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文书工作与档案管理
1、什么是文书？
文书就是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性和特定格式的文字材料。
2、什么是公务文书
法定机关与组织为了一定目的在社会活动中未处理公务而形成并使用的具有特定格式，并需要经过一定的程序处理的应用性的文字材料，简称公文。
3、公文的本质特征。
政党和国家机器具体领导与管理政务机关组织处理工作的一种工具。
4、文书的分类
公务文书 通用公文，专用公文，技术公文
文书｛
私人文书P4（随意性）
5、公文的特点
一、工具性 （1）管理国家机关政务和事务的工具
（2）是各类国家机关在工作活动中联系事项、商治事务、传达意图交流情况传播经验的工具
（3）是机关内部推进工作的工具
二、权威性 （1）有法定的作者制定和发行的——法定：具有一定的职权、职能作者：行为主体机构组织而不是人。
三、统一性
四、现实性
6、公文的作用
(1)领导指导作用 （2）行为规范作用 （3）公务联系和执照作用 （4）
凭据记载作用 （5）传递信息与宣传教育
7、文书工作： 机关形成处理和管理公文的各个环节及其中相关衔接的各道程序
与手续是完成和处理公文的作用

第二节 档案与档案管理
一、什么是档案
（1）定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中的作为历史记录保存起来以备查考的作为凭证的文字、图像、声音等的文书和信息材料
（2）作用：凭证依据
（3）属性：原始记录性
二、是么是档案管理
（1）定义：档案管理也称档案工作，或档案管理工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。
（2）基本内容：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。
第三节 档案与文书
一、文书与档案的联系与区别P10
（1）联系：①两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同
②两者在内容与格式上完全一致
③两者互为因果
（2）区别：①两者的性质与形式不同
②两者的目的与作用不同
③两者存在和发挥效用的时间不同
（二）文书工作与档案管理区别与联系P14
（一）联系①两者的工作对象相同
②两者的某些工作环境相同
③两者互为因果
④两者工作人员的基本素质要求相同
（二）区别①两者的工作任务不同
②两者的服务对象不同
③两者的工作目的不同
④两者工作的具体内容不同
思考题：1、文书、公文、文书工作的含义
2、公文的本质特征
3、文书的类别如何划分
4、如何理解公文
5、文书作品与文书的不同？
第二章 公文的种类
第一节 公文种类的划分
一、公文种类划分的意义P21
(一)适应坐直管辖范围和功能，保证机关工作有序运转
(二)适应机关不同的行文关系，保证文件及时、迅速、处理
(三)适应行文的具体要求，保证文书正确处理和有效
(四)适应不同文书种类要求
请示，报告用于隶属关系机构，否则用函
“请示”上级碧血得给予回复“报告”可以不回复
二、公文种类划分P22
（一）从文书的公用和适用范围
（1）政党文书类（2）规章文书类（3）机关日常事务类（4）司法文书类（5）经济文书类（6）科技文书类（7）外事文书类（8）礼仪公文类（9）书信文书类
（二）从文书的来源分
（1）收文 (2)发文 （3）内部公文
（三）从行文关系上分
（1）上行文 （2）下行文 （3）平行文
（四）从文书的制法机关和作用来分
（1）法规文书 （2）党内文书 （3）行政文书 （4）群体文书 (5)以个人名义制法的文书
（五）从机密缓急程度分：绝密、机密、秘密 特急、急件 电报分为：特急、加急、平体
（六）从文书的性质和作用
（1）规范性公文 （2）指挥性公文 （3）决断性公文 （4）报请性公文 （5）知照性公文 （6）契约型公文 （7）记录性公文 （8）礼仪性公文 （9）计划性公文
三、什么是公文种类名称
各机关日常使用的公文，按照公文的性质和用途可分为若干种为每种公文所规定的固定名称，及公文种类的名称
（一）文中作用
概括地标明公文的性质制发目的和要求，便于收文机关进行文书整理。
（二）文种的确定和使用原则
★确定文种
（1）根据发文机关的职权 （2）考虑发文机关与收文机关之间的工作关系 （3）看发文的具体目的与要求
★使用原则
必须按照统一的规定，不可以随便定名，随意乱用
第二节 通用公文
一、法定公文
由国家党政机关正式规定，发布并使用的公文种类
（一）命令（令）
范围：适用于依照有关法律公布行政法规和规章……….P26
特点：载体性，强制性，权威性，严肃性
种类：发布令，行政令，嘉奖令P27
（二）决定
范围：适用于对重要事项或重要行为作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或这撤销下级机关不适当的决定事项
特点：决策性，指挥性，时效性
种类：法定性决定，指挥性决定，事项性决定，变更性决定
（三）报告
范围：是用于向国内外宣布重要事项或法定事项
※
※
※ 我国的国际管理机构

党的机关 行政机关 权力机关
│ │ │
中国共产党中央委员会 国务院 全国人大
│ │ │
组织部,宣传部, (教育部,卫生部,公安税务总局,工商管理) 常务委员会
群众团体,其他公会 │
│ 职能部门
省级党委
│
市级
│ 法院
县区级 独立的司法机关｛ 独立于国家政权之外
│ 检察院
乡级
│ 企事业→中国独有
村党支部
特点：公开性，广泛性，庄重性，限定性。
种类：周知类公告，事项性公告。
（四）通知
范围：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
特点：专门性，普通性，灵活性。
种类：执行性通告，告知性通告。
公告于通告的区别
发布机关级别不同 发布事项的方式不同 发布事项的范围不同 所公布事项的特点不同
（五）通知
范围：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不同隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。
特点：应用广泛，发文数量多，执行性预告执行兼而有之。
种类：批转类通知，转发类通知，印发规章类通知，贯彻执行类通知，事项类通知
（六）通报
范围：适用于表彰先进性，批评错误，传达重要精神或者情况。
特点：典型性，教育性，真实性。
种类：（表彰，批评，情况）通告
情况通报
第九十号
XX市公安局办公室偏 2007年11月7日
我局犯盗窃斗争取得重大胜利
※ 同志与通报的异同
同：两个文种都有传达的意思，均属告知性公文。
异：通知侧重按要求，明确界限，通报侧重于说明介绍，陈达情况。
（七）议案
范围：适用各级人民政府按照法律程序和同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
特点：法律的依据性，事项的重大型，批准的生效性，行政范畴的独特性
种类：立法案，条约案，预算决案，重大事项按，机构变动案，人事任免案，
人民政府议案与人民代表议案的比较
联系：1、依照有关法律条文，人民政府和人民代表都有议案提出权
2、都关系到国计民生
3、其批准单位都是人民代表大会
区别：1、作者属性不同。2、办理的方法不同。3、涉及的范畴不同。4、提出的时间不同
（八）报告
范围：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问
特点：汇报性，陈述性，具体性
种类：综合性报告，专题性报告，情况报告，呈转性报告，答复报告，例行报告送文送物报告。
（九）请示
范围：适用于向上级机关请求指示，批准。
特点：请求性，权限明确性，内容单一性，
种类：直请性，请转型。
使用范围：
涉及方、针政策界限不清的问题
工作中遇有疑难问题
工作中遇到困难请求上级支持
工作中遇到新情况新问题而无章可循
工作中意见分歧，无法统一执行，需上级作出裁决。
超出本机关职权处理范围的事项
印本单位情况特殊难以执行上级的统一要求需要变通处理的事项
指定上级应当请示的事项
※请示与报告的区别
行文目的不同，行文时间不同，内容要求不同，结尾用语不同
（十）批复
范围：及审批答复适用于答复下级机关的请示事项，
特点：针对性，权威性
种类：专指性批复，普发性批复
（十一）意见
范围：适用于对重要问题提出见解和处理办法
特点：作者广泛，内容具体行文方向多样
种类：指导性意见，建议性意见，商洽性意见
（十二）函
范围：适用于不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问题，请求批准和答复审批事项
特点：灵活简便，平行往来
种类：告知函，商洽函，询问函，求情批准函，答复函
（十三）会议纪要→整理和概况 会议纪要→尊重原貌
范围：适用于记载、传达会议情况和议定事项
特点：行文关系的多样性
种类：指示性，通知性，讨论性
（十四）决议
范围：政党机关才适用于会议讨论通过的重要决策事项。
特点：内容的限定性，形式过程的限定性
种类：方针政策性，专门问题的公布性
决定和决议的区别
（形式过程，内容作用有差别）
（十五）指示→党政机关用
范围：用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求
特点：高度的原则性，鲜明的决策性
种类：指挥类，方针政策类
（十六）公报→党政机关
范围：用于公开发布重要决定或者重大事项。
特点：受文对象广泛性，内容的重要性，强列的新闻性，制发机关的特定性。
种类：新闻公报、会议公报。
公报与公告的区别
使用机关不同；内容侧重点不同。
（十七）条例——党机关
范围：用于党的中央组织制定规范党组织的工作，活动和党员行为的规章制度。
特点：制发机关的稳定性;内容的稳定性；格式的固定性；执行的强制性。
（十八）规定——党机关
范围：用于特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范
特点：规范对象，范围的确定性；措施的具体性；执行的强制性
条例与规定的区别
条列的系统性强，规定的具体性强；条例的政策性强；规定的针对性强。
机关常用公文
（一）公示
范围：适用于各种需要向社会和广大人民群众公开的事项。
种类：干部任免公示；各种评奖结果公示；其他福利待遇等情况公示；各种资质人员公示；规章制度共识；其他公示
（二）计划
范围：对即将开战的工作所作出系统化条理化的安排设想的书面表达形式
特点：目的性，超前性，实践性，计划性
种类：综合性，专项性。阶段性。
（三）简报
范围：带有新闻性质的，机关，团体，企事业单位用来指导工作，向上级机关反映情况和问题交流经验以及沟通信息的一种公务文书。
特点：简练，快捷，实际
种类：综合性，汇报性，总结性
（四）述职报告
范围：领导干部向所属的干部和职工或向上级组织和领导陈述自己任职一定时期内的工作情况的自我评述性的书面报告。
特点：述职主题的唯一性；报告内容的规定性；形式时间的特定性；使用价值的鉴定性
（五）总结
范围：对已完成或正在进行的某项活动的效果作用及其经验教训进行评价，并在此基础上归纳，分析而形成的文字材料。
特点：指导性，真实性，专门性
种类：经验总结，工作总结
工作总结和综合性报告的区别
☆报告主要是具体表述工作情况，不搞经验的提炼，只做理论陈述；总结要求总结经验理出体会。找出问题，对工作情况只做概述。
☆报告要求之处工作中存在的问题，并提出下一步的工作意见；总结在谈存在的问题时，重点在分析问题出现的原因，造成影响。
（六）调查报告
范围：以书面报告的形式反映调查研究所获得的信息与结论
特点：针对性强，用事实说话，揭示事物的本质规律；具有时效性，
种类：反映社会情况的；介绍新生事物的；总结典型经验的；揭露问题的，考擦历史事实的。
企业常用公文
（一）商品广告
由商品经营者或服务提供者承担费用媒介和形式，介绍（信息）是构成商业的基本要求。
特点：沟通性，感染性，灵活性
种类：报纸，杂志，广播，电视，手机短信，邮寄，车船，现场广告
(二)经济合同
范围：P62
特点：法律性，一致性，互利性，规范性，双向性
种类：P62
（三）产品说明书
范围：P63
特点：知识性；准确性；平易性
（四）市场调查报告
范围：P63
专用公文，杂体类公文
专用公文
（一） 司法文书
范围：P63
特点：法律的约束性，内容的规范性，形式的程式性，文字解释的单一性
种类：P66
（二） 人事文书
范围：P66
特点：内容真实可信，材料有凭证标记；材料以涉及个人为主
种类：P66_67
（三） 会计文书
范围：P67
特点：依据性，凭证性，考核性
种类：会计凭证，会计账簿，会计报表
（四） 信访文书
范围：P67
特点：信访人员成动态性，文书处理的急迫性，文书主题的广泛性
种类：求决类，申诉类，控告检举类，批评建议类，杂体类
（一） 迎送类、礼仪公文
范围：特点：种类 P68
（二） 信函类文书：P68——69
建议与倡议书的区别 P69
复习思考题
1、 公文种类划分的意义?
2、 公文可分为哪些种类？
3、 了解一些专用文书的基本概念和内容？
4、 文种作用？确定和实用文中的原则
5、 法定公文中每种公文的适用范围，特点，种类。
6、 《国家行政机关公文处理办法》《中共机关公文处理条例》中各规定了多少重多少种公文种类，它们的名称。
7、 总结：商品广告，经济合同。
8、 计划的特点；总结与报告的区别。调查报告的种类
9、 请示与报告；公文与公告；公告于通报；决定与决议
；通知与通报规定与条例有什么区别
人民政府议案和人民代表议案的联系与区别
第三章
公文的体式与稿本
一、 什么是公文的体式
指的是文书的文体和格式，文书具有规范的文体格式，文书的制作必须按照这种规范的文体格式要求，不随便标新立异
二、 文体的分类
（一） 文体与公文文体的含义
①文体：为适应不同的实际需要，文章形成了各种不同的语文体式 P72
②公文文体：为适应行政工作，公共事务管理的需要而形成的语文体式
③现行机关公文的文体特征：公文文体是一种兼有议论文说明文记叙文三种表达方式和一般特点的应用文体
三、 公文作为应用文体的具体表现
1、 公文在讲清道理说明观点分析情况得出结论时要有适当的议论，但又与议论文不同，不需要做过多的专门议论。
2、 公文要说明一定的事实但他又与一般的说明文不同，不需要对不必要的细节作过多的说明。
3、 公文在反映工作情况，事件发生的经过某人某单位事迹时，需要叙述有关情况但它又与一般记叙文不同，它的重点不在具体记叙事实而是为了说明一定的问题，因而叙事必须简明朴实不做过多的描述。
四、 公文的格式
含义：就是公文的表现形式，即各种公文文体的表现形式和样式
公文格式的范畴：
公文介质——纸介质 公文数据的表现形式——文字，符号，图表，图形
公文的组成要素——从内容形式的所有要素
公文格式的类型
行政公文格式 专用公文格式 一般文章式公文格式
公文格式的标准化
含义：指国家行政机关的公文，采取法定性的规格式标准并严格贯彻执行
公文格式标准化的作用P78
1、 体现了公文的权威性，有效性，有利于公的贯彻执行
2、 方便了公文的处理，有利于提高工作效率
3、 顺应了社会的发展，有利于实现办公自动化

练习

五、 公文的稿本及其作用
1、 含义：指的是同一文中在撰写，审核，印制过程种根据公文处理的需要而形成的在形式，内容作用上有所不同的文稿和文体
2、 文稿 草稿——特点：尚未定型；非正式；无效力 种类：讨论稿，征 求意见稿，修改稿，送审稿
定稿——是文种标准稿，是经过修改审阅后，由机关领导人签发或最后通过的最后完成稿，它是缮印和发出的正式文件标准和依据
3、 文体
① 根据已经签发的定稿所制发的正式公文文体
② 特点：根据定稿制作 发给主送机关 具有实际效力
③ 定型本（试行本，暂行本）——有时有证明的效力主要用于条例规章办公等规定性的文章 修订本
4、副本
根据公文正本复制誊抄的其他本成为副本
4、 存本
指发文机关印制一份公文的正本留本机关的除草稿，定稿以外的制本
复习思考题
1、 公文的体式？公文的文体？公文的格式？
2、 公文文体的特征？
3、 书熟悉掌握国家标准的《国家行政机关公文格式》内容
4、 公文的标题有哪几个要素构成，哪些要素可以省略。
5、 公文的文稿和文中大致有哪几种
第四章 公文的形成 p96
思考题
1、 公文写作的基本原理有哪些
2、 简述公文实用性原理
3、 什么是主题？其作用依据和要求是什么？
4、 公文材料的使用特点和要求是什么？
5、 如何筛选加工材料
6、 公文结构的任务方法作用是什么
7、 公文语言表达的要求
8、 公文有哪些要素
9、 公文形式的步骤是什么
10、 论述美观是公文形式的必然要求
第五章 关于文书工作
文书工作：机关形式处理和管理公文的各个环节及其中相衔接的各道程序与手续，是完成和处理公文的工作
二、理解
1、文书工作的对象是公文及机关常用文
2、文书工作的基本内容是撰制，处理，管理公文
3、文书工作是围绕文书运动的全过程所进行的一系列相互衔接的程序和手续的总数，而不是仅指某一个或某几个程序
4、每道程序或手续都有各自的规范和技术要求
三、文书工作的重要性
1、文书工作是异性政策性，业务性很强的工作
2、文书工作是党和国家宏观管理国家事务和政务的工作
3、文书工作是机关内部微观管理提高工作效率的手段之一
4、文书工作的系统性决定了文书工作的优劣直接影响着机关工作的好坏
四、文书工作的特点
政治性，机密性，时间性，规范性
五 文工作的作用
1、机关的喉舌作用
2、及关间的纽带作用
3、促进和提高机关效率的作用
4、机关的门户作用
六、文书工作的基本要求
1、树立深入实际，实事求是，认真真负责的工作作风，精简公文反对官僚主义，形式主义和文牍主义。
2、公文处理必须准确，周密，保证质量，避免差错，必须及时迅速。
3、处理与管理公文，必须保障安全运转，保守党和国家的机密。
4、公文管理必须由文书工作部门统一负责。
七、文书工作者的素养
1、政治思想素养
1）较高的政治素养 坚定正确的政治方向 一定的思想理论水平
2）较高的政策水平 对政策的领悟和理解力 为制定和执行政策服务
3）较强的法制观念 要懂法守法
2、职业道德素养
1）热爱本职，忠于职守。 2）埋头苦干，严谨精细 3）遵守纪律，亚守秘密
（树立高度的保密意识；养成良好的保密习惯；坚决同时密泄密行为作斗争）
3、业务工作素养
1） 必备的专业基础知识（基础理论知识，实际操作知识，其他基本知识）
2） 熟练业务的技能（文字综合处理的能力；书写能力；印制能力；速记能力；校对能力；运用现代化办公设备的能力）
习题
1、 什么是文书工作？应如何理解？
2、 文书工作有什么重要性？
3、 文书工作的特点，作用，基本要求是什么？
4、 文书工作人员的政治素养包括哪些？
5、 什么是职业道德，文书工作人员应具备哪些职业道德。
6、 文书工作人员应具备哪些业务工作素养。

第六章、公文的处理
第一节，行文制度
行文制度指的是机关与机关之间的行文必须遵守的行文准则和规定，包括行文关系，行行文方式和行文规则三个方面
一、行文关系
指发文机关与收文机关之间的文件往来关系，具体得说是根据机关的组织系统领导关系和职权范围所确定的机关之间的授受关系
种类：隶属，非隶属
二、行文方向和行文方式
下行文
逐级行文 多级行文 直达基层和群众
上行文
逐级行文 多级行文 越级行文
可越级行文的几种特殊情况
1） 由于发生紧急特殊情况，逐级上报会延误时机造成损失的，如战争，严重的自然灾害，突发性的社会实件
2） 经多次请示上级机关，长期没能得到解决的问题
3） 直属上下级之间有争议而无法解决的问题
4） 对直属上级机关揭发检举问题
5） 上级机关干部交办的并指定越级上报的情况
6） 询问与联系极个别的必要的具体问题
平行文：指互相没有隶属关系，业务指导关系的同级机关，或不属同一系统的机关部门之间的一种行文
三、行文规则P289
第二节 公文的处理程序
概念：公文处理工作的一个环节叫一道程序，各个环节之间前后衔接环环相扣，有一定的排列顺序，总起来构成公文运转处理整个流程。他指的是一个机关公文运转处理的系列
二、特点： 1、确定性 2、连续性 3、规范性
三、内容 1,、发文处理 2、收文处理
第三节 发文处理环节
一、 拟稿：机关文秘人员或其他人员根据工作需要或交拟要求撰制公文文稿
承担者：办公部门的文秘人员；业务部门的有关人员；组织专门班子；机关的其他工作人员；机关领导
基本要求：1、准确反映客观实际情况；2、正确体现发文目的和要求；3、符合党和国家的方针政策；4、符合公文写作的基本要求；5、正确合理使用文种；6、填写发文处理单（又称发文拟稿纸）
二、核稿：初稿拟定之后在送交领导签发之前，对交稿的内容体式等进行全面的检查审定
承担者：1、办公部门的负责人（办公室主任，一般小型机关采用这种方式）2、机关工作经验丰富的文秘人员
任务：1、行文是否确有必要；2、是否符合党和国家的政策方针；3、提出的措施和意见是否切合实际；4、公文格式文种选择和标注是否规范；5、文字表达和标点符号是否准确恰当；6、行文程序和审批是否妥当
三、拟定主题词：代表公文内容持证和归属类别的关键词和词组
特点：主题性 类别性 层次性
要求：1、选择最准精确的词或词组；2、要注意主题词之间的排列顺序；3、要依据《国务院公文主题词表》
四、呈批：把经过审核的文稿，报送给机关主管领导或主要责任人做最后的审阅并检查
2 注意事项；1）程序前必须考核
2）根据签发权限呈送
3）要及时呈送
五．签发：单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后，在发文处理单位签署批准发文意见，并签注自己的姓名和日期的环节。
2. 签发的权限：1)机关的重要公文，由机关的主要负责人签发；
2）一般事务性，由主持日常工作或分管该工作的领导人签发；
3）以部门名义制发的公文，由部门领导人签发；
4）经会议授权或经签发人授权的公文，又被授权人签发；
5) 联合行文，几个机关的主要负责人要会签；
6）例行的，临时的，事务性公文，酬情可不签发；
3． 要求：1.对拟签公文作全面的审定；
2．签发公文要规范
六．1. 复核：公文在正式印制前，文秘部门对其进行复查审核。审核内容为处理程序、附件材料、文件格式等方面。
2、任务：1）审拟、签发手续是否完备。
2)附件材料是否完备。
3）格式是否统一、规范。
七、1、注发：批注经领导人同意发出的公文如何印发。
2任务； 1）、发售范围； 2）、阅读范围； 3）、紧急程度； 4）秘密程度 5）发出方式； 6）印制格式
八、编文号：给经领导签发的公文，安文号的组成规律编上号码，代号
原则：要反映出的制发机关；制发年度和在该机关本年度内发文的顺序
要求：三个组成部分的排列顺序不可颠倒
要反映机关发文的先后顺序
不能出现有文无号或有号无文的现象
九、打字排版 打字室将手写文稿变成印刷文稿的过程
排版是在印刷文稿时按格式版面等要求将文稿设计的美观规范。
要求 1、字体字号适当 2、美观匀称整洁 3、用纸合乎规范 4、排版符合规定
十、校对：对制作的文稿校样与经领导签发的定稿进行校对校正，以保证打印出文稿与原告相符准确无误
原则：忠于原告是校对的基本原则
承担者：1）专职校对员 2）兼职校对员 3）其他人员
校对方法：1）折校法 2）唱校法 3）看校法 4）
校对符号：P107
要求：1）认真细致 2）注意校对技巧 3）正确使用较对符号 4）用另色笔较对
十一、缮印：根据发文定稿制成公文正本的过程
要求：忠于经过审核签发的文稿
版面设计要美观大方
注意保密
十二、用印：在缮印好的文稿的形成日期处加盖发文机关的印章
要求：1、按规定用印 2、要端正清晰 3、以签发为依据
十三、登记：文稿用印之后，封发之前，对文稿进行记录并检查
形式：一般采用簿册或登记方法
要求：加强对发出公文的处理 项目要齐全，不要有遗漏
十四、封发：将印刷好的公文装入封套内发出。
1、 点份：
2、 写封套 注意事项顺序 （1）收文机关尽量写全称。（2）一般写收文机关办公部门收。
3、 填写回收单据： 内回执 外回执 发文通知单
4、 装封套
5、 加封：粘、缝、轧（用装订机扎上）、捆扎、印、铅封
十五、传递：将封好的公文按一定形式送达收文机关。
形式：1、机要交通传递。 2、邮局传递 3、指派专人传递 4、公交转运站传递
收文处理程序
十六、签收：收件人收到送达本机关、本部门的公文、函件、电报等，经过认真清点之后，在送件人得投递单上或发文单位的回签单据上签名或者说是所旅行的一种手续。
目的：1、确保公文运转的安全可靠。 2、明确交接双方的责任
范围：1、机要交通送来的机密件。 2、邮局送来的挂号件电报。 3、专人送来的公文。 4、从转运站取回来的有回执的公文
任务：1、清点 2、检查 3、签字
要求：1、要认真不许马虎 2、要耐心不怕麻烦
十七、拆封：文书人员将收到的公文的封套内的文件及物品取出
原则：1、收件人是机关部门的由文秘人员拆封 2、某人“亲启”“亲收”字样的送交相关人拆封 3、有保密要求的送交机密室拆封
任务：1、清点和核对
2、检查和处理 （1）送错的公文要及时送回。（2）不符合行为关系的除急件外一般应退回并告知发文单位今后改正。（3）缺页少份无机关印章等错漏情况，应向发文机关调查，采取相应措施予以补救
要求：1、保持公文及物品的完好无损。 2、要取净封套内的所有物品 3、封套一般不保留，如需保留与公文装订在一起
十八、登记：这里指收文登记将外机关后或外单位寄送来的公文拆封后用文字记录其存在来源去向、时间、编号、内容和处理情况
作用：1、管理和保护 2、查找和检查 3、统计和催办 4、责任和凭证
范围：1、上级机关的来文，政策性的指导性的 2、下级机关的来文请求、汇报、建议、批评性的 3、隶属机关的商洽性的或答复性的 4、所有机密公文必须登记
形式：联单卡片，簿册式
内容：收文号，发文日期，来文机关，来文字号，来文标题，备注，份数，签收人，签发日期
要求：1、认真负责 2、字迹要清晰工整
十九、翻印：将收到的文件为了阅读传达贯彻的需要按照原文的样子重新排版印刷或复印。
原则： 1、必要性原则 2、审批的原则
审批和要求：1、要有必要的注明 2、要想原发文机关备案 3、要进行严格管理 4、要防止发生错误
二十、分发：文秘人员要按照一定的分文原则，区别不同情况，把经过登记的收文分发给领导阅批或转往有关部门办理
原则：1、批准分发原则 2、既定分发原则 3、”三主”优先原则
要求：1、履行分发文登记手续 2、及时分发公文 3、注意保密 4、严格按分发范围分发
二十一：传阅：收文机关收到单份或份数较少的公文时，为了使多位领导或有关部门阅知，而组织他们先后传递阅读公文
方法：1、轮辐式传阅法 2、接力式传阅法 3、专人传递法
要求：1、填写传阅公文登记单 2、履行签字手续 3、合理调度传阅顺序和时间 4、到阅文室阅文
二十二、拟办：对需要办理和答复的收文提出初步意见以供领导批办。时参考最能发挥秘书参谋作用的环节）
作用：1、有利于发挥文书部门的参谋和助手作用
2、有利于提高办文的速度和质量
范围：1、上级机关主送本机关需要落实的公文。 2、下级机关和机关内各部门主送本机关的请求性和建议性公文 3、不隶属机关主送本机关的商洽性公文 4、其他需要贯彻和兼办的公文
承担者：1、文书部门负责人 2、业务部门负责人 3、承办人或兼职人员
要求：1、熟悉本机关的情况 2、拟办意见要科学合理具体可行 3、拟办意见要简明扼要 4、拟办意见要按规定填写
二十三、批办、机关单位领导人将来文和附送来的拟办意见审阅后对文件如何办理，办理原则过程应注意的问题做出最后决定，并在收文处理单上加以指示或批示的环节
作用：1、使收文处理开始进入实际性和实时性阶段
2、有利于加强对收文处理工作的领导
承担者：1、相关主管领导或主要领导 2、文书部门负责人
批复意见的内容：1、处理的原则和方法 2、承办的部门和权限 3、签署
要求：1、如有拟办意见，对其是否采纳或部分采纳要有明确态度 2、及时准确，符合实际 3、按规定将批办意见写在“收文处理单上”
二十四、承办：
1、遵照领导人对文件的批办意见，根据来文的内容和要求由有关职能部门或个人承接办理来文并予以贯彻落实的工作程序
2、任务：（1）落实来文的内容精神 （2）起草回复公文 （3）转发或批转公文 （4）整理各种文字材料 （5）处理需特殊办理的事项，如上传，检举等。
3、承担者：（1）文秘人员 （2）业务部门业务人员 （3）专门的处理班子
4、要求：（1）遵守承办原则 （有批示的按批示意见处理；无批示的按来文内容，要求并参照；以惯例管理。）
（2）做好会签工作 （3）分清轻重缓急 （4）填写处理结果
二十五、催办 ：按公文办理的实际要求，文秘部门对承办工作进行检查与催办，防止公文处理的延误与积压
作用：1、防止公文积压与延误 2、上级机关主送本机关并需要承办的公文 3、无隶属机关主送本机关商洽性，请批性公文或其他应回复公文
种类：内催力，外催力
方式：1、电话催办 2、信函催办 3、崔办卡催办 4、登门催办 5、开会催办
要求：1、要有专人负责 2、要形成制度 3、要加强对催办工作的领导 4、要填写收文催办记录单
二十六、办复：收文机关对来文机关要求回复的公文（包括来电，询问等）给予答复
范围：1、对上级来文回复 2、对下级来文回复 3、对无隶属关系的机关回复
形式：1、文复 2、函复 3、电复 4、面复
要求：1、认真办复凡需办复的公文，力争件件有着落事事有回看 2、特殊情况特殊处理 3、注明办复情况
二十七、注办：对公文的承办情况和处理结果由经办人在收文处理单上所做的简要注明
作用：1、便于考察责任 2、便于公文的整理
内容：1、对附文的注办 2、对传阅文件 3、对传达文件的注办
要求：1、要重视注办工作 2、要通过注办发现问题

复习思考题
1、 什么是行文制度？其内容？
2、 什么是行文关系？
3、 上行文下行文各有哪些行文方式？上行文在哪些情况下可越级行文？
4、 了解熟悉《国家行政机关公文处理办法》第四章“行文规则”
5、 公文处理程序？其特点。
6、 拟搞的要求？核稿的任务
7、 主题词的特点和要求
8、 签发的权限？注发的原则？
9、 校对？校对的方法？如何使用校对符号？
10、 用印的要求？封发的任务？传递的形式。
11、 签收的范围
12、 收文登记的作用和内容？
13、 分发的原则？传阅的方法？
14、 拟办？批办？承办？催办？
15、 拟办的要求？批办的要求？承办的任务？
16、 催办的种类，方式，要求？
第七章
一、什么是公文整理归档
文书整理归档是指将处理完毕的具有一定查考利用价值的应作为档案保存的文件材料，按照他们在行式过程中的联系以件为单位分类整理并进行装盒，归档的过程
二、如何理解公文整理归档的定义
整理归档的文书必须是办理完毕的
整理归档的文书必须必须具有一定的查考利用价值
整理归档的公文材料的介质是纸质
整理归档的公文是以件为单位，分类整理
整理归档的公文保管方式是案盒
三、文书整理归档的意义
保持文件之间的有机联系，便于档案的查找利用和维护文书档案的完整和安全，便于文书档案的保