关于公司常见公文的规范要求.doc

有关企业常见公文的规范规定
公布日期：-7-5 10:14:05
企业常见文献的规范和规定是规范企业常见公文类别和公文行款格式的原则化规定，现经审签公布，此后企业的公文一律按照此办理。本规范的解释权归企业办公室。
一、企业文献、函件的规范规定
1. 企业文献、函件，重要用于向上或向下行文和事关全局、全体员工的重大事项，格式按照国标公文的规定、以红头文献方式下达；
2. 企业文献、函件的原则格式为：一页完整的公文规定为22行，每行28字，上下页边距为2.54CM，左右为3.50CM；页眉1.50CM，页脚1.75CM；文献昂首空34号仿宋字的间距，昂首为40号方正姚体，空间距4号字体写“XX”字（）号用4号宋体，发文字号之下4MM处印一条与版心等宽的红色反线。空间距4号字体写正文标题（用3号黑体），间距4号字体开始写正文（用4号字宋体）
3. 企业的文献、函件必须经领导签批，由企业办公室统一编号，按规定的分数印发，做好登记，加盖印章。
4. 企业发至各部门人员的文献函件年终前必须原件退回办公室，统一处理。
5. 属于机密以上的文献经对应级别领导阅示后限期交回办公室保管或办理。
二、企业管理文献的规范规定
1. 企业管理公文冠名编号规范以LOGGO加“川德司+部门名称首字+年度+文号”的方式印发。如：
办 公 室：川德司办字（）号
人力资源部：川德司人字（）号
财 物 部：川德司财字（）号
生产技术部：川德司生字（）号
售后服务不：川德司售字（）号
市场营销部：川德司市字（）号
2. 企业管理文献印制统一。每页为：22行，每行28字，上下页边距为2.54CM ,左右为3.50CM ;页眉为1.50CM ，页脚1.75CM；
3. 所有管理类公文必须由办公室统一存档2份。存档公文要附有领导审签、领导签发是修改的一份底稿。传阅类公文由办公室附传阅单后传阅，传阅签阅后一并存档。
4. 企业管理公文以领导签字为准，可不加盖印章，也不使用红头。
三、 有关表册
1. 企业所有表册的规格为：LOGOL加表册名称。表册上下边距为2.54CM，左右为3.50CIM;页眉为1.50CM，页脚1.75CIM表册的周围边线加粗。
2. 表册属资料，不编文号，但需要统一印制以便管理；
3. 表册类资料由印制部门存档管理。
一、企业简报的规范规定
1. 简报的格式制作：每页简报规定为22行，每行28字，上下页边距为2.54CM，左右为3.50CM；页眉1.50CM，页脚1.75CM；
2. 每期简报需经领导审批后由办公室统一登记编号；
3. 简报原则上每月一期，分网络电子版和纸质简报两类；
4. 现设计的简报为过渡期使用，条件成熟时开办企业内部彩报替代。、
二、企业协议的规范规定
1. 协议统一使用国际原则A4纸；
2. 协议经领导签字后企业办公室统一登记编号；
3. 协议统一由企业办公室保管；
4. 协议使用的规格标注为：每个标注页规定为22行，每行28字，上下页边距为2.54CM，左右为3.50CM；页眉1.50CM，页脚1.75CM；
三、有关企业选用字体的规范规定
1. 企业公文规定使用的字体包括：
a. 宋体
b. 黑体
c. 楷体
d. 隶书
e. 华文彩云
f. 方正姚体
2. 企业文献、函件、协议、简报正文统一使用4号宋体；公文标题统一使用黑体；
3. 楷体、姚体、华文云彩，重要用于非正式公文；
4. 企业CI系统使用的字体不在此规范范围之列。
三、企业的有关规定
报名规定
总则
第一条、 为保守企业秘密，维护企业权益，特制定本制度。
第二条、 企业秘密是关系企业权力和利益，根据特定程序确定，在一定期间内只限一定范围的人员知悉的事项；
第三条、 企业附属组织和分支机构以及职工均有保守企业秘密的义务；
第四条、 企业保密工作，实行既保证秘密又便利工作的方针；
第五条、 对保守、保护企业秘密以及改善保密技术、措施等方面成绩明显的部门或者员工实行奖励。
保密范围和密级确定
第六条、 企业秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项：
（一） 企业重大决策中的秘密事项；
（二） 企业尚未付诸实行的经营战略、经营方针、经营规划、经营项目及经营决策；
（三） 企业所有专利技术资料、产品技术资料、工程设计资料、工艺技术资料等；
（四） 企业内部掌握的协议、协议、意向书级可行性汇报、重要会议记录；
（五） 企业董事会章程及有关股东资料，企业财务预决算及各类财务报表、记录报表；
（六） 企业内部掌握的尚未进入市场和尚未公开的各类信息；
（七） 企业职工人事档案、工资性、劳务性收入及资料；
（八） 企业部门经理级以上人员的个人资料；
（九） 企业顾客档案资料及其他经企业确定应当报名的内容；
（十） 企业电脑所存波及的资料。
第七条、 企业秘密的级别分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
绝密是最重要的企业秘密，泄露会使企业的权利和利益遭受尤其严重的损害；机密是重要的企业秘密，泄露会使企业权利和利益遭受严重的损害；秘密是一般的企业秘密，泄露会使企业权利和利益遭受损害。
第八条、 企业密级确实定：
（一） 不能向总监级如下人员公开的，直接影响企业权益的重要决策文献资料为绝密级；
（二） 不能向企业部门负责人及如下人员公开的企业的规划、财务报表、记录资料、重要会议记录、企业经营状况为机密级；
（三） 不能向企业员工公开的企业人事档案、协议、协议、员工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级；
第九条、 属于企业秘密的文献、资料，应当根据本制度滴七条、第八条的规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。、
保密措施
第十条、 属于企业秘密的文献、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保留和销毁，由首席执行官或主管副总经理委托专人执行。
采用电脑技术存取、处理、传递的企业秘密由办公室指定专人负责保密。
第十一条、对也密级的文献、资料和其他物品，必须采用某些保密措施：
（一） 非经首席执行官或主管副总经理同意，不的复制和摘抄；
（二） 收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采用必要的安全措施；
（三） 在设备完善的保险装置中保留；
（四） 企业所有的计算机实行专人保管，专人使用，加密管理；
（五） 严禁跨部门在无人现场监督的状况下使用它部门电脑；
（六） 企业所有的废弃文稿资料，必须撕毁，任何文稿资料未经撕毁丢弃视为失密行为；
（七） 企业员工，尤其是波及岗位员工都必须和企业签订保密协议。
第十二条、属于企业秘密的设备或产品的研制、生产、运送、使用、保留、维修和销毁，由企业指定专门部门负责执行，并采用对应的保密措施。
第十三条、在对外交往与合作中需要提供企业秘密事项的，应当事先经首席执行官同意。
第十四条、具有属于企业秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采用下列保密措施：
（一） 选择具有保密条件的会议场所；
（二） 根据工作需要，限定参与会议人员的范围，对参与波及密级事项会议的人员予以指定；
（三） 根据保密规定使用会议设备和管理会议文献；
（四） 确定会议内容与否传达及传达范围。、
第十五条、不准在私人交往和通信中泄密企业秘密，不准在公共场所谈论企业秘密，不准通过其他方式传递企业秘密；
第十六条、企业工作人员发现企业秘密已经泄密或者也许泄露时，应当立即采用补救措施并及时汇报首席执行官或总经理；并立即作出处理。
责任与惩罚
第十七条、出现下列状况之一者，予以警告，并扣发工资10元以上500元一下：
（一） 泄露企业秘密，尚未导致严重后果或经济损失的；
（二） 违反本规定第十条、第十二条、第十三条、第十四条、第十五条规定的秘密内容的；
（三） 已泄露企业秘密但采用补救措施的。
第十八条、出现下列状况之一的，予以解雇并酌情赔偿经济损失，直至追究法律责任：
（一） 故意或过错泄露企业秘密，导致严重后果或重大经济损失的；
（二） 违反本保密规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供企业秘密的；
（三） 运用职权强制他人违反保密规定的。
附则
第十九条、本制度规定的泄密是指下列行为之一：
（一） 使企业秘密被不应知悉者知悉的；
（二） 使企业秘密超过了限定的接触范围。而不能证明未被不应知悉的。
第二十条、企业指定办公室为主管保密工作的责任部门。
第二十一条、本规定从12月8日起执行，此前有关文献同事废止。
企业接待规定
(一) 接待工作由办公室统一安排，归口接待；
(二) 接待的范围：
1. 业务合作伙伴；
2. 与企业利益有关的县级以上党政部门及领导；
3. 企业业务主管对口部门；
4. 市级以上加盟商重要负责人；
5. 团购单位，工程营销业务单位的重要来客来访；
6. 经部门以上负责人承认并报请企业主管领导同意需要接待的其他人员。
（一） 生活原则：
1. 需要企业董事长、总经理出面的接待，每餐的原则为300-1000元（含酒水饮料）
2. 需要企业副总经理、总工程师出面接待，每餐的原则为200-800元（含酒水饮料）；
3. 需要部门总监接待的每餐原则为150-500元（含酒水饮料）
（二） 住宿原则
企业原则上不安排住宿，确需要安排住宿的人员区别状况由企业领导确定，办公室统一安排。
四、接待的审批
1. 属于企业副总、总工程师以上领导出面接待的，由领导安排，办公室承接；
2. 属于部门以上领导的接待，按确定原则报分管副总经理或总经理同意；
3. 其他特殊状况的接待由办公室报请有关领导同意安排。
五、接待的原则：
1. 热情
2. 周到
3. 节俭
4. 谨慎
5. 保密
出差管理规定

我司所属人员（参照出差食宿补助表），因公、奉派出差办理公物者，严格按如下制度执行。
出差：指由于业务需要或企业安排到本都市以外的地方办理公务。若到派出机构、分支机构任职，未履行出差手续的业务活动等，均不属出差。
1. 职工出差必须填报“出差申请表”，部门经理签字，主管副总经理签报，首席执行官霍总经理审批后，方可借支差旅费用。
2. 交通费原则
1) 汽车：因此职工出差，只能报销本市公交车费、长途汽车费，不报销出租车费，特例由企业主管财务的副总经理或首席执行官同意；
2) 火车：企业部门领导，可报销硬卧；其他职工则报销硬座。（如因特殊状况，有首席执行官或总经理同意可报销硬卧）
3) 飞机：企业副总经理以上人员可报销飞机经济舱票。（其他组员如因工作急需，可由首席执行官或总经理同意）
3．出差食宿补助实行费用包干制，规定如下表：
职务
省会都市、直辖市
地级市
县级市（含县）
董事长
350元/天
300元/天
250元/天
总经理
300元/天
250元/天
200元/天
副总经理
280元/天
220元/天
180元/天
总监
250元/天
200元/天
160元/天
部门经理
220元/天
180元/天
150元/天
其他职工
160元/天
130元/天
100元/天
4.成都市郊县（市）及周围地区（三环路以外50公里内）正常状况下当日返回，交通费实报实销（不含出租车费）误餐及当地交通补助包干，每天30元。因工作需过夜住宿的，报企业主管领导同意后，按“县级市（含县）”原则执行。
5.出差可先填“出差申请表”。预借差旅费，出差返回后五日内应填写“出差差旅费报销单”由主管领导核算后签字。报首席执行官或总经理同意后方可按程序签字报销。无端迟延不报销，则在当月工资、奖金中扣出差旅费借款。
6．奉令调遣的职工，比照以上原则报支费用。
7.出差6天内由副总经理核准。6天以上由首席执行官或总经理核准。
8.出差费一律按照原则报销，超标自付。
9.由企业统一组织的集体性出差，食宿统一安排的不再报销食宿补助；凡由与企业业务关系的单位提供了伙食费的人员，只按照原则的70%报销住宿费；提供了住宿的，只按原则的额50%报销伙食补助。外地施工人员的补助另行规定。
本制度从12月27日起开始执行。
公章使用规定
一、公章的种类：
1. 企业章；
2. 人事部章；
3. 财务专用章
4. 协议专用章；
5. 设计室章；
6. 售后服务章。
二、公章的保管：
1. 企业章：有分管副总经理保管；
2. 人了资源部章：有分管人事的副总经理保管；
3. 财务专用章：由主管副总经理或总经理保管；法人代表章由财务部出纳保管；
4. 协议专用章：由总经理或法人代表保管；
5. 设计室章：由主管部门保管。
三、公章的使用范围：
1. 企业章：呈报总企业的汇报；向国家机关、地方党政机关发出的重要信件函和资料；与有关单位的业务往来公文等。
2. 人力资源部章：就有关人事、劳资等方面用章。
3. 财务专用章：就有关财务方面用章；
4. 合共专用章：签订协议、协议和有关业务会议纪要等用章；
5. 设计室章：对内对外设计用章；
6. 售后服务章：对内对外售后服务时用章。
四、公章的同意权限：
1. 企业章使用，必须通过主管副总经理、总经理、董事长同意；
2. 人力资源部章使用，必须通过主管副总经理同意；
3. 财务专用章使用，必须通过主管副总经理、总经理、董事长同意；
4. 协议专用章使用，必须通过主管副总经理、总经理、董事长同意；
5. 设计室专用章使用，必须通过主管副总经理同意；
6. 售后服务部章使用，必须经部门领导同意。
六个公章的使用，必行履行严格的登记手续。
企业例会制度
一、晨会：
周一至周六早上上班后，企业各部门召开晨会。小结前一天工作，布置当日任务。晨会由各部门领导组织，全体人员参与。
二、周会：
每周一上午08：30-09：30召开周会，总结上周工作，安排本周任务。周会由常务副总经理或执行官组织召开，各部门以上领导参与。
三、月会：
每月初由企业组织召开一次月会，分析总结上月工作状况，公布和表扬好的同志；布置本月工作，明确目的责任。月会由总经理组织，部门以上领导参与（或视状况召开全体员工大会）
四、规定：
1. 要严格执行例会制度。没有特殊状况，必须召开；
2. 要严格控制例会时间：晨会控制在10分钟内；周会控制在1小时内；月会控制在2小时内；
3. 要有记录和成果跟踪。
电话使用管理规定

第一条、 企业现已开通直拨、市话和内部集团电话，企业对电话实行分类管理：对直拨长话和区间电话严格管理；对市话通话时间实行控制管理；对集团电话内部通话实行开放管理。
第二条、 企业严禁使用办公电话拨打私人长话和区间电话，员工因公需要拨打长途和区间电话，必须到企业前台行政中心登记，并填写<<长途、区间电话登记表>>，注明部门、通话人、对方地区及单位、联络事项及交涉成果等；
企业严禁员工在市话通话中聊天。工作电话或员工因私事需要拨打市话的，时间以三分钟为限，自我控制、如通话时间超过10分钟或在通话中聊天等，元旦查实，每次罚款50元。
在企业集中上班的员工部室及互相之间的工作联络倡导多打电话，少跑动，尽量的节省协调沟通的时间，提高工作效率。
第三条、 在企业电话对内外交流中规定使用原则用语。
拨打电话时：您好，我是德贝奥企业**部门的**人！……….
接听电话：您好，我是德贝奥企业**，请问你………？
员工互相之间通话：通话一方“您好，我是**部门的**人，请问………”
接听的一方“您好，**部门，我是**，……….”
前台文员接听外线电话的原则用语为：“您好，德贝奥企业”，党对方需查分机电话是，说：“请稍等！”如分机占线，说“对不起，电话占线，请稍后再拨！”
总的规定是热情、大方、规范、简洁、礼貌。
第四条、 员工不经同意私自拨打长途电话或区间电话，或公事为由拨打长途电话私话或区间电话，每次罚款50元，情节严重者企业将进行严厉惩罚，直至除名。
第五条、 本规定由企业办公室负责监督执行，并实行奖惩，各部门负责人堆本部门的电话管理承担责任，并纳入个人和部门工作考核内容之一。
第六条、 本规定自发文之日起实行。