NBVK-WI-PR028工程系统信息管理作业指引.docx

工程系统信息管理作业指引

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日期

流 程 要 素
流程目标：

流程时间要求

流程监控点数目

流程主要责任岗位

流程涉及职位数目

修订记录
日 期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人

1. 目的
规范工程系统的信息管理，做到统一的编号规则、统一的分类和归档管理办法，实行台帐管理；明确文件处理的流程以及经办人阅办的第一责任，为工程管理信息系统建设创造条件。
2. 适用范围
工程及采购管理部文件的收集、标识、审核、发放、回收、销毁及归档。
3. 术语和定义
3.1. 信息：在此特指相关政府部门、公司内部、监理单位、施工单位及相关合作单位在工程建设过程中产生的与工程建设相关文件资料的总称。
3.2. 标识文件：对文件编号，并对其版本及修订状态进行标记的工作。
4. 职责
4.1. 项目秘书，负责信息的接收、标识、登记、发放、回收、移交及归档并协助完成工程竣工档案验收事务。
4.2. 工程及采购管理部各专业工程师、成本管理人员、设计责任人及项目报建人员，负责工程信息的形成、积累、送审、移交归档。
4.3. 部门第一负责人负责工程信息的审核、批准。信息实行授权审批制，对外发放信息和对内重要信息必须经项目或部门负责人或其授权代表批准并签署。授权代表须由部门负责人书面授权，明确授权范围并备案。
4.4. 总经理办公室，负责接收项目经理部移交的信息及竣工档案。
5. 工作程序
5.1. 办文
5.1.1. 发文：应以会议或书面的形式明确各单位文件接收人不少于2人。文件登记标识后，项目秘书填写《文件发放回收记录表》，根据批示或职能发放给相关人员及单位，由接收人签名确认。传真和重要文件须及时电话确认是否收到，并保留传真凭据和电话确认记录，附于《文件发放回收记录表》上。重要的电话也要进行记录，但原则上尽量采用会议纪要、联系单等书面文件。
附：文件编号规则：
NBVK—¨¨¨¨—¨¨—¨¨—¨¨¨
e.
流水号
d.
收文单位
c.
文件类别
b.
发文部门或项目分期

a.
宁波万科

字段解释：
a. NBVK——宁波万科
b. 发文部门或项目分期，用汉语拼音的第一个字母缩写。后2位为所在项目的开发期号。
工程及采购管理部：GCCGB，JSSA2Q，括号处内容由工程及采购管理部根据需要加注，要征得其他部门和单位的认同，一般可省略。金色水岸项目通用文件：JSSATY
c. 文件类别——代码参见下述内容：
Ø ZD：制度类、规定类文件及管理办法
Ø BG：请示及报告类文件
Ø LX：对内对外的工程联系单、工作联系单或指令文件
Ø BX：图纸、设计变更及修改文件
Ø JB：各类工程月报、简报
Ø JH：各种计划、关于工程计划的文件
Ø JY：各类会议纪要
Ø QZ：工程签证单及工程造价变更指令性、承诺性、备忘性文件
Ø YS：工程预（结）算文件、补充预算文件，每月工程款请款报告
Ø HT：各类合同、协议、委托书（注）
Ø QT：其它文件
说明：HT——各类合同、协议、委托书暂沿用总办、采购管理部的编号；统一编号中有相互冲突的，协商后由项目总经理批准统一；各部门和项目部在试行中认为有必要增加其它分类或代码，请随时提出。
d. 收文单位——为主送单位的两位汉语拼音缩写，代码应明确的表达所有与本项目有关的外部单位名称，如有重复应予区别。如通州建总——TZ，南通四建——NT，上海三建——SJ。发公司内部或物业公司的文件，该项编号略去不编。
文件流水号——以文件夹为单位，从001开始编制；若顺序号超过999，则重新开始编号。对外单位发文时，流水号按主送单位流水编制。对于发公司内部或物业公司的文件则以统一流水号依次编制，不按接收部门不同而流水编号。
文件有效版本标识
a) 如收到的文件已有版本标识，则照实登记。
b) 项目秘书负责对发放文件的登记标识，每份文件均要标注编号及版本标识。
c) 无版本标记的，按以下编号规则标识：根据文件不同版本的产生时间及内容标识，修订状态从0、1…到9依次递增，版本由A、B…到Z依次递增。
d) 当文件发生版本变动时，为确保文件的适用与有效性，项目秘书要统一回收作废版本的文件，同时发放新生效版本，回收情况填写《文件发放回收记录表》，并签名确认。
e) 编号在首页文件名下一行右侧直接书写。对于撤回重发的文件要先收回已发文件，再将修改后的文件使用原编号下发，杜绝产生重号或误用。
f) 每个文件夹第1页设《文件目录表》，任何人对文件编号后应同时在文件目录上登记，避免出现文件重编号。每月15日检查文件清单目录，防止遗漏。
g) 文件名需完整表达文件主题内容，以方便查阅。
h) 各部门或项目部应单独建立电子文档“公共文件夹”，以文件分类办法建立相应的电子文件目录，参照以上办法管理。
5.1.2. 收文：外来文件原则上统一安排项目/部门秘书对口接收、登记，在文件第1页右上角处加盖办文章后，第一时间报部门/项目部负责人。部门/项目负责人签署处理意见，指定处理责任人和时间要求。参照《文件收发控制程序》执行。
附：办文章样式：

X X X X 项目经理部 办文章
总经理

200 年 月 日
办 文
请 办， 阅
阅办
记录
主办人：
阅：
归档人/日期
检查封闭：
5.2. 落实检查：责任人工作完成后2个工作日内交项目秘书或直接存档，及时登在文件目录内，并做到封闭。
5.3. 文件归档
5.3.1. 工程及采购管理部日常工作中产生的文件由项目秘书登记归档。移交到项目秘书的文件要求是签字盖章手续完备的正式文本。移交时要填写《文件交接登记表》，由移交人与接收人签名确认。
5.3.2. 工程信息在标识清楚完备后，由项目秘书按分类编号存放，要有固定的文件夹，放入编有序号的资料柜中妥善保管。
5.3.3. 属于项目报批报建的申请文件及政府批文及合同原件，一律由项目秘书移交总经理办公室，工程及采购管理部可复印备查，归档范围按《质量记录及档案管理程序》执行。
5.3.4. 工程及采购管理部/部门建立“文件夹目录”，由项目/部门秘书管理，并在文件柜门处张贴，以便于查阅。文件夹侧面标识文件夹分类编号和名称。每个文件夹第1页建立《文件目录表》，包括序号、文件编号、主题内容、日期、处理人、备注。
5.3.5. 工程系统各部门建立统一的文件夹分类管理目录，分类目录由秘书负责管理。文件夹分类管理参照下述办法：
A册：管理规范：国家及地方技术规范及管理制度（A1）
宁波万科工程管理控制文件（A2）
项目经理部职责及人员架构表（A3）
B册：合同文件：施工合同文件（B1）
监理合同文件（B2）
材料采购合同文件（B3）
合同登记汇总表（B4）
施工合同台帐（B5）
C册：公司内部来往文件:
发文：（C1）
收文：（C2）
D册：监理公司往来文件
《监理人员登记表》及证明资料（D1）
监理规划（D2）
监理细则（D3）
监理例会纪要（D4）
监理备忘录及专题报告（D5）
监理月报及审核意见（D6）
发监理单位文件（D7）
E册：与施工单位来往文件及评审批准记录
施工组织设计（E1）
施工方案（E2）
工程联系单（E3）
F册：设计变更和工程签证
设计变更（F1）
技术核定单（F2）
工程签证（F3）
G册：计划管理
总进度控制计划（G1）
施工图纸交付计划（G2）
甲供材料进场计划（G3）
总进度计划（施工单位）（G4）
月计划（施工单位）（G5）
周计划（施工单位）（G6）
H册：作业指导书
工程管理指导书（H1）
成本管理指导书（H2）
Ｉ册：材料设备管理
封样登记一览表（I1）
收（调）料单（I2）
设备调试验收记录（I3）
J册：进度款支付
工程付款台帐（J1）
扣款通知单（J2）
奖/罚款通知单（J3）
K册：会议纪要
公司每月工程例会纪要（K1）
公司现场工作协调会纪要（K2）
甲方召集专题会议纪要（K3）
L册：后勤管理
考勤表（L1）
项目经理部固定资产登记表（L2）
其他文件（L3）
5.3.6. 合同、付款、结算采用公司电子文档系统管理，可登陆“”上查阅。月资金计划、月进度计划、月工作计划（计划评估）、工程月报、周例会纪要、专题会议纪要、半月刊以电子文件形式存档，由项目秘书统一管理。
5.3.7. 工程及采购管理部需建立重要电话记录本、工程及采购管理部大事记录本（由部门经理指定专人记录）、值班记录本（由值班人员在当日下班前填写完成），并在工程及采购管理部办公室上墙悬挂。
5.3.8. 资料借用、调用、查阅要经批准并填写《文件利用登记表》，调阅重要文件要复印存底，项目经理部以外人员借阅，需要填写《文件利用申请单》，经批准后登记借阅。
5.3.9. 电子文档公共文件夹阅览权限设置为只读共享，由秘书负责管理及更新，并按照上述文件夹分类目录编制目录，存放电子版文件。指定专人每月15日更新目录和清单。
5.3.10. 部门和项目秘书对所保管的全部资料，每半年核对清点一次，发现破损档案应及时修复或复制。存放档案排列整齐，保持档案柜内外清洁卫生。
5.4. 移交与作废
5.4.1. 工程竣工时，所有工程信息要移交相关部门永久保存。
5.4.2. 项目秘书整理并向总经理办公室移交，并协助总经理办公室向上海市城建档案管理部门移交工程竣工档案资料。
5.4.3. 项目专业工程师须协助项目秘书整理并向宁波市所属区级城建档案管理部门移交工程竣工档案资料。
5.4.4. 向物业管理处移交一套工程竣工文件资料，移交物业管理处的资料需要报工程及采购管理部经理批准。
5.4.5. 所有移交均要填写《文件交接登记表》，由双方签字确认。
5.4.6. 项目秘书回收失效文件后，如需要存档备查，要在首页及骑缝加盖“作废”印章，其余复本销毁，销毁文件要填写《文件销毁审批清单》。
附：作废章样式：
作 废
年 月 日

6. 相关记录
6.1 NBVK/QR/PR057《文件目录表》
6.2 NBVK/QR/PR058《文件发放回收记录表》
6.3 NBVK/QR/DC006《文件利用申请表》
6.4 NBVK/QR/DC005《文件交接登记表》
6.5 NBVK/QR/DC008《技术文件销毁审批清单》