WI-PU004 订购单管理作业细则.docx

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修訂原因
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修訂者/部門
日期
1.0
4
新發行
潘麗純/采購部

2002/07/27

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核准
審核
主辦
制訂日期﹕2002年07月27日

修訂日期﹕

表格編號:FM-0501-3

1. 目的：
為有效的掌握每批進料、收料、付款之依據。
2. 適用範圍：
任何經由採購開出之訂購單均屬之。
3. 名詞釋義﹕
略
4. 職責﹕
略
5. 流程﹕
略
6. 內容：
6.1 訂購單製作﹕
6.1.1. 采購部門依生管提出的《批號別部門請購料品明細表》或《部門申請單》列印出《請購單》，經采購部門主管核准後即可列印《訂購單》。
6.1.2. 訂購單分為一式二聯, 第一聯為廠商/採購聯(白色), 第二聯為財務聯(紅色)。
6.1.3. 訂購單上應詳細注明所訂購料品之供應廠商﹑制造廠商﹑廠商代號、產品料號﹑品名規格﹑數量﹑交期﹑單價﹑金額﹑發票地址及其它注意事項。
6.1.4. 訂購單上之任何文字、數量、單價非經採購主管核准均不得任意涂改。
6.2 訂購單簽核：
6.2.1. 采購員務必仔細核對訂購單上之各項內容無誤後簽名並呈核。
訂購單之簽核依《職務核決權限實施准則》之規定執行。
6.3 訂購單分發：
6.3.1. 訂購單簽核完整后才可發出, 第一聯廠商/采購聯(白色)加蓋印章後交DCC傳真相應廠商(印章內容:請於24H內確認簽回，否則視同默認訂購單之所有內容);第二聯財務聯(紅色)交采購部P/O文員每周一次統一轉財務部作帳備查。
表格編號:FM-0502-2
6.4 訂購單確認:
6.4.1訂購單之確認:經過簽核後的訂購單在IE系統M/B “采購維護作業”中作確認，RMB1000元(含)以上由總經室助理確認，RMB1000元以下由采購部P/O文員確認。
6.5 訂購單變更:
6.5.1. 若變更數量﹑單價﹑物料規格﹐采購必須發出“訂購單取消/變更通
知聯絡書”,經部門主管核准后由P/O文員在IE系統M/F “采購變更通知
單維護”中變更數量﹑單價﹑物料規格(規格變更單價作相應變更)﹐在“采
購單資料維護”中列印變更後的訂購單,並在訂購單號後加“A”﹐第二次變
更則在訂購單號后加“B”(依此類推) ……並經核准後傳給廠商。
6.5.2. 若訂購單有多項物料需取消其中一項﹐采購必須發出“訂購單取消/變更
通知聯絡書”﹐經部門主管核準后﹐由P/O文員在IE系統M/F “采購變更
通知單維護”中將此訂單所需取消項次數量變更為 “0”﹐再在“采購單資料維
護”中列印變更後的訂購單﹐並在訂購單號後加“A”﹐第二次變更則在訂購
單號后加“B”﹐(依此類推)……經核准後傳給廠商(若需將該取消之物料轉換供
應商﹐則重新制作新訂購單)。
以上6.5.1與6.5.2變更發出之“訂購單取消/變更通知聯絡書”須傳真知會
供應商。
6.6訂購單取消:
6.6.1. 采購必須發出“訂購單取消/變更通知聯絡書”,經部門主管核准後由P/O文員在IE系統M/F“采購變更通知單維護”中將所有數量改為“0”即可﹐電腦中仍存在訂購單號。(如需轉換供應商時﹐則重新制作新訂購單)
6.7 將變更或取消之原訂購單加注“作廢”字樣。
6.8 物料若為客供品﹐即為客戶免費供應﹐則訂購單上物料單價為“0”。

表格編號:FM-0502-2
6.9 訂購單歸檔:
6.9.1. 發出之訂購單﹐供應商必須在“廠商確認”欄簽名﹑蓋公章或其他書面文件回簽﹐回簽之訂購單與傳真後的訂購單依廠商別一併歸檔留存備查。
6.9.2. 若訂購單廠商未按規定時間(24H內)回簽，則采購於三日內發出 “訂單回傳追蹤”追蹤廠商簽回。
7. 附則﹕
本細則經管理代表核準后﹐自發行之日起實施﹐修訂時亦同。
8. 參考文件:
8.1 職務核決權限實施准則 700M02
9. 附件﹕
9.1 訂購單取消/變更通知聯絡書 WI-PU004-F01
9.2 請購單 WI-PU004-F02
9.3 訂購單 WI-PU004-F03
9.4 訂單回傳追蹤 WI-PU004-F04
表格編號:FM-0502-2