自动编号与自动生成目录教程.doc

自动编号与自动生成目录教程
自动编号与自动生成目录很适合于结构复杂的大型文档的编写，掌握此方法后，可以让你编写结构复杂的大型文档事半功倍。
学习此教程前必须对标题、样式及大纲级别有所了解，标题就是类似于第一章XXX，第一节XXX等这样的。样式就是具有一些文字属性（格式）的集合，通过样式，可以把文字很方便地设置成你需要的格式。大纲级别举例来说：在一篇文档中，第一章XXX对应的大纲级别就是一级，第一节XXX对应的大纲级别就是二级，以此类推。以上是本人对这几个概念的理解，不正确的地方请指正。关于标题、样式及大纲的详细介绍可以参考WORD的帮助。WORD中样式都有一个大纲级别的属性（在段落属性中设置）。本文介绍的自动编号与自动生成目录都是采用WORD中内置的样式，并没有自已新建具有大纲级别的样式，当然若需要，你也可以自已新建具有相应大纲级别的样式，也可以用于自动编号与自动生成目录。
本教程的编写是基于OFFICE 2003来编写的，其它版本的操作可能与此不一样，请注意。
1 1、自动编号的优点
在编写结构复杂的大型文档时经常会遇到层次很多的编号问题，若不采用自动编号功能，则在修改或调整文章标题中的一个或几个编号后，以后的所有编号都要进行修改，很麻烦且容易出错。有时文章结构太复杂，很可能要写某个标题时不知这个标题到底是属于哪个级别的标题，用自动编号就能很好地解决这些问题。当然可能还有其它的好处，大家自已去体会吧。
2 2、设置自动编号
本文着重介绍多级编号的设置，格式à项目符号和编号，打开项目符号和编号对话框，选择多级符号选项卡（在修改样式时选择“编号”菜单也可以打开此对话框）。如下图：

按“自定义”按纽可以对选中的编号类型进行修改。这是本节的重点。如下图：

自定义多级符号对话框中的控件很多，本文着重介绍几个难于理解的几个控件：
3 1.1 级别
此栏选择你要修改的多级符号类型的大纲级别。
4 1.2 编号格式
此栏确定你的多级编号以哪种形式出现，在此栏中你直接输入的内容在多级编号中是不会变化的，要想多级编号的数字会根据编号层次自动变化需通过“编号样式”和“前一级别编号”来选择。“编号格式”只对你当前所选的级别的编号的格式更改有效。
5 1.3 前一级别编号
此栏一般只有在进行如1.,1.1,1.1.1这种形式的编号时才用得上。作用就是用于选择此级别的前一系列级别的编号。前面说过，在编号格式中输入的内容是不会自动变化的，因此想要在进行如1.,1.1,1.1.1这种形式的编号时上级别的编号需通过此栏来选择。
6 1.4 对齐位置
在此需提醒各位要特别注意，对齐位置后面的数据与对样式修改中更改段落格式时的“缩进”是相互影响的。因此为了更精确、更方便地控制样式的段落的缩进，我个人一般都把此栏的值设为0，调整缩进通过段落设置来进行。
对于下面三行高级设置我一般很少进行修改。就采用如图示的这些设置。不过有时你进行多级符号设置时与你要求不同时，你可要注意这些设置是否有误。
7 2、例子
本教程就是一个很好的多级自动编号例子。你用WORD打开此教程时，建议把文档结构图（视图à文档结构图）打开，把样式和格式栏（格式à样式和格式）打开。
本例的多级编号如下：第一级编号形如：一、二、等，第二级编号形如1、2、等，第三级编号形如1.1 1.2等，第四级编号形如1.1.1 1.1.2等。
下面逐步讲解自动编号文档的创建：
8 2.1 本例采用的是WORD中内置的带大纲级别的样式（标题1，标题2等），并没有新建具有大纲级别的样式，当然你也可以自建具有大纲级别的编号。
9 2.2 格式à项目符号和编号，打开项目符号和编号对话框，点多级符号选项卡。
我们点选对话框中第一个多级符号类型，选择自定义按纽，对其进行修改。

修改第一级编号过程如下：在级别栏中选择1，把编号格式栏中的内容全删除，在编号样式中选择我们需要的样式“一，二，三”，再在编号格式栏中的最后手工输入一个“、”号，把对齐位置栏后的数据设为0，因为我们想通过段落设置来设置缩进。
修改第二级编号过程与第一级类似。
第三级别的编号形式如：1.1，前一个“1”是第二级编号，后一个1是第三级编号，修改第三级编号的过程如下：在级别栏中选择3，把编号格式栏中的内容全删除，点前一级别编号栏的下拉按纽，选择级别2（因为在形如1.1的编号形式中，第一个1是第二级编号），然后在后面输入“.”号，再在“编号样式”中选择“1，2，3”，最后在“编号格式”文本框的最后输入一个空格。“对齐位置”后的数据设为0。如下图。

修改第四级编号过程与第三级类似。
至此多级符号修改完毕，至于字体的设置我是如下设置的，如下图：

10 1.1 格式à样式和格式。打开样式和格式栏。我们先修改标题1的样式，使其可以实现自动编号的功能。鼠标移到标题1样式处，点出现在右边的下拉箭头，选择修改，出现修改样式对话框。如下图。

点击“格式”按纽，对“字体”和“段落”进行修改，对字体的修改较简单，在此不讲，对标题1样式的段落格式修改成如下图：

注意：在“特殊格式”栏，我们选择了无，这样标题1样式就不存在缩进了。
对标题2样式的段落修改后如下图：

注意：在“特殊格式”栏，我们选择了首行缩进2字符。
11 1.1 最后强烈建议给每个样式设一个快捷键，这样以后在进行自动编号时只需按快捷键就可以了，不用在自动编号时通过样式和格式栏选择相应级别的样式了，设置快捷键操作如下图。我一般把F5设为标题1的快捷键，把F6设为标题2的快捷键，把F7设为标题3的快捷键。

12 1.1 设置完成后，现在开始写文档了。
新建一个新的WORD文档，首先我们要写第一个级别标题的内容，此时的操作就是：按一下F5键（或在样式和格式栏中直接点选标题1样式），这时我们看到第一个级别的标题上就自动添加上了编号。
第一个级别标题的内容写完后，写第二个级别标题的内容，此时的操作就是：按一下F6键（或在样式和格式栏中直接点选标题2样式），这时我们看到第二个级别的标题上就自动添加上了编号。
打开“文档结构图”，可以清楚地看到文档的结构，编号的层次。至此，自动编号的教程完成了。
                                                                                                                               二、自动生成目录教程
13 1、自动生成目录的前提
自动生成目录的前提就是要在文档中设置带有大纲级别的样式，大纲的级别对应着目录中的级别。
在上例中用“自动编号”功能写成的文档就可以直接生成目录，因此，只要你会用自动编号功能了，那么自动生成目录也就顺理成章地完成了。
14 2、自动生成目录的操作
打开自动编号教程中创建的文档。把光标指到需插入目录的位置，在菜单中选择：插入à引用à索引和目录，选择“目录”选项卡。如下图：

按“确定”，就可以生成目录了。至于此对话框中的其它按纽的功能，大家慢慢摸索，相信应该可以很容易就掌握。