湖北新丰化纤公司综合管理部总经理秘书职务说明书.docx

总经理秘书职务说明书
岗位名称
总经理秘书
岗位编号

所在部门
综合管理部
岗位定员
1人
直接上级
综合管理部经理
职系

直接下级
无
工作等级

所辖人员
无
岗位分析日期
2003-12-18
本职：帮助总经理处理日常的公文及往来信函、电子邮件，帮助安排总经理的行程，负责各种电话、传真、打印、打字等各种文秘工作
职责与工作任务：
职
责
一
职责表述：负责总经理往来文件、公文信函的签收及登记编号，并在总经理阅批后按要求分送各级领导及承办部门
工作时间百分比：40%
工作
任务
负责总经理日常往文件、公文信函的签收及登记编号，并做好相关资料的整理、分类、归档
频次：
负责将经总经理阅批后文件按要求分送各级领导及承办部门
频次：
负责协助总经理处理各类电子公文
频次：
职
责
二
职责表述：协助筹办高管例会、追踪会议记录及决议事项
工作时间百分比：20%
工作
任务
协助参与高管例会的安排、通知、资料下发工作和会议记录工作
频次：
负责追踪会议记录及决议事项的执行情况
频次：
职
责
三
职责表述：帮助安排总经理的行程，协助参与内、外宾的接待工作，并负责各种文秘工作
工作时间百分比：30%
工作
任务
帮助安排总经理的行程（比如，预订酒店、票务、餐饮等）
频次：
协助参与内、外宾的接待工作
频次：
负责各种电话、传真、打印、打字等各种文秘工作
频次：
参加综合管理部的其它行政活动
频次：
职责
四
职责表述：完成总裁交办的其他任务
工作时间百分比：10%
权力：
对总经理的行程安排有建议权
对工作相关资料向有关部门的索取权
在权限范围内，有代表公司对外联系的权力
办公工具和劳动工具的使用权
接受再教育、培训的权利
对日常工作有建议权
相关事情知情权
工作协作关系：
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
有关政府部门、新闻媒介、商业界
任职资格：
教育水平
大学本科及以上学历
专业
经济管理类、中文等相关专业
培训经历
接受过管理培训、行政管理培训等
经验
2年以上相关工作经验
知识
掌握企业管理、公共关系、文秘等专业知识，具备基本的法律知识等，了解行业知识
技能技巧
能够熟练使用各种办公室软件，具有网络的基本知识，较高的写作水平，具有较强的人际能力、沟通能力、公关能力、计划与执行能力
其它：
使用工具设备
一般办公自动化设备
工作环境
办公楼环境
工作时间特征
正常工作时间，经常加班，偶尔出差
所需记录文档
及传达部门和人员
通知、汇报文件、报告、总结、电子邮件、公司文件
考核要点

备注：