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标杆管理实操

20世纪90年代三大管理方法之一的标杆管理

     标杆管理（benchmarking）产生于上世纪70年代末80年代初美国\企业“学习日本经验”的运动中，由施乐公司首开标杆管理先河，随后西方企业群起跟风，形成了“标杆管理浪潮”。据统计，全球500强企业中有近90%的企业应用了标杆管理，如施乐，at＆t，kodak，ford，ibm等行业领袖，那些通过标杆管理取得了系统突破的企业其投资回报在五倍以上。标杆管理的出现在西方管理学界掀起了巨大的波澜，它与企业再造、战略联盟一起并称为20世纪90年代三大管理方法。如今标杆管理的使用范围已经超出了企业，很多非盈利单位也开始积极采用。

     一、到底什么是标杆管理？

     1、标杆管理是定点赶超的学习程序

     美国生产力与质量中心对标杆管理的定义是: 标杆管理是一个系统的、持续性的评估过程，通过不断地将企业流程与世界上居领先地位的企业相比较，以获得帮助企业改善经营绩效的信息。

     其实这个定义并不全面深刻，标杆管理不仅仅是个信息过程和评估过程，它还设计到规划和组织实施的过程。

     笔者认为标杆管理本质是定点赶超的学习程序。企业不断寻找和研究一流公司的最佳实践，并就关键绩效行为在自身与这些行业领先企业之间进行比较评价，分析绩效差距的形成原因，在此基础上企业重新思考和经营改进，从而创造自己的最佳实践的程序与方法。

     2、标杆管理分为战略和营运两大层次

     2.1战略标杆管理和营运标杆管理

     几乎企业所有的职能和流程管理体系都可以应用标杆管理，但从层面的角度可分为二：战略标杆管理和营运标杆管理。

     2.2职能标杆管理与流程标杆管理

     营运标杆管理从内容上可分为流程标杆管理和职能标杆管理。

     3、标杆管理有外部和内部两种基准来源

     顾名思义，标杆管理首重于“标杆”，确定标杆的基准有二：内部标杆基准法和外部（竞争）标杆基准法。

     二、为何需要标杆管理？

     1、标杆管理是站在巨人肩膀因而比巨人更高

     为什么有那么多跨国公司将标杆管理视为获取竞争优势的关键性管理工具呢？因为标杆管理有着其它管理工具所不及的五大优势：

     2、标杆管理是绩效改善的杠杆

     研究表明，标杆管理可以帮助企业节省30％—40％的开支，或者产生5倍以上的投资收益，这种巨量的绩效改善是通过8大机理实现的：

     3、标杆管理的巨大威力－施乐案例和美孚案例

     以下我们用施乐和美孚的案例来看看标杆管理是如何创造最佳经营实践的。

     3.1施乐案例：成功地运用行业内标杆

     3.2美孚案例：成功地运用行业外标杆

三、如何进行标杆管理？

     标杆管理作为一项战术管理工具看似简单，似乎不过是更为精确的竞争比较而已，但如果把它视作一项战略管理工具，去发掘其创新管理含义、学习管理含义，就必须有系统周密稳健可行的标杆管理流程的指导。

     以下是从准备到实施的标杆管理“四步曲”，它覆盖了标杆管理的关键步骤。

     四、实操步骤一：明确标杆管理目标

     标杆管理并不象其字面一样看起来那么简单，也不象一些咨询公司描述的那样速效，标杆管理意味着变革并最终指向变革，而变革常要求代价并面临阻力，所以一开始明确其目标，是将代价和阻力降低到可实施范围的唯一之策。

     明确标杆管理的目标需要经过二重决策：

     1、是否需要导入标杆管理？

     并非所有的情况都需要导入标杆管理的，只有在产生了持续性的竞争劣势的情况下导入标杆管理才有必要性，这种持续性的竞争劣势常体现在5个方面：

     2、是否需要现在就导入标杆管理

     导入的时机常常取决于共识的程度，只有企业内部对持续性的竞争劣势有透彻的认识并具备导入标杆管理的坚定决心，标杆管理才能提上日程，否则宜于从缓。

     取得共识的基本流程如下：

     取得共识

     1.明了持续性竞争劣势
     2.访谈企业负责人与高阶主管，以确认企业目前的改善需求与期望
     3.沟通标杆管理之观念、作法与应有的认识
     4.了解高阶主管对进行标杆管理的意愿

     五、实操步骤二：组建标杆小组

     由于导入标杆管理是一个持续性的过程，同时也是一个涉及到企业变革的过程，所以组建一个强有力的标杆小组以切实负责而后所有的从准备到实施具体事宜是必须的。为便于开展，应当由企业的主要领导负责。

     1、成立标杆小组

     标杆小组实际上是一个无边界团队。

     成立标杆小组

     (1)小组人数以五至十人为佳，由高阶领导负责。
     (2)小组的构成宜跨职能，应包括来自不同职能部门的代表，如：研发部门、制造部门、财务部门、管理部门、市场营销部门和服务部门等。
     (3)小组成员应包括实际操作的人，只有这些人才最了解什么奏效和什么无效。如果他们缺少参与，任何主动措施都不会成功；反之如果重视他们，实施就有保证。
     (4)考虑创意的潜力，如果团队成员恰好缺乏进行标杆管理的那一领域的经验，则新的问题、思想和方法更可能出现。

     2、管理标杆小组

     在整个工作期间应当引进团队管理工具以确保小组成员各有明确的角色以及责任，处理作业中产生的问题，提升集体绩效。

     基本的管理方式有三种：

     六、实操步骤三：形成标杆管理计划

     一个通盘的工作计划殆不可少，确认标杆的使用者以及他们的需求、界定标杆的明确主题、确认并争取需要的资源（例如时间、资金、人员）等等，使得未来的工作形成纲领性安排。

     一个完整的标杆管理计划应包括下列内容：

     七、实操步骤四：确定标杆管理的范围

     上文曾经谈过标杆管理运用范围是十分广泛的（了解市场和消费者；设计产品和服务；推销产品和服务；提供产品和服务；向客户提供服务；确立公司远景和战略；开发和管理人力资源；管理各种信息；管理财务资源；管理物质资源等等），但是企业并没有必要在所有的经管领域都运用标杆管理，企业必须识别目前标杆。

     1、战略标杆

     如果是选择战略标杆，常常着眼于解决：

     2、运营标杆

     如果是选择运营标杆，常常着眼于解决：

     2.1职能与流程标杆

     职能与流程标杆是以价值链为基础的。

     2.2无形资源标杆

     无形资源标杆在很多情况下常常是更为有用的，当然也更难。

八、实操步骤五：确定内外部标杆

     内外部标杆指的是作为标杆对象能够为公司提供值得借鉴信息的单位，标杆单位可以是企业内部的，即在企业内部两个相似部门进行瞄准，也可以是外部的，下文以外部标杆展开。

     一般而言，外部标杆应具备两大特征：首先应具有卓越的绩效，应是行业中具有最佳实践的领先企业；其次应与本企业有相似的特点，要具有可比性并且管理实践是可以模仿的。

     1、外部标杆的选择程序

     外部标杆选择的科学性与否将直接关系到后面的标杆比较的结果，所以必须审慎从事。

     1.1行业实力判断

     第一步必须从公认的实力企业中寻找外部标杆，下面是某电信公司的案例，他们选择外部标杆首先是从分析2000年《fortune》杂志全球前20家电信企业排名(按销售额)入手的。

     1.2内部承认判断

     第二步应该考虑企业内部对这些实力企业的认同程度，下面是某电信公司的案例，他们就管理层的认同程度从二十选九。

     1.3学习意义判断

     第三步应该考虑学习借鉴意义的大小，下面是某电信公司的案例，他们就学习意义从九中选四。

     2、选择外部标杆的注意事项

     在选择外部标杆的过程中，应该注意下列问题：

     九、实操步骤六：确定标杆资讯源

     选定产业及组织最佳作业典范需要确定标杆管理的资讯来源，这些来源包括标杆组织的员工、管理顾问、分析人员、政府消息来源、商业及同业文献、产业报告以及电脑化的资料库等等。

     然而尽管临时性的资讯收集是标杆管理中的常态，但持续性的标杆管理资讯源需要企业建立竞争情报系统。

     竞争情报系统的信息来源有三个层面：

     1、人际层面资讯源

     2、资料层面资讯源

     3、活动层面资讯源

     十、实操步骤七：资讯的收整

     标杆小组依据既定的规范搜集资讯、将资讯摘要分析、分析标杆学习资讯，从而为后续的标杆比较创造数据性基础。

     资讯的收整主要是从内部（了解本公司业务实践）和外部（研究最佳实践公司）两方面进行的。

     1、资讯收整的顾客导向

     只有关注客户，关注客户的需求，并考虑公司如何满足这些需要，标杆管理才能发挥出最大的效能。必须能够勾勒出直接涉及顾客的流程，详尽地了解在那些以客户为中心的流程中从头到尾所发生的事情，才能帮助公司在着手进行标杆管理时提出正确恰当的问题。

     2、了解本公司业务实践

     标杆小组必须让自己成为想要对之进行标杆管理的业务流程的专家，了解本公司业务实践主要有三种：

     分解法 将该流程分解成若干的子流程，以确保你了解整体流程和每一细节
     访谈法 向该业务流程的最直接的参与者了解该流程从头到尾是怎样运作的
     动脑法 鼓励员工坦言流程中存在的问题与可以改进的地方

     3、研究最佳实践公司

     标杆小组要尽可能地了解被确认为标杆管理对象的公司，尽可能地了解该公司的资讯及其职能流程，从而能充分利用向标杆公司学习的机会。

     3.1对标研究策略

     研究最佳实践公司除了利用一些公开的信息源，还应进行实地的考察，标杆对象拜访需要开发一套对标研究策略。其中包括：其一、实地考查，搜集标杆数据；其二、处理、加工标杆数据并进行分析；其三、与企业自身同组数据进行比较。

     3.2对标注意事项

    十一、实操步骤八：确定标杆管理指标

     这是标杆管理中的关键一步，也常常是最难的一步，这一步将使得纯粹的资讯变成管理指标。

     1、确定标杆管理指标的目的和原则

     2、利用平衡计分卡建立标杆管理指标

     平衡计分卡是卡普兰所发明的能够将战略转变为可操作可衡量的绩效考评体系，是目前广为采用的主流指标体系。

     以下是某电信公司的案例，他们通过平衡计分卡建立了包括6个一级指标和27个二级指标在内的标杆管理指标体系。

     十二、实操步骤九：确定绩效差距

     所谓的绩效差距就是自己目前的做法与最好的做法之间的绩效差异。

     1、综合绩效差距

     以下是某电信公司的案例，他们发现在6个一级指标上都存在着绩效差距。

     2、关键绩效差距

     以下是某电信公司的案例，他们发现在10个指标差距尤为明显。

     十三、实操步骤十：绩效差距成因分析

     明确绩效差距之后，就要判明其产生原因。以下是某电信公司的案例，他们发现有10个原因是造成绩效差距的根源。

     十四、实操步骤十一：拟定未来的最佳实践

     通过标杆比较借鉴最佳操作典范，其最终目的是创建属于自己的最佳实践，以赶上并超过标杆对象。
     以下是某it制造公司通过标杆比较之后所拟定的未来最佳实践构架：

    十五、实操步骤十二：构建kpi体系

     要实现未来的最佳实践，就必须构建kpi体系。

     1、kpi体系的作用

     操作性强 kpi体系能够找出自身的问题所在
     具体 kpi体系能够制定可行的学习目标，把学什么细化量化
     针对性强 kpi体系与自己的经营领域和服务方式有关

     2、三个层面的kpi体系

     2.1公司层的kpi指标体系

     以下是某it制造公司根据未来最佳实践构建的公司层的kpi指标体系：

     2.2部门层的kpi指标体系

     以下是某it制造公司根据未来最佳实践构建的部门层的kpi指标体系：

     2.3职位层的kpi指标体系

     以下是某it制造公司根据未来最佳实践构建的职位层的kpi指标体系：

     十六、实操步骤十三：制定改革计划并实施

     仅仅是制作一份报告或发表成果是不够的，必须提出一整套建议和具体落实一些变革行动才是标杆管理的真意所在。制定和实施改革计划要确认接下来是否有必要采取哪些步骤或适当的后续活动，以实施你在那些最佳实践。

     计划应包含以下的基本要素：人事、预算、培训、所需资源、评估方法等等。计划应能反映小组成员关于哪个实践活动是应最先进行的，哪个活动最适于在本公司开展等的判断。

     以下是某电信公司有关改革计划的优先序安排、行程安排以及组织安排

     十七、实操步骤十四：评估与重新校标

     评估与重新校标是对革新所产生的长远结果进行定性和定量的评估，并重新进入下一轮标杆管理循环。

     1、评估

     重新检查和审视标杆研究的假设、标杆管理的目标和实际效果，分析差距，为下轮改进打下基础。

     2、重新校标

     标杆管理不是一个单纯的项目，而是一项持续性的系统工程（将成为企业的一项日常活动），因此标杆管理将在新的管理态势下第二轮进行。

     十八、标杆管理备忘

     标杆管理非常有效，但在实施中往往容易出现一些偏差导致最终绩效不尽如人意。在实施过程中常见的偏差有：