PRODUCT FLOW CONTROL.doc

PRODUCT FLOW CONTROL
商品流通控制规范

Target目的

了解在商场内不同的商品流通种类；
规范商品流通的操作，使其准确可靠，从而降低我店的商品损耗；
规范化的商品流通操作，确保我店库存准确性，利于我们的库存管理。

Definition and Operation 定义及关键操作方法

1. Reception 商场收货

对商场来说，最主要的商品流入是通过收货 （基本原则，确保实际到达colis数量与系统收到数量一致）。

l 货物到达商场，由值班经理在S中输入货车实际到达时间。与司机一起拆下封条，并与发货单核对封条号。è 如果封签号码与发货单文件号码不一致的话，商场不得收货，并立即联系仓库值班经理。
（仓库联系电话，昆山花桥Tel：189 1327 8500，0512-57962898-8818）
l 值班经理用扫描枪收货，确认实际所收箱数与系统箱数和发货确认单箱数相符。签收实际收到货物箱数，与车行做好物权交接。
l 实际收货箱数与系统箱数不符（多或少）情况处理。值班经理负责跟踪直至问题解决。
- 与司机现场确认总箱数，并按照双方确认的箱数签收
- 在签收单上注明少收或者多收的箱子箱号
- 多出来的箱子在标签上检查是否是商店货物，如果是，收货并将箱号写邮件到仓库要求做系统发货处理，以便商店收货；如果不是，拒收，并写邮件通知仓库(email:duty.hqwarehouse@)。

*商场有时会收到空的colis情况，通常原因是商场在当日之前多收到仓库发出的货品所造成。但请值班经理跟大仓确认此情况。
*司机的卸货责任：确保从物理上，将货物从卡车中卸载到地面上。（100%确保员工在卸货中的安全）

l 收货时商场发现箱体破损、受潮、疑似开过箱、发霉等异常情况的处理。
(值班经理负责跟踪直至问题解决)
- 值班经理开箱检查货物数量和质量；
- 与司机现场确认箱体破损、受潮情况；
- 在签收单上注明具体破损、受潮情况；
- 拍下照片，通知仓库，要求其处理；
- 仓库安排换货、供应商赔偿或者商店做Decote等处理。

商场在收货过程中发现箱体内商品损坏情况的处理方法：
- 收货过程中发现商品损坏的情况(货车司机尚未离开)
商场当场拍照取证，并在回执单中注明详细信息，邮件通知仓库值班经理。
- 商场上货过程中发现商品有损坏(货车司机已经离开商场)
商场拍照取证，邮件通知仓库值班经理

以上所有过程，仓库承诺48小时之内必须给予答复。

l 送货商品抽检。当日值班经理请抽查1-2箱自己部门的商品，以确认数量是否正确。（click the “flow history” can find the detail items of each parcel）。如数量不符，请值班经理通知仓库人员，并跟踪至问题解决。同时请在第一时间通知商店营运经理，营运经理可在48小时内将收货商品数量进行更正。
l 商场“收货团队”确认所有收到的箱子（纸箱，蓝箱，铁笼子）都被打开并进行加货处理。
l 值班经理在收货结束后，将两份发货单签字，一份交予物流人员，一份交予营运经理
l 在系统中输入本次返仓托盘或者塑料箱的数量（3D box）
2. Shipping Correction 收货调整

l Shipping Correction是根据实际收到的货物数量，在IT系统上修正系统应收货数量，以保证仓库收费发票是按照我们商店实际收货的数量开立。商店可以在收货后48小时内在系统完成Shipping Correction的操作。
l Shipping Correction 必须与运输争议（Transport dispute）区别开来，比如少了箱数、纸箱破损、纸箱被打开等，就不能在系统上进行Shipping Correction的操作。

Shipping Correction在以下情况下商场可以自行确认操作，前提必须得到商场值班经理的确认:
- Articles 数量溢短装
- 发货错误，到的货物与订单不是同一个Article
- 1个产品到货，而不是1个包装 (-) 注：订单要求1个包装，但仓库误以为1个产品
- 1个包装到货，而不是1个产品 (+) 注：订单要求1个产品，但仓库误以为1个包装

Shipping Correction不可以用于以下情况：（具体操作流程参照“商场收货”中的描述，仓库承诺48小时之内必须给予答复）。
- 因为仓库包装等不妥当，造成产品破损
- 因运输原因，造成产品破损
- 零部件缺失（必须联系仓库补发缺失的零部件）
- 少了箱数

注意点：
* SHIPPING CORRECTION:
商场在48小时之内操作的shipping correction，不会被算作商场的Shrinkage。
（48小时是从商场开始收货时间点算起）

系统操作步骤：
S > Flow of goods > Shipping correction >

3. Pending parcel

Pending parcels (当月差异如果在下月末之前未被确认的话，会形成下月的real shrinkage：accounting shrinkage
S > Flow of goods > Receiving >  Display receipt history

4. Interstore receiving and issue 兄弟店商品调货（+/-）

兄弟店调货+就是从迪卡侬的其他商场调货至本商场

l 值班经理接到到货通知后，至收货区域收取货物。
l 由值班经理和部门销售助理共同确认到货商品是否和对方发货单上的商品条码一致，数量相符。并由值班经理进行系统收货操作。
l 若发现所到商品条码或数量和发货单不符，请由值班经理按实际收到商品条码和数量进行系统收货操作。请及时通知对方商店，以便核对库存。
l 若发现对方发货单上的商品在我店系统中看不到，但是及所到货物和对方发货但一致时，请立即致电helpdesk, 告知其发货单号，helpdesk会在后台操作，将此货物加入。之后，便可正常收货。
l 任何interstore in必须由值班经理和相关部门销售助理进行确认。系统收货操作只能由 值班经理 操作！
l -兄弟店调货-就是从本商场调货至其他商场
l 每个部门员工都可以进行interstore issue 操作。请注意接收店商场的选择不要出错。在系统中创建 Inter-Store 单，获得单号 （例如：042300704904009 / 01018）
l Interstore去其他商场的商品必须由值班经理和部门销售助理共同确认发货商品是否和发货单上的商品条码一致，数量相符，值班经理必须在发货单上签字。
l 产品用纸箱包装，纸箱大小的最低要求是可以贴下一张A4尺寸打印的标准Interstore姊妹店调货单。要求每个纸箱都贴上此调货单。
l 发货商场最迟于发货到仓库的当天填写完以下的附件表格，并发送至仓库Duty邮箱。
l 安排卡车装车，在“发货确认单”回执凭证的备注栏注明Inter-store单号。运输商在此回执签收货物。

离开商店日期
From
发货商店
TO
接收商店
Interstore Number
商店转运单号
箱数
发货商店
商店操作人
1-Mar-11
LiaoYang
DaGuan
4097
2
XXX

营运经理会在每个星期三和星期五检查interstore receiving and issue在系统中的操作情况，确保系统库存准确。
发货至外地商场，必须用纸箱包装，并多打一份单子，把金额涂掉，贴在外箱上，并且用封箱带完全覆盖。

注意点：
Interstore 通常不会产生商场的shrinkage
收货方商场多收到或者少收到的商品数量，都会被系统自动更新到发货方的对应系统库存中。

操作商场转货时：
－ 确保在系统中输入商品自带的条码，而非打印条码。
－ 当月的interstore必须在下月的月底前收掉

系统操作步骤：
S > Flow of goods > Inter-Store transfer > Receive Inter-Store > 

5. Direct order直接订单

-Direct Order 是指商场直接向供应商订货，并由供应商直接将商品运输至商场。

l 所有的direct order操作步骤由营运经理操作，并对其收货准确性负责

l 本月作的direct order必须在下个月15日之前将对应发票及付款申请发给财务

6. Withdrawal of sales(warehouse return)商品撤架（退回仓库）

-当质量部门认为某商品有质量、安全等问题时候，会要求商场将货物退回仓库或进行销毁。
l 商场仅在收到迪卡侬中国质量部门的中文邮件确认之后才能够进行质量商品的返仓操作。
l 请在确定操作warehouse return之前，检查商品系统库存和货架库存是否一致。如出现不一致，通过IP先调平库存。
l 所有的warehouse return必须打印两份退仓文件。将其中一张贴在退货箱，一张交于营运经理。
l 请商场部门经理完成warehouse return货物发货之后，发e-mail告知质量部门负责人、仓库的退货负责人（Ji hong ）以及商店的营运经理。
l 所有质量退仓的操作必须严格遵循DMI质量经理的邮件要求。

-季节性商品退仓以及团购商品退仓
l 操作季节性退货之前，首先必须要获得Passion Brand经理的确认同意；
l 将同意邮件发给仓库，通知其安排退货；
l 商场按照仓库的具体要求进行装箱；
l 所有的warehouse return必须打印两张单子。将其中一张贴在退货箱，一张交于营运经理；
l 一个纸箱内只允许放一个Item，避免混装。

注意点：
* 商场操作warehouse return 之前必须得到仓库的确认，负责会被视为商场的real loss。
－确保在系统中输入商品自带的条码，非打印条码
－所有在操作退货之前，必须确认该退货商品的系统库存和实际库存一致。
－在装箱发往仓库前，卸走商品上安装的防盗硬磁扣。

系统操作步骤：
S > Flow of goods > Stock transactions >  Warehouse return/withdraw (cash transaction)

7. Customer Return 前台顾客退货

顾客退货分为两种情况：
a. back to store: （返回货架销售）
顾客所退回的商品拿回商场继续进行销售（所退回商品不影响下次销售）
b. defective: （缺陷商品）
顾客所退回的商品做defective处理（所退回商品因质量等问题不能再次销售）

l 所有的顾客退货处理由前台员工操作。
l 做“back to store” 处理还是做 “ defective” 处理由前台和相关部门人员或值班经理决定。营运经理可做最终决定。
l 所有 “defective” 商品必须由前台员工在电脑中做“return entry”操作，并将操作单打印，贴于每个 “defective” 商品上，放在仓库指定区域。
l 所有做过“return entry” 的 “defective”商品，必须由营运经理在七天内由营运经理做“return process”的处理。“defective”的产品的后期处理请遵循质量经理的建议。
l 任何人不得将未做处理的“defective”商品拿出商场。

注意点：
Defective (请在做完return entry之后 7天之内操作return processing，但年底前的defective必须在本年底前做掉)。

* 确保商场POS前台收银系统中所做的退货（无法重新销售商品），前台都在中输入信息（defective或者commercial gestion）
（POS中退货的3种情况：return， defective， commercial gestion）

* 如何检查前台工作情况：item diagnosisèitem return： fauty， goodwill gestionè显示前台POS中操作的信息

系统操作步骤：
S > Product Management > Item diagnosis >  New request > Item return

8. IP调整

-IP调整是指手动更改系统库存，加或减
l 每个部门在每周一检查BASIC，并对需要检查的整个Model进行库存清点。
l 每个部门在每星期一检查负库存商品，并由RU对不准的库存进行IP调整
Negative stock （建议在月底之前由OP检查商场的所有负库存情况，确保没有负库存）

系统操作步骤：
S > Product Management > Stock details analysis > Stock out alerts >  Ref with negative stock

l 建议每个部门在每星期一检查六周未销售商品，并由RU对不准的库存进行IP调整。
l 建议每个部门RU在每星期三之前将负库存及六周未销售商品检查单交予营运经理，并在单子上对所做的IP调整作出解释。
l 对六周未销售的商品，尽可能有一些action plan以促进其销售
l 所有IP必须是由商场部门指定人员才可以操作
l 所有IP的操作必须在商场指定文件中进行登记，并填写更改原因。

9. Internal Consumption商场消耗

-Internal Consumption是指商场内部消耗商品（出样，周末活动奖品…）
l 所有的internal consumption必须由RU提出，并由商场营运经理确认。
l 所有的internal consumption必须打印出单子，在拿出收银台的时候一起出示。
l 所有的internal consumption单子必须有OM的签名并注明原因，由营运经理归档。

Internal consumption (强调rules）

－每月月底前将该月的所有internal consumption的商品并附上原因发给财务
－商场外出样商品不可以作internal consumption

系统操作步骤：
S > Flow of goods > Stock transactions >  Internal consumption (cash transaction)

10. Write Down (Decote) 商场损耗

对于在商场中损坏，尺码不一等原因不能进行销售的商品进行处理

l 所有须做“decote”处理的商品请放在指定区域，注明原因及code，RU或者销售助理签字。
l 由部门经理和营运经理共同确认是否将某件商品做“decote”处理

如何导出商场在某个阶段所有Decote操作的情况：
S > Flow of goods > Stock transactions >  writedown

11. Sale销售

顾客购买商品，并将所购商品与相应收银条一起拿出商场。对商场来说，最主要的商品流出就是销售。

l 收银员确保是否每样商品都已进行扫描（特别是其它品牌商品AMI，必须贴有条形码）

l 收银员确认顾客所购商品是否成套（查看鞋码左右脚一致，套装尺寸一致）

l 顾客先付款，后提货的商品必须重复打印收银条；当货物提出商场时，收银员必须与重复打印单上未提货的商品进行检查确认。

注意点：
* 在顾客未付清所有货款并出示购物收银条前，不允许让顾客提取任何商品或为顾客提供有偿服务。如员工违反前述规定，视为重大违纪；若因此给商场造成损失的，员工还需承担相应责任损失。

12. Others其它物流操作

l 展示区出样商品必须在前台进行登记，拿回商场时注销。由相关部门员工和前台员工共同负责。

l 同事外借商品必须在前台进行登记，还回商场时注销，由相关部门员工和前台员工共同负责（建议先购买，再退货）。

l 团购样品出商场时必须在前台进行登记，还回商场时注销。由相关部门员工和前台员工共同负责。（建议先购买，再退货）

l 不建议对商品进行手动打折，如有必须，应当由值班经理签字确认。

l 如有活动赠品要出前台，必须在赠品包装上敲“赠品章”以便前台确认！