认识信息工作.pptx

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,#,认识信息工作,第一课（2课时）,学习目标,1、理解信息的概念，懂得什么是信息。,2、了解信息的几种典型特征及其表现。,3、掌握信息工作的内涵并了解企业管理中信息工作。,内容纲要,1,、什么叫信息,2,、信息的主要特征,3,、信息工作的内涵,4,、信息工作的程序,5,、企业管理中的信息工作,一、什么叫信息,请大家看下面的图片，可以看到什么？,（秋天来了）,（射箭标志）,（一朵花）,今天，人类已经进入了信息时代，“信息”这个词可以说是世界上使用频率最高的词汇之一，它有着比古代远为丰富的含义，那么今天我们又应,如何理解信息呢，什么是信息呢？,图1-1.1交通标识向我们传达信息,信息的概念,信息是,通常所说的信号、消息,、,数据,、,情报,。信息是接受者事先不知道的消息。,一、什么叫信息,信息、信号、消息、数据、情报含义是不同的,数据是信息的一种表现形式，数据通过能书写的信息编码表示信息。信息有多种表现形式，它通过手势、眼神、声音或图形等方式表达，但是数据是信息的最佳表现形式。由于数据能够书写，因而它能够被记录、存储和处理，从中挖掘出更深层的信息。,信号是可以用来传递某种约定声音、光线、标志等，具有约定性,消息是传播某一事物的音讯和新闻,情报是指传递着的有特定效用的知识,.,是人们为了解决某个具体问题所需地新地知识信息,.,知识性、传递性和效用性是情报的基本属性,.,知识：人们对客观事物运动规律的认识,是经过人脑加工处理过的系统化了的信息,.,知识是人类经验和智慧的总结,是人们科学地认识世界、改造世界地力量,何为信息？,问：文字，声音，图像，视频等是信息吗？,不是，是,信息的载体,。,载体,:,就是承载信息的事物。信息需要载体，载体本身并不是信息。,它们所表现出来的,含义,才是信息,问：报纸、书刊、课本、电视是信息吗？,问：古代的烽火台的作用是什么？它是信息吗？,传递“有外敌入侵”的信息。它本身不是信息，点燃时表示“有外敌入侵”，这才是信息。,问：要告诉朋友一件事情（即向朋友传递一个信息）有哪些方式？载体是什么？,相同的信息可以用不同的载体来表示（表达）和传播（传递），我们应该采用合适的载体。,下面从信息的,含义,、信息的,表现形式,、信息的,载体,三个方面出发来理解我们身边的信息。,信息的,含义,：,信息的,表现形式,：,信息的,载体,：,通过什么获取信息（广播、电视、报刊、网络等）,获取了什么信息,信息通过什么传递（语言、文字、声音、图像、视频、颜色气味等）,下面请同学们各自回忆一下自己一天的生活学习所接触到的信息,事件,信息的含义,信息的表现形式,载体,听到闹铃声,起床时间到了,闹铃声,声音,听天气预报,天气情况,收音机广播,声音,看到交通信号灯,红灯停绿灯行,信号灯的变换,颜色,听老师讲课,讲授的知识,老师讲课,文字、声音、手势,二、信息的主要特征,(1),可识别性,信息是可以识别的，识别又可分为直接认别和间接识别，直接认别是指通过感官的识别，间接识别是指通过各种测试手段的识别。不同的信息源有不同的识别方法。,(2),可存储性 信息是可以通过各种方法存储的。,(3),可扩充性 信息随着时间的变化，将不断扩充。,(4),可压缩性 人们对信息进行加工、整理、概括、归纳就可使之精练，从而浓缩。,(5),可传递性 信息的可传递性是信息的本质等征。,(6),可转换性 信息是可以由一种形态转换成另一种形态。,(7),特定范围有效性 信息在特定的范围内是有效的，否则是无效的。,(8),真伪性,二、信息的主要特征,烽火连三月，家书抵万金，其中的“家书”是信息吗？,知己知彼，百战不殆,其中的“已、彼”是信息吗？,读书以明理，其中的“书、理”是信息吗？,古长城将士点燃的“烽火”是信息吗？,萧伯纳的名言,“,你有一个苹果，我有一个苹果，彼此交换一下，我们仍然各有一个苹果；但你有一种思想，我有一种思想，彼此交换，我们就都有了两种思想，甚至更多,”,，这种现象最能说明信息具有（）,共享性,二、信息的主要特征,有两家鞋厂分别派了一位推销员到一个岛上推销鞋，他们上岛后发现岛上居民一年四季都光着脚。一家鞋厂的推销员失望的给公司拍电报:“岛上无人穿鞋，没有市场。”然后他就回去了。而另一家鞋厂的推销员则心中大喜，他也给公司拍了一份电报:“岛上无人穿鞋，市场潜力很大，请速寄100双鞋来。”他把凉鞋送给了岛上的居民，岛上的居民穿上之后都觉得很舒服，不愿再脱下来，他为公司赢得了市场。,朝鲜战争前，兰德公司向美国国防部推销一份秘密报告，其主题词只有,7,个字，要价,150,万美元。美国国防部认为是敲诈，不予理睬，结果,在错误的时间，在错误的地点，与错误的敌人进行了一场错误的战争,。战争结束之后，国防部才想起那份报告，要来一看，追悔莫急。问题：那,7,个字是什么？,朝鲜战争与兰德咨询公司故事,中国将出兵朝鲜,信息具有,价值性,）、信息需要依附于载体而存在、两个人进行交谈或者讨论也是在相互传递信息、传递和获得信息的途径可以有很多种、同一条信息对所有人都有价值,D,2.,对于计算机来说，信息处理其本质是（）,A,、数据处理,B,、事件处理,C,、控制处理,D,、资源应用,3.,人们把人造卫星发射上天，得到了大量的数据信息和情报，,这是（）的过程。,A,、信息处理,B,、信息存储,C,、信息加工,D,、信息采集,A,D,综合练习,我们了解了信息的概念、特征、作用。可以看到，信息无时不在、无处不在，信息对我们的学习、生活和今后的工作有着深刻的影响。如何通过多种渠道,获取,有用的信息，如何将信息,加工,成有效的信息，如何将获得的信息进行科学的,管理,，如何充分、准确地,表达,自己的信息，如何利用合理的工具合法地开展,交流,，这些都是信息素养的内容,，也是一个文秘专业必须掌握的内容,。,三、信息工作的内涵,1,、信息工作的定义,2,、信息工作构成要素,3,、信息工作的作用,三、信息工作的内涵,1,、信息工作的定义,信息工作的主要作用体现在:对上级具有参考作用对同级具有启迪作用;对下级具有指导作用。,具体来说,一是可以提高管理效率;,二是可以丰富决策者的思路;,三是可以请示工作、解决问题;,四是可以指导工作,传达、实施政令。此外,信息工作在通报情况、宣传企业、鼓舞士气方面也有重要的辅助和激励作用。,三、信息工作的内涵,信息工作是秘书工作的基础。面对繁杂的信息，秘书人员必须要具备一定的信息管理能力。它包含三个层次：,一、信息工作的主体：信息工作的启动者和实施者，也就是在组织中具体负责信息工作部门或者个人。,决策者,组织者,实施者,三、信息工作的内涵,二是信息工作的客体。所谓信息工作的客体，是指信息工作所要服务的对象或者称为信息工作的受益者。信息工作的服务对象主要是决策者，他可能是某个拥有决策权力的个人，也可能是具备相应决策职能的集体或组织。信息工作能否顺利开展，信息工作成果能否被服务对象接受在很大程度上与信息工作的客体密切相关。,为谁服务呢？,三、信息工作的内涵,三是信息工作的影响效应。所谓信息工作的影响效应，是指信息工作的目标经过信息工作实施的一切有组织的活动而得以实现的程度，它是信息工作成效的体现。,它主要表现在两个方面：,作为信息工作客体的决策者，对作为信息工作主体的信息工作者的工作是否持积极肯定的态度；,信息工作是否对决策者的决策行为直接或间接地产生了积极的影响效应。,案例：,于雪所在的公司是一家开发生产医疗麻醉设备的高科技公司，公司正准备明年在香港上市。星期一早晨一上班，于雪就收到一份传真。传真是青海一家医院发来的，说是本公司生产的麻醉机出现质量问题，造成严重的医疗事故，病人家属情绪很大，不仅提出巨额赔偿要求，而且准备向新闻界投诉，因此，院方要求公司尽快派人过去处理。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：,a、马上与医院联系，了解事故发生的具体原因。,b、马上与正在香港出差的老总通电话，向他汇报情况，并听取他的指示。,c、因为情况紧急，马上以老总的名义给对方院长发传真，并请院长代表公司向病人家属表示慰问。,d、与公司内有关部门联系，商量这次事件有可能对本公司的影响而采取相应的对策。,e、向有关技术人员咨询，这类医疗事件到底是设备质量问题还是医务人员操作失误。,二、问题,对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择不合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。,案例：,本题不合适的选择是C。,选A马上与院方联系，了解具体情况，为公司采取相应的对策而收集信息，在这种紧急情况下体现了一个秘书的职业素养。,选B也是合适的，因为出现紧急情况，应该在第一时间向上司汇报情况，听从他的统一安排，这样不至于在公司造成混乱。,选D也不错，与公司各部门通气，向有处理类似问题经验的老同志请教，从而有可能扭转公司面临的不利局面。,选E也是个好办法，把技术问题搞清楚了，在下一步与院方和患者进行交涉时能做到心中有数。,选C虽然也表现了秘书的主动性和积极性，但是在这种事关全局的责任事故面前，作为秘书不事先请示老总擅自表态，是一种严重的越权行为，有可能给后面的工作带来被动。,四、信息工作的程序,信息工作的程序包括收集、整理、传递、反馈、存储和利用这几个环节。各个环节相互连接密不可分，形成完整、高效的信息工作流程。,(一)信息收集,信息收集是指通过各种方式获取所需要的信息过程。信息收集是秘书信息工作的基本内容。也是信息工作关键的一步。,(二)信息整理,信息整理就是将所获取的信息分门别类地加以归纳使原来分散的、个别的、局部的、无系统的信息，变成能说明事物的过程或整体，显示其变化的轨迹或状态论证其道理或指出其规律的系统的信息。这是一个“去伪存真，去粗取精”的过程。去掉信息中虚假的、不确切的成分，留下真实可靠、有用的信息；去掉信息中粗糙的、相关,性不大的成分留下有价值的信息。对精选后的信息要分类分项加工整理，可以按重要程度或信息用途来分类，也可以按信息来源来分类。总之，整理信息的目的在于更好地保存、使用信息。信息加工整理的过程同时也是信息消化、吸收的过程。,(三)信息传递,信息传递是借助一定的载体，通过一定的渠道，将经过加工整理的信息传递给需,要者。,(四)信息存储,信息存储是将有查考利用价值的信息存放保管起来。以备利用。信息按程序存,储后。便完成了变原始信息为有用信息、变单一信息为综合信息、变无序信息为有用,信息、变低层次信息为高层次信息、变零散信息为系统信息的过程。,(五)信息利用,信息利用是将经收集、整理、存储的信息资源提供给企业决策层利用满足其信,息需求的过程。开发和利用信息，可以使信息不断增值发挥更大的效能最终达到,服务于决策，提高工作效率这一根本171的。,(六)信息反馈,通俗地说，信息反馈就是将信息先输送出去，又把其作用结果返送回来，并对信,息的再输出产生影响，以达到预定的目的。,吴良勤，雷鸣主编,信息工作与档案管理,华中科技大学出版社,2011.08,第3页,四、信息工作的程序,(三)信息传递,信息传递是借助一定的载体，通过一定的渠道，将经过加工整理的信息传递给需要者。,(四)信息存储,信息存储是将有查考利用价值的信息存放保管起来。以备利用。信息按程序存储后。便完成了变原始信息为有用信息、变单一信息为综合信息、变无序信息为有用信息、变低层次信息为高层次信息、变零散信息为系统信息的过程。,(五)信息利用,信息利用是将经收集、整理、存储的信息资源提供给企业决策层利用满足其信息需求的过程。开发和利用信息，可以使信息不断增值发挥更大的效能最终达到服务于决策，提高工作效率这一根本,目,的。,(六)信息反馈,通俗地说，信息反馈就是将信息先输送出去，又把其作用结果返送回来，并对信息的再输出产生影响，以达到预定的目的。,案例,五、认识,企业管理中的信息工作,1,、企业信息工作的重要作用,一体化和竞争国际化步伐的加快，致力于全球发展战略的企业对信息工作重要性的认识也在不断深化。传统的营销模式被快速便捷覆盖全球的信息网络所替代，“酒香不怕巷子深”的经营理念亦在信息化时代中逐步落伍淘汰。,五、认识企业管理中的信息工作,(一)信息是企业决策的基础,企业管理的核心就是决策而决策的成败关系到企业的存亡。决策在本质上就是一个信息处理过程。由,信息的收集、分析、判断、拟订方案、选择方案等一系列步骤组成,每一个步骤都离不开信息的支持。决策失败的根本原因是判断错误是对信息的错误分析，是信息的不准确或缺少造成的盲目我们说的“情况不明”。只有积极主动地了解和掌握环境信息，全面、实时地搜集与企业发展相关的宏观经济趋势、产业政策、行业信息和市场信息，挖掘和利用信息体系资源。建立快速反应机制才能把握市场脉搏和机遇提高企业的风险预警能力和企业整体决策水平。,五、认识企业管理中的信息工作,五、认识企业管理中的信息工作,(二)信息可以增强企业的竞争力并使其掌握主动权,信息被人们称为除技术、资金、人才之外的第四大管理要素。企业要想在激烈的市场竞争中占据优势适应市场实效经济的要求在竞争中掌握主动权只有借助于企业的信息工作。,通过有效的企业信息工作，密切了解竞争对手的产品策略和市场动向，及时跟踪产业技术发展方向和趋势,。不仅可以为企业制订产品战略、市场战略等提供决策的依据，始终保持企业的产品开发和市场竞争处于优势地位还可以主动地根据市场的需求变化及时调整企业的市场对策，抢占先机。,五、认识企业管理中的信息工作,五、认识企业管理中的信息工作,(三)信息帮助企业密切保持与客户的沟通,市场竞争的核心工作之一就是如何获取消费者的青睐和认可。因此注重倾听消费者的心声，,密切保持与消费者沟通是企业市场工作的重中之重。,企业通过信息反馈可以加强与消费者的紧密关联更多地了解消费者的消费感受及需求准确掌握市场需求及其变化趋势以便正确地调整产品或市场策略充分满足消费者的各种,市场竞争的核心工作之一就是如何获取消费者的青睐和认可。因此注重倾听消费者的心声，密切保持与消费者沟通是企业市场工作的重中之重。企业通过信息反馈可以加强与消费者的紧密关联更多地了解消费者的消费感受及需求准确掌握市场需求及其变化趋势以便正确地调整产品或市场策略充分满足消费者的各种需求，改进客户关系和客户服务水平，从而提升企业的品牌形象最终加强消费者对于企业品牌的忠诚度。,五、认识企业管理中的信息工作,(四)信息有效提升企业风险防范能力,由于市场千变万化，各种风险皆有可能发生对企业构成潜在威胁。,通过信息的搜集、整理及挖掘可以前瞻和预测未来行业发展趋势和变化有效地躲避或降低企业的运营风险，避免大量的人力、物力和资金的浪费,提高新品开发项目的准确率和成功率，使企业的发展趋利避害，未雨绸缪，确保企业持续发展。,五、认识企业管理中的信息工作,(五)信息有利于企业在公众中树立良好形象,在企业的经营管理中沟通协调是非常重要的特别是企业在面对公众时如果能够坦诚相待及时、真实公开企业经营管理过程中的信息将极大促进企业与公众之间的沟通工作，树立企业在公众中负责、上进等良好的形象提升企业的品牌价值。,五、认识企业管理中的信息工作,2,、企业信息工作的主要内容,企业的信息工作主要是管理信息的收集和处理具体来说包括以下几项工作：,(一)建立企业信息收集网络收集各类管理信息企业信息收集网络是企业信息工作的基础，在现代通信技术发展背景下，建立企业信息收集网络主要是在原有企业局域网的基础上，用Internet技术改造成内联网(Intranet)和外联网(Extranet)这是企业信息工作的基础。,(二)发展与利用信息资源实现企业各种资源的优化组合,采用各种手段收集、整理、加工以市场信息为重点的各种信息建立企业生产、经营、管理决策所需要的各种数据库进行数据分析与挖掘结合深化改革进行企业业务过程重组理顺信息流程、资金流程与物料流程。进行体制、机制与管理模式创新。推动企业各种资源的优化组合。这是企业信息工作获得成功的关键。,五、认识企业管理中的信息工作,(三)利用信息资源发展企业,企业应该在生产、经营、管理等各个方面充分利用自身的信息资源提高经济效益和服务质量发展企业。这是企业信息工作的核心内容和宗旨，包括利用f寿息开发出适销对路的新产品、提高科学化管理水平、开展电子商务等以此降低经营成本增强市场竞争力。,(四)开展信息教育提高职业信息文化素质和增强全员信息管理意识,通过各种形式和途径强化在职培训，开展信息技术、信息化知识普及教育各级领导、管理干部、科技人员、业务人员、普通职工的信息意识，提高他们的文化素质培养既懂信息技术又懂业务的复合型人才这是企业信息工作顺利开展的保征。,