采购管理人员与采购助理的职责.docx

   采购管理人员的职责

采购总部的职责：
    (1)采购组织与工作职责的制定。
    (2)商品结构的制定(大组、小组、商品群、价格带、品项数、陈列米数等)。
    (3)采购作业规范手册的编制与更新。
    (4)拟定全国品牌采购条件、年度采购与全国性促销方案。
    (5)统一订货与结算商品的处理。
    (6)定期召开全国联采会议，加强地区采购部与全国采购本部、地区采购部与地区采购之间的沟通与交流。
    (7)促进各分店之间的采购交流工作。
    (8)采购工作的培训与稽核。
    (9)协助新人开张分店的地方性商品的采购工作。
    (10)协调财务部门，确保全国联采供应商“绿色通道”的执行。
    (11)辅导各分店的采购工作。
    (12)分析各分店商品结构，并给予各分店建议或指导。
    (一三)协调各分店与供应商之间的矛盾及交易条件。
    ◎采购部门的职责
    (1)筛选合作的供应商。
    (2)选择适合超市顾客群的产品。
    (3)协商与供应商采购最有利的供货条件(包括：质量、包装、品牌、折扣、价格、进货奖励、广告赞助、促销办法、订货办法、订货数量、交货期限及送货地点等)。
    (4)制定最有竞争力，同时又有合理利润的售价。
    (5)与各卖场做最有效的沟通，确保商品畅销。
    (6)收集市场资讯，掌握市场的需要及未来的趋势。
    (7)为公司创造最高的业绩及利润回报股东，并为全体员工谋求最佳的福利。
    ◎采购总监的职责
    (1)主要职责：
    ①在总经理的领导授权下，直接负责采购部门的各项工作，并行使采购总监的职权。
    ②在公司总体经营策略指导下，制定符合当地市场需求的营运政策、客户政策、供应商政策、商品政策、价格政策、包装政策、促销政策、自有品牌政策等各项经营政策。
    ③在遵循公司总体经营策略下，领导采购部门达成公司的业绩及利润要求。
    ④给予采购人员相应的培训。
    ⑤保持采购本部与其他分店的密切沟通与配合。
    (2)、主要工作项目：
    ①制定及督导及各项经营政策及措施的实施。
    ②制定并督导各部各月、季、年度各项销售指标的落实，利润及各项业务指标。
    ③协调各采购部门经理的工作并予以指导。
    ④负责各项费用支出核准，各项费用预算审定和报批落实。
    ⑤负责监督及检查各采购部门执行岗位工作职责和行为动作规范的情况。
    ⑥负责采购员工的考核工作，在授权范围内核定员工的升职、调动、任免等。
    ⑦定期给予采购人员相应的培训。
    ◎采购经理的职责
    (1)对公司分配给本部门的业绩及利润指标进行细化，并进行考核。
    (2)负责本部门全体商品的品项合理化、数量合理化及品项选择。
    (3)负责本部门全体商品价格决定及商品价格形象的维护。
    (4)制定部门商品促销的政策和每月、每季、每年的促销计划。
    (5)督导新商品的引入、开发特色商品及供应商。
    (6)督导滞销商品的淘汰。
    (7)决定与供应商的合作方式、审核与供应商的交易条件是否有利于公司运营。
    (8)负责审核每期快讯商品的所有内容。
    (9)参与A类供应商的采购，为公司争取最大利益。
    (10)在采购主管需要支援时予以支援。
    (11)负责本部门工作计划的制订及组织实施和监督管理。
    (12)负责部门的全面工作，保证日常工作的正常运作。
    (一三)负责执行采购总监的工作计划。
(14)负责采购人员的业务培训和管理。

采购助理岗位职责
每月对品保部、采购员提供的供应商评分进行统计、核对、对于得分异常的供应商名单与异常情况类出清单，提交供应科经理，以便组织价格管理科、品保部等作出整改、预防措施。

2、每月做好异常单的登记、统计、分析工作，以便供应科经理分析异常主要原因、考察采购员异常处理效率。

3、认真催收缩所有采购员签订的合同、并存档、编织电子档目录、确保存档合同的完整有效可查。

4、按公司文件规定对下发的有效图纸、文件进行分类存档、更新、编织电子档目录、及时下发知相关采购员并认真编制部门文件控制一览表。按采购员等需求人员申请，查询、调阅文件、图纸。

5、签收各类邮件、发票并及时转交相关人员。详细记录发票的接收，流转过程，便于追溯不同时间的保管人，每月统计下月应付账款额，对于未及时报账的发票便于及时提醒追踪。

6、详细记录手工入库单、固定资产验收单的领用/报账情况，对于未及时报账的应及时提醒追踪。

7、接收采购员核对好的发票，再K3中完成结算工作，并转交相关领导审核签字后提交财务。配合采购员应供应商要求做好对账工作。

8、监督科室5S工作的执行。

9、协助采购员完成传真收发、单据签署等日常工作。

物资采购管理规定                                               第一章 总则

第一条 为了规范公司的物资采购行为，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强企业物资采购的监督管理，特制定本规定。

第二条 本规定是公司物资采购管理行为的基本规范。

第三条 公司的采购部门或采购人员应当根据市场信息做到比质、比价采购；大宗的物资采购，具备招标采购条件的，应实行招标采购。公司成立招标委员会，具体由财务部、企业管理策划部、质量管理部、生产技术部和采购部组成，办公室设在物资采购部。

第二章 物资采购机构的设置及职责

第四条 公司成立物资采购部，编制另行制定，各单位要设有相对固定的兼职领料人员，并把名单报采购部。

第五条 物资采购部职责

（一）     负责物资采购、保管、出入库管理制度和各岗

位职责的制定；

（二）     负责物资采购员、调拨员和保管员的监督与管

理；

（三）     负责物资采购计划的制定，采购合同的签订，

物资仓储的管理；

（四）     负责物资采购的询价、议价、比质、比价的招

标；

（五）     负责本部门按时、按质、按量地采购本公司所

需各种物资；

（六）     负责管辖范围内的卫生、安全工作。

第六条 物资采购遵守的原则

（一）    未经审核批准的请购物资一律不得采购；

（二）    库内已有闲置物资应首先使用；

（三）    凡本地区能解决的，不到外地采购；

（四）    对长期订货和大款项的进货，应通过签订合同和

实行银行结算的方式；

（五）    按要求需通过政府采购管理机构组织的物资采

购，必须按规定办理；

（六）    在比价过程中，严格执行同类的企业比质量，同

样的质量比价格，同样的价格比信誉，择优确定采购单位；

（七）    对于先试用的物资，不得在试用鉴定前采购。

第三章 物资采购管理

第七条 为节约采购成本，公司实行按月上报采购计划。各单位编制采购计划时，要从实际工作出发，避免盲目提报物资采购计划，由于上报物资采购计划失误，造成物资积压损失，由原单位负责人承担经济责任。

第八条 各单位物资采购计划要按程序进行上报。在每月的25日前向物资采购部门上报下个月的采购计划，由基层单位编报，负责人签字，分管领导签署意见，物资采购部汇总后，经分管领导签署意见后，统一上报总经理批准实施。各单位如不按规定时间上报计划，造成物资缺口及发生的经济损失，由迟报单位承担经济责任。

第九条 计划外急需采购的物资，由基层单位填制《急需物资请购单》，负责人签字，分管领导签署意见，总经理批准。

第十条 小批量（5万元以内）的由物资采购部采取询价、比质、比价采购；大批量或固定资产采购必须由招标委员会进行招标，经总经理审批后，方可采购。

第十一条 物资采购时必须严格按照采购原则、采购计划进行采购，保证做到不错订、不漏订，及时准确做好物资货源落实工作。签订物资采购合同时，要严格执行合同法和公司合同管理制度，合同中要明确数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运杂费承担者、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其它需要明确的事项，一般按照先验收后付款的原则进行，特殊情况先款后货的需经总经理批准，质量、数量有误的全部由采购人员承担。

第十二条 对短缺物资，采购员要征求使用单位意见，在使用单位同意后方能采购使用方愿意接受的代用品，否则，出现后果由采购员负直接责任。

第十三条 采购人员必须按采购作业期限运作，对不按计划要求及质量要求采购，造成的超储积压，损失均由采购人员承担经济责任。

第十四条 对采购员未能及时完成采购任务时，应及早报告部门主管说明异常原因，提出相应意见方案，采购部应及时与请购部门沟通，拟定补救办法和处理对策，特别重大事项，应汇报总经理。

第四章 物资验收入库管理

第十五条 物资入库时，保管员要与交货人、质检员办理验收手续，核对清点物资名称、规格、质量、数量是否与计划合同及购货凭证相符，检查包装封印是否完好，计量物资按净重验收，计件物资按清点验收，保管员、质检员、采购员应按验收单上的要求签字，以履行其职责。

第十六条 在验收中发现的问题，要及时通知质量管理部和物资采购部，并同时做出记录备案，分清责任，责任不清时严禁验收入库。

第十七条 验收中的不合格物资，严禁接收，如出现工作失误或故意验收，保管员负全部经济责任。

第十八条  对托收到而货未到，或货到发票未到，应及时通知经办人，尽快查实情况。

第五章 物资的发放管理

第十九条 物资的领用、发放，须按“先进先出，计划供应，节约用料”的原则进行发料，发料时要坚持一核对、二签字、三记账、四盘点的程序，对违反发料原则造成物资失效、霉变、大料小用、优材劣用以及差错等损失，保管员承担全部经济责任。

第二十条 各单位领用物资时，须填制“部门领料单”，单位负责人签字，凭调拨员开具的“内部调拨单”到仓库领取物资，领取物资时要有发料人、领用人的签字。

第二十一条 保管人员应严格遵守先办理领料手续后出货的原则，严禁先出货后补办手续和白条发货。

第二十二条 各单位领用材料时，应严格按照部门领料单规定的内容和要求填写，不准在部门领料单上作任何更改，如填写错误必须重写；对不符合规定的领料单，调拨员有权拒绝开具“内部调拨单”。

第二十三条 各种物资材料的转让和外售时，需经公司分管领导审批，调拨员按购入物资成本（含运费，采购费用等）另加10%的管理费，保管员凭财务部收款出库凭证，方可对外出售，属于赠送的物品需经总经理批准后，到调拨员办理手续，方可领取。

第二十四条 办公用品的领用，由办公室主任审批，领取后作登记。

第二十五条 生产用原料、劳动工具、维护材料(包括设备配件等)的领用由各单位负责人审批，领用后作登记管理，工具采用交旧领新制。

第二十六条 属于劳保用品，一律按《劳动保护用品发放条例》执行，领用时由各单位申请，安全保卫部审核，分管领导审批。超出条例范围领用的需经总经理审批。

第二十七条 物资出库后要及时登记账簿，保管员按月与调拨员核对账目，调拨员按时填报材料购入、消耗日报表，保管员半年、年终必须各盘点一次，做到账账相符，账物相符，账卡相符，卡物相符。

第二十八条 所有发料凭证、原始单据应由调拨员、保管员妥善保管，发料凭证、原始单据要按保管时间和销毁程序办理，不可丢失，否则，应承担全部经济责任。

第二十九条 退库的材料范围包括生产任务完成或竣工多余物资；借领、借发物资；车间小库多余物资。退库时，物资必须完好，物资退库单与原领料单内容要相同，物资退库时保管员要认真进行验收，因物资质量不合格退库，必须进行技术鉴定，出示有充分数据的检查证明方能退库，以便与生产厂家交涉退货。

第三十条 对超储物资应积极调剂，正常存储物资一般不予调剂，紧俏物资严禁对外调剂，凡对外调剂的物资必须由物资采购部申请，分管领导审批，其它任何人无权处理。

第三十一条 严禁将物资借给外单位(个人)使用，违者罚款500元，同时追回外借物资，追回物资磨损、损坏的，由责任人按价赔偿。

第六章 附则

第三十二条 办公用品由办公室负责采购，并按本规定有关要求办理。

第三十三条 本规定自发布之日起实施。
  走进公司的采购办，在几张办公桌上放着一叠叠的文件，电话铃不间断地响着，传来市场、生产、和库存变动的消息。采购员对繁星般的表格数据以及文件，进行不厌其烦地计算和修改。由于客观原因，传递的信息总是跟不上市场、生产和库存的变化，因此采购工作存在着需要改进的空间。

    06年公司的实施还仅限于财务和销售，07年公司又上了仓储模块，并对相关人员进行了一次培训。通过这次培训，让我体会到了带来的便捷，也让采购工作又上了一个新台阶。

    首先是提高了库存的响应速度，系统中对原辅料、包装物、五金配件、劳保用品以及化验用品等都作了详细的分类。可以随时登录到系统中进行即时库存的查询，还可以查询到最新的外购入库信息、生产领料信息，以便于采购员根据库存以及领料情况，调整采购计划。

    其次，就是采购发票的录入，以前当采购办收到供应商寄来的采购发票，通常是拿到库管员处，由库管员手工填写入库单，再由采购员拿回采购办，上报财务部。现在，只需进入系统中，进行外购入库单的录入，提高了工作效率。

    再次就是对采购订单到货情况的跟踪，系统可以提供多种查询途径，从日期、供应商代码、物料代码、物料名称、采购员等进行查询。了解采购订单的到货情况，更有效的跟踪采购订单的执行情况，保证生产的正常物资供应。

    系统将对采购管理的日常工作带来质的变化，也对采购员提出了更高的素质要求。通过信息技术的应用，提高供应商对企业需求市场信息的透明度，有助于提高供应商对物料供应的预见性。系统还存在着强大的功能，采购办人员将会在以后的时间里，充分利用这一信息资源，使采购工作不断进步。