
省、市运行维护部
§ 如有存货量，系统会自动作出提示通知使用部门进行采购或到仓库领货。如可在仓库领货，可减少等货时间。
2.1.3
采购申请
按已审批配套设备要求，在Oracle系统内填写项目采购申请单。
在系统填写采购申请的时候，需要填写项目编码， 货品编码(item code)、会计费用科目
编码(按费用大类划分)和部门编码作随后的分析用。各编码的清单应由财务部维护，而系统应提供在线查询的功能。
采购模块
配套设备要求
采购申请单
省规划技术部采购小组
省、市运行维护部
§ 申购单格式统一和自动按序分配编码，方便市审批和减少不必要的遗漏。
§ 如果已知某类设备市场上只有小数供应商，或由於网络兼容的原因，一定要选择某些供应商时，可以在申购单内作出备注。
2.1.4
超过项目预算限额？
在系统输入采购申请的资料，系统会自动把采购申请和已输入的项目预算作自动核对。跟著系统要显示出采购申请有没有超过预算限额和余额。
(业务部门要设置预算容差上限，当仍低於容差上限时，可以继续进行处理，但审批的层次可能不同，否则会禁止输入。)
采购模块
采购申请单(电子形式)
采购申请单
省规划技术部采购小组
省、市运行维护部
§ 系统对超额超支申购自动作出提示
2.1.5
成本效益分析
若采购申请超过项目预算面未事先批准(订立分层审批制度)，需对申购项目进行成本效益分析。
手工
采购申请单
采购申请单，成本效益分析
省规划技术部采购小组
省、市运行维护部
-
2.1.6
批准申请？
根据成本效益分析的结果来决定采购申请是否可以继续进行。申请批准经电子以在线进行审批(将采购申请状态转为《已审批》)，而且以分层审批方式进行。
例如：
§ >$XX - 部门副经理
§ >$XX - 部门总经理
§ >$XX – 省总经理和财务总经理
(如果超出预算)
工作流
采购申请单
采购申请单(经分层审批)
分层审批(最少包括部门总经理或其委任人)
所有《采购申请单》必须先得到部门主管批准。
2.1.7
复核
财务部负责项目预算监控的员工会从资金流的角度复核以下的资料：
§ 复核费用、项目和部门编码是否准确。
§ 对大额申购是否有足够资金支付。
§ 会否要人刻意将单一申购拆细，逃避分层审批制度。
§ 确定《采购申请单》已得到适当授权人批准(如果不是以电子流为文档已审批的根据)。
但要将预算分解到市、县各公司，才可以允许市、县财务部进行项目预算监控。
采购模块
采购申请单(经分层审批)
采购申请单(经分层审批和计划财务部)
省计划财务部，市、县财务部(项目预算)
确保采购申请未有超过已审批的预算和归集到正确的成本、费用中心。